KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

Bài 3: KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

TS. Bùi Minh Phụng Phung.bm@vlu.edu.vn

ThS. Nguyễn Thế Quang Quang.nt@vlu.edu.vn
Khoa Công nghệ thông tin

HỌC KỲ 3 – NĂM HỌC 2022-2023

KHÓA 26-CNTT
 Các bước trong quy trình
QLDA PM

NỘI
Kick-off dự án
DUNG

Project charter
 CÁCH TIẾP CẬN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM
(Development Approaches)

 Predictive approach
Hiệu quả khi yêu cầu của dự án được làm rất rõ
ngay khi bắt đầu dự án
 Hybrid
Kết hợp giừa Predictive và Adaptive
 Adaptive
Phù hợp khi yêu cầu của sản phẩm lúc đầu chỉ lấy được ở mức cao và khả năng khách hàng thay đổi yêu cầu
CÁC BƯỚC TRONG QLDA PM
  Kick-off dự án:
 khởi động dự án, hay cách hiểu đơn giản là khai
trương.
KHỞI TẠO  Kich-off là sự khởi đầu một dự án khi các bên chính
(KICK-OFF) thức liên quan đến nhau để cùng nhau hợp tác, cùng
DỰ ÁN LÀ GÌ nhau kinh doanh hay cùng nhau bắt tay thực hiện 1 kế
hoạch nào đó.
 Kich-off là nơi chia sẻ những kỳ vọng chung của tất các
các bên liên quan trong dự án hợp tác chung.
 KICK-OFF MEETING
 Project Kick off meeting được hiểu là phần họp
khởi động dự án
 Những lưu ý
 Đối với các dự án nhỏ, thường chỉ có một nhóm thực hiện
việc lập kế hoạch và thực hiện. Trong trường hợp này,
Project Kick-off meeting xảy ra ngay sau khi bắt đầu
(initiating), trong Nhóm Quy trình lập kế hoạch (planning),
bởi vì nhóm có liên quan đến việc lập kế hoạch

 Đối với các dự án lớn: một nhóm quản lý dự án thường thực hiện phần lớn việc lập kế hoạch; và phần còn
lại của nhóm dự án sẽ được đưa vào/tuyển vào khi kế hoạch ban đầu hoàn thành, tại thời điểm khi bắt
đầu phát triển/thực hiện. Trong trường hợp này, Project Kick-off meeting diễn ra với các quy trình trong
Nhóm quy trình thực hiện (executing).
 Các dự án nhiều giai đoạn (Multiphase) thường sẽ bao gồm một cuộc họp khởi động vào đầu mỗi giai
đoạn
 TẦM QUAN TRỌNG CỦA KICK-OFF DỰ ÁN

 Giúp cho tất cả các thành viên biết về nhau

 Giúp cho tất cả thành viên biết được mục tiêu của dự án
 Biết được vai trò trách nhiệm của các bên liên quan
 Có được sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan quan trọng để tăng
khả năng thành công cho dự án
 Biết được quyền hạn của Giám đốc dự án (đối với một số bên liên quan còn
chưa rõ) đồng thời thể hiện được năng lực lãnh đạo của Giám đốc dự án
 TẦM QUAN TRỌNG CỦA KICK-OFF DỰ ÁN
 Giúp nhóm dự án và các bên liên quan hiểu biết về mục tiêu dự án và kế hoạch
quản lý dự án bao gồm phạm vi, tiến độ/cột mốc tiến độ, ngân sách, giả định,
ràng buộc, … Giúp Giám đốc dự án có được sự hỗ trợ của các bên liên quan
quan trọng
 Là cơ hội để tất cả thành viên đặt câu hỏi và được làm rõ thông tin về dự án
 Giúp tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang, hiểu giống nhau về dự án.
 PROJECT CHARTER
 Project Charter là văn bản chính thức khởi
động dự án, nó giới thiệu về các mục tiêu
dự án, phạm vi dự án, và trách nhiệm của
dự án để được sự chấp thuận của các bên
liên quan (Stakeholders) quan trọng trong
dự án.
 Quan trọng nhất là Project Charter cung cấp
cho giám đốc/quản lý dự án quyền hạn để
lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.
 Bằng cách tạo Project Charter trước khi tạo
các tài liệu chuyên sâu hơn trong dự án, bạn
có thể có được sự chấp thuận hoặc điều
chỉnh cần thiết theo thay đổi của dự án.
 PROJECT CHARTER

 Các vấn đề cần được giải quyết (Problem statements)

 Mục tiêu của dự án (Objectives)
 Các chuyển giao chính (deliverables)
 Phạm vi của dự án (scope)
 Các cột mốc chính của dự án (milestone)
 Kinh phí dự án (budget)
 Các giả định (assumptions)/Các ràng buộc (constraints)
 Các rủi ro (risks)
 Các bên liên quan (stakesholder)
 Vai trò và trách nhiệm (roles and responsibilities)
 PROBLEM STATEMENT
 Problem statement là gì?
Là vấn đề hiện tại của tổ chức cần được
giải quyết để vận hành được tốt hơn
 Tại sao problem statement quan
trọng?
 Giống như là một công cụ giao tiếp
 Nêu lên được các vấn đề quan trọng
của tổ chức cấn được improve  dự
án hoàn thành sẽ giải quyết đc
 GOAL STATEMENT
Goal statement là mục tiêu cần đạt được của dự án.
 DELIVERABLES
 Một deliverable (giao phẩm) là một hàng hóa hoặc dịch vụ hữu hình hoặc
vô hình được tạo ra do kết quả của một dự án mà dự định sẽ bàn giao cho
khách hàng (cả khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài)..
 Một deliverable có thể là một báo cáo, một tài liệu, một sản phẩm phần
mềm, một bản nâng cấp máy chủ hoặc bất kỳ khối/tầng/phòng xây dựng
nào khác của một dự án tổng thể.
 Project Deliverables  Product Deliverables
 Kế hoạch  Phần mềm/ứng dụng/source code
 Báo cáo  Phần cứng/thiết bị
 Biên bản các cuộc họp  Hợp đồng
 Kết quả đánh giá
 PHẠM VI (SCOPE) DỰ ÁN
 Phạm vi dự án là một phần kế hoạch
của dự án, bao gồm việc xác định và
liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ
thể, khả năng cung cấp tính năng,
chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và cuối
cùng là chi phí.

Video: https://youtu.be/nXOCnDQ05kA
 MỐC THỜI GIAN (TIMELINE)
 Timeline là sự liên kết của thời gian xác định một chuỗi các sự kiện hoặc
hoạt động nhất định đã xảy ra ở một giai đoạn cụ thể.
 Mục đích của Timeline là là đưa tất cả theo thứ tự với một hình dung
tượng trưng của quá trình, làm nổi bật các yếu tố chính mà không cần
nhiều chi tiết.
 Các loại timeline
 Mốc thời gian
 Biểu đồ Gantt
 Dòng thời gian tương tác
 MỐC THỜI GIAN (TIMELINE)
 Mốc thời gian  Biểu đồ Gantt

 Dòng thời gian tương tác

Video: https://youtu.be/W8H71psAVnI
 NGÂN SÁCH (BUDGET)
 ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu
phân tách công việc và việc xác định xem cần dùng
những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị,
nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện
từng công việc của dự án.
 ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quĩ cho
các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các
mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
 Phân loại lập ngân sách dự án
 Lập dự toán ngân sách sơ bộ
 Lập dự toán ngân sách theo qui mô
 Lập dự toán ngân sách chi tiết
 CÁC GIẢ ĐỊNH (ASSUMPTION)
 Assumption (Giả định) là một phần quan trọng trong
truyền thông giao tiếp của một dự án. Giả định đồng
nghĩa với kỳ vọng, là những điều không hoàn toàn dựa
trên thực tế.
 Constraint (Ràng buộc) là một trong những yếu tố thường
xuất hiện trong dự án. Với chức năng “ràng buộc”, nó sẽ
giúp việc thực hiện dự án được diễn ra đúng quy trình,
đảm bảo tiến độ, ngân sách, chất lượng, hạn chế ảnh
hưởng đến việc thực hiện dự án, quy trình hay danh mục..
 Phân loại lập ngân sách dự án
 Lập dự toán ngân sách sơ bộ
 Lập dự toán ngân sách theo qui mô
 Lập dự toán ngân sách chi tiết
 RỦI RO (RISK)
 Rủi ro dự án là một sự kiện hoặc sự cố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự
án. Rủi ro dự án có thể được giảm thiểu, thậm chí ngăn ngừa.
 Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá, lập kế hoạch phản ứng và
phản ứng với các sự kiện/điều kiện, cả tích cực và tiêu cực, có thể xảy ra
trong suốt quá trình của một dự án. Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án là gia
tăng khả năng và/hoặc tác động của rủi ro tích cực (cơ hội) và giảm khả
năng và/hoặc tác động của rủi ro tiêu cực (mối đe dọa), để tối ưu hóa cơ
hội thành công của dự án
 Các thuật ngữ:
 Uncertainty
 Individual project risk/Overall project risk
 Risk factors
 Project resilience
 STAKEHOLDERS
 Các bên liên quan (stakeholders) là cá nhân, nhóm hoặc
tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc nhận
thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt động
hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh mục.
 Có thể bao gồm:
 Sponsors (Các nhà tài trợ)
 Khách hàng và người sử dụng (Customers and users)
 Các nhóm tổ chức (Organizational groups)
 Các nhà quản lý chức năng/giám đốc phòng ban
(Functional managers)
 Phân loại Stakeholders
 External (bên ngoài tổ chức)  Cách xác định Stakeholders
 Internal (bên trong tổ chức) Video: Identify Stakeholders - What is it?
 MEMBER TEAM – ROLES AND RESPONSIBIBILITIES
 Member team là những thành viên sẽ
tham gia vào dự án này
 Roles and responsibilities: vai trò và
trách nhiệm của từng thanh viên
Chân thành cảm ơn