THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG CỤ 5S TẠI CÁC

KHU CÔNG NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH

PHỐ HỒ CHÍ MINH
1. Khái quát nghiên cứu
Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ngày càng được chú trọng trong các hoạt động
của công ty, nhất là trong các đơn vị đóng trên địa bàn các khu công nghiệp TP. Hồ Chí
Minh. Bài viết đánh giá thực trạng áp dụng phương thức quản lý chất lượng 5S tại các
đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp để công cụ này được áp dụng rộng rãi và phổ biến phù
hợp với thực tế tình hình Việt Nam.
2. Giới thiệu đề tài
Theo số liệu của Thời báo Tài chính Việt Nam, chỉ tính riêng TP. Hồ Chí Minh đã
có số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trong 7 tháng đầu năm 2021 lên đến 12.071
doanh nghiệp. Các doanh nghiệp giải thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Trong đó, bên
cạnh việc dịch bệnh Covid-19 bùng phát lan rộng, việc quản lý thiếu hiệu quả cũng là
nguyên nhân dẫn đến số lượng doanh nghiệp ngừng hoạt động tăng cao như vậy. Bài toán
đặt ra lúc này là làm thế nào để có thể duy trì sản xuất trong thời điểm khó khăn, nhưng
vẫn đảm bảo việc quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất, môi trường làm việc
tốt, giúp người lao động phát huy hết khả năng của mình, khách hàng nhận thấy doanh
nghiệp chuyên nghiệp tin tưởng và ký kết nhiều đơn hàng. Để trả lời cho vấn đề này, việc
áp dụng 5S là một trong những câu trả lời phù hợp.
Các phương thức dễ thực hiện, ít tốn chi phí như phương thức 5S sẽ được chú
trọng, sử đụng trong những giai đoạn đầu. Tại khu vực TP. Hồ Chí Minh, có rất nhiều
khu công nghiệp với số lượng doanh nghiệp tham gia lớn, quy mô cao, số lượng nhân
công nhiều,... Do đó, công cụ quản lý chất lượng đơn giản, dễ áp dụng như 5S là tiêu
chuẩn nên thực hành đầu tiên tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào
chỉ ra được thực trạng áp dụng 5S tại các công ty hoạt động trong các khu công nghiệp,
chưa chỉ rõ được những ưu điểm hạn chế trong quá trình áp dụng 5S.
 Do đó, các doanh nghiệp chưa thấy được những lợi ích cụ thể từ việc áp dụng
công cụ 5S đem lại. Từ những lý do trên, nghiên cứu này được thực hiện nhằm khảo sát
thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp ở các khu công nghiệp trên địa bàn TP. Hồ
Chí Minh. Qua đó, phát hiện những vấn đề tồn tại và các nguyên nhân chính trong quá
trình áp dụng 5S, từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần cải thiện tình hình thực hiện
công cụ quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp.
3. Lý thuyết nghiên cứu
3.1 Khái niệm 5S
5S là là một phương pháp quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi
trường mà ở đó, sự tinh gọn, sạch sẽ, khoa học được đặt lên hàng đầu, thông qua các hoạt
động như giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị, sắp xếp mọi thứ một cách trật tự. Hiện nay
5S hiện diện tại tất cả các tổ chức theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế
giới (world class manufacturing) với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản
xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc
với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Sort (Sàng lọc), Set in order (Sắp xếp),
Shine (Sạch sẽ), Standardize (Săn Sóc), Sustain (Sẵn sàng).
Sort – Sàng lọc: Chữ này có nghĩa là sắp xếp, tách rời hoặc lựa chọn. Quy trình
này bao gồm: bỏ những thứ không sử dụng, phân loại mọi thứ thường xuyên, thực hiện
cùng đội nhóm, sử dụng theo hệ thống, sử dụng thường xuyên.
Set in order – Sắp xếp: Chữ này có nghĩa là sắp xếp hoặc đặt vật dụng vào vị trí
đúng. Quy trình này bao gồm: xác định vị trí tốt nhất để dùng, mọi thứ đều có chỗ, mọi
thứ đều đặt đúng chỗ, sử dụng biểu đồ Spaghetti, áp dụng Ergonomic và theo dõi.
Shine – Sạch sẽ: Chữ này có nghĩa là làm sạch hoặc bảo dưỡng. Bao gồm: giữ gìn
mọi thứ vào nề nếp bằng cách liên tục dọn dẹp, sắp xếp và kiểm tra trực quan, xác định ai
chịu trách nhiệm giữ vệ sinh, tiêu chuẩn vệ sinh là gì và thường xuyên lau dọn, kiểm tra.
Standardize – Săn sóc: đây là điểm mấu chốt của 5S, chữ này có nghĩa là tiêu
chuẩn hóa hoặc đồng nhất hóa. Bao gồm: chuẩn hóa công việc, duy trì tiêu chuẩn 5S và
chuẩn hóa các công việc của 5S.
 Sustain – Sẵn sàng: Chữ này có nghĩa là duy trì hoặc giữ gìn bao gồm các công
việc: cải tiến liên tục 5S, đảm bảo tất cả mọi người đều tham gia cải tiến, theo dõi chặt
chẽ, thay đổi văn hóa và chuẩn bị các giải thưởng sau khi kết thúc 5S.
3.2 Mục đích của 5S
Đầu tiên, 5S khuyến khích cải tiến tinh thần liên tục của mỗi nhân viên, từ những
thứ nhỏ nhất trong công việc. Điều này giúp nâng cao trách nhiệm, tăng hiệu quả đầu ra
và xây dựng một tổ chức có trật tự
Thứ hai, phương pháp 5S giúp xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh
gọn, giúp nhân viên được làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính
tự giác của mỗi cá nhân. Thói quen tốt được hình thành thông qua việc sắp xếp vật dụng
đúng chỗ, giữ góc làm việc luôn sạch sẽ và thực hiện thường xuyên để giảm thiểu lãng
phí
Thứ ba, phương pháp 5S phát huy vai trò của các cấp lãnh đạo, quản lý trong việc
lên kế hoạch và triển khai quy trình vào thực tế. Việc xây dựng nền tảng này giúp vận
dụng cải tiến hữu ích vào hoạt động kinh doanh, sản xuất và làm nền tảng cho sự phát
triển bền vững của doanh nghiệp
Thứ tư, 5S cũng nâng cao sự thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên, các cấp
quản lý. Tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo ra một môi trường làm việc mà ở
đó, mọi người luôn được san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với nhau.
3.3 Lợi ích của 5S
Đối với doanh nghiệp
Tăng năng suất và hiệu quả
Giảm chi phí
Tăng tính cạnh tranh
Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ
Đảm bảo an toàn
Đối với nhân viên
Tăng tính tự giác và trách nhiệm
Tăng sự thoải mái và sáng tạo
Đảm bảo an toàn
3.4 Các bước triển khai 5S
5S được triển khai thông qua 3 giai đoạn chính bao gồm tất cả 5 công việc như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động
Trước khi triển khai chương trình 5S ban lãnh đạo cần thảo luận và xây dựng kế
hoạch nhằm đảm bảo thực hiện 5S được hiệu quả. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin
đầy đủ về 5S để nhân viên các cấp nắm rõ và khảo sát thái độ, ý muốn, phản ứng của
nhân viên đối với việc áp dụng tiêu chuẩn 5S.
Bước 2: Đào tạo, hướng dẫn thực hiện
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện chương trình 5S, mỗi cá nhân tham gia
cần nắm được cách thực hiện 5S. Cần nâng cao tinh thần cải tiến, cùng nhau tìm hiểu và
giải quyết nguồn gốc khi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S.
Bước 3: Tiến hành thực hiện quy trình 5S
Sàng lọc: Phân loại, loại bỏ các vật dụng không cần thiết, giữ lại và lưu trữ các vật dụng
cần thiết.
Sắp xếp: Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo công dụng, đặt ở vị trí thuận tiện và có ghi
chú rõ ràng.
Sạch sẽ: Giữ vệ sinh cho không gian làm việc và các dụng cụ sử dụng một cách tự giác,
liên tục.
Săn sóc: Đảm bảo các bước sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ được thực hiện đúng cách, liên
tục bởi tất cả mọi người trong tổ chức.
Sẵn sàng: Tạo động lực cho tất cả các cá nhân trong tổ chức hiểu rõ lợi ích, mục đích của
việc áp dụng quy trình 5S, từ đó tự giác và sẵn sàng thực hiện các bước 5S mọi lúc mọi
nơi.
Bước 4: Đánh giá, cải tiến
Sau khi triển khai chương trình 5S, doanh nghiệp cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua
đánh giá kết quả đầu ra đạt được từ đó cần xác định, phân tích những khía cạnh thực hiện
tốt, lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.
Bước 5: Duy trì thực hiện
Duy trì việc thực hành 5S để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên
và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt
được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.
4. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định
lượng thông qua 2 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Nhóm nghiên cứu thực hiện thiết kế bảng câu hỏi khảo sát thông qua
phương pháp thảo luận nhóm, phỏng vấn chuyên gia, nghiên cứu các tài liệu, báo cáo
trước đây liên quan đến đề tài. Kết quả giai đoạn 1 là xác định mô hình nghiên cứu đề
xuất và hoàn thiện bản phỏng vấn dựa các mô hình nghiên cứu lý thuyết và nghiên cứu
ứng dụng.
Giai đoạn 2: Khảo sát bằng bảng câu hỏi nhằm thu thập và phân tích dữ liệu khảo
sát. Tác giả gửi bảng khảo sát đến các doanh nghiệp đóng trên địa bàn các khu công
nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh. Mẩu nghiên cứu được thu thập theo danh sách đã công bố
trên website của các khu công nghiệp.
5. Kết quả nghiên cứu
Qua kết quả khảo sát 145 doanh nghiệp đóng trên địa bàn các khu công nghiệp tại
TP. Hồ Chí Minh.
Về ngành nghề: Kết quả khảo sát cho thấy các doanh nghiệp hoạt động trong khu
công nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, trong đó ngành Dệt may có số lượng
tham gia khảo sát nhiều nhất với 59 doanh nghiệp, chiếm 40.7%. Ngành Da giày có số
lượng trả lời cao thứ hai với 30 đơn vị chiếm 20.7%. Ngành có số lượng trả lời ít nhất là
ngành Bao bì với số doanh nghiệp trả lời là 13 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ 9%. Điều này là
do bảng khảo sát được gửi tại các khu công nghiệp Tân Bình, Tân Tạo, Tân Thuận là nơi
tập trung đông các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may. Ngoài ra, các doanh
nghiệp trong các lĩnh vực khác cũng tham gia trả lời các câu hỏi trong bảng khảo sát
gồm: Y tế - Dược phẩm với 15 doanh nghiệp tỷ lệ 10.3%, ngành Điện tử - Viễn thông 14
doanh nghiệp có tỷ lệ tương ứng 9.7%. Còn lại là các nhóm gồm các đơn vị trong nhiều
ngành nghề khác nhau tại khu công nghiệp, con số này cũng là 14 doanh nghiệp chiếm
9.7% số lượng trả lời. Như vậy, dù bận rộn cho các hoạt động sản xuất - kinh doanh, song
các doanh nghiệp rất tích cực tham gia trả lời cho bảng câu hỏi phỏng vấn.
Về chức vụ người trả lời: Bảng 1 cho thây: Các trả lời viên tập trung trong khối
văn phòng, trong đó tổ trưởng có số lượng thực hiện khảo sát nhiều nhất với 53 người trả
lời chiếm tỷ lệ 36.6%, kế đó là nhân viên với 29 phiếu trả lời chiếm 20% tổng số lượng
khảo sát. Khôi sản xuất có số lượng trả lời viên ít hơn, trong đó quản đốc là 24 người
chiếm tỷ lệ 16.6%, công nhân là 11 người với tỷ lệ 7.6%. Điều này cho thấy, khối văn
phòng được tiếp cận với các phương thức quản lý chất lượng nhiều hơn nên họ nắm rõ
các công cụ quản lý được vận hành như thế nào trong doanh nghiệp. Mặt khác, khối sản
xuất của các đơn vị tập trung vào thực hiện các quy trình chuyên môn hoá cao nên
thường không chú ý đến những hoạt động quản lý chung. Khảo sát cũng cho thấy, số
lượng trưởng phòng tham gia vào quá trình trả lời bảng câu hỏi cũng khá nhiều, số lượng
14 người, chiếm tỷ lệ 9.7%, trưởng phòng là những người trực tiếp lắng nghe các cam
kết, thiết kế quy trình hoạt động quản lý chất lượng. Vì vậy, họ là cầu nối để đưa các quá
trình từ cấp lãnh đạo đến các phòng ban, hướng dẫn các phòng ban mình quản lý thực
hiện các chính sách chất lượng và cũng chính trưởng phòng sẽ tiếp thu các ý kiến từ nhân
viên để trình lên cấp lãnh đạo, từ đó đưa ra những quyết sách quản lý phù hợp và gần gũi
với nhân viên trong công ty. Nhóm khác trong bảng trả lời cũng có số lượng 14 người,
chiếm 9.7% tổng số lượng các câu trả lời, nhóm này thường là các nhân viên tập sự, nhân
viên hành chính, kế toán, họ thường vừa mới vào công ty nên chỉ mới làm quen với các
hệ thống quản lý chất lượng chưa áp dụng các hoạt động quản lý chất lượng một cách
thuần thục.
Về sử dụng phương thức 5S trong doanh nghiệp: Nhóm tác giả nhận được có
đến 86 kết quả chiếm tỷ lệ 59.3% trả lời đơn vị của họ đã và đang sử dụng phương thức
5S vào hoạt động quản lý của họ. Số lượng còn lại 59 đơn vị chiếm tỷ lệ 40.7% cho biết
họ chưa áp dụng phương thức 5S vào hoạt động quản lý chất lượng tại cơ sở. Kết quả
khảo sát đã nhận định được các ý kiến cho thấy lý do doanh nghiệp mong muốn và đang
áp dụng các hệ thông quản lý chất lượng - trong đó có phương thức 5S vào quá trình hoạt
động. Đó là: nhân viên cảm thấy công việc của họ được thực hiện một cách nhanh chóng,
hiệu quả hơn vì không mất thời gian tìm kiếm các công cụ dụng cụ hằng ngày, những thứ
không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc; những vật dụng cần thiết được xếp
ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng; máy móc thiết bị trở
nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản định kỳ, người lao động nâng cao tinh thần tập
thể, tạo sự hòa đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có
trách nhiệm và ý thức trong công việc. Môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp,
phát huy sáng kiến cải tiến và tính kỷ luật của mọi người. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn
sàng cho công việc, chỗ làm việc trở nên thuận tiện, an toàn, giúp tiết kiệm thời gian
trong quá trình làm việc, tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở, năng suất làm
việc từ đó cũng được tăng lên.
Bên cạnh đó, các nguyên nhân được liệt kê khiến các doanh nghiệp vẫn chưa áp
dụng 5S rộng rãi, đó là lãnh đạo phải hiểu biết, cam kết hỗ trợ và làm gương để các thành
viên tham gia thực hiện, bộ phận với mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S. Từ
đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện, đồng thời để có cơ sở giúp lãnh đạo đề
ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời. Ngay từ đầu, do nhân viên chưa được áp dụng 5S
nên họ ngại thay đổi hoặc chỉ thay đổi một cách tạm thời, cần có đồng thời có sự phản hồi
thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành; tổ chức đánh giá 5S định kỳ
hàng tuần, đánh giá chéo giữa các phòng. (Hình 1) về thời gian áp dụng phương thức 5S:
Kết quả cho thấy, số doanh nghiệp áp dụng phương thức 5S từ 1-3 năm là 58 đơn vị
(chiếm 40%). Tiếp đó, số lượng các doanh nghiệp đã áp dụng phương thức 5S từ 3 - 5
năm là 43 đơn vị, có tỷ lệ tương ứng 29.7%. Số đơn vị áp dụng công cụ 5S vào hoạt động
quản lý trên 5 năm là 16 đơn vị với mức tỷ lệ tương đương 11.0%. Ngoài ra, số các doanh
nghiệp khác chỉ đang tìm hiểu việc áp dụng 5S, chưa thực hiện là 14 đơn vị (chiếm tỷ lệ
9.7%). Kết quả này cho ta nhận định, số lượng các doanh nghiệp chú trọng vào hoạt động
quản lý chất lượng và áp dụng các phương thức này vào hoạt động hằng ngày tại cơ sở là
131 đơn vị trên tổng số các doanh nghiệp trả lời cho bảng câu hỏi. Điều đó chứng tỏ công
tác quản lý chất lượng ngày càng được chú ưọng bên cạnh các hoạt động chính yếu của
doanh nghiệp, khẳng định được các cơ sở lý thuyết ban đầu đã đưa ra đầu tư vào chất
lượng là sự đầu tư đúng đắn, lâu dài, chỉ được mà không mất.
6. Kết luận và giải pháp
Thứ nhất, giải pháp liên quan đến việc tuyên truyền phổ biến các phương thức
quản lý chất lượng. Nhà nước cần ban hành nhiều văn bản cho thấy tính cấp thiết của việc
áp dụng các hệ thông quản lý chất lượng vào hoạt động quản lý các doanh nghiệp, đồng
thời có các văn bản hướng dãn việc thực hiện quản lý theo tiêu chuẩn để chuẩn hóa việc
ứng dụng các cách thức quản lý vào trong hoạt động hàng ngày cho nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau. Khi đã thấy được sự hiệu quả của việc áp dụng quản lý chất lượng, các
đơn vị sẽ tích cực hưởng ứng hoạt động quản lý chất lượng và áp dụng các phương thức
quản lý như 5S vào công việc hằng ngày.
Thứ hai, các đơn vị nên có sự cam kết về quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng để
các nhân viên công ty đều hiểu rõ và thực hiện. Ban lãnh đạo các đơn vị cần nắm rõ về
lợi ích của áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, từ đó thay đổi nhận thức quản lý
theo phương châm chất lượng là sự sông còn của doanh nghiệp. Từ đó, ban lãnh đạo cam
kết việc theo đuổi chất lượng toàn diện sẽ giúp cho nhân viên thông nhất trong tư tưởng
và hành động cùng chung sức với lãnh đạo công ty thực hiện các chính sách chất lượng.
Như vậy, tất cả các nhân viên trong các phòng ban đều hiểu rõ về chất lượng và có thể
nắm rõ hoạt động của công ty, chứ không phải chỉ nhân sự văn phòng biết về các hoạt
động này.
Thứ ba, phổ biến kiến thức 5S bằng các phương pháp trực quan sinh động. Doanh
nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp trong các khu công nghiệp thường gặp khó
khăn về trình độ nhân lực. Đại đa số công nhân viên trong doanh nghiệp chỉ tốt nghiệp
THPT nên khi tuyên truyền 5S trong đơn vị, ban lãnh đạo và các ban triển khai 5S cần
chú ý việc lựa chọn phương thức truyền tải. Một trong những cách thức hữu hiệu mà
doanh nghiệp có thể sử dụng là đào tạo, phổ biến triết lý 5S tại các doanh nghiệp bằng
hình ảnh trực quan dễ hiểu, dễ nhớ, dễ áp dụng, sử dụng các ký hiệu màu sắc, vẽ đường
bao cho các công cụ dụng cụ, hoặc hình ảnh mẫu ban đầu các dụng cụ, đồ vật được sắp
xếp ra sao. Sau này, dù nhân viên nào thực hiện, khi nhìn vào hình ảnh họ cũng có thể tự
sắp xếp được.
 Thứ tư, lập kế hoạch áp dụng công cụ 5S phù hợp với điều kiện hoạt động từng
doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Việt Nam cần xây dựng kế hoạch áp dụng quản lý chất
lượng phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng 5S từng bước.
Cụ thể, trong giai đoạn đầu, sau khi đào tạo kiến thức và ý thức cho nhân viên trong công
ty, doanh nghiệp nên áp dụng 5S với môi trường làm việc đang có, từ đó phát hiện ra các
vân đề, lãng phí tồn tại để đưa ra các cải tiến nhằm cải thiện môi trường làm việc. Sau khi
thực hiện 5S bước đầu ổn định, doanh nghiệp có thêm nguồn kinh phí đầu tư cơ sở vật
chát khác như kệ, giá,... và tiếp tục cải tiến để tạo ra môi trường làm việc ít lãng phí. Từ
đó, số lượng các đơn vị áp dụng 5S ngày càng tăng lên so với số liệu thông kê hiện tại chỉ
đạt 59.3% và thời gian áp dụng phương pháp 5S sẽ tăng so với con số đã áp dụng ở mức
1 - 3 năm như số liệu khảo sát. Khoảng 6 tháng sau khi áp dụng phương thức 5S, doanh
nghiệp cần đánh giá và phân tích tìm ra những điểm cần cải tiến, từ đó điều chỉnh xây
dựng kế hoạch cho các thời gian tiếp theo để nâng cao điều kiện làm việc tại đơn vị.