CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 MỤC TIÊU CHƯƠNG
Ø Trình bày được khái niệm và vai trò của tổ chức, công tác tổ chức;
Ø Mô tả được đặc điểm của tầm quản trị, những yếu tố ảnh hưởng đến tầm
quản trị;
Ø Trình bày được khái niệm quyền hạn và các loại quyền hạn;
Ø Phân biệt được các loại hình cơ cấu tổ chức; nhận biết ưu, nhược điểm của
từng mô hình;
Ø Nhận biết được tầm quan trọng của việc hoạch định nguồn nhân lực;
Ø Trình bày được quy trình, mức độ cần thiết của công tác tuyển dụng;
Ø Mô tả được quy trình của công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
 NỘI DUNG CHƯƠNG

ü Công tác tổ chức

ü Tầm quản trị
ü Quyền hạn
ü Cơ cấu tổ chức
ü Hoạch định nhân sự
ü Tuyển dụng
ü Đào tạo và phát triển
CÔNG TÁC TỔ CHỨC I
 1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

q Khái niệm ‘tổ chức’ và ‘công tác tổ chức’

q Vai trò của công tác tổ chức
 TỔ CHỨC LÀ GÌ?
Tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người vì tổ chức thực
hiện được những việc mà các cá nhân đơn lẻ không thể làm được
 1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

q Tổ chức:

• Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người;

• Tổ chức hoạt động trong một thể thống nhất;
• Tổ chức luôn hướng tới mục tiêu chung.

“Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong
những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục tiêu chung.”
CÔNG TÁC TỔ CHỨC LÀ GÌ?
 1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

q Khái niệm ‘công tác tổ chức’

“Công tác tổ chức là việc chia tổ chức ra nhiều bộ phận khác nhau,
xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối
quan hệ phối hợp giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ
chức.”
 1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

q Mục đích của công tác tổ chức

• Nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý để thực hiện mục tiêu,
nhiệm vụ của tổ chức.
• Giúp thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận
sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một
cách hiệu quả nhất.
 1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

q Vai trò của công tác tổ chức

Đảm bảo tổ chức Hỗ trợ công tác Phục vụ tốt cho công
hoạt động theo đúng chuyên môn hóa cho tác kiểm tra.
phân công, nhiệm vụ từng cá nhân trong tổ
chức
TẦM QUẢN TRỊ
II
 2. TẦM QUẢN TRỊ
q Khái niệm ‘tầm quản trị’
q Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản trị
 TẦM QUẢN TRỊ LÀ GÌ?

Tầm quản trị - Tầm kiểm soát của một nhà quản trị đối với người thừa
hành/nhân viên cấp dưới.
 2. TẦM QUẢN TRỊ
q Khái niệm ‘tầm quản trị’

Tầm quản trị là số

lượng nhân viên cấp Tầm quản trị là quy mô
dưới mà một nhà quản tối ưu về số lượng
trị cấp trên có thể những người bị quản lý.
quản lý được một
cách hiệu quả.
 2. TẦM QUẢN TRỊ

q Khái niệm ‘tầm quản trị’

Tầm quản trị hẹp Tầm quản trị rộng
 THẢO LUẬN NHÓM
Hãy chỉ ra những ưu, nhược điểm của
‘Tầm quản trị rộng và Tầm quản trị hẹp’?
 2. TẦM QUẢN TRỊ
q Khái niệm tầm quản trị

Tầm quản trị hẹp: Tầm quản trị rộng:

Ưu điểm:
- Công việc được phân chia rõ ràng
- Giám sát nhân viên dễ dàng
Nhược điểm:
- Cấp trên dễ can thiệp sâu vào
công việc cấp dưới
- Có nhiều cấp quản lý, làm bộ máy
cồng kềnh
- Truyền đạt thông tin chậm
- Tốn kém chi phí
Ưu điểm:
- Cấp dưới chủ động hơn trong
công việc do được phân quyền
- Giảm số nhà quản lý
- Tiết kiệm chi phí
- Truyền đạt thông tin nhanh
Nhược điểm:
- Hạn chế khả năng kiểm soát
- Dễ quá tải công việc cho nhà quản
trị dẫn đến quyết định chậm
 THẢO LUẬN NHÓM
Hãy chỉ ra những yếu tố ảnh huỏng đến
tầm quản trị
 q Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản trị

Năng lực của nhà quản trị Trình độ và ý thức của nhân viên Phương tiện truyển tải thông tin
.

Tính phức tạp của hệ thống Thời gian tiếp xúc của nhà
Sự phân cấp rõ ràng
quản lý quản trị và nhân viên
.
QUYỀN HẠN
III
 3. QUYỀN HẠN

q Khái niệm ‘quyền hạn’

q Phân loại quyền hạn
 3. QUYỀN HẠN
q Khái niệm ‘quyền hạn’

Quyền hạn là phạm vi Quyền hạn là mức độ

trong đó nhà quản trị có độc lập trong hoạt động
thể ra các quyết định gắn dành cho nhà quản trị để
với các chức năng quản họ phát huy tính quyết
trị tương ứng với vị đoán thông qua: ra quyết
trí/chức vụ của mình. định, chỉ thị, mệnh lệnh
 3. QUYỀN HẠN
q Phân loại quyền hạn

Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu Quyền hạn chức năng
- Nhà quản trị có quyền - Đưa ra lời khuyên, tư - Nhà quản trị có thể kiểm
ra quyết định và kiểm vấn dành cho nhân viên soát hoạt động của nhân
soát trực tiếp đối với cấp dưới, cùng cấp viên bộ phận khác;
cấp dưới hoặc cấp trên - Được thực hiện khi nhà
- Quan hệ thứ bậc - Quan hệ tư vấn quản trị trực tuyến thiếu
hụt về năng lực, kinh
nghiệm quản trị.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
IV
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC

q Khái niệm ‘cơ cấu tổ chức’

q Những yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng cơ
cấu tổ chức
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC

CƠ CẤU TỔ CHỨC LÀ GÌ?

 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC

q Khái niệm ‘cơ cấu tổ chức’

Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức/phi chính thức
giữa những con người trong tổ chức.
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC

q Khái niệm ‘cơ cấu tổ chức’

Cơ cấu tổ chức chính thức: Cơ cấu tổ chức phi chính thức:

là tổng hợp các bộ phận có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được phân
thành các khâu, các cấp, các chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất định
nhằm thực hiện mục tiêu chung.
là cơ cấu được hình thành từ các mối
quan hệ không chính thức giữa các
thành viên trong tập thể xã hội.
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC

q Những yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức
q Chiến lược của tổ chức;
q Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của
tổ chức;
q Nguồn lực công nghệ;
q Thái độ và phong cách làm việc của nhà quản trị;
q Năng lực của đội ngũ nhân viên;
q Môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức.
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
Trực tuyến Trực tuyến-tham mưu Chức năng Trực tuyến-chức năng
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
- Mỗi thành viên/ bộ phận chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của QL cấp trên;
- Không có các phòng ban chức năng;
- Mối quan hệ trực tuyến.
Ø Ưu điểm:
- Đảm bảo tính thống nhất trong quản trị;
- Cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt.
Ø Nhược điểm:
- Không tận dụng được năng lực của chuyên gia và việc thực hiện
theo các chức năng quản trị;
- Nhà quản trị dễ bị quá tải công việc.
Ø Phù hợp với tổ chức có quy mô nhỏ, các chức năng không phức tạp
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – tham mưu:
Như mô hình trực tuyến; có thêm bộ phận/cá nhân tham mưu.
Ø Ưu điểm:
- Sử dụng được năng lực của chuyên gia;
- Sử dụng chặt chẽ mối quan hệ trực tuyến và cả chuyên gia
nên giảm gánh nặng cho nhà QT;
Ø Nhược điểm:
- Cách biệt chức năng giữa người chuẩn bị quyết định (tham
mưu, tư vấn) và người ra quyết định (trực tuyến).
- Có khả năng ảnh hưởng đến tính hiệu quả trong công việc.
Ø Được áp dụng khá phổ biến
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng:
Các bộ phận chức năng có quyền ra quyết định hành chính
với các bộ phận trực tuyến
Ø Ưu điểm:
- Giúp phát huy hiệu quả ưu thế của chuyên môn hóa
- Tạo điều kiện để kiểm tra chặt chẽ các cấp
Ø Nhược điểm:
- Khó đảm bảo tính thống nhất trong quản trị;
- Mối quan hệ trong cơ cấu chồng chéo, phức tạp.
Ø Ít được áp dụng
 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC
q Các mô hình cơ cấu tổ chức
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:
- Sự kết hợp giữa mô hình trực tuyến & chức năng;
- Bộ phận chức năng tồn tại với mục đích tham mưu
cho nhà quản trj cấp cao.
Ø Ưu điểm:
- Đảm bảo tính thống nhất trong quản trị;
- Sử dụng hiệu quả đội ngũ chuyên gia
- Giảm bớt công việc của nhà quản trị.
Ø Nhược điểm:
Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, mối quan hệ giữa các bộ
phận phức tạp, khó đưa ra ý kiến thống nhất.
Ø Phù hơp với mô hình các xí nghiệp.
HOẠCH ĐỊNH
NHÂN SỰ V
 5. HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

q Hoạch định nhân sự

q Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định nhân sự
q Các loại hoạch định nhân sự
 q Hoạch định nhân sự

Quá trình dự báo và đáp ứng sự

chuyển dịch của con người từ ngoài
vào, luân chuyển bên trong hoặc ra
khỏi tổ chức nhằm đảm bảo sự phù
hợp về số lượng nhân viên tại đúng
vị trí và đúng thời điểm
 q Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định nhân sự

Mục tiêu, chiến lược

phát triển, văn hoá, tài chính Các quy định của pháp luật,
… của tổ chức ngành…

Kết quả đánh giá nguồn

cung, cầu nhân lực
Tính chất, đặc điểm công
việc
 q Các loại hoạch định nhân sự

Loại hoạch
Dài hạn Trung hạn Ngắn hạn
định NNL

Thời gian Trên 3 năm Từ 1 – 3 năm Dưới 1 năm

Ø Dựa trên việc phân Ø Dựa trên mục tiêu Ø Dựa trên các kế
tích chiến lược phát phát triển cụ thể của hoạch tác nghiệp của
Tiêu chí triển dài hạn của tổ tổ chức; từng bộ phận.
xây dựng chức. Ø Dựa trên các chỉ tiêu
phát triển đo lường
được.

Được thực Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung và Nhà quản trị cấp trung và
hiện bởi cấp cơ sở cấp cơ sở
TUYỂN DỤNG
VI
 6. TUYỂN DỤNG

q Khái niệm ‘Tuyển dụng’

q Các nguồn tuyển dụng
q Các giải pháp thay thế tuyển dụng
q Quy trình tuyển dụng
 Tuyển dụng là gì?
Tại sao tổ chức cần phải tuyển dụng?
 q Khái niệm ‘Tuyển dụng’

TUYỂN CHỌN
TUYỂN MỘ Hiring = Recruitment + Selection
quá trình đánh giá,
quá trình thu hút sàng lọc ứng viên
người lao động để theo nhiều tiêu chí
tạo ra một tập hợp khác nhau dựa vào
các ứng viên phù yêu cầu của công việc
hợp cho một hoặc để lựa chọn được
nhiều vị trí trong tổ ứng viên phù hợp
chức . nhất.
 q Các nguồn tuyển dụng
NGUỒN BÊN TRONG TỔ CHỨC:
Ưu điểm:
- Quen với công việc, môi trường làm việc;
- Giảm thời gian đào tạo;
- Có lòng trung thành và gắn bó.
Nhược điểm:
- Ít có ý tưởng sáng tạo
- Dễ gây mâu thuẫn nội bộ nếu không có sự
công bằng;
- Nguồn nhân lực nghèo nàn.
NGUỒN BÊN NGOÀI TỔ CHỨC:
Ưu điểm:
- Có kiến thức, sức sáng tạo mới;
- Sự thay đổi góp phần tạo nên bầu
không khí làm việc mới.
- Nguồn tuyển đa dạng.
Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian định hướng ban
đầu, đào tạo mới;
- Dễ dẫn đến tâm lý mất đoàn kết nội bộ;
 q Quy trình tuyển dụng

B2
B1
Phân tích công việc và B3
Xác định nhu cầu và nguồn
tiêu chuẩn của người Tuyển chọn ứng viên
cung nhân lực
lao động
Các giải pháp có thể vận dụng để thay thế tuyển dụng?
 q Các giải pháp thay thế tuyển dụng

q Làm thêm giờ;

q Thuyên chuyển, kiêm nhiệm;
q Hợp đồng/nhờ giúp tạm thời;
q Thuê lao động từ công ty khác (công ty cho thuê).
ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
VII
 7. ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN

q Khái niệm ‘Đào tạo và Phát triển’

q Các phương pháp đào tạo và phát triển
 Phân biệt giữa đào tạo và phát triển?
Tại sao tổ chức cần đào tạo và phát triển?
 q Khái niệm ‘Đào tạo và Phát triển’

Tiêu chí ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN

Tập trung Công việc hiện tại Công việc định hướng trong tương lai

Phạm vi Cá nhân Cá nhân và Tổ chức

Thời gian Trong ngắn hạn Trong dài hạn

Khắc phục sự thiếu hụt về kiến Chuẩn bị cho tương lai

Mục đích
thức và kĩ năng hiện tại
 q Các phương pháp đào tạo và phát triển

TRONG CÔNG VIỆC: NGOÀI CÔNG VIỆC:

- Chỉ dẫn công việc; - Tổ chức lớp cạnh doanh nghiệp;

- Học nghề; - Cử đi học;
- Kèm cặp chỉ bảo; - Hội thảo;
- Luân chuyên, thuyên chuyển; - Đào tạo từ xa.
 Q & A!
1. Tổ chức là gì? Đặc điểm chung của tổ chức là gì?
2. Công tác tổ chức là gì? Vai trò của công tác tổ chức?
3. Tầm quản trị là gì? Ưu/Nhược điểm của tầm quản trị rộng/hẹp?
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản trị?
5. Quyền hạn là gì? Nhà quản trị có mấy loại quyền hạn? Nêu ví dụ?
6. Cơ cấu tổ chức là gì? Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dung cơ cấu tổ chức?
7. Các loại hình cơ cấu tổ chức? Ưu/nhược điểm của mỗi loại?
8. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định NNL? Phân biệt hoạch định ngắn, trung, dài hạn?
9. Tuyển dụng là gì? Các nguồn tuyển dụng? Quy trình tuyển dụng?
10. Các giải pháp thay thế tuyển dụng? Phân biệt đào tạo và phát triển NNL?