4 Bài giảng

Cơ Sở Của
Hoạch Định

Failing To Plan is Planning To Fail!

Mục tiêu

1) Thảo luận về bản chất và mục đích của việc

lập kế hoạch.
2) Phân loại các loại mục tiêu và so sánh, đối
chiếu các phương pháp thiết lập mục tiêu.
3) Phân loại các loại kế hoạch và so sánh, đối
chiếu các phương pháp lập kế hoạch.
4) Thảo luận các vấn đề đương đại trong
hoạch định
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-2
4.1
Thảo luận về bản chất
và mục đích của việc
lập kế hoạch.

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-3

Lập kế hoạch là gì?

• Xác định mục tiêu của tổ chức,

• Thiết lập một chiến lược tổng
thể và
Lập kế • Phát triển một hệ thống phân
hoạch cấp các kế hoạch để đạt được
mục tiêu
(Planning)
• Có thể được thực hiện một
cách chính thức hoặc không
chính thức.
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-4
Tại sao các nhà quản lý nên lập kế hoạch
một cách chính thức?

Cung cấp chỉ

dẫn

Đặt ra các
Nhà quản lý Giảm tác
tiêu chuẩn để
tham gia vào việc động của sự
tạo điều kiện
lập kế hoạch để: thay đổi
kiểm soát

Giảm thiểu
lãng phí và
dư thừa

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-5

 Lập kế hoạch một cách chính thức có cải
thiện hoạt động của tổ chức không?
❑Các phát hiện từ nghiên cứu thực nghiệm:
▪ Hoạch định chính thức góp phần mang lại kết
quả tài chính khả quan.
▪ Chất lượng của việc lập kế hoạch và thực hiện
kế hoạch ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động
nhiều hơn là mức độ lập kế hoạch.
▪ Môi trường bên ngoài có thể làm giảm tác động
của việc lập kế hoạch đến thành tích hoạt động.
▪ Lập kế hoạch chính thức phải được thực hiện
trong vài năm trước khi việc lập kế hoạch bắt
đầu ảnh hưởng đến thành tích hoạt động.
Story of Cold Stone
Creamery Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-6
 Các yếu tố của lập kế hoạch là gì?

• Các mục tiêu

▪ Là những kết quả mong muốn của cá nhân, nhóm hoặc toàn
bộ tổ chức
▪ Cung cấp định hướng, dẫn dắt, và các tiêu chí đánh giá thành
tích hoạt động
• Các kế hoạch
▪ Là các tài liệu phác thảo cách hoàn thành mục tiêu
▪ Mô tả cách phân bổ nguồn lực và thiết lập lịch trình hoạt động
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-8
Câu hỏi:

• Việc lập kế hoạch sẽ trở nên quan trọng

nhiều hơn hay ít hơn đối với các nhà
quản lý trong tương lai? Tại sao?

Scenarios for Australia to 2025

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-9

 4.2 Phân loại các loại
mục tiêu và so sánh,
đối chiếu các phương
pháp thiết lập mục
tiêu

• Tổ chức có những loại mục tiêu nào? và

• Họ thiết lập những mục tiêu đó như thế nào?
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-10
 Các loại mục tiêu
• Mục tiêu tài chính so với mục tiêu chiến lược
▪ Các mục tiêu tài chính liên quan đến hoạt động tài chính của tổ chức.
o Vd: McDonald: Tăng trưởng doanh thu trung bình hàng năm từ 3% đến 5% và
lợi nhuận trên vốn đầu tư ở mức hơn 16%.
▪ Các mục tiêu chiến lược có liên quan đến tất cả các lĩnh vực khác trong
hoạt động của tổ chức.
o Vd: VINAMILK: “Trở thành thương hiệu đẳng cấp thế giới trong ngành thực
phẩm và đồ uống, nơi mọi người đặt trọn niềm tin vào các sản phẩm dinh
dưỡng và tốt cho sức khỏe”
• Mục tiêu được tuyên bố (stated) so với mục tiêu thực tế (real)
▪ Mục tiêu tuyên bố: Các tuyên bố chính thức về những gì một tổ chức nói
và muốn các bên liên quan tin tưởng các mục tiêu của tổ chức là như vậy.
▪ Mục tiêu thực tế: Những mục tiêu mà một tổ chức thực sự theo đuổi được
thể hiện qua những gì các thành viên của tổ chức đang làm.

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-11

 Phương pháp thiết lập mục tiêu
i. Thiết lập mục tiêu theo cách
truyền thống
• Các mục tiêu chung được thiết lập
bởi các nhà quản trị cấp cao của tổ
chức
• Sau đó, các mục tiêu chung được Mục tiêu
chia nhỏ thành các mục tiêu riêng của quản lý

cho từng cấp của tổ chức cấp cao

• Các mục tiêu là nhằm định hướng, Mục tiêu của quản lý
hướng dẫn và ràng buộc từ phía cấp đơn vị

trên. Mục tiêu của quản lý cấp

bộ phận

Mục tiêu của mỗi nhân viên

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-12

 ❑ Nhược điểm của thiết lập mục tiêu kiểu truyền thống
• Các mục tiêu mất đi sự rõ ràng và tập trung khi các nhà quản lý
cấp dưới cố gắng giải thích và xác định các mục tiêu cho các
lĩnh vực phụ trách của họ.
"Chúng ta cần cải thiện thành
“Tôi muốn đạt được tích hoạt động của công ty"
cải thiện đáng kể về lợi
nhuận của đơn vị này”
Mục tiêu
của quản lý
cấp cao
"Tăng lợi nhuận
“Không cần lo lắng về bằng mọi cách”
chất lượng; chỉ cần tăng Mục tiêu của quản lý
nhanh số lượng” cấp đơn vị
Mục tiêu của quản lý cấp bộ
phận

Mục tiêu của mỗi nhân viên

4-13
 Phương pháp thiết lập mục tiêu (tt)
ii. Quản lý theo mục tiêu
(Management By Objectives
Mục tiêu cụ thể - MBO)
• Các mục tiêu hoạt động cụ
thể do nhân viên và người
quản lý cùng xác định.
Thông tin Các yếu
Ra quyết
• Mỗi mục tiêu có một
phản hồi về tố chính khoảng thời gian cụ thể để
định có sự
thành tích của
hoạt động MBO
tham gia hoàn thành.
• Tiến độ hoàn thành mục
tiêu được đánh giá định
kỳ. Phần thưởng được
Khoảng thời
gian rõ ràng để
phân bổ trên cơ sở tiến độ
hoàn thành hoàn thành các mục tiêu.
mục tiêu

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-14

 Các mục tiêu cụ thể, Phản hồi thuận
có tính thách thức lợi từ công việc
sẽ dẫn đến kết quả sẽ ảnh hưởng tốt
tốt hơn đến hiệu suất

Tham gia
Hỗ trợ từ Quản lý
trongthiết lập
cấp cao là rất
mục tiêu là MBO có quan trọng
trọng yếu hiệu quả
không và
tại sao?

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-15

❑ Đặc điểm của các mục tiêu được viết tốt
(S): Được viết ra cụ thể và đề cập
đến kết quả hơn là hành động

(M): Có thể đo lường và định lượng

được
(A): Thử thách nhưng có thể đạt
được

(R): Phù hợp với tất cả các thành

• Mẹo thiết lập mục tiêu học viên tổ chức có liên quan
tập tại đại học.
➢ Mục tiêu học tập của bạn tại (T): Khung thời gian rõ rang
VLU là gì?
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-16
 4.3 Phân loại các loại kế
hoạch và so sánh, đối
chiếu các phương
pháp lập kế hoạch.

• Người quản lý sử dụng loại kế hoạch nào?

• Họ phát triển những kế hoạch này như thế nào?

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-19

 Các loại kế hoạch
Phạm vi ảnh Khung thời
Tính cụ thể Tần suất sử dụng
hưởng gian

Sử dụng một
Chiến lược Dài hạn Định hướng
lần

Chiến thuật / Sử dụng

Ngắn hạn Cụ thể
Vận hành thường xuyên

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-20

Các loại kế hoạch (tt)
❖Phạm vi ảnh hưởng (BREADTH)
Kế hoạch chiến lược
• Áp dụng cho toàn bộ tổ chức
• Thiết lập các mục tiêu tổng thể của tổ chức
• Tìm cách định vị tổ chức trong môi trường hoạt
động của nó
• Được thực hiện trong thời gian dài (> 3 năm)

Kế hoạch chiến thuật / vận hành

• Nêu chi tiết về cách đạt được các mục tiêu tổng thể
• Được thực hiện trong thời gian ngắn (thông thường
là 1 năm)

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-21

Các loại kế hoạch (tt)
❖Khung thời gian (TIME FRAME)

Kế hoạch dài hạn (Long-Term Plans)

• Khung thời gian kéo dài hơn ba năm

Kế hoạch ngắn hạn (Short-Term Plans)

• Khung thời gian từ một năm trở xuống

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-22

Các loại kế hoạch (tt)
❖Tính Cụ Thể (SPECIFICITY)
Kế hoạch định hướng (Directional Plans)
• Là các kế hoạch linh hoạt đưa ra các nguyên tắc chung,
định hướng trọng tâm, nhưng cho phép tùy ý thực hiện

Kế hoạch cụ thể (Specific Plans)

• Được xác định rõ ràng và không cần giải thích thêm

4-23
Các loại kế hoạch (tt)
❖Tần Suất Sử Dụng (FREQUENCY OF USE)

Kế hoạch sử dụng một lần (Single-use Plans)

• Kế hoạch một lần được thiết kế đặc biệt để đáp ứng
nhu cầu của một tình huống duy nhất

Kế hoạch sử dụng thường xuyên (Standing Plans)

• Các kế hoạch đang được thực hiện, nhằm cung cấp
hướng dẫn cho các hoạt động được thực hiện lặp đi
lặp lại
• Bao gồm các chính sách, thủ tục và quy tắc
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-24
Xây dựng kế hoạch

• Quá trình xây dựng kế hoạch chịu ảnh

hưởng của:
i. Ba yếu tố dự phòng (contingency factors )
và
ii. Loại phương pháp lập kế hoạch được sử
dụng

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-25

i. Ba yếu tố dự phòng
1. Cấp độ của tổ chức,
2. Mức độ không chắc chắn về môi trường
hoạt động,
3. Khung thời gian phù hợp của các cam kết
trong tương lai

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-26

ii. Phương pháp lập kế hoạch

1. Phương pháp truyền thống từ trên xuống (Top-down

traditional approach)
▪ Việc lập kế hoạch được thực hiện hoàn toàn bởi các nhà quản lý cấp
cao nhất với sự hỗ trợ của bộ phận lập kế hoạch chính thức.
▪ Hơn 75% các nhà quản lý được khảo sát nói rằng phương pháp lập kế
hoạch của công ty họ không đạt yêu cầu.
2. Phát triển bởi các thành viên của tổ chức
▪ Các kế hoạch được phát triển bằng cách thu hút sự tham gia của nhiều
thành viên trong tổ chức ở các cấp khác nhau và trong các đơn vị công
việc khác nhau để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của họ.
▪ Các kế hoạch được sử dụng trong định hướng và phối hợp công việc.

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-27

4.4
Thảo luận các vấn
đề đương đại
trong hoạch định

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-29

 Các vấn đề đương đại

◼ Lập kế hoạch trong môi trường năng động

◼ Phân tích môi trường hoạt động, sử dụng
thông tin tình báo cạnh tranh (competitive
intelligence)

Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-30

Chuẩn bị cho buổi học kế tiếp
• Đọc trước: một trong các tài liệu sau:
▪ Chapter 6: Organizational Structure and Design,
trong sách của Robbins et al. (Tiếng Anh)
Hoặc
▪ Chương 10: Thiết Kế Tổ Chức Thích Nghi, trong
sách của Richard Daft (Tiếng Việt)

• Quiz 2 về Phần 2: Chức năng Hoạch Định

▪ Ôn tập Bài giảng 3 và 4
Cơ Sở Của Hoạch Định - 2022 4-31