3.1.

2 Chuẩn bị tài liệu , thông tin về đối tác

Để việc đàm phán trở nên thuận lợi và thành công thì chuẩn bị
kiến thức về đất nước , văn hoá , con người ,… của Singapore là
việc không thể thiếu. Bên cạnh đó việc biết rõ các thông tin về
đối tác, những thành viên quan trong nhất trong buổi đàm phán ,
tác phong và kinh nghiệm của của đối tác cũng là yếu tố tạo nên
sự thành công trong buổi đàm phán.
+ Khi đàm phán với người Singapore, chúng ta nên tránh nói đến
chính trị, phân biệt chủng tộc, tôn giáo .
+ khi giao tiếp với đối tác Singapore , doanh nhân Việt Nam nên
lưu ý những điều sau
* Không được dùng tay chỉ vào người khác vì đó được cho là
hành vi vô lễ.
* Không được tùy tiện chống tay vào eo (hông) , vì điều đó thể
hiện sự bực tức , không hài lòng
* Không được ngồi bắt chéo chân khi đối diện với người cao tuổi
hoặc có thứ bậc cao hơn.
* Không được chúc phát tài , vì theo người Singapore đó sự
không tôn trọng ( kiêng kỵ )
+ Nên tìm hiểu rõ các chính sách và quy định của Singapore trước
khi đàm phán : khi đàm phán tuyệt đối không nên sử dụng các kí
hiệu hay các cử chỉ trong một tôn giáo nào, vì việc đó là điều cấm
kị đối với họ . Quan trọng nhất là không được chạm vào đầu bất
kì ai thậm chí là trẻ em ( kiêng kỵ )
+ nên trao đổi danh thiếp khi gặp mặt hay ngay khi vừa giới thiệu
xong , khi nhận danh thiếp phải xem một cách cẩn thận và cung
kính thể hiện sự tôn trọng đối phương. Tuyệt đối không nên
dùng tay trái để trao hoặc nhận danh thiếp ( danh thiếp )
+ Quan trọng nhất, người Singapore rất coi trọng thời gian , nên
đi đúng giờ hoặc sớm hơn để thể hiện sự tôn trọng đối với họ

3.1.2 Chuẩn bị về không gian , thời gian

Về không gian: Việc chọn lựa địa điểm phù hợp là rất quan trọng.
Ta nên tìm những nơi yên tĩnh phù hợp với đàm phán tránh
những nơi đông đúc, ồn ào

Về thời gian: Tôn trọng thời gian của đối tác cũng quan trọng
không kém vì đối với người Singapore đúng giờ là một yếu tố tất
yếu . Ta nên đến sớm từ 10-15p để chuẩn bị sẵn sàng cũng như
thể hiện sự tôn trọng với họ
Lưu ý : khi đàm phán với người gốc Mã Lai nên tránh các buổi
thứ sáu hoặc trong tháng ramanda ( tháng ăn chay của người Hồi
giáo ).

3.1.3 Chuẩn bị về đội ngũ tham gia đàm phán

Thông thường các mối quan hệ kinh doanh tại Singapore tồn tại
chủ yếu giữa những cá thể hay những nhóm người chứ không
phải theo doanh nghiệp hay công ty vì vậy khi chọn đội ngũ đại
diện đàm phán nên xác định rõ người đại diện sẽ theo xuyên
suốt cuộc đàm phán và không thay thế người đó . Bởi vì khi thay
thế người khác thì mối quan hệ giữa người đại diện và đối tác
Singapore sẽ phải tạo dựng lại một lần nữa , điều này có thể gây
mất lòng tin và tốn kém
Trong văn hoá kinh doanh của Singapore, tuổi tác và kinh nghiệm
làm việc sẽ được coi trọng trên cả chức vụ , do đó các đối tác Việt
Nam nên giới thiệu người đại diện chủ chốt trước rồi đến các
thành viên còn lại
Singapore là một quốc gia đa văn hoá , ngôn ngữ đa dạng
Vì vậy nên chọn đội ngũ tham gia đàm phán có trình độ ngoại
ngữ tốt để dễ dàng hơn trong việc giao tiếp và đàm phán
Người Singapore thường sẽ có xu hướng làm việc theo cảm tính ,
vì vậy khi đàm phán các đối tác Việt Nam nên tạo bầu không khí
thoải mái và tạo dựng lòng tin của họ , điều này sẽ làm tăng thêm
cơ hội thành công cho buổi đàm phán
3.1.4 Chuẩn bị về tranh phục
Gây ấn tượng tốt trong lần đầu gặp mặt là điều rất quan trọng vì
vậy trước khi đàm phán ta nên chú ý về trang phục – đó cũng là
một yếu tố quan trọng góp phần làm cuộc đàm phán có tỉ lệ
thành công cao hơn , vì vậy khi các doanh nhân Việt Nam chọn
trang phục để đàm phán với người Singapore cần lưu ý những
điều sau :
+ Trang phục : tốt nhất nên chọn những trang phục kín đáo ,
chỉnh tề . Không nên chọn trang phục quá cá tính , phóng khoáng
, loè loẹt
+ Màu sắc trang phục : đối với người Singapore màu tím với màu
đen là điều cấm kị ( kiêng kỵ ) , họ cho rằng đó là biểu hiện của
sự không may mắn . Thay vào đó màu đỏ và màu hồng lại được
yêu thích vì đối với họ nó đại diện cho sự trang nghiêm , nhiệt
huyết , sự vui vẻ và tượng trưng cho sự khoan dung , độ lượng .
Bên cạnh đó màu xanh da trời hay màu xanh lá cây cũng là hai
màu được yêu thích
+ phụ kiện : có thể chọn túi xách , vì nó túi xách cũng là một món
đồ thể hiện sự chỉn chu , nghiêm túc , phải chọn kĩ lưỡng túi xách
, tốt nhất nên chọn những chiếc túi vừa vặn , màu sắc phù hợp
với hình thể và bộ tranh phục . Đồng hồ cũng là một lựa chọn
hợp lí
+ Ngoại hình : phần lớn tóc dài hay râu ria rậm rạp không được
ưa chuộng ở Singapore . Vì vậy trước buổi đàm phán chúng ta
nên chỉnh trang lại mái tóc hay khuôn mặt để tạo thiện cảm với
họ . Nên để kiểu tóc gọn gàng , tránh các phong cách hippie với
mái tóc dài hoặc ăn mặc như cao bồi với đôi dép lê