Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT E C 2 0 8 .

O2 2

SEMINAR 1

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
PROJECT SCOPE MANAGEMENT

GVHD: THS. HUỲ NH ĐỨC HUY

Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT E C 2 0 8 .O2 2

THÀNH VIÊN

Hà Vy Bích Chi Bảo Xuyên Vĩ Khang Thảo Nguyên

21520535 21521889 21520537 21522186 21521197

GVHD: THS. HUỲNH ĐỨC HUY

 MỤC TIÊU
Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT E C 2 0 8 .O2 2

1 2 3 4
Thấy được tầm Biết các phương
Giải thích về quá
Mô tả quá trình pháp thu thập
quan trọng của trình xác định các
lập kế hoạch và tài liệu hóa
việc quản lý phạm phạm vi và mô tả
quản lý phạm vi yêu cầu để đáp
vi dự án tốt nội dung của nó.
ứng stakeholder

5 6 7 8
Giải thích về quá Thấy được tầm Thấy được tầm Mô tả cách phần
trình tạo ra WBS quan trọng của quan trọng của mềm có thể hỗ
và sử dụng các việc xác nhận việc kiểm soát trợ trong quản lý
cách tiếp cận phạm vi phạm vi phạm vi dự án
khác nhau
Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT – E C 2 0 8 .O2 2

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH

CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM

Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT – E C 2 0 8 .O2 2

1. GIỚI THIỆU
1.1 P H Ạ M V I D Ự Á N LÀ G Ì ? 1.4 TẦM QUAN TRỌNG

1.2 S Ả N P H Ẩ M T R U N G G I A N LÀ G Ì ? 1.5 CÁC Y Ế U TỐ Ả N H H Ư Ở N G

1.3 QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

1.1 P H Ạ M V I D Ự Á N LÀ G Ì ?

Là một bản tóm tắt đã được thống nhất về tất cả các thông số quan trọng của
toàn bộ dự án

Sản phẩm
Mục tiêu Nhiệm vụ Chi phí Thời hạn
bàn giao

PHẠM VI DỰ ÁN
1.1 PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ?

- Thiết lập:

RANH GIỚI TRÁCH NHIỆM TIÊU CHÍ THỦ TỤC

- Phác thảo:

CÁC BÊN LIÊN QUAN CHÍNH GIẢ ĐỊNH RÀNG BUỘC

- Còn được gọi là tuyên bố về công việc, tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu điều
khoản tham chiếu. Được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể.
1.1 P H Ạ M V I D Ự Á N LÀ G Ì ?

“ In simple terms, the scope is what a client

or sponsor wants delivered. It sums up
the work that needs to be done to get the
“
desired result.

Graham Watt LFAIPM

1.2 SẢN PHẨM TRUNG GIAN LÀ GÌ?

Sản phẩm
trung gian
Là những sản phẩm thành
quả của dự án, như phần
cứng, phần mềm, tài liệu đào
tạo, chuyển giao, bảo hành...

Đo lường tiến độ

Đạt được mục tiêu

1.3 Q U Ả N LÝ P H Ạ M V I D Ự Á N LÀ G Ì ?

Mô tả quá trình xác định phạm vi, xác minh phạm vi và thay đổi/kiểm soát
phạm vi. Gồm có 6 quy trình:

BƯỚC 1: Plan Scope Management

BƯỚC 2: Collect requirements

BƯỚC 3: Define Scope

BƯỚC 4: Create WBS

BƯỚC 5: Validate Scope

BƯỚC 6: Control Scope

1.4 TẦM QUAN TRỌNG

34%
Ví dụ: Scope Creep

Dự án sân bay Denver (DIA)

1.4 TẦ M Q U A N T R Ọ N G

Giúp doanh nghiệp tập trung mọi Vai trò truyền thông đối với
nguồn lực vào một mục tiêu thành viên trong nhóm dự án và
chung, hạn chế lãng phí nguồn lực khách hàng liên quan.

Nắm chi tiết lộ trình dự Giúp doanh nghiệp phòng Xác định yếu tố các bên
án để phân bổ ngân sách ngừa tình huống bất ngờ liên quan cần phải nắm
và sắp xếp công việc ngoài phạm vi đã thiết lập. rõ để tránh sai hướng.
1.5 CÁC Y Ế U TỐ Ả N H H Ư Ở N G

THỜI GIAN NHÂN SỰ NGÂN SÁCH KHẢ THI

Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT – E C 2 0 8 .O2 2

2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

2.1 P LA N E S CO P E M A N A G E M E N T 2.4 CREATE WBS

2.2 CO L L E C T R E Q U I R E M E N TS 2.5 VA L I DAT E S CO P E

2.3 D E F I N E S CO P E 2.6 CO N T R O L S CO P E
Q U Ả N T R Ị D Ự Á N T M Đ T – E C 2 0 8 . O2 2
2.1 P LA N E S CO P E M A N A G E M E N T

LẬP KẾ HOẠCH
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Quy trình tạo ra kế hoạch quản lý

công việc để chỉ ra phạm vi công
việc sẽ xác định, đánh giá, kiểm
soát như thế nào.
2.2 COLLECT REQUIREMENTS

THU THẬP YÊU CẦU

- Là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án.
- Thu thập yêu cầu là bước khó nhất trong quản lý phạm vi dự án.
- Tổ dự án làm việc với các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng, người dùng
để thu thập yêu cầu

Nếu thu thập yêu cầu Nhóm phát triển phải bổ sung
không ghi nhận đầy đủ tính năng hay chức năng
2.2 COLLECT REQUIREMENTS

CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP YÊU CẦU VÀ TÀI LIỆU HÓA:

Khảo sát Quan sát Phân tích Thảo luận

Phần mềm Mẫu thử Tài liệu

2.3 DEFINE SCOPE

XÁC ĐỊNH PHẠM VI

Phân tích chi tiết các yêu cầu thu

thập được từ bước trước đó và biến
chúng thành một phạm vi công việc
cụ thể và rõ ràng.

Giúp không bỏ sót yêu cầu

"Đặc tả Phạm vi Dự án"

(Project Scope Statement)
2.4 C R EAT E W B S

PHÁT TRIỂN CẤU TRÚC

CHIA NHỎ CÔNG VIỆC

- WBS là sự phân chia theo thứ bậc

phạm vi dự án thành các thành phần Chiều ngang (Dạng phác thảo)
nhỏ hơn.

- WBS được sử dụng để tổ chức và cấu

trúc công việc của dự án, đồng thời
cung cấp cơ sở để ước tính, lập lịch
trình và giám sát tiến độ của dự án.

- WBS thường được hiển thị:

Chiều dọc (Dạng cây)
2.4 CREATE WBS

WBS dự án phát triển web TMĐT

2.4 CREATE WBS

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH PHẠM VI, MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU

Thu thập thông tin Tổ chức cuộc họp

Cụ thể hóa mục tiêu

theo nguyên tắc:

DỄ HIỂU CÓ THỂ ĐO LƯỜNG THỰC TẾ

2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH CÁC GIAI ĐOẠN VÀ ĐIỂM KIỂM SOÁT

Lựa chọn Xác định

Cách tổ chức một WBS

Chia giai Tạo các điểm

đoạn cụ thể kiểm soát
2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 3: LIỆT KÊ CÁC SẢN PHẨM CẦN BÀN GIAO

2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 4: PHÂN CẤP MỨC ĐỘ ƯU TIÊN

Để sắp xếp thứ tự triển khai

&
Để thiết lập lịch trình hợp lý

Sau đó gán từng phần tử trong WBS một mã số duy nhất.

Ví dụ: sản phẩm/ nhiệm vụ ở mức cao nhất có mã số là 0.0,
kế tiếp là 1.0, …
2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 5: TẠO CÁC GÓI CÔNG VIỆC

Phân rã các nhiệm vụ con và nhóm chúng thành các gói công việc cụ thể.
Cách này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc.
2.4 C R EAT E W B S

6 BƯỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

BƯỚC 6: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin

Hiểu rõ quyền hạn

&
Hiểu rõ trách nhiệm
2.4 C R EAT E W B S

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

1 Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)

2 Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)

3 Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

4 Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

2.4 C R EAT E W B S

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

1 Top – Down (Tiếp cận từ trên xuống)

Tạo cấu trúc công việc đi từ tổng quan đến chi tiết

Kết quả dự án Gói công việc

2.4 C R EAT E W B S

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

2 Bottom – Up (Tiếp cận từ dưới lên)

Tạo cấu trúc phân chia công việc từ chi tiết đến tổng quan

Thảo luận & Động não Chia sẻ nhiệm vụ

Ít cấu trúc

Thiếu logic

Hạn chế sót nhiệm vụ

2.4 C R EAT E W B S

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

3 Hybrid Approach (Tiếp cận tích hợp)

Bắt đầu với cách tiếp cận từ trên xuống, phân rã dự án thành các cấp bậc

TỐI ƯU NHẤT

Tạo khung Chia sẻ Thảo luận

WBS bản thảo nhiều hơn

Đảm bảo tất cả các hoạt động cần làm đã

được đưa vào bảng công việc WBS.
2.4 C R EAT E W B S

PHƯƠNG PHÁP PHỔ BIẾN ĐỂ XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC WBS

4 Analogy (Dựa trên kinh nghiệm)

Tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ
các dự án đã từng được triển khai
2.4 CREATE WBS

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

1/ Cấu trúc chia công việc dựa trên khả năng phân phối
2.4 CREATE WBS

CÁC CÁCH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO WBS

2/ Cấu trúc chia công việc theo giai đoạn

2.4 CREATE WBS

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

1/ Quy tắc 100%:

- Một WBS sẽ bao gồm 100% công việc nằm trong phạm vi dự án,.
- Được áp dụng ở tất cả các cấp trong hệ thống WBS.

Tổng số công việc ở cấp “con” cũng phải bằng 100% công việc ở
“cấp độ mẹ”.
2.4 C R EAT E W B S

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

2/ Tập trung vào kết quả

Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố trong WBS
dưới dạng kết quả/ sản phẩm chuyển giao thay vì liệt kê cách giải quyết
công việc

Khích lệ sự sáng tạo

Lựa chọn công cụ Đổi mới phương pháp

Giải quyết công việc hiệu quả hơn.

2.4 C R EAT E W B S

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

3/ Mức độ chi tiết phù hợp

- Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất.
- Ngoài ra phân rã công việc có thể áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ”.

Nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn

2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành thì
mới cần chia nhỏ tiếp.
2.4 CREATE WBS

4 NGUYÊN TẮC CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG WBS

4/ Không trùng lặp

Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.

Sự chồng chéo trách nhiệm xử Nhầm lẫn khi tính toán chi phí.
2.4 C R EAT E W B S

HIỆU QUẢ KHI ỨNG DỤNG WBS

Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn.

Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện.

Đánh giá chính xác một vấn đề.

Cải thiện hiệu suất.

2.5 VA L I DAT E S CO P E

Chấp thuận các đầu ra của dự án một cách chính thức:

Thêm

Mô tả

Tầm quan trọng của việc xác nhận phạm vi

Cách nó liên quan đến việc xác định

và kiểm soát phạm vi
2.6 CONTROL SCOPE

Thu thập thông tin và kiểm soát thay đổi về phạm vi dự án:

Thêm

Mô tả

Giải thích

Tầm quan trọng của việc

kiểm soát phạm vi

Các phương pháp ngăn

chặn vấn đề liên quan
2.6 CONTROL SCOPE

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Mục tiêu của việc kiểm soát phạm vi là:

1 2 3
Ảnh hưởng các Đảm bảo rằng các thay Quản lý khi có
yếu tố gây ra đổi được xử lý theo quy các thay đổi
thay đổi phạm vi trình, được phát triển xảy ra
như việc tích hợp kiểm
soát các thay đổi
2.6 CO N T R O L S CO P E

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Thông qua quá trình xác nhận phạm vi:

Các sản Thông tin Cập nhật tài

phẩm được hiệu suất sản quy trình
công nhận công việc tổ chức

Cập nhật kế Cập nhật

Yêu cầu
hoạch quản lý dữ liệu
thay đổi
dự án dự án
2.6 CO N T R O L S CO P E

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Đảm bảo khách hàng và người bảo trợ sẽ được đáp ứng yêu cầu.

Đảm bảo rằng tất cả yêu cầu, đề xuất thay đổi phải tuân theo một quy
trình kiểm soát thay đổi thống nhất.

Để quản lý các thay đổi và kết hợp với các quá trình kiểm soát khác.

Cho phép thay đổi và bổ sung các nhiệm vụ quan trọng.

Phân biệt những gì cần thiết

 2.6 CO N T R O L S CO P E

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KIỂM SOÁT PHẠM VI

Tránh được các vấn đề phổ biến sau:

Thay đổi liên tục các yêu cầu Chậm tiến độ dự án

Nhận kết quả không như mong đợi Dự án đưa ra ý tưởng rõ ràng

Xoay hướng dự án đang làm một nửa Vượt quá ngân sách đã thảo luận
2.6 CO N T R O L S CO P E

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN
PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp giảm thiểu việc thiếu sự đóng góp từ người dùng

Tổ chức các Cung cấp Không hứa Đặt user

cuộc họp sản phẩm hẹn những bằng nhà
định kỳ đều đặn gì cả phát triển
2.6 CO N T R O L S CO P E

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN
PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp giảm thiểu các yêu cầu chưa hoàn chỉnh và việc thay
đổi yêu cầu

Đưa yêu Tạo cơ sở Cung cấp Sử dụng Tập trung Phân bổ

cầu vào dữ liệu kiểm tra để quy trình vào ngày nguồn lực
văn bản quản lý xác minh xem xét hết hạn cụ thể
2.6 CONTROL SCOPE

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỂ NGĂN CHẶN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN
PHẠM VI TRONG CÁC DỰ ÁN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

❖ Phương pháp giúp tránh tình trạng vượt quá phạm vi

Duy trì giao Cung cấp Nắm bắt Xác định Xác thực Sử dụng
tiếp xuyên đầy đủ tầm nhìn đúng bằng các công cụ
suốt tài liệu khách hàng phạm vi chữ ký quản lý
Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT – E C 2 0 8 .O2 2

3. PHẦN MỀM HỖ TRỢ

3.1 P H Ầ N M Ề M T R E L LO

3.2 P H Ầ N M Ề M J I RA

3.3 PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT

PHẦN MỀM HỖ TRỢ TẠO WBS
PHẦN MỀM XỬ LÝ TÀI LIỆU VĂN BẢN, HỒ SƠ DỰ ÁN
PHẦN MỀM HỖ TRỢ CHUYÊN DỤNG ĐỂ QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN KHÁC
PHẦN MỀM LẬP BẢN ĐỒ TƯ DUY
3.1 P H Ầ N M Ề M T R E L LO

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Dễ sử dụng Hạn chế dự án lớn

Tính linh hoạt Thiếu tính năng

Tính tương tác cao Có thể lộn xộn

Tích hợp ứng dụng khác Bảo mật

Miễn phí.
3.1 P H Ầ N M Ề M T R E L LO
3.2 P H Ầ N M Ề M J I RA

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Quản lý dự án hiệu quả Phức tạp khi mới bắt đầu

Tích hợp linh hoạt Chi phí đầu tư ban đầu

Tùy chỉnh Đôi khi quá phức tạp

Theo dõi lỗi và yêu cầu Yêu cầu quản trị viên kỹ thuật

Báo cáo và phân tích Không phù hợp mọi loại dự án

3.2 P H Ầ N M Ề M J I RA
3.3 P H Ầ N M Ề M M I C R O S O F T P R OJ E C T

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Giao diện quen thuộc Phức tạp cho người mới

Tích hợp với Microsoft Office Giá thành

Quản lý tài nguyên hiệu quả Hạn chế tương tác

Phân tích dự án Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh

Đa dạng trong cách sử dụng Không phù hợp cho mọi dự án

3.3 P H Ầ N M Ề M M I C R O S O F T P R OJ E C T
 LINK CÁC VIDEO DEMO:

https://drive.google.com/drive/folders/1Jk3ebhIBOfAX
Gt4pjD4AGamB4j_zFQ6w?usp=drive_link
Q UẢ N T R Ị D Ự Á N T M ĐT E C 2 0 8 .O2 2

THE END

THANK YOU

GVHD: THS. HUỲ NH ĐỨC HUY