Lập kế hoạch dự án

 Giới thiệu chung về kế hoạch thực

hiện dự án
 Công cụ lập kế hoạch thực hiện
dự án (Chia nhỏ công việc, Biểu
đồ Gantt)
 Bài tập nhóm ứng dụng

1
 Kế hoạch là gì?

Một hệ thống văn bản thể hiện

mục tiêu, sản phẩm của dự án,
các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong
từng giai đoạn của kỳ kế hoạch,
phưương án sử dụng các nguồn
lực để đảm bảo thực hiện đưược
các mục tiêu, đáp ứng đầy đủ
những ràng buộc của dự án

2
Tại sao phải lập kế hoạch dự án

 Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân lực cho dự án;

 Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho
từng công việc dự án
 Kế hoạch dự án là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối
nguồn lực và quản lý tiến độ các công việc của dự án.
 Lập KH chính xác có tác dụng làm giảm thiểu rủi ro, tránh
được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực của dự án
 Là căn cứ để thiết lập các hình thức kiểm tra, giám sát và
đánh giá tiến trình thực hiện dự ám về các mặt: thời gian,
chi phí, chất lượng,…

3
 Hậu quả của
việc lập kế hoạch kém

 Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời
gian cho từng công việc, ...);
 Thiếu căn cứ để kiểm tra, giám sát;
 Khó chỉ đạo điều hành
 Không huy động đưược các nguồn lực cho dự án, nhất là nguồn lực tài
chính;
 Không đảm bảo các ràng buộc về tiến độ, ngân sách và chất luợng kỹ thuật;
 Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị có liên quan

 Không thực hiện đưược mục tiêu, hoặc đạt ở mức thấp
4
 Khi nào lập kế hoạch dự án

KH toàn bộ dự án: Lập ngay sau khi

dự án bắt đầu khởi động;
KH năm: Lập KH năm thứ nhất cùng
với kế họach toàn bộ dự án. Lập KH
của các năm sau lập trưước 15 - 30
ngày khi bưước sang năm sau
KH quý: Lập KH quý 1 của năm 1
cùng với KH dự án và KH năm thứ
nhất. Lập KH các quý sau trước 15 -
30 ngày khi bưươc sang quý sau
5
Phương pháp chung lập kế hoạch

Nghiên cứu
nhu cầu

Nghiên cứu khả Cân đối

Quyết
năng đáp ứng nhu cầu
định
nhu cầu với khả
kế
năng
hoạch
đáp ứng
Đánh giá
môi trưường
6
 Các bước lập kế hoạch dự án

 Bước 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;

 Bước 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án thành các
mục tiêu trung hạn
 Bước 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thành các mục tiêu
tác nghiệp (đầu ra cụ thể)
 Bước 4: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được các
đầu ra cụ thể
 Bước 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực và việc kết
hợp/huy động các đầu vào để thực hiện các họat động
 Bước 6: Lên lịch trỡnh thực hiện các họat động và phân
công trách nhiệm thực hiện và giám sát; 7
 CĂN cứ để lập kế hoạch dự án

 Văn kiện dự án.

 Môi trường (văn hoá của
Việt nam...)

 Chính sách, luật pháp của  Khả năng về các nguồn lực.
nước cộng hoà XHCN Việt
nam
 Các định mức kinh tế- kỹ
thuật có liên quan tới dự án
 Những quy định của chính
phủ nưước tài trợ  Các dự báo/ dự đoán

 v.v.
8
 CÁC nội dung cần thể hiện

 Mục tiêu của dự án

 Thời gian và tiến độ
 Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý
 Kế hoạch phân phói nguồn lực
 Dự toán kinh phí
 Những khó khăn tiềm tàng
 …

9
 Mẫu Kế hoạch công tác
Lập kế ho ạch tổ chứ c kho á đào tạo QLDA tại Ng hệ an

Ngư ờ i phụ Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7

trách T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4

1.1. Chuẩn bị bài g iảng Đ/c Chan

1.1.1. CB chư ơ ng trình
1.1.2. Làm việc vớ i giáo viên
1.1.3. Chuẩn bị bài giảng
1.2. Chuẩn bị họ c viên Đ/c Hư ơ ng
1.2.1. Thống nhất lịch
1.2.2. Thông báo mờ i học viên
1.2.3. Lên danh s ách học viên
1.3. Chuẩn bị T/c, vật chất Đ/c Lan
1.3.1. Lập KH tài chính
1.3.2. Chuẩn bị v/c
1.3.3. Thanh quyết toán
1.4. Tổ chứ c lớ p họ c Đ/c Chan
1.4.1. Khai mạc khoá học
1.4.2. Giảng phần 1
1.4.2. Giảng phần 2
1.4.3. Giảng phần 3
10
2. Lập dự toán chi tiêu cho dự án

 Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể hiện

giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vào cần thiết
để thực hiện các hoạt động của dự án trong kỳ
kế hoạch
n
 B=  Bi
i 1

 Dự toán chi tiêu cần lập gồm:

 Dự toán chi tiêu cho toàn bộ dự án;
 Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;
 Dự toán chi tiêu cho từng năm của dự án;
 Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án.
11
 Mẫu lập Kế hoạch chi tiêu dự án (1)
Khoản mục chi tiêu Quý I Quý II Quý III Cộng chi
SL Đơn gía Thành tiền SL Đơn gía Thành tiền SL Đơn gía Thành tiền

1. Chi cho Hoạt động 1

1.1. Chi VPP 10 30000 300000 10 30000 300000 600000

1.2. Chi Họp 20 50000 1000000 20 50000 1000000 2000000
1.3. Chi… 0 0
0 0
2. Chi cho Hoạt động 2 0 0
0 0
2.1. Chi phí làm hộ chiếu 5 700000 3500000 3500000
2.2. Chi phí tiêu vặt 5 15000000 75000000 75000000
2.3. Chi tiền ở 5 5000000 25000000 25000000
2.4. ….. 0 0
0 0
3. Chi cho Hoạt động 3 0 0
0 0
3.1. ... 0 500 150000 75000000 75000000
3.2…. 0 200 100000 20000000 20000000
0
Cộng chi 104800000 95000000 1300000 201100000
 Mẫu lập Kế hoạch tài chính (2)

Kính phí
Số Định
Khoản chi Ghi
lượng mức Trong đó
Tổng chú
số Nhà
tài Khác
trợ
Công cụ sử dụng trong lập kế hoạch và
Quản Lý dự án

 Kỹ thuật phân chia dự án

thành các công việc nhỏ -
Sơ đồ khối WBS

 Biểu đồ Gantt.

14
Kĩ THUậT PHâN CHIA Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE).

 Thực chất:

Là công cụ dùng để chia nhỏ nội dung

công tác của dự án ra thành các đơn vị
công tác nhỏ hơn để phân công cho một
trong các đơn vị tham gia thực hiện.

15
Nguyên tắc phân chia Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC nhỏ

 Việc phân chia phải phản ánh rõ

cách thức dự án sẽ đưược thực hiện
nhưư thế nào.
 đảm bảo tính độc lập tương đối của
các đơn vị công tác nhỏ hơn đưược
chia.
 Hỡnh thành các cấp độ khác nhau
tương xứng với nhau.
 Cấp độ phân chia phải hợp lý
(không quá tỉ mẩn/ không quá khái
quát).
16
 Các bưƯớc tiến hành phÂN CHIA Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ

Bước 1: Chia dự án thành các đơn vị công tác cấp 1:

Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA thành:
1.1. Chuẩn bị bài giảng; 1. 3. Chuẩn bị t/c, vật chất;
1.2. Chuẩn bị học viên; 1.4. Tổ chức khoá học;
T/c kho¸ häc

ChuÈn bÞ
ChuÈn bÞ ChuÈn bÞ Tæ chøc
t/c vµ
bµi gi¶ng häc viªn kho¸ häc
vËt chÊt
17
 C¸c b­Ưíc ph¢N CHIA Dù ¸N
THµNH C¸C C«NG VIÖC NHá

B­íc 2: Chia các công việc cấp 1 thành các đơn vị công tác
cấp 2, chẳng hạn:

18
 CÁC BƯƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN
THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

Bước 3: Chia các công việc cấp 2 thành các đơn vị công tác
cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành các công việc nhỏ:
1.4.3. Giảng
1.4.3.1. Giảng phần 1
1.4.3.2. Giảng phần 2
1.4.3.3. Giảng phần 3
Bước 4: Tiếp tục cho đến khi có đưược tập hợp các công việc
thích hợp cho toàn bộ dự án (hoặc công việc).

19
 TÁC DỤNG CỦA KỸ THUẬT PHÂN CHIA
DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

n Cho ta thấy một cách khái quát các
công việc phải thực hiện để hoàn thành
dự án và mối quan hệ giữa các cấp, đơn
vị, công việc
n Là căn cứ cho việc lập các kế hoạch
khác một cách sát thực hơn;
n Là cơ sở cho việc phân công trách
nhiệm, kiểm soát và đánh giá quá
trỡnh thực hiện;
n Tạo điều kiện cho việc tổ chức công
tác quản lý dự án một cách khoa học;
n Uơc tính nhanh chi phí dự án và chi
phí bộ phận

20
 BIỂU ĐỒ GANTT

 Thực chất:

Biểu đồ GANTT là một bảng (sơ đồ)

thể hiện các công việc của một dự án
sẽ theo thời gian.

Có thể kết hợp trỡnh bày thời gian

bắt đầu, kết thúc cho từng công việc,
người tham gia, nguồn lực cơ bản
được sử dụng, ... trong biểu đồ Gantt
21
 CÁC BƯƯỚC XÂY DỰNG
BIỂU ĐỒ GANTT

 Bước 1: Liệt kê các công việc (các hoạt động) của dự án

(căn cứ vào WBS)
 Bước 2: Dự kiến độ dài thời gian, thời điểm bắt đầu, thời
gian kết thúc của dự án và của các hoạt động
 Bước 3: Dự kiến các nguồn lực cho việc thực hiện mỗi hoạt
động (nhân lực, vốn…)
 Bước 4: Thể hiện trên biểu đồ Gantt


22
 ứng dụng của Biểu đồ gantt

 Dễ xây dựng và dễ hiểu (không cần đào tạo nhiều)

 Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài từng công
việc, và người chịu trách nhiệm về công việc
 Giúp ngưười quản lý dự án có cái nhỡn tổng thể về dự án.
 Cho người quản lý dự án dễ dàng biết đưược nội dung
công tác trong từng giai đoạn (thời kỳ) thực hiện.
 Cho phép ngưười quản lý lập các kế hoạch giám sát và
điều hành.


23
 MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
LËp kÕho¹ ch tæchøc kho¸ ®µo t¹ o QLDA t¹ i NghÖan

Ng­ êi phô Th¸ ng 5 Th¸ ng 6 Th¸ ng 7

tr¸ ch T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4

1.1. ChuÈn bÞbµi gi¶ng § /c Chan

1.1.1. CB ch­ ¬ng tr×nh
1.1.2. Lµm viÖc ví i gi¸o viª n
1.1.3. ChuÈn bÞbµi gi¶ng
1.2. ChuÈn bÞhäc viª n § /c H­ ¬ng
1.2.1. Thèng nhÊt lÞch
1.2.2. Th«ng b¸o mêi häc viª n
1.2.3. Lª n danh s¸ ch häc viª n
1.3. ChuÈn bÞT/c, vËt chÊt § /c Lan
1.3.1. LËp KH tµi chÝnh
1.3.2. ChuÈn bÞv/c
1.3.3. Thanh quyÕt to¸ n
1.4. Tæchøc lí p häc § /c Chan
1.4.1. Khai m¹ c kho¸ häc
1.4.2. Gi¶ng phÇn 1
1.4.2. Gi¶ng phÇn 2
1.4.3. Gi¶ng phÇn 3
1.4.4. § ¸nh gi¸ , kÕt thóc k. häc

24
WBS-Example 2
WBS – Example 2
 WBS- Task List
WBS # Thành phẩm Công việc Ghi chú

10 Thiết lập 200 máy Kí hợp đồng Hợp tác với bên
tính để đào tạo người cho thuê PC hậu cần
tham dự tại khán
phòng vào buổi tối Sắp xếp để đi Một phần trong
trước ngày diễn ra hội giao PC hợp đồng
thảo. Phối hợp với
Kéo dây dẫn, ổ nhân viên
cẳm điện khách sạn
Phối hợp với
Chạy phần phòng IT
mềm
 Example – Making a nice cup of
Tea

Boiling water A spoon of drained

A clean cup Green tea (GT)
(đun sôi nước)
(một thìa trà khô)

Fill up the Kettle

Fill(đổ
up
Fill upthe
the Kettle
nước
Kettle
vào ấm)
Get a cup Get a spoon of GT

Turn on the Kettle

Turn on
Turn onthe
(bật
the Kettle
ấm)
Kettle Clean the cup Wash the GT

Pour thethe
Pour boiling water
boiling into
water
the clean Dry the
Dry the cup
cup
into cup Drain the GT
(đổ nước đã sôi
the clean cupvào
chén sạch)
Put the cup on Put the drained GT
the Table into the cup
Ma trận trách nhiệm
Resource 1 Resource 2 Resource 3 Resource 4

Activity 1

Activity 2

Activity 3

Activity 4

Legend: R=Responsible, A=Approve, I=Inform, S=Support/Assist

IV. Responsibility Matrix
Jerry Elaine George Cashier
Pour the boiling water R S
into
the clean cup
Put the cup on I R S
the Table

Put the drained GT R I I

into the cup

Legend: R=Responsible, A=Approve, I=Inform, S=Support/Assist

 BÀI TẬP TRÊN LỚP

 Vận dụng công cụ WBS và biểu đồ GANTT, xây dựng kế

hoạch công tác cho hoạt động sau đây:

 Đề số 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng bộ trị
giá 4 tỷ đồng. Hạn ngày 28/9/2012 phải ký xong hợp đồng. Đấu
thầu trong nưước rộng rãi.
 Đề số 2: Tổ chức đấu thầu gói thầu tuyển chọn tưư vấn “Đào tạo
100 điều phối viên dự án” cho các dự án của UNDP tại Việt Nam.
Hạn ngày 15/8/2012 phải ký xong hợp đồng. Đấu thầu trong nưước
rộng rãi.

31