BÀI GIẢNG CHƯƠNG 2.

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC - NHÂN SỰ

VĂN PHÒNG
VÀ KIỂM TRA TRONG QTHCVP

CHƯƠNG 2
HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC - NHÂN SỰ VÀ
KIỂM TRA TRONG QTHCVP

27/09/2022

1 2

Mục tiêu chương NỘI DUNG CHƯƠNG 2

1) Phân tích được nội dung các chức năng quản trị 2.1 Hoạch định
hành chính văn phòng. 2.2. Tổ chức
2) Triển khai các hoạt động quản trị hành chính văn 2.3. Quản trị nhân lực trong văn phòng
phòng như: Xây dựng và thực hiện các kế hoạch, 2.4. Kiểm tra
chương trình công tác của đơn vị. 2.5. Những công cụ kiểm tra
2.6. Các phương pháp kiểm soát công việc HCVP

27/09/2022

3 4

1
 2.1.HOẠCH
2.1. Hoạch định
ĐỊNH 2.1. Hoạch định
2.1.HOẠCH ĐỊNH

2.1.2. Nội dung hoạch định

2.1.1. Khái niệm
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là việc
xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện
các nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục
tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời
gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân
liên quan.
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của VP
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan
và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ
quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt
động. v.v...

27/09/2022 27/09/2022

5 6

2.1.HOẠCH
2.1. Hoạch định
ĐỊNH 2.1.HOẠCH
2.1. Hoạch định
ĐỊNH

2.1.3. Tác dụng hoạch định

2.1.4. Phân loại hoạch định trong HC VP
• Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở ✓ Phân loại theo theo thời gian
đường của hoạt động quản trị Văn phòng.
• Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, ✓ Phân loại theo nhiệm vụ cụ thể
giảm tính bị động trong công tác của cơ quan.
• Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có
trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong
thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị
và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng.

27/09/2022 27/09/2022

7 8

2
 2.1. Hoạch định 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
Thứ
Lưu đồ Trách nhiệm
2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian tự
Đăng ký công tác Chuyên viên
1
❖ Chương trình công tác năm năm của đơn vị

▪ Nội dung của chương trình công tác năm: CTCT năm Đăng ký của
Phiếu đăng ký Nghị quyết Trưởng các đơn vị
- Nội dung các mục tiêu công việc. 2 của các tổ
chương trình của đảng ủy, (trước 12/12)
chức cấp
- Thời gian thực hiện. văn phòng
trên
- Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận Dự thảo c. trình
Chánh VP/Phòng
HCTC (trước
có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công 3 công tác năm 15/12)
việc cuối năm).
Lãnh Chương trình
công tác năm Lãnh đạo
4 đạo
(trước 22/12)
27/09/2022 27/09/2022

9 10

2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian

Mô tả: ❖ Chương trình công tác quý

Hàng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch
công tác năm kế tiếp của cán bộ nhân viên, trưởng các đơn
vị/phòng ban tổng hợp thành kế hoạch công tác chung của đơn
vị/phòng ban và gửi kế hoạch đó cho văn phòng trước ngày
12/12 hàng năm để đăng ký chương trình công tác năm sau.
VP căn cứ chương trình công tác năm của cấp trên (nếu có) và
đăng ký chương trình công tác năm của các đơn vị xây dựng
dự thảo Chương trình công tác năm của cơ quan, tổ chức; gửi
các trưởng các đơn vị tham gia góp ý trước 15/12; sau đó tổng
hợp trình lãnh đạo phê duyệt ban hành trước ngày 22/12.
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác
quý phải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn
vị phối hợp, người phụ trách, địa chỉ trình (cấp có thẩm
quyền) để quyết định và thời hạn trình.
Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo
và chương trình công tác năm. Chương trình công tác
quý II được thể hiện trong báo cáo và chương trình công
tác 6 tháng.

27/09/2022 27/09/2022

11 12

3
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
TT
❖ Chương trình công tác tháng Lưu đồ Trách nhiệm

▪ Nội dung của chương trình: Dự thảo

Đăng ký c.trinh
Đăng ký của
C.Trình kế C.Trình công tác Trưởng các
- Các công việc quan trọng trong tháng 1 CT tháng của đơn tháng trước, ý đơn vị (trước
hoạch hàng
vị kiến chỉ đạo 20 hàng
thángtrên
- Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian tháng)

thực hiện, người thực hiện. VP/Phòng

HCTC (ngày
Dự thảo chương
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm 2
trình kế hoạch
22 hàng
tháng)
trong tháng hoặc làm trong tháng sau) tháng của cơ quan,
tổ chức

Lãnh đạo
3 Lãnh Chương trình (ngày 25 hàng
tháng)
đạo công tác tháng
27/09/2022 27/09/2022
27/09/2022

13 14

2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
TT
Lưu đồ Trách nhiệm
❖ Chương trình công tác tuần/lịch công tác tuần
C.Trình công Đăng ký c.trinh Chương trình Đăng ký của
▪ Nội dung của chương trình: công tác Trưởng các
1 tác tuần của cấp CT tuần của đơn
tháng, ý kiến đơn vị (trước
- Các công việc quan trọng trong tuần trên vị 16h30 thứ 5)
chỉ đạo
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc,
VP/Phòng
thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu HCTC (ngày
2 Dự thảo 10h ngày thứ
kết quả). Chương trình 6)
công tác tuần
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải của tổ chức
làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)
3 Lãnh đạo
Lãnh Chương
đạo trình công tác
27/09/2022 27/09/2022

15 16

4
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
Chương trình/kế hoạch công tác của đơn vị
- Căn cứ chương trình công tác tuần của tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn
vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
đơn vị và tổ chức thực hiện.
- Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến
từng cá nhân mỗi thành viên của đơn vị; đồng thời
thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm
tiến độ trình lãnh đạo cấp trên xem xét theo chương
trình công tác của tổ chức.
27/09/2022
17
2.2. Tổ chức
2.2.1. Khái niệm
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu
hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một
tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của
tổ chức.
27/09/2022
19
19
2.1.4.2. Phân loại theo nhiệm vụ cụ thể,
kế hoạch HCVP
- Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự.
- KH tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội.
- KH tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ,
thi đua.
- KH xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, cơ sở vật
chất.
- KH mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
- Kế hoạch tài chính.
- KH đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa
cháy.
- KH chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
27/09/2022
- KH chăm lo đời sống cho người lao động…
18
2.2. Tổ chức
2.2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc
▪ Xác định chức năng của tổ chức
▪ Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức
▪ Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực
hoạt động
▪ Xác định các cơ cấu của tổ chức
▪ Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu
▪ Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu.
27/09/2022
20
5
 2.2. Tổ chức 2.2. Tổ chức

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

2.2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng
• Tập trung vào một địa bàn
• Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng Mọi hoạt động đều phải tập trung vào một địa điểm duy
• Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt nhất dưới quyền của nhà quản trị hành chính
động của đơn vị làm công tác Văn phòng.
Nhà QTHC
• Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng
• Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng

Mọi công việc hành chính cho các bộ phận

A,B,C…

27/09/2022 27/09/2022
21 22

21 22

2.2. Tổ chức 2.2. Tổ chức

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng
• Tập trung theo chức năng
• Tập trung vào một địa bàn Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ
Ưu điểm phận chuyên môn nhưng phải dưới quyền phối hợp, giám
- Dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra sát của nhà quản trị hành chính
- Dễ sử dụng trang thiết bị, cải tiến thủ tục công việc Nhà QTHC
Nhược điểm
- Khó chuyên môn hoá
Bộ phận A Bộ phận B Bộ phận C
27/09/2022
23

23 24

6
 2.2. Tổ chức 2.3. Quản trị nhân lực trong văn phòng

2.3.1 Khái niệm

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng Quản trị nhân lực trong quản trị hành chính Văn phòng là
• Tập trung theo chức năng hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động
thuộc Văn phòng cơ quan.
Ưu điểm
Phát triển nguồn nhân lực: là những hoạt động nhằm hỗ
- Thu hút nhiều chuyên viên trợ, giúp cho các thành viên, các bộ phận và toàn bộ, cơ
Nhược điểm quan, tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Đãi ngộ vật chất và phi vật chất: Đãi ngộ vật chất đem lại
- Nếu không thực hiện tốt dễ vi phạm chế độ một thủ
cho nhân viên những phần thưởng tương ứng, thích hợp
trưởng
và những đóng góp của họ vào quá trình thực hiện mục
tiêu của tổ chức..
27/09/2022 27/09/2022
25 26

25 26

2.3. Quản trị nhân lực trong văn phòng 2.4. Kiểm tra

2.3.2 Nội dung quản trị nhân lực trong văn phòng 2.4.1. Khái niệm
•Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có
hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng
•Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn
vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.
biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.
•Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh
giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
•Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có
nhằm nâng cao khảnăng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ
mới của Văn phòng
27/09/2022 27/09/2022
28

27 28

7
 2.4. Kiểm tra 2.4. Kiểm tra

2.4.2. Tác dụng của kiểm tra trong QTHCVP 2.4.3. Tiến trình kiểm tra
✓ Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị ▪ Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn
✓ Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch - Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả
định - Tiêu chuẩn định tính, định lượng
✓ Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh ▪ Bước 2: Đo lường công việc
hướng mục tiêu đã định - Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hành đo lường
✓ Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp kết quả công việc
lý và hữu ích.
▪ Bước 3: Điều chỉnh sai lệch
✓ Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất
- Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gở các
những rủi ro có thể xảy ra chức năng khác của nhà quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo)
27/09/2022

27/09/2022
29 30

29 30

2.4. Kiểm tra 2.5. Những công cụ kiểm tra

2.4.4. Nội dung kiểm tra

• Các sơ đồ mạng lưới GANNT, PERT, những biểu đồ điều
• Kiểm soát chất lượng xử lý thông tin
hòa, các biểu đồ chu trình vv... cho phép người lãnh đạo
• Kiểm soát tài chính văn phòng thường xuyên nhìn bao quát được diễn biến của các quá
trình quản lý nhất định, công tác thực hiện của từng người,
• Kiểm tra sự chuyên cần của nhân viên từng nhóm người
• Kiểm tra kế hoạch thường xuyên qua sổ tay công tác cá nhân
• Kiểm tra công việc làm của nhân viên
để biết và tình hình thực hiện kế hoạch của từng người
• Lịch thời hạn trong đó ghi chú tất cả những thời hạn quan
trọng đối với công tác cá nhân của từng người

27/09/2022 27/09/2022
31 32

31 32

8
 2.6.Các phương pháp kiểm soát công việc HCVP 2.6.Các phương pháp kiểm soát công việc HCVP

2.6.1 Lên lịch công tác văn phòng 2.6.2 Phương pháp kiểm tra yểm trợ
(1) Phương pháp kiểm tra:
Dự báo được công việc sắp tới ✓ Gặp gỡ nhân viên và trao đổi về công việc đối với họ
Lên lịch công việc ngắn hạn ✓ Giúp họ lên kế hoạch cải tiến công việc;
✓ Theo sát chỉ ra chỗ tiến bộ, chỗ cần phải phấn đấu;
✓ Không dùng chung một công thức mà phải thích nghi
phương pháp với từng người.
✓ Tự mình phải có kế hoạch kiểm soát phù hợp

27/09/2022 27/09/2022
33 34

33 34

2.6.Các phương pháp kiểm soát công việc HCVP THẢO LUẬN

2.6.2 Phương pháp kiểm tra yểm trợ

(2) Tổ chức nghiên cứu về các công việc văn phòng
✓ Tìm ra được các thao tác, cách thức làm việc hiệu quả hơn;
✓ Tìm cách đơn giản hóa công việc văn phòng;
✓ Hạn chế được các sai sót thường xảy ra;
✓ Tìm kiếm các sáng tạo mới đối với công việc văn phòng;
✓ Giảm chi phí hoạt động văn phòng
Anh/ chị hãy xây dựng chương trình công tác tuần
của cơ quan đơn vị mà anh chị biết.
Trên cơ sở các nhiệm vụ của văn phòng anh chị lập kế
hoạch kiểm tra hoạt động văn phòng
Anh /chị hãy xác định sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn
phòng trên cơ sơ mô hình tập trung và phân tán.

27/09/2022 27/09/2022
35 36

35 36

9
 BÀI TẬP BÀI TẬP

Sở Công thương tỉnh/ thành phố X , dự kiến tổ chức chương trình
xúc tiến thương mại nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong
tỉnh / thành phố có cơ hội giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương
hiệu. Được biết :
•Về nội dung, Sở sẽ mời chuyên gia kinh tế trao đổi về các quy định
xúc tiến thương mại gồm: Quảng cáo, Khuyến mãi , Triển lãm, Tổ
chức Hội chợ, …
•Đối tượng tham dự : Các doanh nghiệp trên địa bàn do Sở quản lý
•Thời gian và địa điểm: dự kiến 1buổi tại Hội trường B2 lúc 8g đến
12g vào ngày… tháng … năm ….
•Kinh phí: Bồi dưỡng chuyên gia. Tiệc trà cho 120 thành viên. Tài
liệu được cấp phát miễn phí.
Bạn hãy xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình trên
37
Trong khuôn khổ hợp tác giữa Trường Đại học Kỹ thuật ABC và Công ty
cổ phần XYZ, Công ty sẽ tiếp nhận sinh viên tham quan tìm hiểu về
doanh nghiệp trong tháng 12/2021.
• Nội dung: Tìm hiểu hệ thống sản xuất của công ty
• Đối tượng tham dự: 20 sinh viên của trường Đại học, Đại diện phòng
Hành chính nhân sự, Đại diện Phân xưởng sản xuất, Đại diện phụ
trách nhóm sinh viên.
• Thời gian và địa điểm: Dự kiến trong 01 ngày, buổi sáng giới thiệu
về công ty, công tác bảo hộ an toàn lao động … tại Phòng họp công
ty, buổi chiều giới thiệu dây chuyền sản xuất tại Phân xưởng.
• Kinh phí: Quà lưu niệm, tài liệu giới thiệu công ty, bánh kẹo giữa
giờ, bồi dưỡng báo cáo viên.
Bạn hãy xây dựng kế hoạch tổ chức hướng dẫn sinh viên tham quan
doanh nghiệp của công ty XYZ 38

37 38

BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG

XIN CÁM ƠN

39

10