MEETING MINUTE

Nhóm BQL Dự án + Trưởng, phó ban

Kênh Google Meet
Thời gian 22:30-24:00, 13/8/2022 (Thứ 7)
Người tham dự Nguyên BQL dự án, Thành viên BQL dự án, Trưởng và phó các ban.
Người vắng (Lí do) Thảo Quỳnh
Thư ký Nguyễn Thanh Hùng

Agenda & Expected Outcomes

● Agenda 1: Thảo luận quy định chung của dự án giai đoạn II

● Agenda 2: Giao nhiệm vụ cho 2 ban.

Agenda 1: Thảo luận quy định chung của dự án giai đoạn II

- Đối với các cuộc họp: Chốt lịch họp trước 48h (nếu cần vote), đăng agenda của cuộc
họp trước 24h (đối với BQL, Trưởng, phó ban), xác nhận tham gia họp. Nếu tham gia
trễ so với giờ đã xác nhận, BQL sẽ ghi nhận và nhắc nhở.
Trong 1 tháng sẽ cố định các cuộc hop:
+ Họp giữa BQL với Trưởng, phó ban: Phổ biến phướng hướng hoạt động, tiếp thu ý
kiến, đóng góp, giải quyết tồn đọng, …
+ Họp nội bộ từng ban: Phổ biến lại nội dung và thực hiện hoạt động của tháng, …
+ Họp tổng dự án giữa tất cả các thành viên: Lắng nghe phản hồi, ý kiến của các thành
viên, …
- Quy tắc ứng xử: Sử dụng từ ngữ không được quá khích, khi được tag tên thì phải
rep/react.
- Deadline: Giao trước 72h. Trễ thì báo trước thì phải thông báo trước 24h. Trường hợp
khẩn thì báo trước 6h. Các TH trễ deadline sẽ được ghi nhận lại và đánh giá tùy theo
mức độ. Nên có dl demo và dl final. 2 dl nên cách nhau 2-3 ngày.
- Bảo mật: Thông tin, văn kiện của dự án không được share dưới mọi hình thức. Muốn
share, hỏi BQL.
- Phạm vi quản lý, giải quyết vấn đề:
+ Các bạn thành viên thực hiện task khi có thắc mắc nên thông qua Trưởng, phó ban.
Không được báo vượt cấp.
+ Chỉ có Trưởng, phó ban mới được cmt và giải quyết cmt trong file sản phẩm.
- Biên bản họp của từng ban: Bắt buộc share cho BQL. Họp chung: share cho toàn dự
án. Biên bản họp và agenda update trễ nhất sau 24h.
 - Về nhiệm vụ được giao: Nhiệm vụ được giao nên được xác nhận, hoàn thành đúng
deadline, báo cáo tiến độ.

Agenda 2: Giao nhiệm vụ cho 2 ban.

- Hai ban sẽ có những cuộc họp nội bộ để đóng góp ý tưởng cho giai đoạn II.
- Ban nội dung: Chủ yếu lên kế hoạch nội dung hoạt động giai đoạn II.
- Ban truyền thông: Chủ yếu kế hoạch truyền thông, phương hướng truyền thông, giải
pháp để truyền thông hiệu quả trong giai đoạn mới.

Next step: