Professional Documents
Culture Documents
UFM-VI-Chương 1-Tổng quan về QTHCVP
UFM-VI-Chương 1-Tổng quan về QTHCVP
BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH TỔNG QUAN VỀ
VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
27/09/2022
2
1 2
1) Giải thích được các khái niệm quản trị, hành chính, 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của QTHCVP
quản trị hành chính văn phòng
1.2. Quản trị hành chính văn phòng
2) Phân tích được các chức năng của văn phòng
3) Phân tích được các chức năng của quản trị hành 1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng
chính văn phòng
27/09/2022
4
3 4
1
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ Kháiquát
1.1Khái
1.1. niệm, chứcphòng
về văn năng, nhiệm vụ
5 6
1.1.1. Những
1.1 Khái khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ Những
1.1 Khái
1.1.1. khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ
27/09/2022 27/09/2022
7 8
7 8
2
1.1.1. Những
1.1 Khái khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ Những
1.1 Khái
1.1.1. khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ
9 10
1.1.1. Những
1.1 Khái khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
11 12
3
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
Ví dụ: Tại một DN, khi một nhân viên nghỉ phép theo quy định Đặc điểm của hành chính
của Luật Lđ, không có nghĩa là nhân viên đó tự động nghỉ hay chỉ
cần nói một câu với cấp trên là: “mai tôi nghỉ phép” là được nghỉ • Hành chính luôn gắn với hoạt động qlý và điều hành.
phép. Mà người đó phải viết “Đơn xin nghỉ phép”, đơn đó được • Hành chính mang tính quyền lực, đơn phương của chủ thể
gửi tới cấp trên trực tiếp. Sau khi có ý kiến của cấp trên trực tiếp
quản lý và sự chấp hành, phục tùng của đối tượng bị quản
thì đơn được chuyển tới phòng Nhân sự. Bộ phận này cho ý kiến
và trình lãnh đạo cq/DN (hoặc người được lãnh đạo ủy quyền) cho
lý.
ý kiến cuối cùng. Như vậy, quy trình bắt buộc ở đây là: "đơn → • Hành chính thường đề cập tới quy tắc, thủ tục, trình tự; có
trình cấp trên trực tiếp (cho ý kiến) → gửi phòng Nhân sự (cho ý tính chất liên tục và tương đối ổn định.
kiến) → trình lãnh đạo (phê duyệt) → được (không được) nghỉ”
được áp dụng cho tất cả các đối tượng trong doanh nghiệp khi • Hành chính có mục tiêu và chương trình, kế hoạch thực
muốn nghỉ phép. Đó chính là một thủ tục hành chính hiện cụ thể.
• Hành chính được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp
27/09/2022
khác nhau, kể cả biện pháp cưỡng chế.
27/09/2022
13 14
13 14
1.1.1. Những
1.1 Khái khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ Những
1.1 Khái
1.1.1. khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ
15 16
4
1.1.1. Những
1.1 Khái khái
niệm, niệm
chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
17 18
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
1.1.2. Chức năng của văn phòng 1.1.2. Chức năng của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức,
điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham
văn phòng; soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành
duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những
giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án
riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu
thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác
cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
27/09/2022 27/09/2022
19 20
19 20
5
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
1.1.2. Chức năng của văn phòng 1.1.2. Chức năng của văn phòng
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành
1.1.2.3. Chức năng hậu cần
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành
quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các
công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị,
công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai dụng cụ...
thực hiện các kế hoạch đó.
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có
hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
soạn thảo văn bản…
27/09/2022 27/09/2022
21 22
21 22
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
23 24
6
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ 1.1.4.
1.1 KháiVainiệm,
trò của văn
chức phòng
năng, nhiệm vụ
25 26
1.2.
1.2 Quản
Quản trịtrị hành
hành chính
chính văn
văn phòng
phòng 1.2.
1.2 Quản
Quản trịtrị hành
hành chính
chính văn
văn phòng
phòng
Phân biệt công việc hành chính văn phòng và quản trị Công việc QT HCVP
hành chính văn phòng - Đây là công việc của người phụ trách văn phòng, với
Công việc hành chính văn phòng các hoạt động để quản lý và điều hành bộ máy văn phòng
- Công việc HCVP là những công việc được thực hiện - Hoạt động này bao gồm các công việc cụ thể như lập kế
hàng ngày trong văn phòng liên quan nhiều tới văn bản, hoạch công việc hành chính văn phòng, tổ chức bộ máy
giấy tờ; thủ tục, trình tự và có tính chất sự vụ. văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng và kiểm soát
- Công việc HCVP rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới mọi hoạt động trong văn phòng
các quy trình nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy
trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có thể ảnh hưởng
tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công
việc quản lý của lãnh đạo cơ quan, DN
27/09/2022 27/09/2022
27 28
27 28
7
1.2.
1.2 Quản
Quản trịtrị hành
hành chính
chính văn
văn phòng
phòng 1.2.2.
1.2 QuảnChứctrịnăng quản
hành trị HCVP
chính văn phòng
1.2.1. Khái niệm quản trị hành chính văn phòng 1.2.2 Các chức năng quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ 1.2.2.1. Hoạch định công việc văn phòng
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt - Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ
động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt
được mục tiêu của mình. - Hoạch định các cuộc họp của cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
- Hoạch định kinh phí đảm bảo hoạt động của tổ chức
>> Hoạch định tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, cá
nhân trong việc tổ chức công tác văn phòng.
27/09/2022 27/09/2022
29 30
29 30
1.2.2.
1.2 QuảnChứctrịnăng quản
hành trị HCVP
chính văn phòng 1.2.2.
1.2 QuảnChứctrịnăng quản
hành trị HCVP
chính văn phòng
1.2.2 Các chức năng quản trị hành chính văn phòng 1.2.2 Các chức năng quản trị hành chính văn phòng
1.2.2.2. Tổ chức công việc văn phòng 1.2.2.2. Tổ chức công việc văn phòng
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với nhiệm vụ được - Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng
giao. Xác định tên gọi, cơ cấu các bộ phận để phù hợp với dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn để xây
đặc điểm hoạt động, quy mô chức năng, nhiệm vụ dựng phương án nhân sự
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ văn phòng như thế nào - Phân công công việc cho từng bộ phận căn cứ vào
để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các đơn vị bộ trình độ, nhu cầu công việc và năng lực của mỗi người.
phận trong tổ chức.
27/09/2022 27/09/2022
31 32
31 32
8
1.2.2.
1.2 QuảnChứctrịnăng quản
hành trị HCVP
chính văn phòng 1.2.2.
1.2 QuảnChứctrịnăng quản
hành trị HCVP
chính văn phòng
1.2.2 Các chức năng quản trị hành chính văn phòng 1.2.2 Các chức năng quản trị hành chính văn phòng
1.2.2.3. Lãnh đạo công việc văn phòng 1.2.2.4. Kiểm tra công việc văn phòng
Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn - Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu,
và chỉ đạo người khác để đạt những mục tiêu đã đề ra. chương trình, quy chế làm việc, quy trình công tác
Để thực hiện vai trò này, nhà quản trị văn phòng phải - Kiểm tra công việc: Kiểm tra nghiệp vụ, tiêu chuẩn, thủ
có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả. tục
- Kiểm tra nhân sư: Xem xét việc thực hiện quy chế làm
việc và đánh giá năng lực của nhân viên văn phòng
27/09/2022 27/09/2022
33 34
33 34
Quản
1.2.3.
1.2 Nguyên tắc chính
trị hành quản trị
vănHCVP
phòng Quản
1.2.4.
1.2 Cơ trị
cấuhành
tổ chức văn
chính phòng
văn phòng
1.2.3 Các nguyên tắc của quản trị HCVP 1.2.4 Cơ cấu tổ chức
1. Nguyên tắc phối hợp các bộ phận chức năng trong VP Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác
nhau của văn phòng bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ
của công tác văn phòng
2. Nguyên tắc tiêu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng 1. Bộ phận hành chính văn thư
3. Nguyên tắc phản hồi và kiểm soát công việc văn phòng 2. Bộ phận tổng hợp
3. Bộ phận quản trị (cơ sở vật chất, điện nước, y tế ...)
4. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát 4. Bộ phận bảo vệ, lễ tân
5. Bộ phận lưu trữ
5. Nguyên tắc ủy thác công việc v..v… 6. Bộ phận tài vụ (nếu không có phòng tài vụ)
7. Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu không có phòng nhân sự)
27/09/2022 27/09/2022
35 36
35 36
9
1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng 1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng
27/09/2022 27/09/2022
37 38
37 38
1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng 1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng
27/09/2022 27/09/2022
39 40
39 40
10
1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng 1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng
41 42
1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng 1.3.Nhà
1.3 quảntrị
Nhàquản trịhành
hànhchính
chínhvăn
vănphòng
phòng
Các kỹ năng của nhà QTHCVP 1.3.4 Vai trò của nhà QTHCVP
Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những 1) Vai trò quan hệ với con người
kỹ năng nhất định: 2) Vai trò thông tin
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy 3) Vai trò ra quyết định
về hành chính
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải
quyết mâu thuẫn, truyền thông; thuyết phục …
3. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính
văn phòng và các nghiệp vụ liên quan…
27/09/2022 27/09/2022
43 44
43 44
11
Câu hỏi thảo luận
45 46
12