LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC

CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

GIẢNG VIÊN: NGUYỄN CHÍ BÌNH

Nhà C, Tòa Nhà Việt Úc, Lưu Hữu Phước,

Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội 093 293 9981 info@fsb.edu.vn http://fsb.edu.vn
 2
FSB

NỘI DUNG:
❑ Phương pháp lập kế hoạch

❑ Tuyển chọn nhân sự

❑ Thúc đẩy tạo động lực

❑ Phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc

 3
FSB

LẬP KẾ HOẠCH:
KHÁI NIỆM:

Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức
tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó
VAI TRÒ:
“Không lập kế hoạch
là lập kế hoạch cho thất bại”

Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động
quản trị của các nhà quản lý
 4
FSB

LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?

Là việc đưa ra các hoạt động cụ thể để đạt được mục

tiêu cụ thể mà nhóm đã đặt ra hoặc được giao phó
 5
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC
5WH2C5M
▪ Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
▪ Xác định nội dung công việc 1W (what)
▪ Xác định 3W: where, when, who
▪ Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
▪ Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
▪ Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
▪ Xác định nguồn lực thực hiện 5M
 6
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

▪ Tại sao bạn phải làm công việc này?

▪ Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

▪ Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng?

❑ Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu

tiên bạn nên xem xét đó chíng là why với nội dung như trên.

❑ Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc

vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

 7
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

▪ Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao.

▪ Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước
công việc trước.
 8
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

▪ Công việc đó thực hiện tại đâu?

▪ Giao hàng tại địa điểm nào?

▪ Kiểm tra tại bộ phận nào?

▪ Testing những công đoạn nào?...

 9
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết
thúc…
▪ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định
được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
▪ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp,
công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng
nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn
cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
 10
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

▪ Ai làm việc đó
▪ Ai kiểm tra
▪ Ai hỗ trợ.
▪ Ai chịu trách nhiệm…
 11
FSB

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

❑ H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
▪ Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng
công việc)?
▪ Tiêu chuẩn là gì?
▪ Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
 12
FSB

PHƯƠNG
• PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
Phương pháp lập kế hoạch
❑ Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
▪ Công việc đó có đặc tính gì?
▪ Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
▪ Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
▪ Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo
quá trình)
 13
FSB

PHƯƠNG
• PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
Phương pháp lập kế hoạch
❑ Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
▪ Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường
thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các
bước phải kiểm tra.
▪ Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần
hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
▪ Ai tiến hành kiểm tra?
 14
FSB

PHƯƠNG
• PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
Phương pháp lập kế hoạch
▪ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
▪ Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm
tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm
tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
▪ Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80),
tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng
chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
 15
FSB

PHƯƠNG
• PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
Phương pháp lập kế hoạch
▪ Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú
trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế
hoạch được khả thi.
▪ Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
✓ Man = nguồn nhân lực.
✓ Money = Tiền bạc.
✓ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
✓ Machine = máy móc/công nghệ.
✓ Method = phương pháp làm việc.
 16
FSB

TIÊU CHÍ
• TUYỂN CHỌN NHÂN
Phương VIÊNlập
pháp kế hoạch
(Warrent Buffet)

▪ Tiềm năng (potential)

▪ Nhiệt tình (Passion)

▪ Trung thực (Integrity)

 17
FSB

TẠO ĐỘNG LỰC LÀ GÌ?

TẠO KHÁT VỌNG CHO ĐỘI NGŨ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU:

- Động viên mọi người hướng tới bức tranh tương lai.
- Có mục tiêu.
- Tính khẩn cấp.
Phương pháp lập kế hoạch
- Thẳng thắn, cởi mở.
- Cảm thông.
- Tạo sự tin cậy trong đội ngũ.
 18
FSB

• Sao nhân viên không

Phương pháp chịu làm
lập kế hoạch
nhiều hơn?

Theo nghiên cứu của công ty William M. Mercer (Mỹ), 25% số

nhân viên được hỏi nói rằng họ có khả năng làm thêm 50%
công việc nữa. Trung bình, theo ước tính họ có thể làm thêm
được ______% so với công việc bình thường họ vẫn làm.
 19
FSB

• Các nguyên tắc tạo pháp

Phương động lực
lậpcơ
kếbản
hoạch
1.________________________________ trước khi tạo động lực cho nhân viên
2.Luôn đảm bảo sự phù hợp về mục tiêu giữa nhân viên và doanh
nghiệp (nhóm)
3.Yếu tố cốt lõi để tăng động lực cho nhân viên là hiểu động cơ của mỗi
nhân viên
4.Tạo động lực là một ___________________________
5.Sử dụng các hệ thống của doanh nghiệp để tạo động lực cho nhân
viên.
 20
FSB

• nhân viên
Sao Phương pháp
không chịu lập
làm kế hơn?
nhiều hoạch
Khoảng 33% đề cập đến việc ________________ và ____________ tốt. Cũng có
khoảng 33% số người được hỏi đề cập cụ thể đến một hoặc hơn một
trong ba lí do sau đây. Những vấn đề này là hậu quả trực tiếp từ việc
lãnh đạo yếu kém trong tổ chức.
•____________________cho những việc làm tốt.
( không phải cứ __________ là phải cần đến _____.)

• Không được liên quan đến _____________________.

• Không có _________________.
 21
FSB

•
TẠO ĐỘNG LỰC -Phương
NHƯ THẾ pháp
NÀO? lập kế hoạch
BIẾN NƠI LÀM VIỆC THÀNH MÁI NHÀ HẠNH PHÚC

▪ Cùng tham gia xây dựng định hướng

▪ Thách đố làm tốt hơn.
▪ Đề cao công việc họ đang làm.
▪ Tin tưởng và công bằng với mọi người.
▪ Tạo sự sinh động trong công việc.
 22
FSB

• NĂNG -Phương
TẠO KHẢ LÀ GÌ? pháp lập kế hoạch
XÂY DỰNG KHẢ NĂNG CHO ĐỘI NGŨ

▪ Huấn luyện, đào tạo kỹ năng.

▪ Xác định, gỡ bỏ rào cản
▪ Giao việc đúng người.
▪ Trân trọng sự khác biệt cá nhân.
▪ Cung cấp phương tiện
 23
FSB

• NĂNG -Phương
TẠO KHẢ NHƯ THẾ pháp
NÀO lập kế hoạch
CUNG CẤP CHO MỌI NGƯỜI PHƯƠNG TIỆN CẦN THIẾT
▪ Giải pháp vượt qua trở ngại.
▪ Hướng dẫn, Huấn luyện.
▪ Xây dựng hệ thống thông tin.
▪ Ủy quyền/ Ủy thác.
▪ Phát triển, cung cấp phương tiện làm việc, xây dựng hệ
▪ thống ra quyết định.
▪ Xây dựng hệ thống hỗ trợ: Dữ liệu, trang bị ...
▪ Xây dựng các quy định, nguyên tắc, cách thức làm việc
 24
FSB

• là gì ? Phương pháp lập

Động viên kế hoạch

Trong quản lý Động Viên được định nghĩa “ Tạo ra cách

thức để nhân viên _________________ nhằm đạt mục tiêu

của tổ chức”.
 25
FSB

• Phương pháp lập kế hoạch

SỰ ĐỘNG VIÊN MANG LẠI

 26
FSB

• Phương
Động pháp
viên là gìlập
? kế hoạch

➢ Là tiến trình chuyển đổi từ thái độ tiêu cực thành thái

độ tích cực ! Nó là 1 quá trình biến đổi
từ___________thành _________.
 27
FSB

• Phương pháp lập kế hoạch

Động lực làm việc của nhân viên là gì ?

ĐỘNG LỰC = MONG MUỐN + ____________

➢ ĐỘNG LỰC XUẤT PHÁT TỪ BÊN TRONG

 28
FSB

• Phương pháp lập kế hoạch

“Khi nghĩ đến cách khích lệ hay động viên mọi người làm
việc dưới lăng kính của một nhà Quản lý, có 1 điểm quan
trọng bạn phải chú ý: bạn không thể động viên mọi người
làm việc mà bạn chỉ có thể gây ____________ lên
________________ làm việc của họ mà thôi “

➢ Chúng ta cần phải hiểu ĐÚNG nhu cầu của nhân

viên mới có thể gây ảnh hưởng lên động cơ của họ
một cách chính xác
 29
FSB

•Tìm kiếmPhương pháp

giải pháp lập kế
– Doanh hoạch
nghiệp

Đáp ứng nhu cầu Hướng dẫn hành vi

➢Môi trường làm việc ➢ Nội quy – quy định
➢Tôn trọng nhân viên ➢ Ghi nhận thành tích
➢Tạo điều kiện phát triển ➢ Chính sách khen thưởng
nghề nghiệp ➢ Hình thức __________.
 30
FSB

• MôiPhương
trường pháp lập kế
làm việc tốthoạch
➢Nơi làm việc phù hợp
➢Phương tiện làm việc đáp ứng nhu cầu công việc
➢Mối quan hệ công việc thân thiện, cởi mở, tin cậy
➢_____________________
➢Công việc ổn định, bền vững
➢Chính sách quản lý rõ ràng, công bằng, hiệu quả…
 31
FSB

• Tạo Phương pháp

điều kiện lập
phát kế hoạch
triển
➢Có chính sách khuyến khích và hỗ trợ nhân viên tự nâng cao
kiến thức, kỹ năng.
➢Thực hiện chương trình định hướng/tái định hướng cho
nhân viên.
➢Có ___________________ nhân viên triển vọng.
➢Thực hiện chính sách quản lý phân quyền.
➢Cung cấp cơ hội thăng tiến nội bộ…
 32
FSB

• Phương
Ghi pháp lập
nhận thành kế hoạch
tích
Doanh nghiệp phải có hệ thống:

➢Ghi nhận đóng góp

➢Ghi nhận _____________

➢Ghi nhận thành quả.

 33
FSB

• cách thức
Những Phương pháp
động viên nàolập kế hoạch
không liên quan
đến tiền lương / tiền thưởng ?

Để quản lý và động viên nhân viên cần ...

Áp dụng tâm lý học

 34
FSB

•
PHƯƠNG Phương
PHÁP pháp
NÂNG CAO lậpSUẤT
NĂNG kế hoạch
LÀM VIỆC
Phân công công việc hợp lý

➢Giao việc phù hợp, đáp ứng mong đợi

➢Nêu rõ những mong đợi về kết quả công việc

➢Giải thích rõ ______________ và tầm quan trọng của công việc.
 35
FSB

• Phương
Đánh giápháp lập kế hoạch
kết quả

➢Đánh giá kết quả công bằng và ____________

➢Phân tích kết quả để rút ra bài học

➢Giúp nhân viên xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp

➢Đề cao những thành quả đạt được

➢Cổ vũ mỗi tiến bộ của nhân viên.

 36
FSB

• yếu tố của
Những Phương
thuyết pháp lập trong
công bằng kế hoạch
Động viên

➢Tỷ lệ giữa cái mà NV nhận được với công sức NV bỏ ra

➢So sánh với NV khác

➢Đánh giá với NV khác

➢So sánh cái mà NV nhận/ công sức bỏ ra với NV khác.

 37
FSB

• Phương
Kết quả của việcpháp
khônglập kế
công hoạch
bằng

➢Thay đổi nỗ lực

➢Ảnh hưởng kết quả

➢Nghỉ việc

➢____________ trong tổ chức

➢Thay đổi trong nhận thức.

 38
FSB

• CÁCPhương pháp
PHONG CÁCH lập VIÊN
ĐỘNG kế hoạch

1. _____________

2. Trình bày thử thách

3. Giải quyết vấn đề

4. Hướng dẫn, kèm cặp

5. Huấn luyện.
 39
FSB

1. ____________

Củng cố tinh thần thông

qua những cuộc nói
chuyện cởi mở là một cách
động viên hữu hiệu
 40
FSB

2. TRÌNH BÀY THỬ THÁCH

Khi gặp thử thách, người ta sẽ có thêm động cơ để học

hỏi nhiều kỹ năng mới và vận dụng các kỹ năng sẵn có.
 41
FSB

3. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Hướng dẫn nhân viên giải quyết quyết vấn đề nhưng để

họ ______________ giải pháp.

 42
FSB

4. HƯỚNG DẪN, KÈM CẶP

Hướng dẫn cặn kẽ là một trong những cách giúp gia tăng

hiệu quả công việc.

 43
FSB

5. HUẤN LUYỆN

Cơ hội được học hỏi, được phát triển bản thân là một sự
khích lệ, giúp nhân viên luôn cải tiến hiệu quả kinh
doanh
THANK YOU