TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

LOGO
University of Finance and Marketing

BÀI GIẢNG MÔN

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Giảng viên: Hoàng Văn Trung

Email: quangtrung.hoang@gmail.com
Năm biên soạn: 2020
 CHƢƠNG 2. HOẠCH ĐỊNH – TỔ CHỨC –LOGO
LÃNH ĐẠO - KIỂM TRA TRONG QTHCVP

2.1. Hoạch định

2.1.1. Khái niệm
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là
việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành
thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Trong
đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện
pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và
trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

2.1.2. Nội dung hoạch định LOGO

- Xây dựng c.tr công tác thường kỳ của cơ quan.

- Xây dựng c.tr công tác thường kỳ của V.P
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội
của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo
cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ
quan hoạt động. v.v...

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

2.1.3. Tác dụng hoạch định LOGO

 Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò

mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng.
 Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ
động, giảm tính bị động trong công tác của cơ
quan.
 Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và
có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn
phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối
hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực
hiện công tác Văn phòng.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

2.1.4. Phân loại hoạch định trong HC văn phòng
LOGO
định
2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
Chƣơng trình công tác năm
Nội dung của kế hoạch năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp
bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và
đánh giá công việc cuối năm).

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Thứ
tự Lƣu đồ Trách nhiệm

Đăng ký công tác Chuyên viên

1 năm của

CTCT năm Đăng ký của

Phiếu đăng ký Nghị quyết Trưởng các đơn vị
2 của các tổ
chương trình của đảng ủy, (trước 12/12)
chức cấp
văn phòng
trên
Chánh VP/Phòng
Dự thảo c. trình
HCTC (trước
3 công tác năm 15/12)

Lãnh Chương trình

công tác năm Lãnh đạo
4 đạo
(trước 22/12)
16/03/2021

Hoàng Văn Trung

 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Mô tả:
Hàng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế
hoạch công tác năm kế tiếp của cán bộ nhân viên,
trưởng các đơn vị/phòng ban tổng hợp thành kế
hoạch công tác chung của đơn vị/phòng ban và gửi kế
hoạch đó cho văn phòng trước ngày 12/12 hàng năm
để đăng ký chương trình công tác năm sau.
VP căn cứ chương trình công tác năm của cấp trên
(nếu có) và đăng ký chương trình công tác năm của
các đơn vị xây dựng dự thảo Chương trình công tác
năm của cơ quan, tổ chức; gửi các trưởng các đơn vị
tham gia góp ý trước 15/12; sau đó tổng hợp trình
lãnh đạo phê duyệt ban hành trước ngày 22/12.
16/03/2021 Hoàng Văn Trung
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Chƣơng trình công tác quý

Những đề án, công việc ghi trong chương trình
công tác quý phải xác định rõ nội dung chính, đơn
vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, địa
chỉ trình (cấp có thẩm quyền) để quyết định và
thời hạn trình.
Chương trình công tác quý I được thể hiện trong
báo cáo và chương trình công tác năm. Chương
trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo
và chương trình công tác 6 tháng.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Chƣơng trình công tác tháng

Nội dung của chương trình:
Các công việc quan trọng trong tháng
Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc,
thời gian thực hiện, người thực hiện.
Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng
phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau)

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

TT
Lƣu đồ Trách nhiệm

Dự thảo Đăng ký của

Đăng ký c.trinh C.Trình công tác Trưởng các
C.Trình kế
1 CT tháng của đơn tháng trước, ý đơn vị (trước
hoạch hàng
vị kiến chỉ đạo 20 hàng
thángtrên tháng)

VP/Phòng
HCTC (ngày
2 Dự thảo chương
22 hàng
trình kế hoạch tháng)
tháng của cơ quan,
tổ chức
Lãnh đạo
3 Chương trình (ngày 25 hàng
Lãnh
tháng)
đạo công tác tháng
16/03/2021
16/03/2021 Hoàng Văn Trung
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Chƣơng trình công tác tuần/lịch công tác tuần

Nội dung của chương trình:
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc,
thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu
kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải
làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

TT
Lƣu đồ Trách nhiệm

C.Trình công Đăng ký c.trinh Chương trình Đăng ký của

tác tuần của cấp CT tuần của đơn công tác Trưởng các
1 đơn vị (trước
trên vị tháng, ý kiến
chỉ đạo 16h30 thứ 5)

VP/Phòng
HCTC (ngày
2 Dự thảo 10h ngày thứ
Chương trình 6)
công tác tuần
của tổ chức

3 Lãnh đạo
Lãnh Chương
đạo trình công tác
16/03/2021
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Chƣơng trình/kế hoạch công tác của đơn vị

- Căn cứ chương trình công tác tuần của tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn
vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
đơn vị và tổ chức thực hiện.
- Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến
từng cá nhân mỗi thành viên của đơn vị; đồng thời
thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm
tiến độ trình lãnh đạo cấp trên xem x t theo chương
trình công tác của tổ chức.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

2.1.4.2. Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch HCVPLOGO

- Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự.

- KH tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội.
- KH tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua.
- KH xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, cơ sở vật chất.
- KH mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
- Kế hoạch tài chính.
- KH đảm bảo an ninh, an toàn, phong cháy chữa cháy.
- KH chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
- KH chăm lo đời sống cho người lao động…

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.1. Khái niệm

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu
hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một
tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của
tổ chức.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc

Xác định chức năng của tổ chức
 Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức
 Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực
hoạt động
 Xác định các cơ cấu của tổ chức
 Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu
 Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng

 Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng
 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi
hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng.
 Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng
 Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.3. Chức năng lãnh đạo trong văn phòng LOGO

Khái niệm
Lãnh đạo là các hoạt động chỉ huy hay tác động
đến người khác để đạt được mục tiêu do tổ chức đề
ra, muốn vậy nhà quản trị phái đi trước, thấy trước
vấn đề phải giải quyết theo hướng nào và cần có
phong cách lãnh đạo phù hợp, có hiệu quả.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.3. Chức năng lãnh đạo trong văn phòng LOGO

Chức năng này gồm nhiều công việc cụ thể như:

 Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện đúng nhiệm vụ, thời
gian và trách nhiệm đã xác định trong chương
trình, kế hoạch công tác chung đã được lãnh đạo
phê duyệt.
 Cập nhật các yêu cầu mới từ cấp trên và nhanh
chóng thông báo tới các đơn vị, cá nhân liên quan
và tổ chức triển khai thực hiện các yêu cầu đó một
cách nhanh chóng và đạt kết quả cao.
 Ra các quyết định nhằm xử lý các công việc phát
sinh liên quan tới việc giải quyết nhiệm vụ của văn
phòng và các vấn đề trong nội bộ của văn phòng

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.3. Chức năng lãnh đạo trong văn phòng LOGO

Các phƣơng pháp lãnh đạo trong văn phòng

Phương pháp hành chính
Phương pháp kinh tế
Phương pháp giáo dục
Sự kết hơp của các phương pháp.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.4. Kiểm tra LOGO

2.4.1. Khái niệm

Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt
động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng
Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định
kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu
đã đề ra.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 2.4. Kiểm tra LOGO

2.4.2. Tác dụng của kiểm tra trong quản trị

văn phòng
Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với
hoạch định
Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh
hướng mục tiêu đã định Bảo đảm cho các nguồn lực của
tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.Phát hiện kịp
thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro
có thể xảy ra

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 BÀI TẬP THẢO LUẬN LOGO

Anh/ chị hãy xây dựng chƣơng trình công tác tuần
của cơ quan đơn vị mà anh chị biết.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 BÀI TẬP THẢO LUẬN LOGO

Trên cơ sở các nhiệm vụ của văn phòng anh chị lập

kế hoạch kiểm tra hoạt động văn phòng

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 BÀI TẬP THẢO LUẬN LOGO

Anh /chị hãy xác định sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn

phòng trên cơ sơ mô hình tập trung và phân tán.

16/03/2021 Hoàng Văn Trung

 BÀI TẬP THẢO LUẬN LOGO

Sở Công thương tỉnh/ thành phố X , dự kiến tổ chức chương trình

xúc tiến thương mại nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp
trong tỉnh / thành phố có cơ hội giới thiệu sản phẩm, quảng bá
thương hiệu. Được biết :
 Về nội dung, Sở sẽ mời chuyên gia kinh tế trao đổi về các quy
định xúc tiến thương mại gồm: Quảng cáo, Khuyến mãi , Triển
lãm, Tổ chức Hội chợ, …
 Đối tượng tham dự : Các doanh nghiệp trên địa bàn do Sở
quản lý
 Thời gian và địa điểm: dự kiến 1buổi tại Hội trường B2 lúc 8g
đến 12g vào ngày… tháng … năm ….
 Kinh phí: Bồi dưỡng chuyên gia. Tiệc trà cho 120 thành viên.
Tài liệu được cấp phát miễn phí.
Viết KH tổ chức hội thảo cho sở công thương.
16/03/2021 Hoàng Văn Trung