Đề tài:

“Người thư ký và việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan
và cho người lãnh đạo”

MỞ ĐẦU:
Trong bối cảnh nhanh chóng và đa dạng của thế giới công sở hiện đại, vai trò của
người thư ký không chỉ dừng lại như một người hỗ trợ hành chính hay lên nhà sách lược tài
ba, mà họ còn phải là những nhà tổ chức khéo léo, đóng góp quan trọng trong việc xây
dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc. Sự thành công của một tổ chức hay một
người lãnh đạo một phần cũng phụ thuộc vào cách thức tổ chức và thực hiện các kế hoạch,
công việc, hoạt động hiệu quả, đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách suôn sẻ, không có
sự chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Người thư ký, với vị trí đặc biệt của mình, chính là cầu
nối quan trọng, đảm bảo rằng mọi hoạt động được lên kế hoạch một cách chính xác và thực
thi một cách trơn tru. Họ là những người kiến tạo nên bức tranh tổng thể của một ngày làm
việc, đảm bảo rằng mọi cuộc họp, hạn chót, và dự án được lên lịch một cách hợp lý và khoa
học.
Trong thế giới nhanh chóng và liên tục thay đổi của chúng ta, khả năng đáp ứng
nhanh chóng và linh hoạt là chìa khóa để thành công. Người thư ký chính là người đảm
nhận trách nhiệm này, sử dụng kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình để đảm bảo
rằng mọi thứ không chỉ được hoàn thành đúng hạn mà còn phải đạt được hiệu quả cao nhất
có thể.
Hoạt động của cơ quan có thể trôi chảy. thuận lợi, hài hoà và có hiệu quả hay không
là phụ thuộc rất lớn vào sự sắp xếp và điều hành của văn phòng. Chính vì vậy, với mong
muốn tìm hiểu sự cần thiết của việc lập kế hoạch và tổ chức chương trình làm việc, và
chứng minh giá trị không thể phủ nhận của người thư ký trong việc định hình và thúc đẩy
tiến trình làm việc của cả tổ chức và người lãnh đạo, em đã quyết định lựa chọn đề tài
“Người thư ký và việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan
và cho người lãnh đạo” để phân tích sâu về các khía cạnh khác nhau của vấn đề này.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ
QUAN
1. Khái niệm
1.1. Chương trình
Chương trình bao gồm tất cả các công việc cần thực hiện trong một lĩnh vực cụ thể
hoặc tất cả các hoạt động của một tổ chức, một ngành quản lý, hoặc của Chính phủ, theo
một trật tự cố định và trong một khoảng thời gian xác định.
Đối với các chương trình quan trọng, việc phê duyệt hoặc quyết định ban hành bởi
cơ quan có thẩm quyền là cần thiết. Một khi đã được phê duyệt hoặc ban hành, các tổ chức
và cơ quan liên quan phải cam kết thực hiện một cách nghiêm túc.
Chương trình thường xác định phạm vi công việc tổng thể và đường hướng dài hạn,
thường dành cho toàn bộ cơ quan hoặc ngành.
1.2. Kế hoạch
Kế hoạch được hiểu là những dự định trong tương lai, những việc cần làm, dự kiến
sẽ làm trong tương lai (thường là tương lai gần). Kế hoạch cũng gồm cả những cách làm,
cách thức để thực hiện được những nhiệm vụ đã đặt ra.
Đứng trên góc độ của một tổ chức, kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng
như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ
chức.
Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế
hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm...); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm), kế hoạch ngắn
hạn (1 năm, 6 tháng, quý). Kế hoạch có thể được áp dụng cho cơ quan, đơn vị, hoặc từng
dự án cụ thể.
1.3. Lịch làm việc
Là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của kế hoạch, giúp quản lý
và phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần. Thường dành cho
từng cá nhân, nhóm làm việc, hoặc phòng ban.
2. Phân loại
2.1. Theo thời gian
- Kế hoạch dài hạn (5-20 năm), kế hoạch trung hạn (2-3 năm), kế hoạch ngắn hạn (4
tháng - 1 năm).
- Chương trình công tác năm, chương trình công tác nửa năm, chương trình công tác
quý/ tháng/ tuần/ nhiệm kỳ,...
- Lịch làm việc một tuần, lịch làm việc hàng ngày (thường chỉ áp dụng cho cá nhân).
2.2. Theo cấp lãnh đạo
- Chương trình quản lý cấp lãnh đạo do lãnh đạo Trung ương hoạch định; Chương
trình quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa ra;
Chương trình cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở, phòng ban chuyên môn đưa
ra;...
2.3. Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp,...
2.4. Theo lĩnh vực hoạt động/ chủ thể hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan/ đơn vị; kế hoạch công tác của lãnh đạo; kế hoạch
hoạt động của văn phòng;...
3. Tầm quan trọng của việc xây dựng chương trình và lịch làm việc
Việc xây dựng chương trình và lịch làm việc không chỉ là một yếu tố quản lý cơ bản
mà còn là nền tảng thiết yếu cho sự phát triển và thành công của mỗi tổ chức. Điều này dẫn
dắt chúng ta đến việc đánh giá sâu hơn về lợi ích và ảnh hưởng của việc xây dựng kế
hoạch cụ thể và chi tiết.
Một trong những lợi ích chính của việc xây dựng chương trình và lịch làm việc là khả
năng tăng cường tổ chức và trật tự. Khi mỗi nhiệm vụ và hoạt động được lên kế hoạch cẩn
thận, tổ chức có thể giảm thiểu sự hỗn loạn và nâng cao hiệu quả hoạt động. Trật tự và tổ
chức này không chỉ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp nhân
viên hiểu rõ trách nhiệm và mục tiêu công việc của mình.
Thêm vào đó, việc ưu tiên công việc thông qua một kế hoạch chi tiết giúp nguồn lực
được phân bổ hiệu quả, đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng nhận được sự chú ý cần
thiết. Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng các mục tiêu chính được đạt được mà còn
giảm bớt áp lực làm việc cho nhân viên bằng cách loại bỏ sự mơ hồ và không chắc chắn.
Quản lý thời gian là một lợi ích khác không thể phủ nhận. Một lịch làm việc rõ ràng
và cụ thể giúp mọi người nhận thức được các hạn chót và thời gian cần thiết để hoàn thành
công việc. Điều này không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn giúp nhân viên phát triển kỹ
năng quản lý thời gian tốt hơn, một kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà còn
trong cuộc sống hàng ngày.
 Đồng thời, kế hoạch và lịch làm việc cụ thể tạo cơ sở cho việc phản hồi và đánh giá
hiệu suất. Khi mục tiêu và thời hạn được xác định rõ ràng, việc đánh giá tiến độ và hiệu quả
công việc trở nên dễ dàng và khách quan hơn. Điều này không chỉ giúp nhận diện kịp thời
các vấn đề và thách thức mà còn là cơ sở để khen thưởng và công nhận những nỗ lực của
nhân viên.
Cuối cùng, tầm quan trọng của việc xây dựng chương trình và lịch làm việc còn thể
hiện qua việc nâng cao sự cam kết và trách nhiệm của từng cá nhân. Khi mỗi thành viên
trong tổ chức biết rõ nhiệm vụ và kỳ vọng của mình, họ không chỉ cảm thấy được trao quyền
mà còn cảm thấy một phần trách nhiệm trong việc đóng góp vào mục tiêu chung của tổ
chức. Điều này tạo ra một tinh thần làm việc tích cực và đoàn kết, nền tảng vững chắc cho
sự phát triển và thành công lâu dài.
Như vậy, thông qua việc phân tích các lợi ích và ảnh hưởng của việc xây dựng
chương trình và lịch làm việc, chúng ta có thể nhận thấy rằng đây không chỉ là một phần
quản lý hành chính mà còn là một chiến lược quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì một
tổ chức hiệu quả, chuyên nghiệp và phát triển bền vững.

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
VÀ LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN
1. Các nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
Để thành công trong việc phát triển chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ
quan và người lãnh đạo, người thư ký văn phòng cần phải hiểu rõ và áp dụng một số
nguyên tắc cơ bản sau đây:
1.1. Nguyên tắc không trùng lặp
Nguyên tắc không trùng lặp trong xây dựng lịch làm việc nhấn mạnh vào việc sắp
xếp và tổ chức các nhiệm vụ một cách rõ ràng và có hệ thống, sao cho mỗi hoạt động được
giao cho một thời điểm và người chịu trách nhiệm cụ thể, tránh việc hai hoạt động khác
nhau cùng được lên kế hoạch tại cùng một thời điểm hoặc nhiều người cùng thực hiện một
công việc mà không cần thiết.
Trong nguyên tắc này, người thư ký cần phải chú ý không được cho phép có sự
trùng lặp ở hai trong ba yếu tố:
- Thời gian (khoảng thời gian mà hoạt động diễn ra và kết thúc).
- Địa điểm (địa điểm hoạt động được thực hiện).
- Nhân sự (người tham gia hoạt động đó).
Ví dụ: Giả sử trong một tuần làm việc, cả hai cuộc họp quan trọng với nhân viên và
cuộc họp chiến lược với ban giám đốc đều được lên lịch vào 10 giờ sáng thứ Hai. Theo
nguyên tắc không trùng lặp, những cuộc họp này nên được lên kế hoạch vào các khung giờ
khác nhau, hoặc thậm chí là các ngày khác nhau, để đảm bảo sự chú ý và tập trung cần
thiết từ tất cả bên liên quan. Điều này giúp mỗi cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn và người
tham gia có thể chuẩn bị và tham gia một cách tốt nhất.
Sự trùng lặp trong lịch làm việc không chỉ gây lãng phí thời gian và nguồn lực mà
còn tạo ra sự nhầm lẫn và mất tập trung. Khi nhiều nhiệm vụ được lên lịch cùng một lúc
hoặc nhiều người được giao cùng một công việc, sự rối ren và hiệu suất làm việc thấp là kết
quả không thể tránh khỏi. Do đó, việc người thư ký đảm bảo mỗi nhiệm vụ được lên kế
hoạch một cách rõ ràng, với nguồn lực và thời gian cụ thể, là cực kỳ quan trọng để duy trì
trật tự và tối ưu hóa hiệu suất.
1.2. Nguyên tắc ưu tiên
Nguyên tắc ưu tiên là việc xác định và sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và
khẩn cấp của chúng. Thư ký cần phân loại các nhiệm vụ dựa trên tiêu chí cụ thể và đảm
bảo rằng những nhiệm vụ quan trọng nhất được ưu tiên hoàn thành trước.
- Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì thư ký cần ưu tiên
xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian
trước hoặc sau.
- Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia dự đông cần được ưu tiên
về mặt hội trường hoặc địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi.
- Đối với các hoạt động có số lượng tham gia ít, lại là người có quan hệ đặc biệt đối
với cơ quan hoặc với người lãnh đạo thì nên bố trí tại các phòng họp nhỏ, không cần
nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị tốt hơn về âm thanh, ánh sáng,...
- Trong trường hợp các đơn vị tổ chức một số hoạt động, rất cần sự có mặt của lãnh
đạo cơ quan để động viên cán bộ hoặc đóng góp ý kiến cần thiết thì thư ký cần cân
nhắc và phải hỏi ý kiến lãnh đạo xem nên đến dự ở đâu (nếu các hoạt động này
trùng lặp về thời gian). Những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay.
Một cách tiếp cận phổ biến để ưu tiên công việc là sử dụng "Eisenhower Box" hay
ma trận ưu tiên. Đây là một phương pháp phân loại nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí: khẩn cấp
và quan trọng. Công việc được xếp vào một trong bốn danh mục: quan trọng và khẩn cấp
(làm ngay), quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên kế hoạch làm), không quan trọng nhưng
khẩn cấp (ủy quyền) và không quan trọng không khẩn cấp (loại bỏ).
“Ma trận Eisenhower là một triết lý quản lý dựa trên nghiên cứu về niềm tin và
phong cách quản lý của Tổng thống Dwight D. Eisenhower; nó giúp chúng ta
tách biệt nhiệm vụ khẩn cấp khỏi nhiệm vụ quan trọng. Ma trận chia các
nhiệm vụ thành bốn loại riêng biệt:
● Loại thứ nhất bắt đầu với các hạng mục vừa quan trọng vừa cấp
bách, cụ thể là những hạng mục có kết quả có tác động lớn và thời
gian hoàn thành ngắn.
● Loại thứ hai là những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp; đây là
những nhiệm vụ có kết quả có tác động cao nhưng thời gian hoàn
thành lâu dài, chẳng hạn như đạt được sự thăng tiến và nhiệm kỳ,
nộp tài trợ, xuất bản công trình học thuật, đặt ra mục tiêu chiến lược
và phát triển nghề nghiệp.
● Loại thứ ba bao gồm các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan
trọng, có kết quả tác động thấp và thời gian hoàn thành trong thời
gian ngắn.
● Loại cuối cùng bao gồm các nhiệm vụ không quan trọng và không
khẩn cấp với giá trị hạn chế và không có thời hạn hoàn thành thực
sự”.
 Ví dụ: Giả sử thư ký phải lên lịch cho một ngày làm việc bận rộn. Có hai cuộc họp:
một với đối tác quan trọng về dự án mới (quan trọng và khẩn cấp) và một cuộc họp nội bộ
về sự kiện sắp tới (quan trọng nhưng không khẩn cấp). Bên cạnh đó, còn có nhiệm vụ kiểm
tra email (khẩn cấp nhưng không quan trọng) và sắp xếp tài liệu cũ (không khẩn cấp và
không quan trọng). Theo nguyên tắc ưu tiên, thư ký sẽ sắp xếp cuộc họp với đối tác trước,
sau đó lên kế hoạch cho cuộc họp nội bộ, sau đó mới là kiểm tra email và cuối cùng là sắp
xếp tài liệu khi có thời gian rảnh.
Qua việc áp dụng nguyên tắc ưu tiên trong việc sắp xếp lịch trình, thư ký không chỉ
tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn đảm bảo rằng mọi hoạt động của cơ quan diễn ra một
cách trơn tru và có tổ chức, góp phần vào thành công chung của tổ chức.
1.3. Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc dự phòng trong lịch trình là việc dành ra một lượng thời gian hoặc nguồn
lực cụ thể để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp hoặc thay đổi bất ngờ. Điều này không chỉ
bao gồm thời gian mà còn cả các nguồn lực khác như nguồn nhân lực, tài chính hoặc thông
tin.
Việc sắp xếp lịch trình với nguyên tắc dự phòng giúp thư ký đối phó với những biến
cố không dự kiến mà không làm gián đoạn quá trình làm việc tổng thể. Bằng cách dự trù
thời gian hoặc nguồn lực, thư ký có thể nhanh chóng điều chỉnh lịch trình hoặc phân công
nhiệm vụ khi cần thiết, từ đó giảm bớt áp lực và tăng cường khả năng thích ứng của tổ
chức.
Một cách tiếp cận phổ biến là sắp xếp lịch làm việc với khoảng thời gian "dự phòng"
giữa các cuộc họp hoặc nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ, thay vì lên lịch back-to-back cho các
cuộc họp, thư ký có thể dành 15-30 phút giữa mỗi cuộc họp để xử lý các sự cố không dự
kiến hoặc cung cấp thời gian nghỉ ngơi cho người lãnh đạo.
Ví dụ: Giả sử lịch làm việc của ngày hôm đó bao gồm một cuộc họp quan trọng vào
buổi sáng và một sự kiện vào buổi chiều. Theo nguyên tắc dự phòng, thư ký sẽ dành ra
khoảng thời gian sau cuộc họp buổi sáng để xử lý bất kỳ vấn đề nảy sinh nào từ cuộc họp
đó, hoặc để chuẩn bị thêm cho sự kiện buổi chiều. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi công
việc được thực hiện một cách mượt mà và linh hoạt.
 Cũng cần chú ý rằng, hiện nay do lịch làm việc được sắp xếp quá chặt chẽ, người
lãnh đạo thường không còn thời gian nghỉ ngơi. Điều này cũng trở thành một trong những
nguyên nhân chính gây ra tình trạng căng thẳng (stress) ở người lãnh đạo.
1.4. Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Nguyên tắc điều chỉnh lịch là một hướng dẫn quan trọng để thư ký và những người
quản lý thời gian có thể nhanh chóng và hiệu quả phản ứng với những thay đổi và đảm bảo
rằng mọi nhiệm vụ và sự kiện được thực hiện một cách trơn tru. Về cơ bản, khi lịch trình đã
được sắp xếp thì cần hạn chế tối đa việc thay đổi, điều chỉnh. Tuy nhiên, trong nhiều tình
huống đột xuất xảy ra, các thư ký văn phòng phải lưu ý để xem xét và quyết định chỉnh lại
lịch trình sao cho phù hợp nhất. Do vậy, thư ký văn phòng chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch
trong những điều kiện sau đây:
- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành
phần tham dự).
- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm không
quá xa nhau, không gây khó khăn cho việc đi lại của người tham dự. không làm tăng thêm
chi phí lớn về kinh tế.
- Nếu thay đổi về nhân sự (đây là sự thay đổi cần hạn chế) thì phải được báo trước
và đảm bảo không ảnh hưởng đến mục đích cơ bản của hoạt động đó.
Ví dụ: Một cuộc họp đông người, các đại biểu lại từ các tỉnh xa về họp, nếu không
thể báo kịp thì không nên chuyển cuộc họp sang thời gian khác.
Dưới đây là một số yếu tố chính của nguyên tắc này:
- Linh Hoạt: Điều chỉnh lịch trình một cách linh hoạt để đối phó với những thay đổi
không lường trước, do đó người thư ký cần sẵn sàng thay đổi lịch trình khi có những
yêu cầu mới hoặc khi những sự kiện không dự kiến xảy ra.
- Ưu Tiên Công Việc: Đảm bảo rằng các công việc quan trọng và cấp bách được ưu
tiên hàng đầu khi điều chỉnh lịch trình. Người thư ký cần xác định nhiệm vụ nào cần
được hoàn thành ngay và nhiệm vụ nào có thể được lùi lại khi cần điều chỉnh.
- Thông Báo Sớm và Rõ Ràng: Thông báo mọi thay đổi trong lịch trình cho tất cả
những người liên quan một cách sớm nhất và rõ ràng nhất, đồng thời gửi cập nhật
lịch trình và thông báo thay đổi đến tất cả các bên liên quan, giúp họ điều chỉnh kế
hoạch của mình.
- Lập Kế Hoạch Dự Phòng: Có sẵn kế hoạch dự phòng cho những sự kiện quan
trọng để đối phó với các tình huống không lường trước. Đối với các sự kiện và
nhiệm vụ quan trọng, thư ký phải chuẩn bị kế hoạch thay thế hoặc kế hoạch dự
phòng.
- Ghi Chép và Theo Dõi: Người thư ký cần ghi chép mọi thay đổi trong lịch trình và
theo dõi sát sao các điều chỉnh. Bên cạnh đó, phải duy trì hồ sơ lịch sử về các thay
đổi lịch trình và đánh giá ảnh hưởng của chúng để cải tiến quy trình trong tương lai.
Áp dụng đúng nguyên tắc này không chỉ giúp thư ký quản lý lịch trình một cách linh
hoạt và hiệu quả mà còn đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu sự gián
đoạn và tăng cường sự hài lòng lẫn hiệu suất trong công việc.
2. Những lưu ý khi tiến hành xây dựng lịch và chương trình làm việc
Để xây dựng lịch làm việc và kế hoạch hoạt động cho toàn cơ quan và cho người
lãnh đạo, thư ký văn phòng cần thực hiện một số nghiệp vụ sau đây:
2.1. Thu Thập Thông Tin:
Quá trình bắt đầu với việc thu thập thông tin, một bước không thể bỏ qua. Người thư
ký cần nắm rõ mọi yêu cầu, nhiệm vụ, hạn chót và ưu tiên từ người lãnh đạo và các bên liên
quan. Điều này đòi hỏi việc liên lạc chặt chẽ và đánh giá tài liệu và hệ thống thông tin để có
cái nhìn tổng quan và chi tiết về nhu cầu công việc. Chỉ khi có đủ thông tin, lịch trình mới có
thể được xây dựng một cách chính xác và toàn diện.
2.2. Phân Tích và Ưu Tiên Công Việc:
Tiếp theo là việc phân tích và ưu tiên công việc. Đây là bước quan trọng để xác định
những công việc nào cần được thực hiện trước và những công việc nào có thể đợi. Sử
dụng phương pháp như Ma trận Eisenhower, người thư ký có thể phân loại công việc dựa
trên mức độ ưu tiên và cấp bách, từ đó lên lịch một cách hợp lý, tránh tình trạng quá tải và
xung đột lịch trình.
2.3. Lập Kế Hoạch và Lịch Trình:
Với thông tin và phân tích đã có, bước tiếp theo là lập kế hoạch và lịch trình cụ thể.
Điều này đòi hỏi việc xác định thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ, cũng như sắp xếp logic và
hợp lý. Thư ký cần phải xem xét không chỉ mức độ ưu tiên mà còn cả sự liên quan và phụ
thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo rằng mọi thứ được sắp xếp một cách mượt mà và
hiệu quả. Cần đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau,
tháng sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, cuối tháng. Hơn hết, phải đảm bảo nguyên
tắc cơ bản khi xây dựng lịch. Lịch phải ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm, thành phần
tham dự, trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo trong từng hoạt động cụ thể.
2.4. Giao Tiếp và Phối Hợp:
Giao tiếp và phối hợp cũng là yếu tố không thể thiếu trong quá trình này. Mọi thay
đổi, cập nhật hoặc điều chỉnh lịch trình cần được thông báo một cách rõ ràng và kịp thời cho
tất cả các bên liên quan. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng mọi người đều có
thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. Sự phối hợp chặt chẽ cũng giúp xử lý
mọi xung đột lịch trình và đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
2.5. Điều Chỉnh và Cập Nhật:
Thực tế cho thấy rằng, không có lịch trình nào là cố định. Sự thay đổi là không thể
tránh khỏi, và khả năng điều chỉnh và cập nhật lịch trình một cách linh hoạt là cần thiết.
Người thư ký cần theo dõi sát sao tiến độ công việc, nhận phản hồi và nhanh chóng cập
nhật mọi thay đổi vào lịch trình. Điều này không chỉ giúp đối phó với những bất ngờ mà còn
giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, lịch làm việc phải được in ấn rõ ràng, phải
được kiểm tra kỹ trước khi gửi đi các nơi.
2.6. Hỗ trợ lãnh đạo
Nếu là thư ký riêng, thì cần chú ý xếp lịch của cá nhân người thư ký sao cho phù
hợp với lịch làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc.
Thư ký riêng cần thường xuyên theo dõi. nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong
tuần. trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho
người lãnh đạo để giúp họ thực hiện chương trình làm việc.
Xuyên suốt quá trình này, điều quan trọng nhất mà người thư ký cần nhớ là sự linh
hoạt và sẵn sàng thích ứng. Môi trường làm việc hiện đại đầy rẫy những thách thức và thay
đổi không ngừng, và khả năng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với những thay đổi này
là chìa khóa để duy trì một lịch và chương trình làm việc hiệu quả.

CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆN NAY TRONG CÁC CƠ QUAN TẠI
VIỆT NAM
1. Thực trạng quản lý và tổ chức công việc hiện nay trong các cơ quan
Hiện nay, việc quản lý, sắp xếp, tổ chức công việc, lịch trình trong các cơ quan, văn
phòng đang chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và đòi hỏi cần có sự linh hoạt, thích ứng và
chiến lược quản lý hiệu quả.
 Công nghệ đã và đang làm thay đổi cách thức các cơ quan tổ chức và quản lý công
việc. Có thể thấy, Việt Nam đang chứng kiến sự bùng nổ của công nghệ thông tin, với nhiều
cơ quan chính phủ và doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng các hệ thống quản lý dự án và
phần mềm quản lý công việc. Trong thời đại số hóa, việc áp dụng công nghệ vào quản lý và
tổ chức công việc không còn là lựa chọn mà đã trở thành một yêu cầu cần thiết. Các cơ
quan đang chuyển đổi từ hệ thống làm việc truyền thống sang hệ thống số hóa để tăng
cường hiệu suất và hiệu quả công việc. Cụ thể:
- Phần mềm Quản lý Dự Án: Các công cụ như Trello, Asana, hoặc Jira giúp theo dõi
tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và quản lý thời hạn chốt.
- Hệ thống Lưu trữ Đám Mây: Nền tảng như Google Drive hoặc Dropbox cho phép
lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Công cụ Hợp tác Trực tuyến: Skype, Zoom và Microsoft Teams thúc đẩy giao tiếp
và hợp tác giữa các nhóm làm việc không chỉ trong nội bộ mà còn với đối tác và
khách hàng.
- Phần mềm Quản lý Thời gian: Công cụ như TimeDoctor hay RescueTime giúp
theo dõi thời gian làm việc và nâng cao nhận thức về quản lý thời gian cá nhân.
Công nghệ đã giúp việc xây dựng lịch trình, chương trình, kế hoạch làm việc được
tăng cường hiệu suất và hiệu quả nhờ công nghệ tự động hóa. Tuy nhiên, sự phụ thuộc quá
mức vào công nghệ cũng có thể dẫn đến những thách thức như bảo mật và quản lý dữ liệu.
Bên cạnh đó, mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc triển khai và thích ứng với công
nghệ mới cũng đòi hỏi sự đào tạo và thời gian làm quen từ phía nhân viên. Điều này có thể
tạo ra áp lực và cản trở trong ngắn hạn, đặc biệt với những người không quen với công
nghệ. Hơn nữa, việc triển khai và thích ứng với công nghệ không phải lúc nào cũng dễ
dàng, đặc biệt là trong những tổ chức có văn hóa truyền thống mạnh mẽ. Đặc biệt, mức độ
ứng dụng và hiệu quả sử dụng vẫn còn chênh lệch giữa các cơ quan và khu vực khác nhau.
Bên cạnh công nghệ, văn hóa làm việc cũng là một yếu tố có tác động tới công tác
quản lý, tổ chức công việc, kế hoạch, lịch trình ở các văn phòng Việt Nam. Trong văn hóa
Việt Nam, quan hệ và tôn trọng cấp bậc rất quan trọng. Trong một môi trường làm việc, điều
này thể hiện rất rõ qua việc nhân viên thường ngần ngại bày tỏ ý kiến trái chiều với cấp trên.
Điều này có thể dẫn đến một số hiện tượng như quyết định tập trung và trì hoãn trong việc
đưa ra quyết định, sắp xếp thời gian, kế hoạch. Có thể thấy mặc dù văn hóa tôn trọng cấp
bậc và tránh xung đột có thể tạo ra sự ổn định và thống nhất, nhưng đôi khi nó vẫn hạn chế
sự đổi mới và sáng tạo từ phía nhân viên. Do đó, việc khuyến khích một môi trường mở cửa
cho ý kiến đóng góp và sáng tạo là điều cần thiết để thúc đẩy sự phát triển và cải tiến.
2. Những thách thức và cơ hội mà người thư ký gặp phải trong quá trình xây
dựng và quản lý chương trình làm việc
2.1. Thách thức
2.1.1. Quản Lý Thời Gian và Áp Lực Công Việc
Người thư ký thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và đáp ứng các thời
hạn chặt chẽ, điều này có thể tạo ra áp lực công việc lớn và khó khăn trong việc quản lý thời
gian hiệu quả.
2.1.2. Giao Tiếp và Phối Hợp
Phối hợp và giao tiếp hiệu quả với nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau là cần thiết
để xây dựng chương trình làm việc. Điều này đôi khi gây khó khăn do sự chênh lệch văn
hóa, quan điểm, hoặc do sự không rõ ràng trong thông tin và yêu cầu.
2.1.3. Đối Phó với Sự Thay Đổi và Không Chắc Chắn
 Lịch trình và kế hoạch thường xuyên phải thay đổi do các yếu tố không lường trước.
Người thư ký cần phải linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch một cách nhanh chóng mà
không làm giảm hiệu suất công việc.
2.1.4. Kỳ Vọng và Áp Lực từ Cấp Trên
Thường xuyên phải đối mặt với kỳ vọng cao và áp lực từ cấp trên để đảm bảo mọi
thứ diễn ra suôn sẻ. Điều này có thể tạo ra stress và lo lắng, đặc biệt nếu người thư ký cảm
thấy không có đủ nguồn lực hoặc hỗ trợ.
2.2. Cơ hội
2.2.1. Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý và Tổ Chức
Quá trình xây dựng và quản lý chương trình làm việc giúp người thư ký phát triển kỹ
năng quản lý thời gian, tổ chức, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề, là những kỹ năng quý giá
trong mọi lĩnh vực công việc.
2.2.2. Cơ Hội Học Hỏi và Phát Triển
Mỗi thách thức mới là một cơ hội để học hỏi và phát triển. Đối mặt và vượt qua
những khó khăn có thể giúp người thư ký cải thiện kỹ năng chuyên môn và sự tự tin.
2.2.3. Tăng Cường Giao Tiếp và Mạng Lưới
Quản lý và phối hợp với nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau giúp người thư ký mở
rộng mạng lưới chuyên nghiệp và tăng cường kỹ năng giao tiếp.
2.2.4. Nhận Thức và Đánh Giá Cao
Khi quản lý chương trình làm việc hiệu quả, người thư ký có cơ hội nhận được sự
nhận thức và đánh giá cao từ cấp trên và đồng nghiệp, tăng cường vị thế và sự hài lòng
trong công việc.

NHẬN XÉT CHUNG VỀ VAI TRÒ VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC TẠI CÁC VĂN PHÒNG
VIỆT NAM HIỆN NAY
Trong bối cảnh của các văn phòng tại Việt Nam hiện nay, vai trò và ảnh hưởng của
người thư ký trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc là vô cùng quan
trọng. Những người thư ký không chỉ đơn thuần là nhân viên hỗ trợ mà đã trở thành một
phần không thể thiếu trong việc định hình và thúc đẩy hiệu quả công việc của tổ chức. Họ là
những nhà tổ chức, người giữ thông tin và là cầu nối quan trọng giữa lãnh đạo và nhân
viên. Họ đảm bảo thông tin liên quan đến lịch trình và kế hoạch được truyền đạt một cách
chính xác và kịp thời. Sự hiệu quả trong vai trò này có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng
của tổ chức trong việc lập kế hoạch và phối hợp hoạt động.
Bên cạnh đó, vai trò của người thư ký trong việc xây dựng lịch làm việc đòi hỏi sự
chính xác và cẩn trọng. Họ cần phải cân nhắc và phân bổ thời gian một cách hợp lý để đảm
bảo rằng mọi cuộc họp, hạn chót và nhiệm vụ được lên lịch một cách hiệu quả, tránh sự
trùng lặp hoặc xung đột lịch trình. Sự linh hoạt và khả năng ứng phó với thay đổi cũng rất
quan trọng, bởi lịch làm việc thường xuyên phải điều chỉnh để phản ánh các yêu cầu mới
hoặc những sự kiện không lường trước.
Ngoài ra, người thư ký còn đóng vai trò là nhà giao tiếp, đảm bảo thông tin được
truyền đạt một cách rõ ràng và kịp thời. Sự hiệu quả trong giao tiếp này có ảnh hưởng trực
tiếp đến khả năng của tổ chức trong việc lập kế hoạch và phối hợp hoạt động. Họ cần phải
chủ động trong việc cập nhật và thông báo mọi thay đổi về lịch trình để mọi người có thể
điều chỉnh kế hoạch và công việc của mình một cách phù hợp.
Tuy nhiên, với vai trò và trách nhiệm lớn này cũng đến những thách thức. Áp lực để
đáp ứng thời hạn, giải quyết xung đột lịch trình và duy trì sự chính xác có thể tạo ra stress
và căng thẳng. Sự cần thiết phải thích ứng liên tục với những thay đổi và yêu cầu mới cũng
là một thách thức không nhỏ.
Dù vậy, công việc của người thư ký cũng mang lại nhiều cơ hội phát triển. Mỗi ngày,
họ được làm việc với nhiều người khác nhau, tham gia vào nhiều loại công việc khác nhau
và phát triển một loạt kỹ năng từ tổ chức, quản lý thời gian, đến giao tiếp và giải quyết vấn
đề. Với tầm quan trọng ngày càng tăng trong tổ chức, người thư ký có cơ hội không chỉ để
đóng góp mà còn để tăng cường vị thế và sự hài lòng trong công việc của mình.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH VÀ
LỊCH LÀM VIỆC, CÔNG TÁC
- Phát triển một đội ngũ nhân viên có kỹ năng từ quản lý cấp cao đến nhân viên cơ
bản để lập chương trình và kế hoạch làm việc.
- Mỗi bộ phận cần phân công cán bộ có đủ khả năng và kỹ thuật để thực hiện các
nhiệm vụ liên quan đến việc lập chương trình và kế hoạch công việc. Những người được
giao nhiệm vụ này cần phải thể hiện sự trách nhiệm, chủ động, quyết tâm và sự sáng tạo
khi thực hiện các nhiệm vụ của mình.
- Thiết lập và phát hành các tài liệu hướng dẫn về quy trình lập chương trình và kế
hoạch công việc.
- Các phòng ban và đơn vị cần lập ra các kế hoạch cụ thể, chi tiết từng nhiệm vụ và
xác định các ưu tiên; phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng.
- Các chương trình và kế hoạch công việc nên được xây dựng dựa trên kết quả đã
đạt được trong năm trước, và các mục tiêu đặt ra cần phải logic, khả thi và phản ánh đúng
tình hình thực tế của từng bộ phận, đồng thời cần xem xét các dự đoán về tương lai. Các
chương trình và kế hoạch cần phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu và hướng phát triển chung
của công ty. Trong quá trình triển khai, các đơn vị cần chủ động rà soát, đánh giá, báo cáo
kết quả và đề xuất các điều chỉnh kịp thời để phù hợp với tình hình thực tế.
- Ban lãnh đạo cần chú trọng hơn nữa đến việc lập và theo dõi tiến độ thực hiện các
chương trình và kế hoạch công việc.
- Cần xây dựng các chương trình và kế hoạch một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ
hiểu, tránh sự mơ hồ và lan man. Mục tiêu và nhiệm vụ trong mỗi kế hoạch, chương trình
cần được định rõ để dễ dàng theo dõi và đánh giá.
KẾT LUẬN
Kết thúc quá trình phân tích và đánh giá, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của
việc lập kế hoạch và tổ chức công việc trong nhiệm vụ hàng ngày của người thư ký. Sự
chính xác, cẩn thận và tỉ mỉ trong việc lập kế hoạch không chỉ đảm bảo rằng tất cả các
nhiệm vụ và hoạt động diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả mà còn phản ánh sự chuyên
nghiệp và khả năng quản lý của người thư ký.
Lập kế hoạch và tổ chức công việc không chỉ là về việc sắp xếp lịch trình, mà còn là
về việc ưu tiên công việc, quản lý thời gian và nguồn lực, và chuẩn bị cho những thay đổi
không lường trước. Sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng với tình hình mới là
chìa khóa để đảm bảo rằng kế hoạch và lịch trình làm việc không bị gián đoạn và hiệu quả
công việc được duy trì.
Hơn nữa, người thư ký cần phải chủ động trong việc giao tiếp và phối hợp với các
bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và đồng lòng thực hiện theo kế
hoạch đã đặt ra. Sự chủ động này không chỉ giúp giảm bớt sự hiểu lầm và nhầm lẫn mà còn
tăng cường sự hợp tác và hiệu quả làm việc chung.
 Cuối cùng, trong khi đối mặt với thách thức không nhỏ, vai trò của người thư ký
trong việc lập kế hoạch và tổ chức là không thể thay thế. Họ không chỉ là người hỗ trợ hành
chính mà còn là nhân tố quan trọng đối với sự thành công và hiệu quả của tổ chức. Vì vậy,
việc đầu tư vào phát triển kỹ năng và năng lực cho người thư ký trong lĩnh vực này là hết
sức cần thiết và sẽ mang lại lợi ích lớn cho cả cá nhân và tổ chức.