Vai trò số 1: Người lãnh đạo

Nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó khăn và phạm
vi quyền hạn. Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiện sau cuộc họp
Vị trí quan trọng nhất trong cuộc họp có 3 nghĩa vụ khác nhau: Trước hội nghị,
họ sẽ lên kế hoạch và điều phối chương trình, địa điểm, thiết bị và người tham
dự, xử lý mọi rủi ro, đặt phòng và các trường hợp khẩn cấp bất ngờ.
Trong hội nghị, họ nên chỉ đạo các cuộc thảo luận sao cho tuân theo chương
trình nghị sự đã được thống nhất và phân phối trước. Người lãnh đạo có trách
nhiệm thiết lập vai trò cuộc họp và đảm bảo cơ hội phát biểu bình đẳng cho tất
cả những người tham dự, tạo ra một môi trường mà tất cả những người tham dự
cảm thấy thoải mái khi đóng góp vào tất cả các hội thảo, cũng như tất cả các
cuộc động não và thảo luận. Người lãnh đạo cũng chịu trách nhiệm về bất kỳ
thiết bị nào như PowerPoint, Chia sẻ màn hình, hoặc các hình ảnh khác.
Sau cuộc họp, người lãnh đạo nên truyền đạt một cách hiệu quả những kết luận
và các bước tiếp theo, đồng thời phân công trách nhiệm cho tất cả các thành
viên trong nhóm để tránh nhầm lẫn và kém hiệu quả.
Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
 Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch
trình của cuộc họp.
 Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày
ý kiến của mình một cách hợp lý.
 Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
 Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
 Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông
báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Vai trò số 2: Chuyên gia

Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề và quá trình đưa
ra quyết định trong cuộc họp. Đóng góp kiến thức chuyên môn khi được yêu
cầu. Có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau cuộc họp.
Vai trò số 3:Thư ký
Ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp. Thư ký cũng có
thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
Vai trò số 4: Người tham gia
Nhiệm vụ chính của những người tham gia là đóng góp vào các cuộc thảo luận,
cho dù đó là các mục trong chương trình nghị sự, động não hay lập kế hoạch.
Những người tham gia là phần mở rộng của người lãnh đạo theo nhiều cách; họ
nên đóng góp nhiều nhất có thể vào các mục của chương trình nghị sự, tạo môi
trường thoải mái cho những người khác chia sẻ ý kiến của họ và theo dõi thời
gian đã phân bổ để cuộc họp có thể kết thúc kịp thời. Nếu người lãnh đạo đưa ra
quyết định ngắn gọn về vai trò của những người tham dự sau cuộc họp, hãy yêu
cầu làm rõ để tránh nhầm lẫn.
Để nâng cao hiệu quả của các cuộc họp thường xuyên, nên luân phiên các vai
trò giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Một khi mỗi người tham dự có
nhận thức chung và kinh nghiệm với từng vai trò, điều đó sẽ truyền cảm hứng
cho các ý tưởng, quan điểm và sự tham gia cuộc họp mới mẻ hơn.
Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
 Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp.
 Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
 Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời
gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được
sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước
khi cuộc họp kết thúc.
 Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không
có liên quan đến nội dung cuộc họp.
 Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
 Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi
thắng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì
cuộc họp cho phép.
 Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp
cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.