KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP THƯỜNG NIÊN LÃNH ĐẠO

CÔNG TY
Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần có kế hoạch sau:
+ Xác định được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ
phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời
họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập
các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng
các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
+ Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, đèn, âm
thanh, bàn ghế, nước uống…
+ Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không, hay
nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn.
+ Nắm rõ các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân.
+ Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
+ Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
+ Tên người chủ tọa và người điều khiển.
+ Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách có tổ chức, phù
hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp.
+ Nhắc nhở các thành phần tham gia cuộc họp đến đúng giờ.
+ Kinh phí chung cho các hạng mục: phục vụ, trang trí, nước uống…..