I.

Việc phân chia tổ chức thành các bộ phận là một trong những yếu tố quan trọng
trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp xác
định rõ ràng các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, từ đó nâng
cao hiệu quả hoạt động của tổ chức

1.Mô hình phân cấp

+ Khái niệm: Mô hình phân cấp là mô hình tổ chức dựa trên chức năng, theo đó các
bộ phận được phân chia theo các chức năng chính của tổ chức, chẳng hạn như sản
xuất, marketing, tài chính, nhân sự,..

+ Ưu điểm:

-Dễ hiểu và dễ quản lý

-Tạo sự chuyên môn hóa cao, nâng cao hiệu quả hoạt động của từng bộ phận

-Dễ dàng kiểm soát và điều hành

+ Nhược điểm:

-Có thể dẫn đến sự cứng nhắc, kém linh hoạt

-Có thể gây ra sự cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận

-Có thể dẫn đến sự lãng phí nguồn lực

+ Khả năng áp dụng: Mô hình phân cấp phù hợp với các tổ chức có quy mô vừa và
lớn, hoạt động trong các lĩnh vực đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao.

2.Mô hình ma trận

+ Khái niệm: Mô hình ma trận là mô hình tổ chức kết hợp giữa phân chia theo chức
năng và phân chia theo sản phẩm, dự án hoặc khu vực địa lý. Theo đó, mỗi nhân
viên trong tổ chức sẽ có hai cấp trên, một cấp theo chức năng và một cấp theo sản
phẩm, dự án hoặc khu vực địa lý.

+Ưu điểm:

-Kết hợp được ưu điểm của phân chia theo chức năng và phân chia theo sản phẩm,
dự án hoặc khu vực địa lý

-Thúc đẩy sự phối hợp và cộng tác giữa các bộ phận

-Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng với sự thay đổi

+ Nhược điểm:

-Có thể dẫn đến sự phức tạp trong quản lý

-Có thể gây ra mâu thuẫn giữa các cấp trên

-Có thể dẫn đến sự lãng phí nguồn lực

- Khả năng áp dụng: Mô hình ma trận phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn, hoạt
động trong các lĩnh vực đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, chẳng hạn
như lĩnh vực sản xuất, xây dựng, dịch vụ,...

3.Mô hình theo đơn vị kinh doanh

-Khái niệm: Mô hình theo đơn vị kinh doanh là mô hình tổ chức dựa trên sản phẩm,
dịch vụ hoặc thị trường cụ thể. Theo đó, mỗi đơn vị kinh doanh sẽ là một bộ phận
độc lập, có đội ngũ quản lý và nguồn lực riêng.

-Ưu điểm:

+Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng với sự thay đổi

+Thúc đẩy sự chủ động và sáng tạo của các đơn vị kinh doanh

+Tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức

-Nhược điểm:

+Có thể dẫn đến sự phân tán quyền lực

+Có thể gây ra mâu thuẫn giữa các đơn vị kinh doanh

+Có thể dẫn đến sự lãng phí nguồn lực

-Khả năng áp dụng: Mô hình theo đơn vị kinh doanh phù hợp với các tổ chức có
quy mô lớn, hoạt động trong các lĩnh vực có nhiều sản phẩm, dịch vụ hoặc thị
trường khác nhau.

4.Mô hình phẳng

-Khái niệm: Mô hình phẳng là mô hình tổ chức không có cấp bậc, theo đó tất cả các
nhân viên đều có quyền hạn ngang nhau.

-Ưu điểm:

+Tạo sự bình đẳng và hợp tác giữa các nhân viên

+Giảm thiểu sự cồng kềnh trong quản lý

+Thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới

-Nhược điểm:

+Có thể dẫn đến sự thiếu rõ ràng trong phân công nhiệm vụ

+Có thể gây ra khó khăn trong việc kiểm soát và điều hành

+Có thể không phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn

-Khả năng áp dụng: Mô hình phẳng phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ, hoạt
động trong các lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới.

Việc lựa chọn mô hình phân chia tổ chức thành các bộ phận cần dựa trên các yếu tố
như quy mô, lĩnh vực hoạt động, chiến lược kinh doanh,... của tổ chức.
2. Trong tổ chức, mối quan hệ quyền hạn là mối quan hệ giữa các thành viên trong
tổ chức, trong đó một thành viên có quyền ra quyết định và yêu cầu các thành viên
khác tuân thủ quyết định đó. Mối quan hệ quyền hạn được thể hiện qua các cấp bậc
trong tổ chức, theo đó cấp bậc càng cao thì quyền hạn càng lớn

-Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến: Đây là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và
cấp dưới trực tiếp. Cấp trên có quyền ra quyết định và yêu cầu cấp dưới tuân thủ
quyết định đó. Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến là mối quan hệ quyền hạn cơ bản
nhất trong tổ chức.

-Mối quan hệ quyền hạn chức năng: Đây là mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ
phận khác nhau trong tổ chức. Bộ phận có chức năng chuyên môn cao hơn có
quyền yêu cầu các bộ phận khác tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn của mình.

-Mối quan hệ quyền hạn cá nhân: Đây là mối quan hệ quyền hạn dựa trên uy tín và
cá tính của cá nhân. Cá nhân có uy tín và cá tính mạnh mẽ có thể có quyền hạn đối
với các cá nhân khác, ngay cả khi họ không có cấp bậc cao hơn.

Việc sử dụng các loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức khác nhau.

-Việc sử dụng chủ yếu mối quan hệ quyền hạn trực tuyến sẽ dẫn đến mô hình tổ
chức theo chức năng. Trong mô hình này, các bộ phận được phân chia theo chức
năng và các cấp bậc trong tổ chức được xác định rõ ràng.

-Việc sử dụng kết hợp mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và quyền hạn chức năng
sẽ dẫn đến mô hình tổ chức ma trận. Trong mô hình này, mỗi nhân viên có hai cấp
trên, một cấp theo chức năng và một cấp theo sản phẩm, dự án hoặc khu vực địa lý.

-Việc sử dụng kết hợp mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức năng và
quyền hạn cá nhân sẽ dẫn đến mô hình tổ chức không chính thức. Trong mô hình
này, quyền hạn không chỉ dựa trên cấp bậc, chức năng mà còn dựa trên uy tín và cá
tính của cá nhân.

Việc lựa chọn loại quyền hạn và mô hình tổ chức cần dựa trên các yếu tố như quy
mô, lĩnh vực hoạt động, chiến lược kinh doanh,... của tổ chức.
3. Tầm quản lý và cấp quản lý là hai khái niệm liên quan chặt chẽ với nhau trong tổ
chức. Tầm quản lý là số lượng nhân viên mà một nhà quản lý có thể trực tiếp quản
lý hiệu quả. Cấp quản lý là vị trí của nhà quản lý trong hệ thống phân cấp tổ chức.

Mối quan hệ giữa tầm quản lý và cấp quản lý

Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ tương quan với nhau. Tầm quản lý
càng rộng thì số cấp quản lý càng ít và ngược lại. Điều này là do nếu tầm quản lý
rộng, một nhà quản lý có thể quản lý được nhiều nhân viên hơn, do đó, số cấp quản
lý cần thiết để quản lý toàn bộ tổ chức sẽ ít hơn.

Tuy nhiên, tầm quản lý và cấp quản lý không phải lúc nào cũng tương quan với
nhau một cách hoàn hảo. Trong một số trường hợp, có thể có một tổ chức có tầm
quản lý hẹp nhưng số cấp quản lý lại nhiều. Điều này có thể xảy ra trong các tổ
chức có quy mô lớn, hoạt động trong các lĩnh vực đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao.
Trong những trường hợp này, có thể có sự phân chia tổ chức thành nhiều bộ phận
nhỏ, mỗi bộ phận có một cấp quản lý riêng.

Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý

Có thể phân loại các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý thành các loại
sau:

-Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng: Đây là mô hình cơ cấu tổ chức có số cấp quản lý ít.
Trong mô hình này, tầm quản lý của các nhà quản lý thường rộng. Mô hình cơ cấu
tổ chức phẳng thường được sử dụng trong các tổ chức có quy mô nhỏ, hoạt động
trong các lĩnh vực đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng cao.

-Mô hình cơ cấu tổ chức tháp: Đây là mô hình cơ cấu tổ chức có nhiều cấp quản lý.
Trong mô hình này, tầm quản lý của các nhà quản lý thường hẹp. Mô hình cơ cấu
tổ chức tháp thường được sử dụng trong các tổ chức có quy mô lớn, hoạt động
trong các lĩnh vực đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao.

Việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý cần dựa trên các yếu
tố như quy mô, lĩnh vực hoạt động, chiến lược kinh doanh,... của tổ chức.
4. Trong quản lý tổ chức, tập trung và phi tập trung là hai xu hướng đối lập nhau về
phân cấp quyền lực.

Tập trung là xu hướng tập trung quyền lực vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Trong xu hướng này, các quyết định quan trọng đều được đưa ra bởi cấp quản lý
cao nhất và các cấp quản lý cấp dưới chỉ được thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo
của cấp trên.

Phi tập trung là xu hướng phân tán quyền lực cho các cấp quản lý cấp dưới. Trong
xu hướng này, các cấp quản lý cấp dưới được trao quyền để đưa ra các quyết định
quan trọng trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Các hình thái phi tập trung

Có thể phân loại các hình thái phi tập trung thành các loại sau:

-Phi tập trung theo chức năng: Trong hình thái này, quyền lực được phân tán cho
các bộ phận chức năng khác nhau trong tổ chức. Mỗi bộ phận chức năng có quyền
ra quyết định trong phạm vi chức năng của mình.

-Phi tập trung theo địa lý: Trong hình thái này, quyền lực được phân tán cho các chi
nhánh hoặc văn phòng đại diện ở các địa phương khác nhau. Mỗi chi nhánh hoặc
văn phòng đại diện có quyền ra quyết định trong phạm vi địa phương của mình.

-Phi tập trung theo sản phẩm hoặc dịch vụ: Trong hình thái này, quyền lực được
phân tán cho các đơn vị kinh doanh khác nhau, mỗi đơn vị kinh doanh chịu trách
nhiệm về một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Phân biệt giữa ủy quyền và trao quyền

Ủy quyền và trao quyền là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn với nhau. Tuy nhiên,
hai khái niệm này có sự khác biệt cơ bản như sau:

Ủy quyền là việc cấp trên giao cho cấp dưới thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Trong
ủy quyền, cấp trên vẫn giữ quyền kiểm soát và ra quyết định cuối cùng.
 Trao quyền là việc cấp trên giao cho cấp dưới quyền ra quyết định và hành động
trong một phạm vi nhất định. Trong trao quyền, cấp dưới có quyền tự quyết định và
hành động mà không cần phải tham khảo ý kiến của cấp trên.

Quá trình ủy quyền, trao quyền

Quá trình ủy quyền, trao quyền bao gồm các bước sau:

1. Xác định nhiệm vụ cần ủy quyền, trao quyền: Bước đầu tiên là xác định nhiệm vụ
nào cần được ủy quyền, trao quyền. Các nhiệm vụ cần được ủy quyền, trao quyền
thường là các nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên, lặp đi lặp lại, không đòi hỏi
sự chuyên môn cao.
2. Lựa chọn người được ủy quyền, trao quyền: Bước tiếp theo là lựa chọn người được
ủy quyền, trao quyền. Người được ủy quyền, trao quyền cần có các tiêu chuẩn như:
trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng quản lý,...
3. Thông báo về việc ủy quyền, trao quyền: Sau khi lựa chọn được người được ủy
quyền, trao quyền, cần thông báo cho họ về việc ủy quyền, trao quyền. Thông báo
cần bao gồm các nội dung chính như: nhiệm vụ được ủy quyền, trao quyền, phạm
vi quyền hạn, trách nhiệm,...
4. Theo dõi và giám sát việc thực hiện ủy quyền, trao quyền: Sau khi ủy quyền, trao
quyền, cần theo dõi và giám sát việc thực hiện của người được ủy quyền, trao
quyền. Việc theo dõi và giám sát giúp đảm bảo rằng người được ủy quyền, trao
quyền thực hiện nhiệm vụ đúng theo yêu cầu.

Những tiền đề để có thể thực hiện quá trình ủy quyền, trao quyền có hiệu quả

Để quá trình ủy quyền, trao quyền có hiệu quả, cần đảm bảo các tiền đề sau:

-Nội bộ tổ chức cần có một môi trường văn hóa tin cậy và hợp tác: Trong môi
trường văn hóa tin cậy và hợp tác, các cấp quản lý cấp trên và cấp dưới có sự tin
tưởng lẫn nhau, sẵn sàng hợp tác và chia sẻ thông tin. Điều này là cần thiết để quá
trình ủy quyền, trao quyền diễn ra thuận lợi.
-Người được ủy quyền, trao quyền cần có năng lực và kinh nghiệm: Người được ủy
quyền, trao quyền cần có năng lực và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ được
giao. Điều này giúp đảm bảo rằng nhiệm vụ được thực hiện đúng theo yêu cầu.

-Có hệ thống kiểm soát và giám sát hiệu quả: Hệ thống kiểm soát và giám sát giúp
đảm bảo rằng người được ủy quyền, trao quyền thực hiện nhiệm vụ đúng theo yêu
cầu.