CHƢƠNG 1:

GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 MỤC TIÊU

 Nhận dạng sự khác biệt giữa quản lý dự án và

quản lý chức năng.

 Thảo luận các kiến thức cơ bản về quản lý dự án

(PMBOK).
 Nhận dạng các vai trò trong QLDA.
 Nhận biết khi nào cần đến quản lý dự án.
 CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1. Các khái niệm cơ bản

1.1.1. Dự án và các đặc điểm của dự án
1.1.2. Vòng đời của dự án
1.1.3. Quản lý dự án và các kiến thức cơ bản về QLDA
1.1.4. Thành viên có liên quan của dự án (Stakeholders)
1.1.5. Nhà quản lý dự án
1.2. Các tiến trình quản lý dự án
 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Dự án là gì?
“Một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức
chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc, do cá nhân
hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục
đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi
phí và kết quả hoạt động”.
(Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Anh,
“Guide to Project Management”, 2000).
 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Dự án là gì?
“Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra
một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”.
(A project is a temporary endeavor undertaken to
create a unique product, service, or result).
(PMBOK 2008, 2013)
 Tạm thời: mọi dự án đều cần có thời gian bắt đầu
và kết thúc;
 Duy nhất: sản phẩm, dịch vụ hay kết quả của dự án
là khác nhau với các SP, DV hay kết quả khác.
 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Đặc điểm của mỗi dự án:

 Có mục tiêu rõ ràng: lượng hoá thành các chỉ tiêu, kết
quả cụ thể.
 Có một thời hạn nhất định: đểm bắt đầu và kết thúc.
 Sử dụng nguồn lực giới hạn: nhân lực, nguyên vật
liệu, ngân sách.
 Tính độc đáo/duy nhất: đặc thù ở mục tiêu, phương
thức thực hiện dự án,….
1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Các loại dự án:

 Dự án hợp đồng
 Dự án nghiên cứu và phát triển
 Dự án xây dựng
 Dự án hệ thống thông tin
 Dự án đào tạo và quản lý
 Dự án bảo dưỡng lớn
 Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng
…
 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Khác biệt giữa Projects và Operations:

DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
 Chu kỳ hoạt động rõ  Tồn tại lâu dài, liên tục.
ràng, có thời hạn nhất
định.
 Mục đích là duy trì hoạt động
 Mục đích là đạt được mục sản xuất kinh doanh.
tiêu của nó.
 Quá trình hoạt động tiếp nhận
 Kết thúc khi đạt được các các mục tiêu mới và các công
mục tiêu cụ thể, có thể việc liên tục.

đột ngột.
1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Danh mục, chƣơng trình và dự án:

 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Danh mục, chƣơng trình và dự án:

 Danh mục là một tập hợp tất cả các dự án và các
chương trình;
 Chương trình là một tập hợp các dự án có liên
quan với nhau;
 Dự án và chiến lược: Các dự án là các phương tiện
để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
 1.1.1. DỰ ÁN VÀ CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

Chƣơng trình, dự án và nhiệm vụ:

Chương trình 1 Dự án 1 Nhiệm vụ 1

Chương trình 2 Dự án 2 Nhiệm vụ 2
... ... ...
Danh mục Chƣơng trình i Dự án i Nhiệm vụ i
(System) ... ... ...
Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n
(Program) (Project) (Task)

 Chương trình: kế hoạch dài hạn

 Dự án: nhiều công tác, nhiệm vụ => đạt mục tiêu

 Nhiệm vụ: nỗ lực ngắn hạn để thực hiện DA.

1.1.2. VÒNG ĐỜI CỦA DỰ ÁN

Vòng đời của mỗi dự án:

Khởi sự

Hoạch định

Thực hiện

Kết thúc

Hoạt động & duy trì

 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Thế nào là Quản lý dự án?

QLDA là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ
và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các
yêu cầu của dự án.
(PMBOK 2008, 2013).
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Thế nào là Quản lý dự án?

QLDA là nghệ thuật định hướng và điều phối các nguồn
nhân lực và vật lực suốt vòng đời dự án bằng cách sử
dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại để đạt được các
mục tiêu đã dự tính trước về phạm vi, chi phí, thời
gian, chất lượng và sự thỏa mãn các thành viên có liên
quan.
(Hendrickson, 2003).
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Thế nào là quản lý dự án?

Mục tiêu về:

Hoạch định Phạm vi
Công việc Tổ chức Chi phí
Nguồn lực Lãnh đạo Thời gian
Kiểm soát Chất lượng
Sự thoả mãn
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Các chức năng quản lý dự án:

 Hoạch định  Xác định cái gì cần phải làm?
 Xác định mục tiêu;
 Định phương hướng chiến lược;
 Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu.
 Tổ chức  quyết định công việc đƣợc tiến
hành nhƣ thế nào?
 Làm việc gì?
 Ai làm?
 Phối hợp công việc ra sao?
 Ai báo cáo cho ai?
 Chỗ nào cần ra quyết định?
1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Các chức năng quản lý dự án:

 Lãnh đạo
 Động viên, hướng dẫn phối hợp;
 Chọn lựa kênh thông tin;
 Xử lý mâu thuẫn.
 Kiểm soát
 Giám sát;
 So sánh;
 Sửa sai.
 Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật,
khoa học và tư duy logic.
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Tiêu chuẩn đánh giá việc QLDA – Trƣớc đây:

Yêu
Thành  Hoàn thành trong thời gian quy
quả
cầu về định.
thành Mục
quả tiêu  Hoàn thành trong chi phí cho
Chi phép.
Thời phí
hạn  Đạt được thành quả mong
quy Ngân
Thời sách cho muốn.
định
gian phép

 Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách hiệu quả, hữu hiệu.
 Đạt được sự chấp nhận bởi khách hàng.
1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Tiêu chuẩn đánh giá việc QLDA – mới:

 Hoàn thành trong thời gian cho phép;
 Hoàn thành trong mức chi phí đã dự tính;
 Đạt được kết quả thực hiện và chi tiết yêu cầu ở
mức thích hợp;
 Với sự chấp nhận của khách hàng/ người sử dụng;
 Với các thay đổi phạm vi là ít nhất hoặc các thay đổi
phạm vi được thỏa thuận lẫn nhau;
 Không làm xáo trộn dòng công việc của tổ chức;
 Không làm thay đổi văn hóa công ty.
(Harold Kerzner, 2009)
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Nhiệm vụ và kết quả QLDA theo vòng đời DA:

 Định hướng chung
Khởi sự Bản tuyên bố
 Định nghĩa các giới
hạn, các ràng buộc
và quyền ưu tiên

 Định nghĩa phạm vi Hoạch định Kế hoạch dự án

 Phát triển WBS

 Tuyển chọn và
phân công nhân sự Thực hiện
 KH nguồn lực

 Lập tiến độ

 Đánh giá rủi ro

Kết thúc
 Kiểm soát
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Nhiệm vụ và kết quả QLDA theo vòng đời DA:

Khởi sự
 Tạo ra kết quả kỳ vọng
 Giám sát tiến trình Hoạch định
 Giải quyết các vấn đề  Các báo cáo
 Thông báo về tiến thực trạng
triển DA Thực hiện  Kết quả kỳ
 Quản lý sự thay đổi vọng cuối cùng

 Đánh giá sự thỏa mãn

của khách hàng
Kết thúc Báo cáo kết thúc
 Rút ra các bài học kinh
nghiệm
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Nỗ lực và kết quả QLDA theo vòng đời DA:

Mức nỗ lực
của DA Hoạch Kết
Khởi sự Thực hiện
định thúc
và bố trí nhân sự
Mức độ chi phí

Thời
Các kết quả gian
của QLDA Bản tuyên Kế hoạch Các kết Tài liệu
bố dự án dự án quả chuyển DA
giao được được
chấp nhận lưu trư
1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Kiến thức cơ bản của QLDA:

(PMBOK, 2013)
 1.1.3. QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC KIẾN THỨC VỀ QLDA

Kiến thức cơ bản của QLDA:

Các lĩnh vực kiến thức mô tả những năng lực then chốt
mà các nhà quản lý dự án phải phát triển:
 4 lĩnh vực kiến thức nòng cốt hướng đến các mục tiêu
dự án riêng biệt (Phạm vi, thời gian, chi phí và chất
lượng).
 4 lĩnh vực kiến thức tạo sự thuận lợi là những phương
tiện mà thông qua đó các mục tiêu dự án có thể đạt
được (quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông,
quản lý rủi ro và quản lý mua sắm).
 1 lĩnh vực kiến thức (quản lý tích hợp) tác động và bị
tác động bởi tất cả các lĩnh vực kiến thức khác.
 1.1.4. THÀNH VIÊN LIÊN QUAN CỦA DỰ ÁN

 Những người hoặc những nhóm người mà:

Có những mối quan tâm (trực tiếp hoặc gián tiếp) đến sự
thành công hay thất bại của dự án.
Có thể có ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại
đối với việc thực hiện dự án.
 Họ là ai ?
Chủ sở hữu dự án/ Nhà tài trợ
Đội dự án
Đội ngũ hỗ trợ dự án
Các nhà thầu/Nhà thầu phụ/Nhà cung cấp
Khách hàng
Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương,…
 1.1.5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Vị trí của nhà quản lý dự án:

Parent Organization
(Tổ chức mẹ)

External Stakeholders
Project Team (Các bên liên
(Đội dự án) quan bên ngoài)
 1.1.5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Vai trò của nhà quản lý dự án:

 Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong

tổ chức dự án.

 Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng:

 Quản lý;
 Kỹ thuật của dự án.
 Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án.
 Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án.
 1.1.5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các kỹ năng của nhà quản lý dự án:

 1.1.5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Kỹ năng của nhà QLDA và quy mô dự án:

 1.1.5. NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Lựa chọn nhà QLDA:

 Yêu cầu:
Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu.
Có sự cam kết với mục tiêu của dự án.
Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn
định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau.
 Hướng dẫn chung:
Biết tổng quát > Chuyên sâu.
Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích.
Người làm cho mọi việc dễ dàng > Giám sát.
 Thay đổi tùy theo quy mô của dự án.
 1.2. CÁC TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tiến trình
thực hiện
Mức Tiến trình
độ Tiến trình
hoạch định
Tiếntrình
hoạt Tiến trình Kết thúc
Khởisự
động Khởi sự Tiến trình
Kiểm soát

Giai đoạn bắt đầu Giai đoạn kết thúc

Thời gian