Chương 6: TỔ CHỨC

I. Tổ chức là gì?
Tổ chức là một trong những chức năng của nhà quản trị, liên quan đến việc sắp xếp và cơ cấu công việc để đạt
được mục tiêu của tổ chức, bao gồm:
+Giao nhiệm vụ và trách nhiệm gắn liền với công việc cá nhân.
+Nhóm các công việc thành các khối.
+ Phân chia công việc cụ thể và phân chia các phòng ban.
+Phân bổ và triển khai các nguồn lực tổ chức.
+Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau của tổ chức.
+Thiết lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và phòng ban.
+Thiết lập hệ thống quyền hạn.
II. Sáu yếu tố cơ bản trong thiết kế tổ chức:
1. Chuyên môn hóa công việc:
Mỗi nhiệm vụ trong tổ chức được chia thành các công việc riêng biệt với mỗi bước được hoàn thành bởi một
người khác.
Sự chuyên môn hóa quá mức có thể dẫn đến một số tình trạng bất lợi như sự buồn chán, mệt mỏi, căng thẳng,
kém chất lượng, tăng vắng mặt, tuy nhiên doanh thu cao hơn.
2. Phân chia bộ phận: Hợp nhóm các công việc và con người để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ
chức đến mức không giới hạn.
 Phân chia theo chức năng:
Ưu Nhược
Hiệu quả từ việc đưa những người có kĩ năng, kiến Giao tiếp kém giữa các chức năng
thức và định hướng tương đối giống nhau phụ trách Quan niệm hạn chế về mục tiêu của tổ chức
công việc chuyên biệt của họ
Có sự hợp tác trong công việc
Chuyên môn hóa cao
 Phân chia theo khu vực địa lý:
Ưu Nhược
Hiệu quả hơn và xử lý hiệu quả các vấn đề khu vực Sự trùng lập chức năng
cụ thể nếu phát sinh Không liên kết với các khu vực khác của tổ chức
Đáp ứng theo nhu cầu khác nhau của từng thị trường
theo khu vực địa lí tốt hơn

 Phân chia theo sản phẩm:

Ưu Nhược
Tiếp cận gần hơn với khách hàng Trùng lặp chức năng
Cho phép chuyên môn hóa trong từng sản phẩm, Quan niệm hạn chế về mục tiêu của tổ chức
dịch vụ cụ thể
Các nhà quản lí có thể trở thành chuyên gia trong
lĩnh vực của họ
  Phân chia theo khâu/tiến trình:
Ưu Nhược
Các hoạt động diễn ra hiệu quả hơn Chỉ có thể dùng với những loại sản phẩm nhất định

 Phân chia theo khách hàng:

Ưu Nhược
Nhu cầu khách hàng và các vấn đề được giải quyết, Trùng lặp chức năng
đáp ứng bởi các chuyên gia Quan niệm hạn chế về mục tiêu của tổ chức
3. Chuỗi chỉ huy: Quyền hạn được mở rộng từ cấp cao xuống cấp thấp của tổ chức và phân rõ ai báo cáo cho
ai.
• Quyền hạn: Các quyền vốn có trong một vị trí quản lý để nói với mọi người những gì phải làm và mong
đợi họ làm điều đó.
• Trách nhiệm: Là nghĩa vụ thực hiện một nhiệm vụ được giao
• Tính thống nhất trong chỉ đạo: Một nhân viên cần phải có một người quản lý và chỉ cần báo cáo với người
đó.
4. Tầm kiểm soát: Số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể giám sát một cách hiệu quả và
hiệu suất.
Quan điểm truyền thống: phạm vi kiểm soát nhỏ (<6)
Quan điểm hiện đại: phạm vi kiểm soát lớn (10-12), phụ thuộc vào các biến số.
Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát:
 Hệ thống thông tin của tổ chức
 Văn hóa tổ chức mạnh
 Phong cách quản lý.
 Kỹ năng và khả năng của người quản lý.
 Đặc điểm của nhân viên.
 Đặc điểm của công việc đang làm: Sự giống nhau của nhiệm vụ và tiêu chuẩn của nhiệm vụ, sự phức tạp
của nhiệm vụ, mức độ quen thuộc với nhiệm vụ
5. Tập trung hoặc phân tán quyền lực:
Tập trung (centralisation): là mức độ tập trung quyền ra quyết định ở cấp quản lý cao nhất.
Phân quyền (decentralisation): là mức độ các nhà quản trị cấp thấp được ra các quyết định
thực tế hoặc tham gia vào quá trình ra quyết định của cấp cao.
Lý do: Làm cho tổ chức trở nên linh hoạt và thích ứng hơn .
Cấp dưới có thể đưa ra các quyết định tốt nhất trong phạm vi chuyên môn.
Cấp cao tập trung vào các vấn đề chiến lược.
6. Chính thức hóa – chuẩn mực:
Chính thức hóa (formalisation): Là mức độ các công việc trong tổ chức được tiêu chuẩn hóa và người thực
hiện phải tuân thủ theo các quy tắc và quy trình.
Mức độ chính thức hóa cao: Mức độ sử dụng những thủ tục để giải quyết công việc cao.
Mức độ chính thức hóa thấp: Nhân viên tự do hơn trong giải quyết công việc.
III. Mô hình tổ chức cơ học và hữu cơ:
1. Tổ chức kiểu cơ học(Mechannistic org.): cấu trúc được kiểm soát chặt chẽ và cứng nhắc.
Đặc điểm: +Chuyên môn hóa công việc +Tập trung hóa cao
+Phân chia thành nhiều khâu, cứng nhắc +Chính thức hóa cao
+Thống nhất mệnh lệnh cao, quyền hạn chính thức +Phạm vi kiểm soát hẹp
Ưu điểm: Nhược điểm
Hiệu suất cao, vận hành tốt nhờ các nguyên tắc, quy chế. Mạng thông tin hạn chế (giảm)
Giảm thiểu những ảnh hưởng do có sự khác biệt về tính Tham gia quyết định thấp
cách, tình cảm.
2. Tổ chức hữu cơ (organic org.): cấu trúc được kiểm soát ít chặt chẽ và cứng nhắc hơn.
Đặc trưng: +Công việc linh hoạt, có thể thay đổi khi cần
+Có phân công lao động nhưng công việc không được tiêu chuẩn hóa
+Phạm vi kiểm soát rộng +Luồng thông tin tự do
+Nhân viên được đào tạo tốt và được phân quyền +Mức độ chính thức hóa thấp
Ưu điểm: Nhược điểm
Cấu trúc mang tính linh hoạt và thích ứng cao. Việc làm không được chuẩn hóa
Ít giám sát trực tiếp
Quy tắc chuẩn mực giảm thiểu.
III. Các yếu tố ảnh hưởng:
1. Chiến lược tổng thể của tổ chức:
Chiến lược khác biệt hóa/đổi mới: Nhiệm vụ linh hoạt, Luồng thông tin tự do.
Chiến lược giảm thiểu chi phí: Hiệu suất cao, ổn định và kiểm soát chặt chẽ.
2. Quy mô của tổ chức:
Quy mô lớn: chuyên môn hóa, phân khâu, tập trung, chính thức hóa nhiều hơn.
Quy mô nhỏ: linh hoạt.
3. Trình độ công nghệ của tổ chức:
Sản xuất đơn chiếc-(unit production): Mức độ phân cấp thấp, Mức độ phân khâu thấp, Mức độ chính thức
hóa thấp
Sản xuất hàng loạt-(mass production): Mức độ phân cấp vừa phải, Mức độ phân khâu cao, Mức độ chính
thức hóa cao
Sản xuất liên tục-(process production): Mức độ phân cấp cao, Mức độ phân khâu thấp, Mức độ chính thức
hóa thấp
4. Mức độ không chắc chắn về môi trường
Sự linh hoạt của cơ cấu tổ chức hữu cơ, tinh giản, nhanh phù hợp hơn cho các môi trường năng động và phức
tạp.
IV. Thiết kế truyền thống và hiện đại:
1. Thiết kế truyền thống: Cấu trúc đơn giản (simple structure), Cấu trúc chức năng (functional structure), Cấu
trúc phân bộ (divisional structure)
 Cấu trúc đơn giản (simple structure): mức độ phân khâu thấp, phạm vi kiểm sóat rộng, quyền hạn tập
trung, mức độ chính thức hóa thấp.
 Cấu trúc chức năng (functional structure): các công việc chuyên môn tương tự hoặc có liên quan
được nhóm thành các bộ phận.
Các chức năng chính: Sản xuất, Tài chính/Kế toán, Marketing, Nhân sự, Nghiên cứu và phát triển.
 Cấu trúc phân bộ/ cơ cấu các phòng ban (divisional structure): Gồm các đơn vị kinh doanh riêng biệt
hoặc đơn vị tự chủ hạn chế dưới sự điều phối và kiểm soát các công ty mẹ.
Đứng đầu mỗi bộ phận là một giám đốc chịu trách nhiệm đối với hoạt động và thực hiện quyền ra các
quyết định chiến lược và tác nghiệp.
Ưu và Nhược điểm
Ưu Nhược
vận hành nhanh, linh hoạt và chi phí thấp không áp dụng cho các tổ chức có quy mô trung bình
và lớn
trách nhiệm rõ ràng rủi ro do sự phụ thuộc vào một người
tiết kiệm chi phí nhờ chuyên môn hóa các bộ phận không bám sát mục tiêu của tổ chức
đạt được tính kinh tế nhờ quy mô, giảm thiểu sự khó phát triển quản trị viên cấp cao
chồng chéo
nhân viên cảm thấy thoải mái hơn
tập trung vào kết quả. trùng lặp các chức năng và nguồn lực
2. Thiết kế hiện đại: Cấu trúc nhóm (team – based structure), Cấu trúc ma trận (Project and matrix
structure)
 Cấu trúc nhóm (team – based structure): Toàn bộ tổ chức được xây dựng trên nền tảng các nhóm.
Các nhóm được phân quyền và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động và kết quả trong phạm vi của nhóm.
Ưu Nhược
Nhân viên được tham gia và trao quyền nhiều hơn. Chuỗi kiểm soát không rõ ràng.
Giảm rào cản giữa các khu chức năng Áp lực làm việc trên các nhóm
 Cấu trúc ma trận (Project and matrix structure): các chuyên gia thuộc các bộ phận chức năng khác
nhau được phân công về một hoặc một số các dự án.
Ưu Nhược
Linh hoạt, ứng biến với thay đổi thị trường, ra quyết Nhiều người tham gia vào các dự án, xung đột cá
định nhanh nhân và nhiệm vụ

V. Cơ cấu tổ chức hiện nay:

 Cơ cấu nhóm: Toàn bộ tổ chức được tạo thành nhóm làm việc hoặc các đội tự quản của nhân viên được
trao quyền.
 Cấu trúc ma trận và dự án:
 Các chuyên gia từ các phòng ban chức năng khác nhau được phân công làm việc trên các dự án do các nhà
quản lý dự án.
 Ma trận và dự án tham gia có hai người quản lý.
 Trong cơ cấu dự án, nhân viên làm việc liên tục trên các dự án; chuyển sang một dự án khác như mỗi dự án
được hoàn thành.
 Cấu trúc không xác định:
 Một thiết kế tổ chức linh hoạt và không có cấu trúc đó là nhằm phá vỡ rào cản bên ngoài giữa các tổ chức
và khách hàng và nhà cung cấp của nó.
 Loại bỏ nội (ngang) ranh giới:
 Loại bỏ các chuỗi kiểm soát
 Vô hạn của cấp kiểm soát
 Sử dụng đội được trao quyền hơn là các phòng ban
 Loại bỏ ranh giới bên ngoài: Sử dụng cơ cấu tổ chức mạng, và các mô-đun của cơ cấu tổ chức để có được
gần gũi hơn với các bên liên quan....
 Tổ chức trực tuyến: Một tổ chức bao gồm một số ít nhân viên toàn thời gian và tạm thời thuê chuyên gia
để làm việc với cơ hội phát sinh.
 Tổ chức mạng lưới: Một tổ chức năng kinh doanh chính của nó (ví dụ, sản xuất) để tập trung những gì họ
làm tốt nhất.
 Tổ chức mô-đun: Một tổ chức sản xuất có sử nhà cung cấp bên dụng các ngoài để cung cấp các thành
phần sản phẩm cho các hoạt động lắp ráp cuối cùng của nó.
VI. Thách thức đối với việc thiết kế cơ cấu tổ chức ngày nay
Giữ kết nối giữa các nhân viên
Xây dựng một tổ chức học tập: Một thiết kế tổ chức theo nhóm mở mà trao quyền cho nhân viên, Rộng rãi và
cởi mở trong chia sẻ thông tin, Lãnh đạo cung cấp một tầm nhìn chung về tương lai, hỗ trợ của tổ chức và
khuyến khích, Văn hóa chia sẻ giá trị, tin tưởng, cởi mở, và một ý thức cộng đồng.
Quản lý vấn đề cơ cấu toàn cầu
 Làm việc từ xa: nhân viên làm việc tại nhà và kết nối nơi làm việc bằng máy tính.. Thời gian linh hoạt, có
sự chia sẻ công việc.
 Người lao động tự do: lao động tạm thời, tự do hoặc hợp đồng, thiết lập mục tiêu, lịch trình, thời hạn và
giám sát hiệu suất làm việc