XÂY DỰNG HỆ THỐNG

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Tp.HCM, ngày 06 tháng 01 năm 2019

TRƯƠNG BẮC SƠN

BUSINESS DEVELOPMENT DIRECTOR
01.
NỘI DUNG CHÍNH
1. KHÁI NIỆM.
2. MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ.
3. HIỆU QUẢ SỬ DỤNG.
4. BỐI CẢNH XÂY DỰNG.
5. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ.
6. CƠ CẤU TỔ CHỨC DN.
7. BẢN MÔ TẢ CV BỘ PHẬN - CÁ NHÂN.
8. QUY TRÌNH – CHÍNH SÁCH VẬN HÀNH – QUẢN LÝ DN.
9. THIẾT LẬP HỆ THỐNG BÁO CÁO – KPI.
10. QUẢN LÝ NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG.
02.
KHÁI NIỆM

NHÀ QUẢN LÝ Quản lý DN là sự tác động của chủ DN, CEO:

• Có định hướng.

• Có mục đích.

• Có kế hoạch.

• Có hệ thống thông tin.

Đến các bộ phận, thành tố của DN.

QUY TRÌNH

NHIỆM VỤ
NGUỒN LỰC
SỰ THỰC HIỆN
03.
MỤC ĐÍCH

• Giảm thiểu rủi ro – thất thoát

• Tăng lợi nhuận kinh doanh
• Vận hành DN nhuần nhuyễn – tự động
• Phối hợp hiệu quả các bộ phận – cá nhân
• Tăng tính cạnh tranh
04. NỘI DUNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ DN

Quản lý DN là một hệ thống tổng thể:

- Cơ cấu tổ chức.
- Trách nhiệm cá nhân và bộ phận (MTCV).
- Các quy trình, chính sách vận hành và kiểm soát.
- Hệ thống báo cáo quản lý - thông số quản trị (KPI).
- Mức độ chi tiêu, ngân sách hoạt động từng phòng ban.

Quản lý DN là phải NẮM RÕ:

- TÌNH HÌNH DN (OWN THE SITUATION).

- SỐ LIỆU CHÍNH (OWN THE FIGURES)
05.
HIỆU QUẢ SỬ DỤNG

• Đo lường bằng KPI: P&L

• Hiệu quả hoạt động: công thức 20:30:50

- Trang bị công cụ tốt (Tool): hiệu quả hoạt động tăng 20%

- Huấn luyện HR tốt (Manpower): ………………………… 30%

- Quản lý tổ chức tốt (Management quality):………………50%

MỘT NGƯỜI BIẾT LO BẰNG 1 KHO NGƯỜI LÀM

06.
BỐI CẢNH XÂY DỰNG

• DN mới hoạt động (Xây dựng hệ thống giản đơn).

• Hàng năm, điều chỉnh, bổ sung nội dung.

• Phát sinh nhân tố mới cần quy trình quản lý mới.

- Mở rộng phương thức SX - KD.

- Nhiệm vụ mới

- Sản phẩm - Dịch vụ mới.

07. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Xác định những phần cốt yếu của hệ thống để quản lý tổng thể

- Quản lý những yếu tố đo lường được – lượng hóa được.

2. XỬ LÝ
1. ĐẦU VÀO 3. ĐẦU RA
SẢN XUẤT

• Nguyên vật liệu • Quy trình • Chất lượng

• Thiết bị • Quy tắc ứng xử (COC) • Thỏa mãn KH
• Vốn • Quy chế thưởng - phạt • Phát triển KH
• Tuyển dụng - nhân lực • Gia tăng giá trị • Doanh số (P&L)
08.
CƠ CẤU TỔ CHỨC DN

Mục tiêu - chiến

DOANH NGHIỆP
lược kinh doanh

Cơ chế - quy trình

BỘ PHẬN
vận hành

Cơ chế quản lý
VỊ TRÍ CÔNG VIỆC - CÁ NHÂN
PDR
09.
CƠ CẤU TỔ CHỨC DN
HỆ THỐNG TRÁCH NHIỆM
XÁC ĐỊNH VAI TRÒ RÕ RÀNG: AI - LÀM VIỆC GÌ

Bảo đảm hoàn thành

Nhà Quản lý
• Chỉ ra khó khăn: Hỗ trợ

• Hướng dẫn, cung cấp nguồn lực

Nhiệm Vụ

Có trách nhiệm thực hiện

Nhân viên • Cần tư vấn
• Đúng việc
10. BẢNG QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG
NHIỆM VỤ BỘ PHẬN

1. Mục đích: bảo đảm thực hiện

2. Phạm vi
3. Nội dung:
- - Sơ đồ tổ chức bộ phận
- - Vai trò - chức năng
- - Nhiệm vụ cụ thể bộ phận
- - Nhiệm vụ cụ thể vị trí

Bộ phận này đóng góp gì cho DN?

11.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. Tên của vị trí - chức danh
2. Vai trò tổng quát (Khái quát hóa nhiệm vụ)
3. Nhiệm vụ cụ thể (Các tên công việc)
4. Quyền hạn - Trách nhiệm cụ thể (Báo cáo, hoàn thành)
Đơn vị Đo lường (Dsố, KH, Lợi nhuận, % thị phần)
5. Vị trí trong sơ đồ tổ chức, các mối liên hệ làm việc
6. Các yêu cầu:
 Trình độ,
 Kinh nghiệm,
 Phẩm chất con người.

Vị trí này tồn tại để làm gì cho DN?

12.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Sự định hướng

• Nhân viên cần được nhận thức rõ ràng

nhiệm vụ được giao.

• Hiểu rõ vai trò.

• Hiểu rõ cách làm - cách đạt kết quả.
• Bảo đảm chung mục tiêu
13. QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH
VẬN HÀNH
Bảo đảm nguồn lực:
NHÀ QUẢN LÝ
• Được duy trì - phát triển

• Gia tăng giá trị (LN)

• Rủi ro thấp (Cháy, Nổ)

• Quy trình SX

• Quy trình HR
QUY TRÌNH • Quy trình Bán hàng - CSKH

NHIỆM VỤ
NGUỒN LỰC
SỰ THỰC HIỆN
14. QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH
VẬN HÀNH

CRM - DMS
Khách
hàng

Sản phẩm Nhân

- DV viên

Quy tắc ứng xử

ISO - 5S - LEAN
(COC)

QUAN HỆ TƯƠNG SINH

15.
CHÍNH SÁCH THƯỞNG PHẠT

Đánh giá hiệu quả thường kỳ:

• Thảo luận trực tiếp.

• Ghi nhận thành tích.

• Khen ngợi khi NV hoàn thành.

Thưởng: của cho không bằng cách cho.

• Kết quả công việc tăng lên

• Nhà Quản lý hoàn thành nhiệm vụ

16. THIẾT LẬP HỆ THỐNG
BÁO CÁO
• Quy trình  báo cáo phù hợp, tương thích

• Giúp nắm rõ tình hình DN

• Số liệu (tăng giảm, kế hoạch, phân tích)

• Ra quyết định

• Thiết lập bộ FORM MẪU BÁO CÁO

BIẾT TA - BIẾT ĐỊCH

17. HỆ THỐNG KPI
KPI (Key Performance Indicator): chỉ số trọng yếu.

• Doanh số, khách hàng/năm/tháng/tuần/ngày (P& L).

• Số KH, % tăng, % giảm (tháng/năm)

• Sản lượng - tồn kho, tỷ lệ thất thoát (date).

• Chi phí bộ phận, DN (AOP, Sales, MKT, HR).

• Số lượng NV từng bộ phận, DN, Tỷ lệ nghỉ.

• Nợ vay - chi phí tài chính.

• ROI = Lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản

• PDR
 18. QUẢN LÝ NGÂN SÁCH

Thiết lập
- Mục tiêu
- Ưu tiên • Thiết lập AOP

• Dự tính các hoạt động

BÁO CÁO LÊN KẾ HOẠCH

- Công việc
• Chi phí chi tiết
- KPI’s
- Nguồn lực
• Thực hiện trong định mức

• Cân đối - kiểm soát

THEO DÕI THỰC HIỆN • Hiệu quả/chi phí

- Tiến độ - Thông qua
- Kết quả người khác
19.