PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

MỤC TIÊU CHƯƠNG

• Định nghĩa phân tích công việc và giải thích
tại sao phân tích công việc là công cụ cơ bản
nhất để quản trị nhân sự
• Phương pháp phân tích công việc
• Giải thích được tiến trình phân tích công việc
• Thiết kế được bản mô tả công việc và bản tiêu
chuẩn công việc
KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Khái niệm Giải thích

Vị trí làm việc Đơn vị cụ thể, ứng với 1 vị trí lao

động thực tế, tại thời điểm và thời
gian nhất định
Công việc Một cấp độ trong hệ thống việc làm

Bản mô tả công việc Thông tin liên quan đến quyền hạn,
trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ

Bản tiêu chuẩn công việc Thông tin liên quan đến người thực
hiện công việc
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC???
• Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội
dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến
hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi
thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng
nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt
công việc.
• Phân tích công việc là một tiến trình xác định
một cách có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng
cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ
chức
TÓM LẠI….
• Quá trình tìm hiểu, nghiên cứu
• Xây dựng nên bản mô tả công việc và bản tiêu
chuẩn công việc
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CẦN GIẢI
QUYẾT
• Nhân việc thực hiện những công việc gì?
• Khi nào công việc được hoàn tất?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?
• Tại sao phải thực hiện công việc đó?
• Để thực hiện công việc đó cần phải có những
trình độ nào?
 Định
hướng

Loại bỏ
Hoàn
bất bình
thiện
đẵng
Ý
NGHĨA

Khắc Xác
phục định
rào cản nhu cầu
 Điều kiện
làm việc
Hoạt động
thực tế

Phẩm
chất
Thiết
bị
QUY TRÌNH THỰC HIỆN
PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN
CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Bảng câu hỏi
• Quan sát
• Phỏng vấn
• Bảng danh sách kiểm tra
• Ghi chép lại trong nhật ký
BẢNG CÂU HỎI
• Thông tin cực lớn
• Cần thiết kế đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời
• Tập trung vào mục đích công việc
• Đánh giá mức độ
Theo anh/chị, một nhân viên cần tối thiểu bao nhiêu thời gian
để có thể làm quen với công việc và thực hiện tốt công việc

a. Dưới 1 b. 3 tháng c. 6 tháng d. 1 năm e. 2 năm

tháng hoặc hơn
Quy trình xây dựng bảng hỏi
Bước 1 Xác định mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu

Bước 2 Xác định đối tượng khảo sát

Bước 3 Xác định cách thức thu thập dữ liệu

Bước 4 Xác định câu hỏi trong bảng hỏi

Bước 5 Sắp xếp thứ tự của các câu hỏi

Bước 6 Phỏng vấn thử, tham khảo ý kiến chuyên gia

Bước 7 Chỉnh sửa và hoàn thiện

Ưu Nhược điểm của bảng hỏi
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Thực hiện theo chủ ý Thông tin cứng nhắc, ít

người thiết kế linh hoạt
Thông tin tập chung, có Bảng hỏi cần có tính chính
tính định lượng xác, tập trung đúng mục
Dễ nhập liệu và xử lý tiêu hỏi
Một số lưu ý khi xây dựng bảng
hỏi
• Tập trung khai thác nội dung cần biết
• Vừa sức, phù hợp với người được hỏi
• Rõ ràng, xúc tích
QUAN SÁT
• Công việc tay chân
• Thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức
tạp
QUAN SÁT- NÊN LÀM
• Kết hợp với một số phương tiện
• Quan sát trọn vẹn 1 chu kỳ
• Không biết – HỎI, TRAO ĐỔI
Ưu điểm và nhược điểm quan sát
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Tính khách quan cao Thụ động

Đơn giản, ít tốn kém Đôi khi công việc ghi chép
bị bỏ qua
Tạo sự không thoải mái
cho người lao động
PHỎNG VẤN
• Người lãnh đạo, trưởng phòng và một số nhân
viên
• Phỏng vấn từ dưới lên
• Có thể phỏng vấn theo nhóm người
 LƯU Ý
Câu hỏi rõ
ràng
Chọn lọc Thông tin
mẫu thu thập
(người) cần hợp lý

Nghiên Phỏng Kiểm tra

cứu công
việc vấn lại
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm Nhược điểm
Công việc không thể quan Thông tin thường được sàn
sát một cách trực tiếp lọc qua lăng kính của
Cung cấp thông tin hữu ích người được phỏng vấn
Chủ động điều khiển được Địa điểm thường tác động
câu hỏi đến tâm lý người phỏng
vấn
Câu hỏi thường bị thiên vị
Không phải ai cũng đều có
khả năng diễn đạt và cảm
nhận như nhau
BẢNG DANH SÁCH KIỂM TRA
• Danh mục liên quan
• Thông thường là cá nhân đảm nhận
GHI CHÉP LẠI TRONG NHẬT KÝ
• ghi chép, mô tả hoạt động hẳng ngày
• Công việc khó quan sát (ie: kỹ sư, nhà khoa
học…)
• LÀ MỘT NHÀ QUẢN TRỊ, CHỈ CẦN ÁP
DỤNG MỘT PHƯƠNG PHÁP LÀ ĐỦ?
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
• Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp
thông tin liên quan đến các công tác cụ thể,
các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc
 Công việc Tiêu
Tên công Chỉ dẫn
cần thực chuẩn
việc chi tiết
hiện thực hiện
Ý NGHĨA
• Mọi người biết mình phải làm gì
• Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm
nhiệm vụ đó
• Công việc không bị lặp lại do người khác làm
• Tránh được va chạm
• Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
Lập kế Thu thập Phác thảo,
Phê chuẩn
hoạch thông tin bản nháp

Kiểm tra, đánh giá

lại
Bản mô tả công việc theo chỉ số KPI
• KPI (key performance indicator): chỉ số đo
lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một
bộ phận hoặc sự vận hành của cả công ty
Ưu điểm của xây dựng KPI (nhân viên)
• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so
với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện
mục tiêu
• Phát hiện khuyết điểm nếu chậm tiến độ nhằm
cải thiện kịp thời
Ưu điểm của KPI (quản lý)
• Theo dõi trực quan, minh bạch, chính xác
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu công
việc
Nhược điểm của KPI (khó khăn)
• Mục tiêu không cụ thể -> giảm hiệu quả công
việc
• Chỉ số không đo lường được -> kết quả thực
hiện công việc sẽ không có ý nghĩa
• Chỉ số KPI không đạt được hoặc thiếu thực tế->
ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, giảm động lực
• Không có thời gian cụ thể ->khó kiểm soát công
việc
Do đó, KPI cần phải
• S = Specific = mục tiêu cụ thể
• M = Measurable = mục tiêu đo lường được
• A = Attainable = mục tiêu có thể đạt được
• R = Relevant = mục tiêu thực tế
• T= Timebound = thời gian cụ thể
BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
• Bản tiêu chuẩn công việc là bảng trình bày
các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà người
cần phải có để hoàn thành một công việc
nhất định
• Trình độ văn hóa, chuyên môn
• Trình độ ngoại ngữ
• Thâm niên
• Tuổi đời
• Hoàn cảnh gia đình, tham vọng, sở thích
• Đặc điểm cá nhân khác