TCO là gì:

TCO (Total Cost of Ownership) đòi hỏi người mua phải xác định và đo lường các chi phí vượt quá giá
trị đơn vị tiêu chuẩn, vận chuyển và công cụ khi đánh giá đề xuất mua hàng hoặc hiệu suất nhà cung
cấp. Tổng chi phí sở hữu được xác định là giá trị hiện tại của tất cả các chi phí liên quan đến một sản
phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn được chịu trong suốt tuổi thọ dự kiến của nó.

Hầu hết các công ty lớn đánh giá quyết định mua hàng và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các yếu tố
chi phí vượt quá giá đơn vị, vận chuyển và công cụ. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy các công ty có sự
khác biệt lớn về các thành phần chi phí được bao gồm trong phân tích tổng chi phí.

Đơn vị tiêu chuẩn: Đây là đơn vị đo lường được sử dụng để xác định lượng hoặc khối lượng của sản
phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị. Đơn vị tiêu chuẩn thường được sử dụng để so sánh các mặt hàng khác
nhau và đưa ra quyết định mua hàng.

Vận chuyển: Đây là chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến địa điểm mua
hàng. Nó bao gồm các chi phí gửi hàng, phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa và bất kỳ chi phí liên
quan nào để chuyển đổi sản phẩm từ nhà cung cấp sang khách hàng.

Công cụ: Công cụ đề cập đến các yếu tố cần thiết để sử dụng hoặc vận hành sản phẩm, dịch vụ hoặc
thiết bị mà bạn đang xem xét. Đây có thể là các phần mềm, phần cứng, dụng cụ, phụ kiện hoặc bất kỳ
yếu tố nào khác liên quan đến việc sử dụng hoặc bảo trì sản phẩm.

VD:

Đơn vị tiêu chuẩn: Giả sử bạn đang đánh giá mua máy in cho văn phòng của bạn. Đơn vị tiêu chuẩn
trong trường hợp này có thể là số trang in mỗi phút (ppm) hoặc số trang in mỗi lần nạp giấy.

Vận chuyển: Nếu bạn đang xem xét mua một chiếc máy móc lớn, ví dụ như máy cắt kim loại công
nghiệp, thì chi phí vận chuyển có thể gồm phí gửi hàng từ nhà cung cấp, phí vận chuyển bằng đường
biển hoặc đường hàng không, cũng như bất kỳ chi phí nào liên quan đến việc lắp đặt và vận hành
máy móc tại địa điểm của bạn.

Công cụ: Ví dụ, nếu bạn đang xem xét mua một phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của bạn, thì
công cụ có thể là phần mềm kế toán chính và các phần mềm hỗ trợ đi kèm. Ngoài ra, còn có thể có
các dụng cụ bổ sung như máy in ấn, máy quét, máy tính, và các tài liệu hướng dẫn sử dụng.

VD:

sự khác biệt trong các thành phần chi phí được bao gồm trong phân tích TCO của các công ty lớn có
thể phụ thuộc vào sự ưu tiên sản phẩm cụ thể, cũng như quy trình kinh doanh và quy định của từng
công ty.

Một công ty trong ngành sản xuất có thể tính toán TCO cho một máy móc bằng cách bao gồm giá
mua, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí năng lượng. Trong khi đó, một công ty trong ngành dịch vụ
có thể xem xét TCO cho một hệ thống phần mềm bằng cách bao gồm giá mua, chi phí cài đặt, chi phí
đào tạo nhân viên và chi phí duy trì phần mềm.

• Purchase price:
Số tiền được trả cho nhà cung cấp cho sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn mua.

VD: mua một chiếc máy tính xách tay mới với giá 1.000 USD.

Acquisition costs: Tất cả các chi phí liên quan đến việc đưa sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn mua
đến địa điểm của khách hàng.

Ví dụ về chi phí mua bao gồm việc tìm nguồn cung ứng, quản lý, vận chuyển và thuế. nếu bạn phải trả
thêm 50 USD cho phí vận chuyển và 100 USD cho phí quản lý đơn hàng, thì tổng chi phí mua sẽ là
1.150 USD.

• Usage costs: Trong trường hợp một sản phẩm, chi phí sử dụng là tất cả các chi phí liên quan đến
việc chuyển đổi từ phần hoặc vật liệu đã mua thành sản phẩm hoàn thiện và hỗ trợ sản phẩm trong
suốt thời gian sử dụng. Trong trường hợp một dịch vụ, tất cả các chi phí liên quan đến việc thực hiện
dịch vụ mà không được bao gồm trong giá mua là chi phí sử dụng. Trong trường hợp thiết bị vốn, tất
cả các chi phí liên quan đến vận hành thiết bị qua thời gian sử dụng đều là chi phí sử dụng.

VD: Ví dụ, trong suốt tuổi thọ của máy tính xách tay, bạn có thể chi 200 USD mỗi năm cho bảo trì, 100
USD cho nâng cấp phần mềm, 50 USD cho sửa chữa và 50 USD cho chi phí năng lượng hàng năm.
Tổng chi phí sử dụng trong 5 năm sẽ là 1.000 USD.

End-of-life costs:

Tất cả các chi phí phát sinh khi sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị đạt đến cuối thời gian sử dụng, sau khi
đã trừ đi số tiền thu được từ việc bán sản phẩm còn lại hoặc thiết bị (giá trị thu hồi) tùy theo trường
hợp.

VD: Khi máy tính xách tay đạt đến cuối thời gian sử dụng và không còn thể hiện hiệu suất tốt, bạn
phải đối mặt với chi phí cuối đời như chi phí loại bỏ và làm sạch thiết bị để giao bán.
Building a TCO Model:
Xây dựng một mô hình TCO không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết chi
tiết về quy trình trong suốt vòng đời sản phẩm của 1 tổ chức. Các bước sau đây phải được thực hiện
để đảm bảo rằng tất cả các chi phí được ghi nhận đúng cách:

Bước 1. Vẽ bản đồ quy trình và phát triển các danh mục TCO. Xây dựng một bản đồ quy trình từ thời
điểm xác định nhu cầu cho sản phẩm, dịch vụ hoặc thiết bị vốn đầu tư cho đến khi kết thúc vòng đời.
Các hoạt động bạn xác định sẽ giúp phát triển các danh mục TCO rộng rãi.

Vd: Giả sử chúng ta đang xây dựng mô hình TCO cho việc mua một máy in trong một công ty. Quy
trình bao gồm các bước như xác định nhu cầu, tìm kiếm và chọn nhà cung cấp, mua hàng, vận
chuyển và cài đặt, sử dụng và bảo trì, cuối cùng là loại bỏ máy in khi lỗi thời hoặc không sử dụng đến.

Bước 2. Xác định các yếu tố chi phí cho mỗi danh mục. Sử dụng bản đồ quy trình làm hướng dẫn, xác
định các yếu tố con tạo nên mỗi danh mục TCO.

VD: Trong ví dụ về máy in, chúng ta có thể xác định các yếu tố chi phí như giá mua máy in, chi phí vận
chuyển, chi phí cài đặt, chi phí mực in, chi phí bảo trì và chi phí loại bỏ.

Bước 3. Xác định cách đo lường cho từng yếu tố chi phí. Đây là một bước quan trọng. Cần xác định
các chỉ số để định lượng từng yếu tố chi phí được xác định trong Bước 2.

VD: Đối với chi phí mực in, chúng ta sẽ cần biết giá tiền của mực in và tổng số lượng trang được in ra
để tính toán chi phí mực in

Bước 4. Thu thập dữ liệu và định lượng chi phí. Đây là bước khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất.
Trong bước này, thu thập dữ liệu cho từng chỉ số được xác định trong Bước 3 và định lượng các chi
phí tương ứng. Điều này đòi hỏi thông tin từ các nguồn khác nhau, bao gồm phỏng vấn, khảo sát, hệ
thống thanh toán và các cơ sở dữ liệu nội bộ khác. Nếu sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu nội bộ, hãy
đảm bảo xác nhận lại các số liệu. Lỗi nhập liệu đôi khi có thể làm cho các số liệu được tạo ra bởi cơ
sở dữ liệu này không chính xác đáng kể.

VD: Chúng ta sẽ thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như nhà cung cấp, bộ phận tài chính và các
báo cáo nội bộ để xác định các giá trị cụ thể cho từng yếu tố chi phí như giá mua máy in, giá tiền mực
in và các chi phí khác.

Bước 5. Phát triển timeline chi phí. Xây dựng lịch chi phí cho toàn bộ vòng đời sản phẩm. Đặt mỗi
yếu tố chi phí được định lượng trong Bước 4 vào khoảng thời gian thích hợp. Sau đó, tính tổng chi
phí cho mỗi khoảng thời gian.

VD: Chúng ta sẽ xây dựng một lịch chi phí cho toàn bộ vòng đời của máy in, ví dụ như từ năm đầu
tiên đến năm thứ 5. Mỗi yếu tố chi phí được xác định trong Bước 4 sẽ được phân bổ vào các khoảng
thời gian tương ứng trong lịch chi phí.
Bước 6. Đưa chi phí về giá trị hiện tại. Tính toán giá trị hiện tại cho phép đưa ra quyết định dựa trên
đồng tiền hiện tại. Điều này quan trọng vì một đồng tiền chi tiêu một năm sau đây không có giá trị
như một đồng tiền chi tiêu ngay bây giờ. Giá trị của tiền chi tiêu bất kỳ thời điểm nào trong tương lai
sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ lợi nhuận vốn của tổ chức. Do đó, để tính giá trị hiện tại, lấy tỷ lệ lợi nhuận
vốn của tổ chức từ bộ phận tài chính của nó. Sau đó, tính giá trị hiện tại cho mỗi tổng trong lịch chi
phí bằng cách sử dụng bảng giá trị hiện tại hoặc máy tính tài chính. Tổng các giá trị hiện tại cho mỗi
khoảng thời gian đại diện cho tổng chi phí sở hữu.

VD: Chúng ta sẽ tính toán giá trị hiện tại cho tổng chi phí trong lịch chi phí bằng cách sử dụng tỷ lệ lợi
nhuận vốn của công ty. Sau đó, tổng các giá trị của các khoảng thời gian sẽ đại diện cho tổng chi phí
sở hữu của máy in.

Opportunity Costs:
 Defined
Khi xem xét chi phí sử dụng, hãy xác định chi phí cơ hội, nếu có. Chi phí cơ hội được xác định là chi
phí của lựa chọn tốt nhất mà không thực hiên được khi chọn lựa chọn khác. Các chi phí cơ hội điển
hình bao gồm mất doanh số, mất năng suất và thời gian ngừng hoạt động. Sự thiếu sót của những
chi phí này trong một phân tích có thể dẫn đến một quyết định hoàn toàn khác và có thể là một
quyết định sai, như minh họa ở dưới đây.

Một quản lý cung ứng đang xem xét mua một máy móc đã đánh giá hai phương án. Phương án A có
giá 100.000 đô la, và B có giá 125.000 đô la. Thời gian giao hàng cho Máy A là 90 ngày và cho Máy B
là 30 ngày. Khi xác định chi phí sử dụng cho A, quan trọng là thêm doanh thu bị mất mà đã được tạo
ra trong 60 ngày (90 - 30 = 60) nếu máy B đã được lắp đặt. Bằng cách bao gồm chi phí doanh thu bị
mất, B trở thành phương án tốt hơn mặc dù giá cao hơn.

Trong một trường hợp khác, một quản lý cung ứng đã đưa ra quyết định, dựa chủ yếu vào giá, để
mua Máy Y thay vì Máy X. Tuy nhiên, phân tích của ông ta đã bỏ qua chi phí cơ hội từ sự khác biệt về
khả năng sản xuất giữa hai máy. Máy X có khả năng sản xuất thêm 10% so với Máy Y. Trong một thị
trường tăng trưởng, tiềm năng doanh số tăng thêm 10%. Máy Y không thể xử lý sự tăng trưởng này,
và một máy mới đã phải được mua. Nếu quản lý cung ứng đã chọn Máy X, việc mua một máy mới có
thể đã được trì hoãn, từ đó tiết kiệm hàng trăm ngàn đô la. Những sai lầm như thế này có thể dễ
dàng tránh được bằng cách đảm bảo rằng tất cả các chi phí, đặc biệt là chi phí cơ hội, được thu thập
trong TCO (Tổng chi phí sở hữu).
Factors to be Considered in TCO:
- Xây dựng một mô hình TCO có thể tốn kém và mất thời gian. Sử dụng nó để đánh giá các
giao dịch mua sắm lớn hơn.

VD: khi công ty đang xem xét việc mua một hệ thống máy tính mới để nâng cấp hạ tầng công
nghệ thông tin. Trong trường hợp này, việc xây dựng một mô hình TCO sẽ yêu cầu chi phí cho
việc thu thập dữ liệu về giá cả, chi phí vận hành, bảo trì và các yếu tố khác. Điều này đòi hỏi
nguồn lực và thời gian đáng kể để hoàn thành mô hình TCO.

- Đảm bảo được sự ủng hộ của ban quản lý cấp cao trước khi tiến hành xây dựng một mô hình
TCO đầy đủ. Điều này sẽ làm cho việc thu thập dữ liệu dễ dàng hơn, đặc biệt là nếu phải
phỏng vấn nhiều người từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức.

VD: khi công ty muốn đánh giá chi phí toàn bộ của việc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ IT.
Trong trường hợp này, sự ủng hộ từ ban quản lý cấp cao sẽ giúp thu thập dữ liệu từ các bộ
phận khác nhau của công ty dễ dàng hơn, bao gồm cả các bộ phận quản lý, kỹ thuật và tài
chính.

- Làm việc theo nhóm. Điều này sẽ giảm đáng kể thời gian cần thiết cho các hoạt động thu
thập dữ liệu, mà có thể được phân phối cho các thành viên trong nhóm.

VD: khi công ty muốn đánh giá TCO của một dự án xây dựng mới. Một nhóm được thành lập,
bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau như kiến trúc, kỹ thuật, tài chính và quản
lý dự án. Công việc thu thập dữ liệu sẽ được phân chia và phân công cho từng thành viên
trong nhóm, giúp tiết kiệm thời gian và năng lực của công ty.

- Tập trung vào các chi phí lớn trước tiên. Dành nhiều thời gian để định lượng các yếu tố chi
phí nhỏ chỉ làm trì hoãn quyết định, trong hầu hết các trường hợp, các yếu tố này sẽ không
ảnh hưởng đến quyết định.

VD: khi công ty đang xem xét việc đầu tư vào một dự án phát triển phần mềm mới. Trong
trường hợp này, việc xác định chi phí cho việc thuê nhân viên phát triển, mua sắm phần cứng
và phần mềm, và chi phí quản lý dự án sẽ là ưu tiên hàng đầu, trong khi các chi phí nhỏ khác
như việc mua bàn ghế, đèn chiếu sáng, v.v., có thể được xem xét sau.

- Đảm bảo có một ước tính thực tế về vòng đời của sản phẩm/dịch vụ. Một vòng đời quá ngắn
hoặc quá dài có thể dẫn đến một quyết định sai.

VD: khi công ty xem xét việc mua một hệ thống máy in mới. Việc ước tính thời gian sử dụng
và tuổi thọ của máy in là quan trọng để đánh giá chi phí sở hữu và vận hành trên toàn bộ
vòng đời của máy in.
 - Khi đánh giá một lựa chọn mua hàng hoặc đưa ra quyết định về việc ngoại giao, một mô hình
TCO sẽ đảm bảo rằng quyết định đúng được đưa ra, ít nhất từ quan điểm chi phí.

VD: Khi công ty đang xem xét lựa chọn giữa việc mua một máy móc mới hoặc thuê máy móc từ một
nhà cung cấp ngoại vi, mô hình TCO sẽ giúp đưa ra quyết định đúng từ quan điểm chi phí.

Ví dụ, công ty A đang cân nhắc giữa việc mua một máy móc sản xuất mới với giá 500.000 đô la hoặc
thuê máy móc từ công ty B với chi phí thuê hàng tháng là 10.000 đô la. Để đánh giá lựa chọn này,
công ty A xây dựng một mô hình TCO.

Mô hình TCO bao gồm các yếu tố như chi phí mua máy, chi phí bảo trì, chi phí vận hành, chi phí sửa
chữa và chi phí đào tạo nhân viên. Công ty A tính toán tổng chi phí trong suốt thời gian sử dụng dự
kiến của máy móc (ví dụ: 5 năm).

Sau khi tính toán, công ty A nhận thấy rằng mua máy móc mới có tổng chi phí sở hữu thấp hơn so với
việc thuê máy móc trong suốt thời gian sử dụng. Mặc dù chi phí thuê hàng tháng thấp hơn, nhưng
khi tính toán các yếu tố bảo trì, sửa chữa và đào tạo nhân viên, tổng chi phí sở hữu của việc mua máy
mới rẻ hơn.

Do đó, dựa trên mô hình TCO, công ty A đưa ra quyết định chọn mua máy móc mới thay vì thuê máy
móc từ công ty B, vì đây là lựa chọn đúng từ quan điểm chi phí.

- Khi xem xét việc mua hàng từ nguồn cung toàn cầu, xem xét tất cả các chi phí lao động, chất
lượng, logistics và nhập khẩu liên quan đến chuỗi cung ứng tổng thể.

VD: khi công ty quyết định mua linh kiện từ một nhà cung cấp ở nước ngoài, các chi phí vận
chuyển quốc tế, quản lý hàng tồn kho, hải quan và các yếu tố chất lượng cần được tính toán và đưa
vào mô hình TCO.