PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phần 1: Khái niệm Phân tích công việc

- Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ
thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
- Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn khi thực
hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực
hiện công việc.
- Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên
quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.
⇒ Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ
năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự
khác biệt của một công việc này với công việc khác.
Phần 2: Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc
- Thông tin về các trách nhiệm, nhiệm vụ, các hoạt động thực tế của nhân viên
tại nơi làm việc như: các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực
hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức hoạt động với các
nhân viên khác, cách thức thu thập và xử lý số liệu.
- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật, công cụ, nguyên vật liệu tại
nơi làm việc như: số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác
dụng, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc. Nhân viên cần được trang
bị đủ điều kiện máy móc mới có thể đủ nền tảng để hoàn thành tốt công việc
trong thời gian được giao, tránh trường hợp cung cấp thừa thãi gây lãng phí tài
nguyên của tổ chức.
- Thông tin về các điều kiện làm việc như: điều kiện về chế độ thời gian làm
việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, chế độ lương bổng, phụ cấp, chính
sách hỗ trợ...
- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như:
trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, ngoại
hình, sức khỏe, tham vọng và các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công
việc. Trong đó, trình độ học vấn và kinh nghiệm là yếu tố quan trọng của một
nhân viên, những tiêu chuẩn này giúp người phân tích công việc đánh giá đúng
và giao công việc phù hợp.
- Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên,
bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện
công việc. Thông tin này còn được sử dụng để so sánh các kết quả công việc
thực tế với nhau, việc so sánh góp phần đánh giá khả năng hoàn thiện công
việc.
⇒ Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục
đích của phân tích công việc.

Ví dụ: Thư ký bộ phận sản xuất

 Chức danh công việc: Thư ký cho kỹ sư cơ khí
 Báo cáo cho :kỹ sư trưởng cơ khí
 Xác định công việc: cung cấp dịch vụ toàn diện cho kỹ sư trưởng cách tổ chức
sắp xếp các phân công việc thường lệ của kỹ sư trưởng.
 Các nhiệm vụ chính:
 Tiếp nhận thư từ , phân loại theo thứ tự ưu tiên,đính kèm thư từ trao đổi
từ trước nếu có và đánh máy các thư từ
 Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ kí và xử lý các thư từ khẩn
 Sắp xếp công việc cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp
 Soạn thảo các văn bản , trả lời các thư từ theo lệnh của kỹ sư trưởng
 Giúp kỹ sư giải quyết các công việc hành chánh thông thường giải quyết
các thắc mắc thường lệ
 Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo , tiếp khách có
hiệu quả
 Các nhiệm vụ phụ
 Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ
phận kế toán
 Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiến độ dự án
 Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm
 Đánh máy báo cáo kế toán