TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING LOGO

LOGO
University of Finance and Marketing

CHƯƠNG 2.
BÀI GIẢNG
HOẠCH ĐỊNH – TỔ CHỨC
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÃNH ĐẠO - KIỂM TRA TRONG QTHCVP

04/06/2021 2

1 2

2.1. HOẠCH ĐỊNH LOGO 2.1. HOẠCH ĐỊNH LOGO

2.1.1. Khái niệm 2.1.2. Nội dung hoạch định

Hoạch định công việc hành chính văn phòng là việc
xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện
các nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục
tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời
gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân
liên quan.
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của VP
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và
của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt
động. v.v...

04/06/2021 3 04/06/2021 4

3 4

1
 2.1. HOẠCH ĐỊNH LOGO 2.1. HOẠCH ĐỊNH LOGO

2.1.3. Tác dụng hoạch định

2.1.4. Phân loại hoạch định trong HC VP
❖ Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở
đường của hoạt động quản trị Văn phòng. ✓ Phân loại theo theo thời gian
❖ Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, ✓ Phân loại theo nhiệm vụ cụ thể
giảm tính bị động trong công tác của cơ quan.
❖ Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có
trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong
thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và
cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng.

04/06/2021
5 04/06/2021 6

5 6

2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Thứ
❖ Chương trình công tác năm tự Lưu đồ Trách nhiệm
▪ Nội dung của kế hoạch năm:
Đăng ký công tác Chuyên viên
- Nội dung các mục tiêu công việc. 1 năm của đơn vị
- Thời gian thực hiện.
CTCT năm Đăng ký của
Phiếu đăng ký Nghị quyết
- Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận 2 của các tổ
chương trình
Trưởng các đơn vị
của đảng ủy, (trước 12/12)
có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công chức cấp
văn phòng
trên
việc cuối năm).
Chánh VP/Phòng
Dự thảo c. trình
HCTC (trước
3 công tác năm 15/12)

Lãnh Chương trình

công tác năm Lãnh đạo
4 đạo
(trước 22/12)
04/06/2021
04/06/2021 7 8

7 8

2
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

Mô tả: ❖ Chương trình công tác quý

Hàng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch
công tác năm kế tiếp của cán bộ nhân viên, trưởng các đơn
vị/phòng ban tổng hợp thành kế hoạch công tác chung của đơn
vị/phòng ban và gửi kế hoạch đó cho văn phòng trước ngày
12/12 hàng năm để đăng ký chương trình công tác năm sau.
VP căn cứ chương trình công tác năm của cấp trên (nếu có) và
đăng ký chương trình công tác năm của các đơn vị xây dựng
dự thảo Chương trình công tác năm của cơ quan, tổ chức; gửi
các trưởng các đơn vị tham gia góp ý trước 15/12; sau đó tổng
hợp trình lãnh đạo phê duyệt ban hành trước ngày 22/12.
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác
quý phải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn
vị phối hợp, người phụ trách, địa chỉ trình (cấp có thẩm
quyền) để quyết định và thời hạn trình.
Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo
và chương trình công tác năm. Chương trình công tác
quý II được thể hiện trong báo cáo và chương trình công
tác 6 tháng.

04/06/2021 9 04/06/2021 10

9 10

2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

TT
❖ Chương trình công tác tháng Lưu đồ Trách nhiệm
▪ Nội dung của chương trình: Dự thảo Đăng ký của
Đăng ký c.trinh C.Trình công tác Trưởng các
C.Trình kế
- Các công việc quan trọng trong tháng 1 hoạch hàng
CT tháng của đơn tháng trước, ý đơn vị (trước
vị kiến chỉ đạo 20 hàng
- Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thángtrên tháng)
thực hiện, người thực hiện. VP/Phòng
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm 2 Dự thảo chương HCTC (ngày
22 hàng
trong tháng hoặc làm trong tháng sau) trình kế hoạch tháng)
tháng của cơ quan,
tổ chức

Lãnh đạo
3 Lãnh Chương trình (ngày 25 hàng
tháng)
đạo công tác tháng
04/06/2021
04/06/2021 11 04/06/2021 12

11 12

3
 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO 2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian LOGO

TT
❖ Chương trình công tác tuần/lịch công tác tuần Lưu đồ Trách nhiệm
▪ Nội dung của chương trình: Chương trình Đăng ký của
C.Trình công Đăng ký c.trinh
- Các công việc quan trọng trong tuần CT tuần của đơn công tác Trưởng các
1 tác tuần của cấp
tháng, ý kiến đơn vị (trước
trên vị
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, chỉ đạo 16h30 thứ 5)

thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu VP/Phòng
kết quả). 2 Dự thảo
HCTC (ngày
10h ngày thứ
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải Chương trình 6)
công tác tuần
làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau) của tổ chức

3 Lãnh đạo
Lãnh Chương
đạo trình công tác
04/06/2021
04/06/2021 13

13 14

2.1.4.1. Phân loại theo theo thời gian
LOGO
Chương trình/kế hoạch công tác của đơn vị
- Căn cứ chương trình công tác tuần của tổ chức và
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn
vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
đơn vị và tổ chức thực hiện.
- Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến
từng cá nhân mỗi thành viên của đơn vị; đồng thời
thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm
tiến độ trình lãnh đạo cấp trên xem xét theo chương
trình công tác của tổ chức.
2.1.4.2. Phân loại theo nhiệm vụ cụ thể,
LOGO
kế hoạch HCVP
- Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự.
- KH tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội.
- KH tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua.
- KH xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, cơ sở vật chất.
- KH mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
- Kế hoạch tài chính.
- KH đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy.
- KH chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
- KH chăm lo đời sống cho người lao động…

04/06/2021 15 04/06/2021 16

15 16

4
 2.2. TỔ CHỨC LOGO 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.1. Khái niệm
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp
lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức,
thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức.
2.2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc
▪ Xác định chức năng của tổ chức
▪ Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức
▪ Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực
hoạt động
▪ Xác định các cơ cấu của tổ chức
▪ Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu
▪ Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu.

04/06/2021 17 04/06/2021 18

17 18

2.2. TỔ CHỨC LOGO 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

2.2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng
❖ Tập trung vào một địa bàn
❖ Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng
Mọi hoạt động đều phải tập trung vào một địa điểm duy
❖ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi nhất dưới quyền của nhà quản trị hành chính
hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng.
❖ Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng
Nhà QTHC
❖ Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng

Mọi công việc hành chính cho các bộ phận

A,B,C…

04/06/2021 19 04/06/2021 20

19 20

5
 2.2. TỔ CHỨC LOGO 2.2. TỔ CHỨC LOGO

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng 2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng
❖ Tập trung vào một địa bàn ❖ Tập trung theo chức năng
Ưu điểm Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ
phận chuyên môn nhưng phải dưới quyền phối hợp, giám
- Dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra sát của nhà quản trị hành chính
- Dễ sử dụng trang thiết bị, cải tiến thủ tục công việc
Nhược điểm Nhà QTHC

- Khó chuyên môn hoá

Bộ phận A Bộ phận B Bộ phận C

04/06/2021 21 04/06/2021 22

21 22

2.2. TỔ CHỨC LOGO 2.3. LÃNH ĐẠO LOGO

2.2.4. Hình thức tổ chức bộ máy văn phòng

2.3.1 Khái niệm
❖ Tập trung theo chức năng
Lãnh đạo là các hoạt động chỉ huy hay tác động đến
Ưu điểm người khác để đạt được mục tiêu do tổ chức đề ra, muốn
- Thu hút nhiều chuyên viên vậy nhà quản trị phải đi trước, thấy trước vấn đề phải
giải quyết theo hướng nào và cần có phong cách lãnh
Nhược điểm
đạo phù hợp, có hiệu quả.
- Nếu không thực hiện tốt dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng

04/06/2021 23 04/06/2021 24

23 24

6
 2.3. LÃNH ĐẠO LOGO 2.3. LÃNH ĐẠO LOGO

Chức năng này gồm nhiều công việc cụ thể như: Các phương pháp lãnh đạo trong văn phòng
❖Đôn đốc, nhắc nhở thực hiện đúng nhiệm vụ, thời gian và
❖Phương pháp hành chính
trách nhiệm đã xác định trong chương trình, kế hoạch công
tác chung đã được lãnh đạo phê duyệt. ❖Phương pháp kinh tế
❖Cập nhật các yêu cầu mới từ cấp trên và nhanh chóng thông ❖Phương pháp giáo dục
báo tới các đơn vị, cá nhân liên quan và tổ chức triển khai
thực hiện các yêu cầu đó một cách nhanh chóng và đạt kết ❖Sự kết hợp của các phương pháp.
quả cao.
❖Ra các quyết định nhằm xử lý các công việc phát sinh liên
quan tới việc giải quyết nhiệm vụ của văn phòng và các vấn
đề trong nội bộ của văn phòng

04/06/2021 04/06/2021 26

25 26

2.4. KIỂM TRA LOGO 2.4. KIỂM TRA LOGO

2.4.1. Khái niệm
Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có
nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng
với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn
nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.
2.4.2. Tác dụng của kiểm tra trong QTHCVP
✓ Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
✓ Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch
định
✓ Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh
hướng mục tiêu đã định
✓ Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp
lý và hữu ích.
✓ Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất
những rủi ro có thể xảy ra

04/06/2021 27 04/06/2021 28

27 28

7
 2.4. KIỂM TRA LOGO 2.4. KIỂM TRA LOGO

2.4.3. Tiến trình kiểm tra 2.4.4. Nội dung kiểm tra
▪ Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn
- Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương
- Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả trình, quy chế làm việc, quy trình công tác
- Tiêu chuẩn định tính, định lượng
- Kiểm tra công việc: Kiểm tra nghiệp vụ, tiêu chuẩn, thủ tục
▪ Bước 2: Đo lường công việc
- Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hành đo lường - Kiểm tra nhân sư: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc
kết quả công việc và đánh giá năng lực của nhân viên văn phòng

▪ Bước 3: Điều chỉnh sai lệch

- Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gở
các chức năng khác của nhà quản trị (hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo)
04/06/2021 29 04/06/2021 30

29 30

2.4. KIỂM TRA LOGO

2.4.5. Công cụ kiểm tra

- Kiểm tra tiến độ thời gian thực hiện (sơ đồ gantt, pert)
- Kiểm tra quá trình thực hiện (các lưu đồ …)
- Kiểm tra sổ tay công tác cá nhân …

04/06/2021 31

31