BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH

HỌC PHẦN
QUẢN LÝ DỰ ÁN
Biên soạn: Bộ môn Quản lý dự án xây dựng

TP.HCM, 2023
NỘI DUNG
• Chương 1: Tổng quan về dự án và quản lý dự án
• Chương 2: Hình thành dự án
• Chương 3: Quản lý quy mô dự án
• Chương 4: Quản lý tiến độ dự án
• Chương 5: Quản lý chi phí dự án
• Chương 6: Quản lý chất lượng dự án
• Chương 7: Quản lý nguồn lực dự án
• Chương 8: Quản lý truyền thông dự án
• Chương 9: Quản lý rủi ro của dự án
• Chương 10: Quản lý mua sắm (cung ứng) dự án
• Chương 11: Quản lý các bên liên quan dự án 2
 FR

CHƯƠNG 3.
QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

3
Mở đầu FR

Gobeli và Larson (1990):

“Trong một nghiên cứu liên quan đến hơn 1.400 quản lý dự án tại
Hoa Kỳ và Canada đã tìm thấy khoảng 50% vấn đề về kế hoạch
liên quan đến việc xác định mơ hồ về quy mô và mục tiêu”

Ashley et al., 1987; Pinto and Slevin, 1988; Standish Group, 2009:
“Qua tổng hợp các dự án cho thấy một mối tương quan mạnh mẽ
giữa sự thành công của dự án và việc định rõ quy mô”
CHƯƠNG 3
• 1. Lập kế hoạch quản lý quy mô dự án
• 2. Thu thập yêu cầu dự án
• 3. Xác định quy mô dự án
• 4. Xây dựng cơ cấu phân chia công việc
• 5. Xác thực quy mô dự án
• 6. Kiểm soát quy mô dự án

5
 1 Lập kế hoạch quản lý quy mô dự án
• Xuất hiện các vấn đề kỹ thuật không mong muốn.
• Xuất hiện vấn đề về chất lượng hoặc độ tin cậy.
• Khách hàng yêu cầu thay đổi trong cấu hình hệ thống.
• Xuất hiện các mâu thuẫn và xung đột
• Các đột phá công nghệ ảnh hưởng đến dự án.
• Thay đổi thị trường làm tăng hoặc giảm giá trị của dự án.
Time
• Khó khăn kỹ thuật mất nhiều thời gian hơn.
• Ước tính thời gian ban đầu là quá lạc quan.
• Xếp công việc sai lệch.
• Các nguyên liệu, nhân sự cần không có sẵn.
• Các công việc tiền đề cần thiết chưa hoàn thành.
• Thay đổi từ người tài trợ đòi hỏi phải làm lại công việc
hay Các quy định chính phủ bị thay đổi.
FR
Scope
Cost
• Khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều tài nguyên hơn.
• Phạm vi công việc tăng lên.
• Ước tính ban đầu hoặc báo giá quá thấp.
• Báo cáo kém hoặc không đúng thời hạn.
• Ngân sách không đủ.
• Thay đổi giá về nguyên liệu đã xảy ra.
 1 Lập kế hoạch quản lý quy mô dự án FR
Quy mô là một danh sách tất cả những gì Dự án phải làm

- Quy mô Rõ ràng và Hiểu Biết Chung trong nhóm:

Nếu quy mô của dự án không được viết rõ ràng và không có sự hiểu biết chung trong
nhóm, thì dự án có thể rơi vào tình trạng không bao giờ kết thúc hoặc sẽ gặp rất
nhiều khó khăn.
- Kết Quả Chuyển Giao (Deliverables):
Các kết quả chuyển giao là những thành phẩm cụ thể của dự án và là mục tiêu cuối
cùng của dự án. Chúng phải được định rõ trong quy mô và phải được theo dõi và
kiểm tra.
- Hiểu Biết Chung về Sản Phẩm:
Tất cả các thành viên và các bên liên quan phải có hiểu biết chung về những sản
phẩm (products) được tạo ra bởi dự án, cũng như quá trình sản xuất và chất lượng
cần được đảm bảo.
 1 Lập kế hoạch quản lý quy mô dự án FR

“Quy mô dự án là một định nghĩa về kết quả cuối cùng hoặc

nhiệm vụ của dự án” The Project management Book (2008).

Danh sách kiểm tra Phạm vi Dự án*

 Mục tiêu dự án
 Các thành phẩm cần cung cấp
 Các mốc thời gian quan trọng
 Yêu cầu kỹ thuật
 Giới hạn và loại trừ
 Xem xét với khách hàng

* Erik W. Larson. Project management (2008).

 1 Lập kế hoạch quản lý quy mô dự án FR
1.2 Các bước quản lý quy mô dự án

Khởi đầu Lập kế hoạch quy mô Xác định quy mô Kiểm tra quy mô Kiểm soát thay đổi

Chia nhỏ các Quá trình

Bắt đầu một Thu thập tài
công việc chấp nhận Điều khiển
dự án liệu
trung gian của chính thức
hoặc chuyển Đặt ra các giới những thay
Dự án thành quy mô từ các
tiếp sang giai hạn rõ ràng đổi của quy
các thành đối tác (nhà tài
đoạn tiếp về phạm vi mô dự án
phần nhỏ hơn, trợ, chủ dự án,
theo của dự án
dễ quản lý hơn khách hàng...)
2 Thu thập yêu cầu dự án FR
Chọn dự án (theo kế hoạch chiến lược)

▪ Trước hết, xác định mục tiêu và nhiệm vụ lâu dài của
công ty. Điều này giúp định hình chiến lược tổng thể
của công ty.
▪ Xác định các Dự án tiềm năng bằng cách quan sát
thị trường, nhu cầu khách hàng, cải tiến công nghệ,
yêu cầu pháp lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác có thể
1. Khởi đầu
thúc đẩy sự cần thiết của một dự án.
▪ Chọn Dự án phù hợp nhất với chiến lược tổng thể và
tiềm năng mang lại giá trị cao cho công ty.
▪ Xem chương 2 10
 2 Thu thập yêu cầu dự án FR
Chọn dự án (theo kế hoạch chiến lược)

Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền
tảng về quy mô của Dự án:
1. Sự cần thiết của dự án
2. Mô tả sơ bộ về sản phẩm của dự án
3. Tổng kết các sản phẩm trung gian của dự án
2. Lập kế hoạch quy mô
4. Tuyên bố yếu tố xác định thành công của dự án
5. Tuyên bố quy mô (Scope Statement)

11
 2 Thu thập yêu cầu dự án FR
Tuyên bố quy mô (Scope Statement)
1. Tên dự án: Để mọi người hiểu rõ dự án đang làm gì.
2. Ngày: Ngày tạo tuyên bố quy mô để xác định thời điểm.
3. Người viết: Thông tin liên hệ của người viết tuyên bố quy mô.
4. Sự cần thiết của dự án: Mô tả tại sao dự án này cần thiết, bao
gồm các vấn đề hoặc nhu cầu mà dự án sẽ giải quyết.
5. Mô tả sơ bộ về sản phẩm của dự án: về sản phẩm cuối cùng
2. Lập kế hoạch quy mô của dự án, bao gồm các đặc điểm và tính chất quan trọng.
6. Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của dự án:
Danh sách các sản phẩm trung gian hoặc thành phẩm phụ.
7. Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của dự án:
Các tiêu chí này có thể liên quan đến chất lượng, thời gian,
ngân sách, và các yếu tố quan trọng khác.
12
 2 Thu thập yêu cầu dự án FR
Tuyên bố quy mô

1. Tên Dự án: Dự án Phát triển Sản phẩm Mới "EcoClean"

2. Ngày Bắt đầu: 1 tháng 5 năm 2023
3. Ngày Kết thúc: 31 tháng 12 năm 2029
4. Tổng Mức Đầu tư: 5 triệu USD
5. Giám Đốc Dự án: Nguyễn Hùng, SĐT: 123-456-7890,
6. Mục Tiêu Dự án: Mục tiêu của dự án là phát triển một sản phẩm mới mang tên "EcoClean," là
một loại sản phẩm dùng để làm sạch và bảo vệ môi trường. Sản phẩm này sẽ có tính năng tiết
kiệm năng lượng và không gây ô nhiễm môi trường. Dự án sẽ cung cấp sản phẩm EcoClean trên
thị trường tại Việt Nam và đánh mạnh vào lĩnh vực bảo vệ môi trường và sử dụng sạch sẽ.
7. Cách Tiếp Cận: Dự án sẽ sử dụng mô hình phát triển sản phẩm tiêu chuẩn, với sự hợp tác của
các chuyên gia về môi trường, kỹ thuật, và tiếp thị. Sản phẩm sẽ được sản xuất và phân phối tại
Việt Nam và sẽ tuân thủ mọi quy định.
8. Vai Trò và Trách Nhiệm của Các Thành Viên Chủ Chốt:…
9. Tuyên bố về thành công: Sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo vệ môi trường và chất
lượng sản phẩm tại Việt Nam. Đảm bảo tính bền vững và hiệu quả về năng lượng của sản phẩm.
 3 Xác định quy mô mô dự án FR

▪ Xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công
việc nhỏ hơn có thể quản lý được
▪ Xác định đúng quy mô: (1) Giúp cải tiến sự chính xác về
thời gian, chi phí và tài nguyên, (2) Xác định nền tảng để đo
lường và kiểm soát sự thực hiện, (3) Giúp truyền đạt rõ ràng
các trách nhiệm của mỗi công việc
3.Xác định quy mô
▪ Cấu trúc phân chia công việc (WBS): chia nhỏ công việc
theo sơ đồ phân cấp

14
 4. Xây dựng cơ cấu phân chia công việc FR

Cơ cấu phân chia công việc, hoặc Work Breakdown Structure

(WBS), là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án giúp
phân tách dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Phân tách công việc: Chia các công việc cốt lõi thành các phần
nhỏ hơn hơn, phụ thuộc vào sự cụ thể và độ phức tạp của từng
3.Xác định quy mô
nhiệm vụ. (Xem lại chương 2)

15
4. Xây dựng cơ cấu phân chia công việc FR
Các nguyên lý cơ bản tạo WBS
▪ Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS.
▪ Nội dung công việc trong 1 mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó
▪ WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc; trước hết nó phải
phục vụ nhóm DA và các mục đích khác
▪ Các thành viên nhóm DA phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm
tính nhất quán
▪ Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để bảo đảm hiểu được chính xác
quy mô công việc
▪ WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi không tránh
được, điều khiển nội dung công việc theo đúng tuyên bố về quy mô

16
5. Xác thực quy mô dự án FR

Quy trình xác thực quy mô dự án kết thúc bằng việc xác
nhận quyết định xác thực dự án.
Điều này đòi hỏi các bước cuối cùng để đảm bảo rằng
quyết định xác thực được thực hiện một cách chính xác và
cẩn thận.

17
5. Xác thực quy mô dự án FR
1.Cuộc họp xác thực dự án: Tổ chức một cuộc họp hoặc phiên họp với các bên liên
quan quan trọng để xem xét và thảo luận về tài liệu quy mô dự án, Work Breakdown
Structure (WBS), và các thông tin liên quan khác. Cuộc họp này cần được dẫn dắt bởi
người có thẩm quyền để đưa ra quyết định xác thực.
2.Phê duyệt tài liệu quy mô: Trong cuộc họp, tài liệu quy mô dự án cần được xem xét
một cách cụ thể. Các thành viên trong cuộc họp cần đảm bảo rằng tài liệu này đã phản
ánh đúng phạm vi và mục tiêu của dự án và rằng nó đã được soạn thảo và hiểu rõ.
3.Phê duyệt nguồn lực và ngân sách: Cần xác định rằng có đủ nguồn lực con người,
tài liệu và tài chính để thực hiện dự án theo quy mô xác thực. Điều này có thể bao gồm
việc xem xét và phê duyệt kế hoạch nguồn lực và ngân sách dự án.
4.Phê duyệt quyết định xác thực: Sau khi thảo luận và xem xét tất cả các yếu tố, cuộc
họp xác thực dự án sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc xác thực dự án. Quyết định
này có thể là một quyết định chấp nhận, từ chối hoặc điều chỉnh quy mô dự án.
5.Ghi chép quyết định: Quyết định xác thực dự án cần được ghi chép một cách chi tiết
và chính xác. Điều này giúp trong việc theo dõi và truy vết lại quyết định trong tương lai.
6.Thông báo và thông tin cho các bên liên quan
18
6 Kiểm soát quy mô FR

▪ Dựa trên kết quả công việc đã thực hiện và các tài liệu về sản
phẩm (kế hoạch, thông số kỹ thuật, bãn vẽ...)
▪ Tiến hành đo lường, kiểm tra và thử nghiệm các kết quả công
việc để từ đó đưa ra xác nhận về quy mô
▪ 1 thay đổi quy mô là bất cứ sự hiệu chỉnh quy mô DA đã được
chấp nhận
▪ Các thay đổi quy mô thường kèm theo yêu cầu hiệu chỉnh CP,
thời gian, chất lượng hoặc các mục tiêu khác của DA
Kiểm tra quy mô
▪ Yêu cầu thay đổi quy mô: có thể do sự kiện bên ngoài (VD:
thay đổi luật pháp), 1 sai lầm hoặc bỏ sót trong xác định quy
mô DA, 1 thay đổi mà gia tăng giá trị
▪ Nhiều dự án XD chịu phải tình trạng quy mô phình ra
19
 Case study FR
Case Study: Quản lý Phạm vi Dự án Vận chuyển Điện tử
Tình hình ban đầu:
Một công ty logistics lớn đã nhận được một hợp đồng từ một khách hàng hàng hóa
điện tử nổi tiếng để quản lý và thực hiện dự án vận chuyển toàn cầu cho việc phân
phối sản phẩm mới trên thị trường quốc tế. Dự án này được gọi là "Dự án
XpressElectro."
Mục tiêu dự án:
Mục tiêu của Dự án XpressElectro là phân phối 10 triệu sản phẩm điện tử sang 50
quốc gia trong vòng 12 tháng. Mục tiêu khách hàng là đảm bảo rằng sản phẩm sẽ
có mặt tại các thị trường quốc tế đồng thời và có độ chính xác 99.5% trong việc
giao hàng đúng hẹn và không bị hỏng hóc.

20
Case study FR

Vấn đề gặp phải:

Trong quá trình thực hiện Dự án XpressElectro, công ty logistics gặp phải một
số vấn đề liên quan đến quản lý phạm vi:
Thay đổi yêu cầu của khách hàng: Khách hàng thay đổi yêu cầu về thời gian
giao hàng và địa điểm giao hàng một số lần trong suốt dự án. Điều này gây
ra sự biến động trong phạm vi và yêu cầu phải điều chỉnh kế hoạch và nguồn
lực.
Hiểu lầm về phạm vi: Một số bộ phận trong dự án hiểu sai về phạm vi cụ thể
của việc phân phối sản phẩm. Điều này dẫn đến sự không thống nhất trong
thực hiện dự án và khách hàng không hài lòng.

21
Case study FR
Giải pháp:
Để giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý phạm vi, công ty logistics đã
thực hiện các biện pháp sau:
• Thiết lập Quản lý Phạm vi: Họ đã chỉ định một Quản lý phạm vi dự án chịu
trách nhiệm xác định, theo dõi và quản lý phạm vi dự án. Điều này giúp
đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi nhận và được quản lý một cách
hệ thống.
• Họp giao tiếp thường xuyên: Các cuộc họp giao tiếp định kỳ đã được tổ
chức giữa các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ về phạm
vi và yêu cầu của dự án. Điều này giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp.
• Quản lý rủi ro: Công ty đã xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến
thay đổi phạm vi và đã phát triển kế hoạch ứng phó. Điều này giúp giảm
thiểu tác động tiêu cực của các thay đổi không mong muốn.
22
Review FR

1. Quản lý quy mô dự án gồm những gì? Tầm quan trọng của nó đối với các
dự án XD?
2. Các thành phần chính của bản tuyên bố quy mô (scope statement)? Tại
sao phải có bản tuyên bố quy mô nếu đã có tuyên bố dự án và WBS?
3. Các ngyên lý tạo WBS? Tại sao công việc này thường rất khó khăn?
4. Mô tả một dự án XD bị “vượt quy mô”? Có thể tránh tình huống này được
không?

23