Trường Đại Học Thủy Lợi

Khoa Công Nghệ Thông Tin

Xây dựng website quản lý quán cà phê

Huy Phương

Tài liệu khởi tạo dự án

(PROJECT INTIATION)

Nhóm 21: Nguyễn Bá Đạt - 1851061406

LifeTech

175 Tây Sơn,Đống Đa

TP Hà Nội
 BUSINESSCASE

Chịu trách nhiệm dự án:

Miêu tả Tên/Chức danh

Quản lý dự án Quản lý trường hợp kinh doanh và Nguyễn Bá Đạt, Giám đốc dự án
nhóm dự án

Định nghĩa vấn đề

Báo cáo vấn đề

Trong những năm gần đây,quán cà phê Huy Phương quản lý dữ liệu thông tin bằng
giấy vở .Việc này cũng gặp nhiều bất lợi như khó khăn khi thống kê doanh thu , quản lý
hội viên, thất thoát hàng hóa ,.. Công nghệ thông tin đã ngày càng trở lên phổ biến và
hữu dụng trong cuộc sống hiện nay. Đặc biệt đó là ứng dụng phần mềm với nhiều
chương trình ứng dụng có hiệu quả. Trong đó có các chương trình quản lý đã giúp con
người tổ chức xử lý các công việc trở lên đơn giản, nhanh chóng và chính xác
hơn.Chương trình sẽ giúp thực hiện mọi công việc trong một quán cà phê, quản lý các
thông tin của quán cũng như việc bán hàng

Tác động tổ chức

. Dự án website quản lý cho quán cà phê đã được tạo ra để giải quyết những khó khăn này,
để tiết kiệm được thời gian, nguồn nhân lực, thông tin tin cậy, bảo mật được hệ thống quản
lý,...giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng quản lý quán cà phê 1 cách hiệu quả hơn
bằng những thao tác đơn giản . Dự án sẽ sử dụng những công nghệ cần thiết để thiết kế
cho yêu cầu của quán cà phê Huy Phương.

Tổng quan dự án
 Mô tả dự án

Dự án sẽ hỗ trợ ngưởi quản lý quản lý nhân viên hội viên , đồ uống,thống kê doanh
thu ; nhân viên sử dụng các chức năng như thanh toán , đặt bàn cho khách hàng .
Dự án giúp cho người quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động của quán và giúp nhân
viên dễ dàng làm những công việc .

Mục tiêu và mục đích

Các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh mà dự án hỗ trợ và cách hỗ trợ:

Mục tiêu/ Mục tiêu kinh doanh Sự miêu tả

Báo cáo kịp thời và chính

xác Công cụ dựa trên web sẽ cho phép báo cáo chính xác và
theo thời gian thực thống kê về doanh thu .

Nâng cao hiệu quả của Cần ít nhân viên nhân sự và tiền lương hơn để quản lý các
nhân viên hoạt động này sẽ nâng cao hiệu quả

Giảm chi phí đầu vào Cần ít nhân viên hơn sẽ giảm chi phí hoạt động của công ty

Hiệu suất dự án

Bảng sau đây liệt kê các tài nguyên, quy trình hoặc dịch vụ chính và kết quả kinh
doanh dự kiến của chúng trong việc đo lường hiệu suất của dự án. Các biện pháp
thực hiện này sẽ được định lượng và xác định rõ hơn trong kế hoạch dự án chi tiết.

Tàinguyên/Quy Đo lường hiệu suất

trình/Dịch vụ chính

Báo cáo Hệ thống dựa trên web sẽ giảm sự khác biệt trong báo cáo (trùng lặp
và thiếu sót) và yêu cầu đối chiếu 1 tháng một lần thay vì hàng tháng.

BảnNhập dữ liệu quản Loại bỏ công việc ghi chép của nhân viên bằng cách cho phép nhân
trị viên nhập dữ liệu trực tiếp vào hệ thống
Bảo trì phần mềm và Giảm yêu cầu về chi phí và nhân sự do việc bảo trì hệ thống sẽ giảm
hệ thống từ 1 tháng 1 lần xuống 6 tháng 1 lần với hệ thống mới.

Giả định dự án

Các giả định sau áp dụng cho Dự án. Khi kế hoạch dự án bắt đầu và nhiều giả định
được xác định, chúng sẽ được thêm vào cho phù hợp.

 Tất cả nhân viên và nhân viên sẽ được đào tạo phù hợp về các nhiệm
vụ nhập dữ liệu
 Có kinh phí đào tạo
 Tài trợ có sẵn để mua phần cứng/phần mềm cho hệ thống dựa trên
web
 Dự án này có sự hỗ trợ đầy đủ của nhà tài trợ dự án, các bên liên
quan và tất cả các phòng ban
 Mục đích của dự án này sẽ được truyền đạt trong toàn công ty trước
khi triển khai
 Người quản lý CNTT sẽ cung cấp thêm tài nguyên nếu cần.

Hạn chế của dự án

Các ràng buộc sau liên quan đến dự án :

- phải tương thích với nền tảng CNTT hiện tại của chúng tôi

- Phần mềm không bị lỗi trong quá trình sử dụng

Các mốc quan trọng của dự án

 Sau đây là các mốc quan trọng của dự án được xác định tại thời điểm này. Khi kế
hoạch dự án tiến triển và lịch trình được phát triển, các mốc quan trọng và ngày
hoàn thành mục tiêu của chúng sẽ được sửa đổi, điều chỉnh và hoàn thiện khi cần
thiết để thiết lập lịch trình cơ sở.

Các mốc quan trọng/Sản phẩm bàn giao Ngày mục

tiêu

Dự an khởi động 11/2/2023

Ký kết dự án 18/02/2023

Xây dựng tài liệu phân tích , thiết kế 11/03/2023

Cài đặt 1/04/2023

Kiểm thử, đóng gói sản phẩm 22/4/2023

Kết thúc/Hoàn thành dự án 13/5/2023

Thời gian hoàn thành dự kiến 91 ngày

Liên kết chiến lược

Kế hoạch Mục tiêu Mối quan hệ với dự án

 2/2023 Xây dựng website quản Dự án này sẽ cho phép nhân viên , quản lý
lý quán cà phê làm các công việc đơn giản để quản lý quán
cà phê hiệu quả

8/2023 Xây dựng website theo Dự án sẽ mở rộng hơn cho phép khách
hướng thương mại hàng thực hiện các thao tác như các trang
thương mại điện tử khác.

1/2024 Xây dựng ứng dụng Dự án sẽ thu hút được nguồn khách hàng
quản lý cho cửa hàng tiềm năng

Phân tích chi phí

Bảng sau đây ghi lại các chi phí liên quan đến Dự án quản lý cà phê Huy Phương,
mô tả về những hành động này và chi phí liên quan đến chúng trong năm đầu tiên. Ở
dưới cùng của biểu đồ là khoản chi phí ròng trong năm đầu tiên của dự án.

Hoạt động Loại Sự miêu tả Chi phí năm

hành đầu tiên (-
động cho biết
khoản tiết
kiệm dự
kiến)

Chi phí thiết kế Trị Chi phí cho nhóm CNTT cài đặt phần 1800$
giá mềm mới và hướng dẫn cho nhân viên
sử dụng

Thuê domains và Vps 1 Trị Chi phí thuê máy chủ ảo và đăng ký 210$
năm giá tên miền website

Chi phí 2010$

Phân tích lựa chọn thay thế

Các tùy chọn thay thế sau đây đã được xem xét để giải quyết vấn đề kinh doanh. Những
lựa chọn thay thế này không được chọn vì một số lý do cũng được giải thích bên dưới.

Không có dự án (Status Quo) Lý do không chọn phương án thay thế

Giữ nguyên cách bán hàng thủ công ● Cần nhiều nhân viên

● Khó quản lý hơn

● Báo cáo kém và không kịp thời

● Thiếu tự động hóa

Lựa chọn thay thế Lý do không chọn phương án thay thế

Làm dự án mô hình thương mại điện tử ● Chi phí cao

● Thời gian dự án có thể dài hơn

● Cần nhiều kỹ sư ,chưa cần thiết

Phê duyệt

Tên người phê duyệt Tiêu đề Chữ ký Ngày

 Nguyễn Huy Phương Chủ quán cà phê Phương 18/2/2023
Huy Phương đồng
tài trợ dự án

Nguyễn Bá Đạt VP điều hành Đạt 18/2/2023

PROJECT CHARTER PLAN

Tóm tắt điều hành

Trong những năm gần đây,quán cà phê Huy Phương quản lý dữ liệu thông tin bằng
giấy vở .Việc này cũng gặp nhiều bất lợi như khó khăn khi thống kê doanh thu , quản lý hội
viên, thất thoát hàng hóa ,.. Công nghệ thông tin đã ngày càng trở lên phổ biến và hữu
dụng trong cuộc sống hiện nay. Đặc biệt đó là ứng dụng phần mềm với nhiều chương trình
ứng dụng có hiệu quả. Trong đó có các chương trình quản lý đã giúp con người tổ chức xử
lý các công việc trở lên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn.Chương trình sẽ giúp thực
hiện mọi công việc trong một quán cà phê, quản lý các thông tin của quán cũng như việc
bán hàng.

. Dự án website quản lý cho quán cà phê đã được tạo ra để giải quyết những khó khăn này,
để tiết kiệm được thời gian, nguồn nhân lực, thông tin tin cậy, bảo mật được hệ thống quản
lý,...giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng quản lý quán cà phê 1 cách hiệu quả hơn
bằng những thao tác đơn giản . Dự án sẽ sử dụng những công nghệ cần thiết để thiết kế
cho yêu cầu của quán cà phê Huy Phương.

Mục đích/Biện minh dự án

Nhu cầu/trường hợp kinh doanh

Dự án xây dựng website quản lý quán cà phê Huy Phương tiết kiệm được thời gian,
nguồn nhân lực, thông tin tin cậy, bảo mật được hệ thống quản lý,...giúp nhân viên và
người quản lý dễ dàng quản lý quán cà phê 1 cách hiệu quả hơn bằng những thao tác
đơn giản

Mục tiêu kinh doanh

 Các mục tiêu kinh doanh của dự án này là hỗ trợ trực tiếp cho kế hoạch chiến lược
của công ty chúng tôi nhằm xây dựng trang web quản lý và giảm chi phí liên quan đến
thất thoát và lãng phí.

- Thiết kế và thử nghiệm website trong vòng 60 ngày tới

- Hoàn thành triển khai website CNTT mới trong vòng 90 ngày tới

Mục tiêu dự án và tiêu chí thành công

. Để đạt được thành công trong dự án, các mục tiêu sau phải được đáp ứng trong
thời gian và ngân sách đã định:

- Xây dựng giao diện theo yêu cầu .

- Thử nghiệm phần mềm trong vòng 1 tháng

- Bảo trì hệ thống , cập nhật theo ý kiến của chủ đầu tư

Yêu cầu

Dự án này phải đáp ứng danh sách các yêu cầu sau đây để đạt được thành công.

- Giải pháp phải được kiểm thử trước khi triển khai

- Giải pháp phải được thực hiện mà không làm gián đoạn hoạt động

Các yêu cầu bổ sung có thể được thêm vào khi cần thiết, với sự chấp thuận của nhà
tài trợ dự án, khi dự án tiến triển.

Giả định

Sau đây là danh sách các giả định. Theo thỏa thuận và chữ ký của tài liệu này, tất cả
các bên thừa nhận rằng những giả định này là đúng và chính xác:
 - Dự án này có sự hỗ trợ đầy đủ của nhà tài trợ dự án, các bên liên quan và tất cả
các phòng ban

- Mục đích của dự án này sẽ được truyền đạt trong toàn công ty trước khi triển
khai

- Người quản lý CNTT sẽ cung cấp thêm tài nguyên nếu cần.

Tuyên bố phạm vi sơ bộ

Hệ thống website sẽ bao gồm thiết kế, thử nghiệm và cung cấp hệ thống quản lý cải
tiến trong toàn tổ chức. Tất cả thông tin nhân sự , hội viên ,.. sẽ được quản lý bởi nhóm
dự án. Tất cả công việc của dự án sẽ độc lập với các hoạt động hàng ngày và đang diễn
ra. Tất cả kinh phí dự án sẽ được quản lý bởi người quản lý dự án lên đến và bao gồm
cả số tiền được phân bổ trong tài liệu này. Bất kỳ khoản tài trợ bổ sung nào đều cần có
sự chấp thuận của nhà tài trợ dự án. Dự án này sẽ kết thúc khi báo cáo cuối cùng được
gửi trong vòng 30 ngày sau khi hệ thống website được thử nghiệm và triển khai trong
cửa hàng, tất cả tài liệu cần thiết hoàn tất và được phân phát cho người quản lý và các
nhân viên trong hệ thống .

Rủi ro

Rủi ro Cách khắc phục

Chậm tiến độ dự án Thuê lập trình viên

Chủ quán muốn Bàn bạc thống nhất với chủ quán nếu có khả năng ,từ
yêu cầu thêm về chối nếu không có khả năng
chức năng ,…
 Chi phí vượt quá Bàn bạc mức phí hợp lý
dự tính

Đau ,ốm ,bệnh tật Thuê lập trình viên

Hỏng hóc về phần Bàn bạc với chủ mua máy tính mới , thay mạng mới
cứng , Mạng
internet chậm,chập
chờn

Dự án có thể bàn giao

Các sản phẩm bàn giao sau đây phải được đáp ứng khi hoàn thành thành công hệ thống
website quản lý . Bất kỳ thay đổi nào đối với các sản phẩm này phải được sự chấp thuận
của nhà tài trợ cho hệ thống

- Tài liệu kiểm thử .

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

- Danh sách đề xuất cho các cân nhắc hướng phát triển trong tương lai.

Lịch trình mốc tóm tắt

Lịch trình Cột mốc Tóm tắt của dự án được trình bày dưới đây. Khi các yêu cầu
được xác định rõ ràng hơn, lịch trình này có thể được sửa đổi. Mọi thay đổi sẽ được người
quản lý dự án thông báo thông qua các cuộc họp về tình trạng dự án.

Tóm tắt Lịch trình Cột mốc – Liệt kê các mốc quan trọng của dự án
liên quan đến thời điểm bắt đầu dự án.

Mốc dự án Ngày mục tiêu

 (mm/dd/yyyy)

● bắt đầu dự án 11/2/2023

● Ký kết dự án 18/02/2023

● Xây dựng tài liệu phân tích , thiết kế 11/03/2023

● Cài đặt 1/04/2023

● Kiểm thử, đóng gói sản phẩm 22/4/01/2023

● dự án hoàn thành 15/06/2023

Tóm tắt ngân sách

Bảng sau đây chứa ngân sách tóm tắt dựa trên các thành phần chi phí dự kiến và chi phí
ước tính cần thiết để hoàn thành thành công dự án.

Ngân sách Tóm tắt – Liệt kê chi phí dự án thành phần

Hợp phần dự án Chi phí thành

phần

● Nguồn nhân lực 1800$

● Chi phí thuê domain, VPS 210$

Tổng cộng 2010$

Yêu cầu phê duyệt dự án

Hệ thống website quản lý sẽ đạt được thành công khi các giải pháp đã được thử
nghiệm đầy đủ và tất cả tài liệu kỹ thuật được triển khai đầy đủ trong cửa hàng trong thời
gian và chi phí hạn chế được nêu trong điều lệ này. Ngoài ra,để có hướng phát triển trong
tương lai sẽ cần đến nhiều những chia sẻ từ nhân viên và quản lý để hệ thống sẽ phát triển
hơn nữa.

Quản lý dự án

Nguyễn Bá Đạt là Quản lý dự án trong suốt thời gian của Dự án website quản lý
cà phê Huy Phương. Trách nhiệm của ông Đạt là hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự
án. Ông Đạt được ủy quyền phê duyệt tất cả các khoản chi ngân sách cho đến và bao gồm
cả số tiền ngân sách được phân bổ. Mọi khoản tài trợ bổ sung phải được yêu cầu thông qua
Nhà tài trợ dự án kiêm chủ quán cà phê ,Nguyễn Huy Phương. Ông Đạt sẽ cung cấp thông
tin cập nhật hàng tuần cho Nhà tài trợ dự án.

STAKEHOLDER MANAGER PLAN

1. Giới thiệu

Mục đích:Xác định các bên liên quan sẽ:

- Tìm ra được những bên chủ chốt ảnh hưởng chính đến dự án nhằm tối ưu dự án
nhất theo yêu cầu của các bên .

- Bằng cách bắt đầu trao đổi sớm và thường xuyên và quản lý các bên liên quan,
quản lý và cân bằng hiệu quả hơn những lợi ích này trong khi hoàn thành tất cả các
nhiệm vụ của dự án.

2. Xác định các bên liên quan

Nhóm Dự án sẽ tiến hành tính toán,thống kê để xác định các bên liên quan cho dự
án. Hành động xác định sẽ bao gồm nhóm dự án chính và nhà tài trợ dự án. Hoạt động
sẽ Các bên liên quan này có thể bao gồm quản lý quán cà phê và tất cả nhân viên của
quán và nhóm thiết kế sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
 3. Các bên liên quan chủ chốt

Tiếp theo là xác định các bên liên quan, nhóm dự án sẽ xác định các bên liên quan
chính, những người có ảnh hưởng nhiều nhất đến dự án hoặc những người có thể bị
ảnh hưởng nhiều nhất bởi dự án. Các bên liên quan chính này là những người cũng yêu
cầu giao tiếp và quản lý nhiều nhất và sẽ được xác định khi các bên liên quan được
phân tích. Sau khi được xác định, người quản lý dự án đã xác định được những bên liên
quan chủ chốt gồm : nhân viên , chủ cửa hàng(quản lý ), nhóm thiết kế LifeTech

Được Nhà tài trợ Dự án phê duyệt:

Ngày:18/2/2023

Nguyễn Huy Phương