Khẩn cấp:

Thông qua hành động của mình, các nhà quản lý dự án có thể truyền đạt cảm giác cấp
bách, có thể thấm nhuần các hoạt động của dự án. Tính khẩn cấp này một phần có thể
được truyền đạt thông qua các thời hạn nghiêm ngặt, các cuộc họp báo cáo tình hình
thường xuyên và các giải pháp tích cực để đẩy nhanh dự án.

Người quản lý dự án sử dụng những công cụ này để duy trì nhịp độ của dự án. Đồng thời,
những thiết bị như vậy sẽ không hiệu quả nếu không có sự thay đổi tương ứng trong
người quản lý dự án. Nếu nhà quản lý dự án muốn những người khác làm việc nhanh hơn
và giải quyết vấn đề nhanh hơn, thì họ cần phải làm việc nhanh hơn.

Nhà quản lý dự án cần đẩy nhanh tốc độ hành vi của chính họ. Họ nên tăng tần suất
tương tác, nói chuyện và đi lại nhanh hơn, đi làm sớm hơn và tan sở muộn hơn. Chỉ cần
tăng tốc độ của các mẫu tương tác hàng ngày của họ, các nhà quản lý dự án có thể củng
cố cảm giác cấp bách ở những người khác.

Ví dụ:

Đầu tháng 6 công ty xây dựng X nhận hợp đồng xây dựng tòa nhà 2 tầng tại Tuy Hòa,
Phú Yên. Khách hàng yêu cầu phải hoàn thành vào cuối tháng 9 của năm đó. Sau khi
nhận hợp đồng này ông A (Project manager) nhận thấy tính khẩn cấp của dự án này.
Tháng 9-10 ở miền Trung đặc biệt là khu vực này thường xuyên có bão và lũ lụt, để thi
công trong tháng 9 thì rất khó khăn, và không an toàn. Chính vì vậy cần hoàn thành tòa
nhà trong vòng 2 tháng (trước tháng 9). Và để làm được như vậy cần sự nỗ lực cố gắng
của tất cả thành viên và trước hết là ông A.

Đầu tiên, ông A thiết lập thời gian bắt đầu làm việc là 7h sáng và ông luôn đến nơi làm
việc vào lúc 6h45. Việc làm này có tác dụng làm gương cho nhân viên của mình đi làm
đúng giờ và kiểm soát thời gian đi làm của nhân viên.

Thứ hai, ông A lên kế hoạch, nhiệm vụ cho từng đội nhóm thực hiện các công việc một
cách cụ thể, rõ ràng và có thời hạn cho từng nhiệm vụ nhất định. Trong quá trình giao
việc, ông A nói với tốc độ nhanh và rõ ràng để đảm bảo thông tin truyền đạt đầy đủ cho
đội nhóm và tạo cảm giác khẩn trương cho cấp dưới của mình.

Thứ ba, khi bắt đầu thi công ông A theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ của từng tổ đội. Khi
đội thi công làm không kịp tiến độ trong 20 ngày thì ông A phụ giúp để tạo động lực cho
thành viên trong đội, những hành động của ông A nhanh nhẹn hơn bình thường khiến mọi
người nhìn vào đó mà ảnh hưởng theo.

Kết quả, guồng máy làm việc của các tổ đội hoạt động trơn tru, có kỉ luật, hoàn thành tốt
nhiệm vụ trong tiến độ được giao. Sau 2 tháng, công trình cơ bản được hoàn thành, và chỉ
cần hoàn tất những bước cuối của công trình trong vài ngày nắng ở tháng 9.

Người quản lý đã phân tích đánh giá được tình hình, lên kế hoạch cho từng đội nhóm, tạo
nhịp độ khẩn trương cho mọi người. Kết quả là đã hoàn thành như mong đợi của khách
hàng góp phần tạo nên sự thành công cho công ty.