ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ

Đọc thêm:

Dự án được quản lý tốt, sẽ hoàn thành đúng hạn, theo dự toán và đúng ngân sách.

 Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính – quyết định sự thành công của dự án –
không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự án vượt quá chi phí.
 Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách?

Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách, thì bạn cần quản lý
chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều công cụ và ý tưởng có thể giúp bạn
kiểm soát chi phí.

 Chi phí là một thước đo quan trọng cho sự thành công của dự án, vì vậy bạn cần nhận thức được
chi phí thực tế so với ngân sách. Nhận ra sự khác biệt càng nhanh, bạn sẽ có thể thực hiện càng
tốt điều chỉnh cần thiết. 

1. Chi phí dự án là gì?

- Chi phí quản lý dự án được hiểu là tất cả các chi phí cần thiết và liên quan đến dự
án mà chủ đầu tư cần phải chi trả để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một
dự án công việc.
- Các chi phí này sẽ được tính từ lúc dự án còn ở giai đoạn chuẩn bị cho đến khi
hoàn thành xong.
Nếu chi phí không phải là vấn đề Nếu chi phí là vấn đề
+ Bổ sung nguồn lực. + Cải thiện hiệu quả làm việc.
+ Thuê/ mua ngoài. + Theo dõi nhanh.
+ Làm thêm giờ. + Chuỗi đường găng.
+ Làm đội dự án cốt lõi. + Giảm bớt phạm vi.
+ Làm nhanh rồi sửa. + Đánh đổi chất lượng.

- Chi phí dự án được chia làm 3 loại:

 Chi phí trực tiếp: Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động (gói
công việc). Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình
thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp. Ví dụ: Chi phí về nhân
công, nguyên liệu, nhiên liệu, thiết bị…

 Chi phí gián tiếp: Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đến việc
sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án. Các chi phí này
 thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án
trực tiếp. Ví dụ: giám sát, tư vấn, lãi vay, quản lý…

 Chí phí quản lý và điều hành chung: Đây là các chi phí của công ty không
liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể. Đây là chi phí của công ty phân bổ
cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí
kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty.

2. Ước lượng chi phí là gì?

- Ước tính chi phí là công việc dự đoán chi phí cần thiết để hoàn thành một dự án.
Các nhà quản lý ước tính chi phí để đánh giá xem dự án có khả thi hay không,
nguồn lực có đủ khả năng hỗ trợ hay không và quản lý ngân sách dự án tốt hơn.
- Mục đích chính của quản lý chi phí dự án là xử lý các chi phí trực tiếp và gián
tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án.

3. Các kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án:

Để ước tính chi phí dự án một cách chính thức, có một số phương pháp (kỹ thuật) khác
nhau, trong đó phổ biến nhất là cấu trúc phân tách công việc (WBS). Để hoàn thành ước
lượng chi phí, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật như:
a) Ước lượng dựa vào các dự án tương tự:
- Kỹ thuật ước tính này dựa trên các đánh giá của chuyên gia và thông tin dựa trên
các dự án tương tự trước đó để xây dựng ước lượng chi phí cho dự án hiện tại.
- Nó giúp ích nếu bạn không có nhiều thông tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại.
- Trường hợp chi phí dự án tương tự đã thực hiện trước đây được xem xét cộng
hoặc trừ 20% cho dự án hiện tại.
VD: Xem xét các mục tương tự trong dự án trước, thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra
ước tính hợp lý.
b) Ước lượng dựa vào chí phí nguồn lực:
- Thiết lập chi phí theo đơn vị giờ và tài liệu bằng cách sử dụng những báo giá và tài
liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được.
- Ví dụ, nếu chi phí nhân công cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và
bạn cần 10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể ước tính chi phí nhân
công là 19.200$. Cộng thêm chi phí nguyên vật liệu sẽ có được con số ước tính
cho dự án xây dựng.
 c) Ước lượng theo tham số:
- Sử dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và một số tính năng khác của hạng
mục đang được ước tính.
- Diện tích của tòa nhà hay số từ trên một trang giấy, là những ví dụ về yếu tố được
sử dụng để tạo lập dự toán chi phí.
VD: Nếu dự án xây dựng có diện tích là 800 m2 và chi phí xây dựng và hoàn thành rơi vào
khoảng 60 $ /m2 thì tổng ước lượng là 48.000$.
d) Ước lượng từ dưới lên:
- Khi bạn đã xác định phạm vi của dự án, đây là hình thức kỹ thuật đáng tin cậy
nhất. Trong kỹ thuật này, dựa trên cấu trúc phân chia công việc, bạn ước lượng chi
phí của từng công việc (từng tài nguyên hoặc sản phẩm được phân phối).
- Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các cấp, từ đó xác định ước lượng chi phí
tổng thể.
VD: Về việc xây dựng được nêu ở ví dụ c, bạn cần phải xây tường, thêm ống nước và
điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hoàn thiện sàn nhà và sơn. Ước tính chi phí cho từng
hạng mục rồi cộng chúng với nhau.
Nguồn:
1. https://vilas.edu.vn/dau-la-cach-uoc-tinh-chi-phi-hieu-qua-trong-quan-ly-du-
an.html
2. https://drive.google.com/file/d/1i_F0vUzz1rpJHSZPqbdsLI_K6T1lMN7I/view?
fbclid=IwAR1dHYnyMYOX3Pf1WJCLGz0rwszvZgX4qJftcMUzPMjjdoBwEfA
C-2Xpq8M
3. https://www.profin.vn/dictionary/quan-ly-chi-phi-du-an/
4. https://phamthongnhat.com/quan-ly-chi-phi-du-an/
5. https://fastdo.vn/chi-phi-quan-ly-du-an/#ftoc-heading-2
6. Video “Rút ngắn tiến độ dự án” trên BK Elearning.
7. https://comdy.vn/project-management/uoc-tinh-chi-phi-du-an-va-quan-ly-ngan-
sach/