KỸ NĂNG QUẢN LÝ

DÀNH CHO QUẢN LÝ CƠ SỞ

Cám ơn sự hợp tác của các anh chị !
Các hoạt động trong khoá học

 Thuyết trình
 Động não
 Kể chuyện
 Thảo luận nhóm
 Trò chơi
 Thực hành
 Xử lý tình huống
 Hỏi đáp
Phần 1

Chân dung người lãnh đạo cấp

trung

4
5
6
7
8
Kỹ năng quản lý là tổng hợp của các kỹ năng:
 Người quản lý phải
làm chủ các kỹ năng
Xây dựng và làm rõ mục tiêu
cho những người liên quan
Lập kế hoạch và tổ chức
Chuyên gia về chuyên môn và hành chính
Quản lý công việc trôi chảy
Kiểm soát chi tiết
Tạo áp lực để đạt mục tiêu
Giao việc và trao quyền
Phần 2

GIAO VIỆC & ĐÁNH GIÁ HIỆU

QUẢ CÔNG VIỆC

18
Công việc bạn đến từ đâu?

= Mục tiêu dài hạn

= Mục tiêu ngắn hạn

19
Quy trình công việc
 Lập mục tiêu SMART
 Xác định các bước hành động có thể kiểm soát được
 Xác định các nguồn lực
 Tổ chức các bước thực hiện
 Dự kiến thời gian thực hiện và xác định thời hạn
 Xác định các mốc thực hiện
 Lập kế hoạch hành động
 Đưa vào lịch làm việc
 Thực hiện
 Đánh giá

20
 Các nguồn lực
 Thông tin / Kiến thức thực hành  Thời gian / Công sức

 Ý tưởng / Sáng kiến

 Nhân lực / Ủy quyền

 Hệ thống quản lý / theo dõi

 Kiến thức / Tài liệu
 Chính sách khuyến khích /
 Ngân sách / Tài chính
Khen thưởng & Hỗ trợ

21
Danh sách công việc cần làm

TO-DO LIST

 

 

 

 

 

22
Giải quyết vấn đề vs. Ra quyết định

 Giải quyết vấn đề là tổng hợp các hoạt động

để phân tích tình huống một cách hệ thống và
đưa ra các giải pháp, triển khai giải pháp và
đánh giá chúng.

 Ra quyết định là một kỹ thuật để đưa ra các

lựa chọn ở các bước khác nhau trong quy trình
giải quyết vấn đề.
Giao việc & đánh giá nhân
viên

Kết quả
=
Khả năng làm việc* Mức độ cam kết thực hiện
Lãnh đạo nhân viên

HIGH

Delegate
Commitment to Job

Participate

Sell
Tell
Level of Skill
LOW HIGH
Hoạch định và phân công
công việc

26
Thủ thuật lập kế hoạch
1. Thu thập ý kiến một cách nhanh nhất. Cổ vũ tất cả
những người tham gia. Nhấn mạnh số lượng nhiều
hơn chất lượng. Đưa nhận xét tán thưởng
2. Tập hợp thành nhóm các ý kiến, sau đó mới nhóm
lại một cách logic
3. Quay lại với danh sách các ý kiến vừa thu thập và
hỏi “Tôi còn quên gì không nhỉ?”
4. Đánh giá, ước lượng thời gian vừa đủ cho mỗi bước.
Cố gắng sát thực tế.
5. Xếp lại các ý kiến theo thứ tự ưu tiên
27
Thủ thuật lập kế hoạch
6. Lập các mốc thời gian để kiểm tra và theo dõi
7. Sử dụng các tấm lịch lớn, đánh dấu thời gian bạn
quan tâm (kiểm tra, xem xét lại … )
8. Tránh sự xáo trộn trong quản lý – nguyên nhân làm
hỏng việc đoán thấy trước tình hình và lên kế
hoạch cho tương lai
9. Nhớ 5Ps của việc lên kế hoạch

PRIPOR PLANNING PREVENTS POOR

PERFORMANCE

28
Kỹ thuật khối lượng công việc

Các kỹ thuật này được sử dụng như biện pháp hỗ trợ trong
việc lập kế hoạch và tổ chức môi trường làm việc của nhà
quản lý trong giai đoạn sắp xếp lịch trình công tác.

Gantt Chart (Sơ đồ Gantt)

–Biểu diễn những công việc được thực hiện trong một
khỏang thời gian.
–Được thiết lập để phục vụ cho cả hai mục đích lập kế
hoạch và giám sát

29
Phương pháp làm việc có hệ thống

5 bước thực hiện một công việc hoặc một dự án:

1. Thông tin
2. Phải làm gì?
3. Kết quả phải đạt được?
4. Lên kế hoạch
5. Hành động
6. Xem xét lại/ điều chỉnh

30
 Phân công công việc
Phân công công việc
–là trao quyền cho nhân viên thực hiện một trách nhiệm của người lãnh
đạo.
Quyền hạn và trách nhiệm có thể phân công
–

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo vẫn thuộc về người quản lý.
–

Việc chịu trách nhiệm

–hoàn tất công việc một cách an toàn, chính xác trong phạm vi ngân sách
và thời gian cho phép
–Khi phân công, người quản lý vẫn phải chịu những trách nhiệm này, nếu
không anh ta sẽ bị chỉ trích bởi sự trốn tránh trách nhiệm.

31
Phân công công việc

Sự quan trọng của

phân công công việc:

giúp cho người quản lý

có thể tạm rời những
việc có tính ưu tiên thấp
hơn để tập trung vào
những công việc quản lý.
32
Phân công công việc
Nếu phân công đúng:
Cung cấp kinh nghiệm về công việc để có người trợ giúp
hoặc làm thay
Nâng cao chất lượng công việc, ở đó các nhân viên đang
mong muốn mở rộng giới hạn nhiệm vụ
Làm cho nhân viên cảm thấy rõ giá trị của mình bằng việc
bạn đã nhận ra tài năng tiềm tàng đang ẩn giấu trong họ
Khích lệ nhân viên qua việc nhận ra giá trị của họ và qua
sự thăng tiến không chính thức

33
Phân công công việc
Nguyên nhân thường gặp khi các nhà quản lý
không thực hiện phân công công việc:
Sợ nhân viên làm hỏng


Thiếu sự tự tin trong việc trao trách nhiệm cho người khác


Nghĩ rằng khả năng nhân viên thấp



Giải thích và huấn luyện nhân viên thì mất thời gian hơn cả thời
gian hoàn thành công việc đó
Nghĩ rằng nhân viên sẽ lười biếng không làm việc đó


Tin tưởng rằng chỉ có họ là hoàn thành tốt công việc



34
 Trách nhiệm giải trình
=
Đảm bảo + Theo dõi + Kiểm soát chất lượng

35
6 bước để ủy thác

36
Những cấp độ ủy thác
1. Lấy thông tin và báo cáo cho tôi, tôi sẽ quyết định

2. Phân tích tình hình và đề nghị giải pháp

3. Xác định vấn đề, cho biết bạn phải làm gì khi tôi có vài
phản biện

4. Cho tôi biết qua về kế họach hành động

5. Giải quyết vấn đề và cho tôi biết kết quả

6. Tôi giao nó cho bạn, tôi không cần phải biết

37
Hợp đồng ủy thác

• Mô tả công việc

• Ai sẽ ủy thác

• Mức độ ủy thác

• Khung thời gian

• Xem xét kết quả

• Ký tên

38
Sau khi đã ủy thác
• Đừng lấy nó lại
• Thông báo cho những người có
liên quan
• Chuyển thông tin cần thiết và
cập nhật
• Kiểm tra
• Tin tưởng & cho phép có lỗi
• Hổ trợ & khuyến khích
• Đề nghị giúp đỡ (nếu muốn)

39
Quản lý kết quả công việc KPI
 Hoạch định & Thiết lập mục tiêu

 Ủy thác & Khuyến khích

 Theo dõi & Hỗ trợ

 Đánh giá & Khen thưởng

40
 Đánh giá kết quả công việc- KPI
Chất lượng
công việc

Chi phí Thời gian

 Dẫn dắt và phát triển nhân viên

Dẫn dắt và
phản hồi

Thiết lập mục Đánh giá

tiêu Quản lý thành tích là
một quá trình liên tục thành tích

Nhận biết nhu

cầu học tập
CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!