08/09/2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ
Quản lý phạm vi

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

CHƯƠNG 4:
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

1
2

Quản lý phạm vi NỘI DUNG TRÌNH BÀY

4.1. Quản lý phạm vi dự án là gì?

4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi

3 4

NỘI DUNG TRÌNH BÀY Phạm vi là gì?

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm sát phạm vi
 Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì
mà DA phải làm. DA phải có một phạm vi rõ ràng,
nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc.
 Các kết quả chuyển giao (Deliverables): là những
kết quả của DA sẽ chuyển giao: Phần cứng, Phần
mềm (mua hoặc làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo và
phương hướng chuyển giao

5 6

1
 08/09/2012

Qui trình quản lý phạm vi NỘI DUNG TRÌNH BÀY

 Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao 4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
đoạn tiếp theo
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
 Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung
cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
 Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của
DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi
 Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi
DA
 Điều khiển thay đổi phạm vi: những thay đổi của phạm vi
DA

7 8

4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi Tôn chỉ / Nội quy dự án

 Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp
nền tảng về phạm vi DA. Tuyên bố phạm vi (scope
statement) gồm:
Kiểm chứng về DA (Project Justification)
Mô tả ngắn về sản phẩm của DA
Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của
DA
Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công
của DA

9 10

Tôn chỉ dự án (tt) Phát biểu về phạm vi

11 12

2
 08/09/2012

Phát biểu về phạm vi (tt) Xác định phạm vi

 Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, xác định

chi tiết công việc bằng cách chia thành các
công việc nhỏ hơn có thể quản lý được
 Xác định đúng phạm vi
 Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí,
nguồn lực
 Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều
khiển DA
 Giúp truyền đạt rõ rãng các trách nhiệm của mỗi
công việc

13 14

NỘI DUNG TRÌNH BÀY Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS)

4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì?
4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án
4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown
4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi
 WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm
để hoàn thành một dự án.
 Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các
bước để hoàn thành dự án.
 Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án,
khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án.

16
15

Vai trò của WBS Kiểu định dạng WBS

 Có 2 kiểu định dạng WBS:
 WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ  Chart
có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án  Outline
 WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các
cá nhân
 WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự
án.

17 Kiểu định dạng WBS: Chart 18

3
 08/09/2012

Kiểu định dạng WBS: Outline Các kỹ thuật xây dựng WBS
0.0 Retail Web Site  Top-Down
1.0 Project Management
2.0 Requirements Gathering  Bottom-Up
3.0 Analysis & Design
 Analogy
4.0 Site Software Development
4.1 HTML Design and Creation  Rolling Wave
4.2 Backend Software
4.2.1 Database Implementation 1st pass: go 1-3 levels deep
4.2.2 Middleware Development Gather (thu thập) more requirements or
4.2.3 Security Subsystems data
4.2.4 Catalog Engine
4.2.5 Transaction Processing Add more detail later
4.3 Graphics and Interface  Post-its on a wall
4.4 Content Creation
5.0 Testing and Production 19
20

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)
 Top-down  Bottom-up
Start at highest level Start at lowest level tasks
Systematically develop increasing
level of detail Aggregate (gộp lại) into summaries
(tóm tắt) and higher levels
Best if
The problem is well understood Cons
Technology and methodology are not new Time consuming (tốn nhiều thời gian)
This is similar to an earlier project or problem
Needs more requirements complete
But is also applied in majority (phần
lớn) of situations (hoàn cảnh) Pros
Detailed
21 22

Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Các tính chất của WBS
 Analogy  Có chiều hướng trên xuống.
 Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn.
Base WBS upon that of a “similar”
 Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô
project
tả sản phẩm
Use a template  Sản phẩm: danh từ
Analogy also can be estimation basis  đầu vào,
 đầu ra,
Pros
 động tác xử lý
Based on past actual experience
Cons
Needs comparable project
24
23

4
 08/09/2012

Các tính chất của WBS (tt)
 Công việc:
 Động từ
 Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý
 WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không
phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết
cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu
và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.
 WBS viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";
 Trình tự của từng công việc là không quan trọng.
Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình
25
Nguồn thông tin để XD WBS
 Tài liệu:
 Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án,
báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên
cứu khả thi
 Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông
tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ
tục hành chính, quy tắc làm việc,...
 Con người: Những người có mối quan hệ
trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án.
26

Cấu trúc chi tiết WBS Danh sách sản phẩm

 WBS bao gồm hai thành phần chính.  Mô tả theo trình tự từ trên xuống
 Danh sách sản phẩm - DSSP (Product
Breakdown Structure - PBS)  Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức
 Danh sách công việc - DSCV (Task Breakdown tạp của sản phẩm. Nói chung, sản
Structure - TBS) phẩm càng phức tạp thì số các mức
càng lớn hơn.
 Sảnphẩm toàn bộ và từng sản phẩm
con được mô tả bằng danh từ.

27 28

Danh sách sản phẩm (tt) Danh sách công việc

 Xác định các công việc cần thực hiện.
Sản phẩm
 DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả
từ trên xuống dưới.
 DSCV có thể được chia thành các mức khác
Sản phẩm Sản phẩm Sản phẩm nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ
con A con B con C
phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản
phẩm con.
 Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ
Sản phẩm Sản phẩm
con B.1 con B.2 (hành động) và một bổ ngữ.

30
29

5
 08/09/2012

Danh sách công việc (tt) Xây dựng WBS

Xác định B-1 Xác định B-1 Xác định B-1

Đầu vào Xử lí Đầu ra
C¸c môc tiªu  Các mục tiêu dự án
dự án được chia nhỏ
thành các phần có
X¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ bµn giao
thể quản lý cho
Sản phẩm bµn giao việc chuyển giao
Xác định Xác định Xác định
Xử lí 1 Xử lí 2 Xử lí 3

ThÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao mét phÇn h÷u Ých cña môc
tiªu dự án.

31 32

Xây dựng WBS (tt) Kết hợp cả 2 danh sách

 Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã
 Các công việc cần duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức của
Môc tiªu
đạt được các kết phần tử trong WBS
dự án quả bàn giao mốc
X¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giao đã được xác định  Lưu ý:
trong WBS  Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm
Sản phẩm bµn giao  Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc
(để ra được sản phẩm)
®Þnh nghÜa kÕ ho¹ch

kÕ ho¹ch công việc

34
33

Kết hợp cả hai danh sách (tt) Các cách biểu diễn WBS
Sản phẩm (0.0)  Biểu diễn theo sản phẩm
 Biểu diễn theo trình tự
Sản phẩm con A (1.0) Sản phẩm con B (2.0) Sản phẩm con C (3.0)
 Biểu diễn theo trách nhiệm
Sản phẩm con B.1 (2.1) Sản phẩm con B.2 (2.2)

Mô tả B-1
Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra

Mô tả Mô tả Mô tả
Xử lí 1 (2.1.2.1) Xử lí 2 (2.1.2.2) Xử lí 3 (2.1.2.3)

Ví dụ WBS chi tiết 35

36

6
 08/09/2012

Biểu diễn theo sản phẩm Biểu diễn theo giai đoạn
Nhà mới Nhà mới
0.0 0.0

Tầng 1
Phòng khách Phòng ngủ
Phòng bếp Móng bê tông 2.0 Tầng 2
2.0 3.0
1.0 1.0 3.0

Bàn ăn 1.1 Tủ bếp 1.2 Ánh sáng Trang trí Salon Ghép sắt Đổ móng Tường Cửa Trần
2.1 2.2 2.3 1.1 1.2 2.1 2.2 2.3

Xây gạch Trát

2.1.1 2.1.2

37 38

Biểu diễn theo trách nhiệm Làm thế nào để xây dựng WBS

Nhà mới
 Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm
0.0
 Tách các sản phẩm thành từng công việc
Nề
Điện
 Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản
Đồ gỗ 2.0
1.0 3.0 lý hơn từng giai đoạn lớn
 Các công việc cần:
Cửa Cầu thang Tường Trần Bể nước
1.1 1.2 2.1 2.2 2.3  Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc
Xây gạch Trát  Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc
2.1.1 2.1.2
 Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn

40
39

Các nội dung cần thiết cho WBS Các bước xây dựng WBS
 Định hướng kết quả bàn giao  Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS
 Trách nhiệm của một cá nhân  Tài liệu kèm theo để đảm bảo phạm vi
 Có thời hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc  Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng
 Đơn vị công việc có thể quản lý được các công việc dưới nó
 Dễ hiểu  WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc
 Có thể đo lường được  Các thành viên nhóm DA phải tham gia xây dựng
WBS
 Mỗi WBS nên có tài liệu đi kèm để đảm bảo phạm vi
 WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những
thay đổi
41 42