5

Bài giảng

Cơ Cấu Tổ Chức
Và Thiết Kế
Mục tiêu
• Mô tả sáu yếu tố chính trong thiết kế cơ cấu
tổ chức.
• Xác định các đặc điểm của tổ chức
(contingency factors) phù hợp với mô hình cơ
học (mechanistic model) hoặc mô hình hữu cơ
(organic model) trong thiết kế cơ cấu tổ chức.
• So sánh và đối chiếu các cơ cấu tổ chức
truyền thống và đương đại.

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 2

 5.1 Mô tả sáu yếu tố
chính trong thiết kế
cơ cấu tổ chức

• Cơ cấu tổ chức là gì?

• Sáu yếu tố chính trong thiết kế cơ cấu tổ
chức là gì?
Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 3
❑ Cơ cấu tổ chức là gì?
(Organizational Structure - OS)
• Cơ cấu tổ chức là sự sắp
xếp chính thức các công
việc trong một tổ chức.
• 6 yếu tố chính trong
thiết kế OS:
1. Chuyên môn hóa công việc
2. Phòng ban, đơn vị
3. Quyền hạn và trách nhiệm
(hoặc Chuỗi mệnh lệnh)
4. Tầm hạn quản trị
5. Tập trung so với phi tập
trung
6. Chính thức hóa

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 4

 1. Chuyên môn hóa công việc là gì?
(Work Specialisation)
◼ Là mức độ chia nhỏ các hoạt động
công việc chung trong tổ chức thành
các nhiệm vụ công việc riêng biệt với
mỗi nhiệm vụ được hoàn thành bởi
một người khác nhau.
◼ Chuyên môn hóa quá mức
(Overspecialisation) có thể dẫn đến
những bất lợi cho con người (human
diseconomies) như buồn chán, mệt
mỏi, căng thẳng, chất lượng kém, tỉ
lệ vắng mặt và nghỉ việc gia tăng.

Overspecialization’s
Problems 5
2. Phân chia các đơn vị, phòng ban theo
tiêu chí nào? (Departmentalisation)
i. Chức năng (Functional)
Nhóm các công việc theo chức năng cần thực hiện (Vd: …)

ii. Sản phẩm (Product)

Nhóm các công việc theo loại/dòng sản phẩm (Vd: …)

iii. Khách hàng (Customer)

Nhóm các công việc theo loại khách hàng và nhu cầu (Vd: …)

iv. Vùng địa lý (Geographical)

Nhóm các công việc theo lãnh thổ hoặc khu vực địa lý (Vd: …)

v. Quá trình sản xuất SP hay DV (Process)

Nhóm các công việc theo công đoạn trong quá trình sản xuất
sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ. (Vd: …) 6
 i. Phân chia bộ phận theo chức năng
Company Director

Manager, Manager, Manager, Manager, Manager,

Engineering Accounting Manufacturing Human Resources Purchasing

• Đạt hiệu quả vì kết hợp được các công việc chuyên môn
tương tự và những người có cùng kỹ năng, kiến ​thức và
Ưu điểm định hướng trong toàn tổ chức.
• Phối hợp công việc dễ dàng trong mỗi bộ phận chức năng
• Mức độ chuyên môn hóa sâu

• Giao tiếp ít giữa các bộ phận chức năng

Nhược điểm • Hiểu biết về các mục tiêu chung của tổ chức bị hạn chế

• Nhóm chức năng chéo (Cross-functional teams) là một nhóm làm

việc bao gồm các cá nhân là chuyên gia trong các chuyên ngành
(hoặc chức năng) khác nhau. Họ làm việc cùng nhau để hoàn
thành một mục tiêu cụ thể. (Vd: ...) 7
 ii. Phân chia bộ phận theo sản phẩm

Chairman and CEO of General Electric (GE)

Technology Infrastructure: GE Capital NBC Universal

Energy Infrastructure:
aviation, healthcare &
electricity power supply (Quỹ đầu tư) (Giải trí và truyền hình)
transportation

* 4 bộ phận trên của GE là 4 tập đoàn lớn, riêng biệt trong thực tế.

• Cho phép chuyên môn hóa các sản phẩm và dịch vụ cụ thể
• Các nhà quản lý có thể trở thành chuyên gia trong ngành
Ưu điểm của họ
• Gần gũi hơn với khách hàng

• Trùng lắp trong tổ chức thực hiện các chức năng

Nhược điểm • Hiểu biết về các mục tiêu chung của tổ chức bị hạn chế

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 8

 iii. Phân chia bộ phận theo khách hàng

Director of Sales

Manager, Retail Manager, Wholesale Manager, Government

Accounts (Bán lẻ) Accounts (Bán sĩ) Accounts (DN nhà nước)

• Các nhu cầu và vấn đề của khách hàng có thể

Ưu điểm được đáp ứng bởi các chuyên gia

• Trùng lắp trong tổ chức thực hiện các chức năng

Nhược điểm • Hiểu biết về các mục tiêu chung của tổ chức bị hạn
chế

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 9

iv. Phân chia bộ phận theo khu vực địa lý
Vice President for Sales

Sales Director, Sales Director, Sales Director, Sales Director,

Western Region Northern Region Central Region Eastern Region

• Xử lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các vấn đề nảy

sinh trong các khu vực địa lý cụ thể
Ưu điểm • Phục vụ tốt hơn nhu cầu đặc thù của các thị
trường theo khu vực địa lý cụ thể.

• Trùng lắp trong tổ chức thực hiện các chức

năng
Nhược điểm • Có thể cảm thấy bị cô lập khỏi các bộ phận tổ
chức khác.
Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 10
 v. Phân chia bộ phận theo các công đoạn
của quá trình sản xuất sản phẩm
Wooden-Furniture Plant
Director

Planking and Lacquering and Inspection

Finishing
Sawing Milling Assembling Sanding and Shipping
Department
Department Department Department Department Department
Manager
Manager Manager (tạo Manager (lắp Manager (sơn và Manager
(đóng gói
(cưa) ván gỗ phù ráp) đánh bóng bằng (kiểm tra &
hoàn tất)
hợp) cát) giao hàng)

Ưu điểm • Hiệu quả cao hơn trong mỗi công đoạn SX

• Chỉ có thể áp dụng được với một số loại

Nhược điểm sản phẩm

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 11

3. Hệ thống điều hành (Chain of Command) là
gì?
• Hệ thống điều hành (còn gọi là chuỗi chỉ huy) là dòng
quyền lực liên tục kéo dài từ cấp cao nhất đến cấp
thấp nhất của tổ chức - làm rõ ai báo cáo cho ai.
• Ba khái niệm quan trọng:
▪ Quyền hạn (Authority): là quyền được qui định ở một vị trí
quản lý để cho mọi người biết phải làm gì và mong đợi họ
làm điều đó
▪ Trách nhiệm (Responsibility): là nghĩa vụ hay kỳ vọng phải
thực hiện. Trách nhiệm kéo theo trách nhiệm giải trình, là
việc phải báo cáo và giải trình công việc với cấp trên.
▪ Tính đơn nhất của mệnh lệnh (Unity of Command): là
nguyên tắc cho rằng một nhân viên chỉ nên có một người
quản lý để nhận lệnh thực hiện và báo cáo cho người đó
được nhất quán. 12
4. Tầm hạn của quản trị (Span of Control)
là gì?
• ... là lượng nhân viên có thể được giám sát hữu hiệu và hiệu
quả bởi một người quản lý.
• Tầm hạn quản trị hữu hiệu và hiệu quả nhất phụ thuộc vào:
▪ Kinh nghiệm và đào tạo của nhân viên (kinh nghiệm của nhân viên
càng nhiều, tầm hạn càng lớn).
▪ Mức độ tương tự về nhiệm vụ của các nhân viên (càng giống nhau,
tầm hạn càng lớn).
▪ Mức độ phức tạp trong công việc của các nhân viên (càng phức tạp,
tầm hạn càng nhỏ).
▪ Sự gần gũi trong không gian làm việc của các nhân viên (khoảng cách
càng gần, tầm hạn càng lớn)
▪ Số lượng và loại thủ tục được tiêu chuẩn hóa (tiêu chuẩn hóa càng
nhiều, tầm hạn càng lớn)
▪ …
Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 13
5. Tập quyền (Centralization) & phân
quyền (Decentralization) khác nhau
như thế nào?
• Việc ra quyết • Người quản lý
định diễn ra ở cấp dưới cung
cấp trên của tổ cấp thông tin
chức. đầu vào hoặc
thực sự đưa ra
quyết định.
Tập quyền Phân quyền

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 14

6. Chính thức hóa (Formalization) là gì?

• ... được thể hiện thông qua các công việc của một
tổ chức được tiêu chuẩn hóa như thế nào và mức
độ mà hành vi của nhân viên được hướng dẫn
bởi các quy tắc và thủ tục.
➢Các công việc được chính thức hóa cao thì cung cấp ít
quyền quyết định về những việc phải làm
➢Chính thức hóa thấp có nghĩa là ít ràng buộc hơn về
cách mà nhân viên thực hiện công việc của họ

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 15

 5.2
Xác định các đặc điểm của tổ
chức (contingency factors)
phù hợp với mô hình cơ học
hoặc mô hình hữu cơ trong
thiết kế cơ cấu tổ chức

• Mô hình Cơ học và Mô hình Hữu cơ là gì?

• Đặc điểm nào ảnh hưởng đến sự lựa chọn cơ cấu tổ chức?

17
❑ Mô hình Cơ học và Mô hình Hữu cơ là gì?
Mô hình Cơ học Mô hình Hữu cơ
(Mechanistic/ (Organic Model)
Bureaucratic Model)

• Mức chuyên môn hóa cao.
• Sự phân chia và hoạt động của các
bộ phận chặt chẽ, cứng nhắc.
• Hệ thống điều hành (chuỗi lệnh)
rõ ràng.
• Tầm hạn quản lý hẹp
• Mức tập quyền cao
• Mức chính thức hóa cao
• Các đội có chức năng chéo
(Cross-Functional Teams)
• Các đội có thứ bậc chéo
(Cross-Hierarchical Teams)
• Dòng thông tin tự do
(Free Flow of Information)
• Tầm hạn quản lý rộng
• Mức phân quyền cao
• Mức chính thức hóa thấp

• Mô hình nào được ưa thích hơn?

➢ Tùy thuộc vào các đặc điểm của công ty được xem xét trong phần sau.
18
❑ Đặc điểm nào ảnh hưởng đến sự lựa
chọn cơ cấu tổ chức?
❖ Các quyết định về cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi:
i. Chiến lược tổng thể của tổ chức
• Cơ cấu tổ chức phải phù hợp theo chiến lược

ii. Quy mô của tổ chức

• Các công ty chuyển đổi từ cơ cấu tổ chức hữu cơ sang cơ cấu cơ
học khi chúng phát triển về quy mô

iii. Sử dụng công nghệ của tổ chức

• Các công ty điều chỉnh cấu trúc để phù hợp với công nghệ mà họ
sử dụng

iv. Mức độ không chắc chắn về môi trường

• Môi trường ổn định phù hợp với cấu trúc cơ học;
• Môi trường không chắc chắn (năng động) cần cấu trúc hữu cơ. 19
 i. Chiến lược và Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu của tổ chức phải tạo điều kiện thuận
lợi cho việc thực hiện chiến lược nhằm đạt
được mục tiêu. Chiến lược và cơ cấu được
liên kết chặt chẽ với nhau là điều hợp lý.
Apple’s Structure

• Ví dụ về hướng chiến lược chung và cơ cấu

tổ chức tương ứng:
▪ Đổi mới (Innovation): Theo đuổi lợi thế cạnh
tranh thông qua những đổi mới có ý nghĩa và độc
đáo phù hợp với cơ cấu hữu cơ
▪ Giảm thiểu chi phí (Cost minimization): Tập
trung vào việc kiểm soát chặt chẽ chi phí đòi hỏi
một cơ cấu cơ học cho tổ chức
▪ … Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 20
ii. Qui mô và Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu Hữu cơ
• Qui mô ít hơn 2.000 nhân
viên có thể phù hợp với
cơ cấu hữu cơ.
Cơ cấu Cơ học
• Qui mô nhiều hơn 2.000
nhân viên buộc các tổ chức
phải trở nên cơ học hơn
trong cơ cấu.

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 21

iii. Công nghệ và Cơ cấu tổ chức
• Các tổ chức điều chỉnh cơ cấu sao cho phù hợp với
công nghệ được sử dụng theo hướng:
➢ Tổ chức có công nghệ ổn định theo quy trình (routine
technology) thích ứng với cơ cấu cơ học, và
➢ Tổ chức có công nghệ không theo quy trình (non-routine
technology) thích ứng với cơ cấu hữu cơ.

22
iv. Mức độ không chắc chắn của Môi
trường và Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu tổ chức cơ học có xu hướng hiệu quả nhất
trong môi trường ổn định và đơn giản
• Tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức hữu cơ phù hợp
hơn với các môi trường năng động và phức tạp.

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 23

 5.3 So sánh và đối
chiếu các cơ cấu tổ
chức truyền thống
và đương đại.

• Một số cơ cấu tổ chức phổ biến là gì?

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 24
A. Các cơ cấu tổ chức truyền thống
1. Cơ cấu đơn giản (simple structure)
• Thích hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ,
• Đặc trưng bởi ít phân chia bộ phận, tầm hạn kiểm soát
rộng, quyền hạn tập trung, và ít chính thức hóa

2. Cơ cấu chức năng (functional structure)

• Phân chia Phòng ban theo chức năng
• Ví dụ: P. Vận hành, P. Tài chính, P.Nhân sự và P. Nghiên
cứu và phát triển sản phẩm.

3. Cấu trúc theo bộ phận (divisional structure)

• Phân chia bộ phận theo sản phẩm hoặc vị trí địa lý 
Bao gồm các đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh riêng biệt Adaptation of
có quyền tự chủ hạn chế dưới sự điều phối và kiểm soát Boyne’s
của công ty mẹ. Organisational
• Ví dụ: Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) được chia Structure
thành EVN miền Bắc, EVN miền Trung, EVN miền Nam…
25
B. Các cơ cấu tổ chức đương đại

i. Cơ cấu Ma trận và Dự án (Matrix and

Project Structures)

ii. Cơ cấu đội nhóm (Team Structures)

iii. Tổ chức vô biên giới (Boundaryless

Organisations)

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 27

i. Cơ cấu Ma trận/Dự án
Mô tả đặc điểm:
• Ma trận là một cơ cấu điều chuyển các chuyên gia từ các khu vực chức
năng khác nhau làm việc trong các dự án, những người này sau đó sẽ trở
lại khu vực của họ khi dự án hoàn thành.
• Dự án là một cơ cấu trong đó các nhân viên liên tục làm việc trên các dự
án. Khi một dự án hoàn thành, nhân viên chuyển sang dự án tiếp theo.
• Mỗi nhân viên trong cơ cấu ma trận/dự án báo cáo cho hai người giám
sát khác nhau: người quản lý theo chức năng và người quản lý dự án.

Ưu điểm:
• Có thiết kế mềm dẻo và linh hoạt để đáp ứng được với những thay đổi
của môi trường.
• Ra quyết định nhanh hơn

Nhược điểm:
• Sự phức tạp của việc phân công người vào các dự án
• Xung đột giữa công việc và tính cách
28
❑ Cơ Cấu Ma Trận mẫu

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 29

ii. Cơ Cấu đội nhóm
Mô tả đặc điểm:
• Các nhóm nhân viên được hình thành từ các lĩnh vực chức năng
khác nhau nhằm giải quyết vấn đề và khám phá các khả năng.
• Trong các tổ chức lớn, cấu trúc nhóm bổ sung cho cấu trúc chức
năng hoặc bộ phận (Ví dụ: Amazon, Boeing, Hewlett-Packard,
Motorola và Xerox)
• Các thành viên trong nhóm chỉ báo cáo với trưởng bộ phận của họ
• Các nhóm chỉ tồn tại tạm thời và giải tán sau khi vấn đề được giải
quyết.

Ưu điểm:
• Nhân viên được tham gia và trao quyền nhiều hơn
• Giảm rào cản giữa các khu vực chức năng

Nhược điểm:
• Không có chuỗi lệnh rõ ràng (chain of command)
• Áp lực đối với các nhóm để thực hiện công việc 30
iii. Tổ chức không biên giới
• Một cơ cấu không được xác định hoặc giới
Mô tả đặc hạn bởi các ranh giới ngang, dọc hoặc bên
ngoài nhân tạo;
điểm: • Bao gồm các loại tổ chức ảo và mạng
(virtual & network types of organisations)

• Rất linh hoạt và nhanh nhạy

Ưu điểm: • Sử dụng tài năng ở bất cứ nơi nào tìm thấy

• Thiếu kiểm soát

Nhược điểm: • Khó khăn về giao tiếp

Cơ cấu tổ chức và thiết kế - 2021 31

Ví dụ về các Tổ chức không có
ranh giới
• Một tổ chức bao gồm một
lượng nhỏ nhân viên toàn
thời gian và các chuyên gia
bên ngoài được thuê tạm
thời khi cần thiết để làm việc
trong các dự án
• Ví dụ: Chi nhánh của Ngân
hàng Thế giới (WB) và các tổ
chức phi chính phủ (NGO’s)
khác tại Việt Nam
Tổ chức ảo
• Một tổ chức sử dụng nhân viên của
chính mình để thực hiện một số hoạt
động công việc và mạng lưới các nhà
cung cấp bên ngoài để cung cấp các bộ
phận sản phẩm hoặc các quá trình làm
việc cần thiết khác (thuê ngoài gia
công).
• Ví dụ: Hợp đồng của Boeing, Airbus với
nhiều nhà cung cấp trên thế giới.
Tổ chức mạng
32
Chuẩn bị cho buổi học kế tiếp
• Đọc trước: một trong các tài liệu sau:
▪ Chapter 7: Managing Human Resources trong
sách của Robbins et al. (Tiếng Anh)
Hoặc
▪ Chương 12: Quản trị nguồn nhân lực, trong sách
của Richard Daft (Tiếng Việt)