1.

Văn hóa giờ giấc

Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Trong thực tế,
không nên có mặt đúng lúc cuộc họp chuẩn bị bắt đầu, mà cần đến sớm hơn ít nhất năm phút. Sự chậm trễ
không chỉ thể hiện sự thiếu lịch sự, nghiêm túc và tôn trọng tập thể mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp.

+ Đi họp đúng giờ, đến trước ít nhất 5 phút, không bỏ họp về sớm.
+ Nếu đến muộn vì một vài lý do nào đó, hãy ngồi vào chỗ và không làm phiền đến những người xung quanh.
+  Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ
phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
2. Văn hóa lắng nghe
+  Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói
riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách
nhiệm tổ chức cuộc họp.
+ Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
+  Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện
thoại…
+ Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng
trong khi họp.
+ Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.
- Tập trung, chú ý lắng nghe bằng ánh mắt, cử chỉ thân thiện, gần gũi.
- Tránh ngắt lời người khác trước khi trình bày ý kiến riêng của mình.
- Không thành kiến với người có quan điểm trái với quan điểm của mình.
- Tư thế ngay ngắn, không ngủ gật, nói chuyện, làm việc riêng.
3. Văn hóa phát biểu
+ Phát biểu, thảo luận nghiêm túc, đúng chủ đề.
+ Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu.
+ Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến.
+ Tránh ngắt lời người khác.
- Trình bày ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
- Thái độ, hành vi, cử chỉ văn minh, lịch sự.
- Tránh ngắt lời người khác trước khi trình bày ý kiến riêng của mình.
- Có chính kiến, quan điểm rõ ràng.
- Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa.
- Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và chỉ hỏi một câu. Nếu hỏi nhiều câu phải nói rõ câu
1, câu 2...

Chuẩn bị kỹ càng
Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhất có thể để
tránh những tình huống phát sinh không đáng có.
Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận và nghị sự. Anh, chị có thể là người trả lời hoặc là người đưa ra
câu hỏi. Dù ở bất cứ cương vị nào anh, chị cũng cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh tình trạng ngồi không.
Đừng lãng phí thời gian của người khác bằng những câu trả lời loanh quanh, mơ hồ. Chỉ nói đến chủ đề liên
quan với những câu trả lời ngắn, đơn giản nhưng đủ ý.
Anh, chị có thể chuẩn bị tài liệu bằng văn bản hoặc slide show… để giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu rõ những ý
tưởng anh, chị đang trình bày. Không nên trình bày nội dung slide trình chiếu quá dài khiến người theo dõi mệt
mỏi và không nắm được nội dung chính của cuộc họp. Luôn nhớ đem theo giấy bút hoặc các tài liệu cần thiết để
trình bày.

4. Văn hóa điện thoại

+ Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng  tới những người xung quanh
+ Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, trường hợp cần thiết chỉ nghe điện thoại khi thoả
mãn 2 điều kiện:
- Người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu.
- Không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
+ Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời
gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 5 phút.
5. Văn hóa trong cuộc họp
5.1. Trong các buổi họp có đối tác:
+ Lãnh đạo cao nhất của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi vào ghế chủ toạ.
+ Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo.
+ Người quan trọng thứ hai của Tổng công ty có mặt trong cuộc họp ngồi phía bên tay phải
của lãnh đạo cao nhất.
+ Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác.
+ Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay
trái kém quan trọng hơn).
5.2. Trong các buổi họp nội bộ:
+ Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào
+ Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo.
+  Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo.
+  Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng,
phía tay trái kém quan trọng hơn).
5.3. Văn hóa trang phục:
+ Trang phục sạch sẽ, chỉnh tề phù hợp với nội dung cuộc họp.
+ Đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ.

Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp
thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.
Trang phục cũng chính là cách nói gián tiếp anh, chị có tôn trọng người đối diện hay không? Vì vậy ăn mặc
chuyên nghiệp, chỉnh tề và phù hợp với mục đích cuộc họp là điều vô cùng cần thiết. Hãy chắc chắn quần áo
của anh chị không bị rách, nhàu nhĩ hoặc cáu bẩn. Thêm vào đó trong các cuộc họp trang phục của các anh
chị không nên quá lòe loẹt.