CÔNG TÁC LỄ 

TÂN
February 19, 2010 — nghithucngoaigiao
Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

1. Khái niệm về lễ tân ngoại giao

Lễ tân ngoại giao là tổng hợp các quy định và tập quán về phép xử sự quốc tế dựa trên cơ
sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho quốc gia, được các quốc gia
thừa nhận và tôn trọng.
Trong quan hệ quốc tế, đường lối chính sách đối ngoại là nhân tố quyết định. Lễ tân
ngoại giao là một bộ phận cấu thành của hoạt động ngoại giao, nói một cách khác, hễ có
hoạt động ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao.
2. Vai trò của lễ tân ngoại giao:
Tuy không phải là nội dung chủ yếu của họat động đối ngoại nhưng nó là công cụ không
thể thiếu của hoạt động đối ngoại nói chung, của ngoại giao nói riêng. Công tác lễ tân
tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh
hưởng đến quan hệ quốc gia. Đây là một lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, đòi
hỏi có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật. Việc hiểu biết những kiến thức và
quy định lễ tân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tân mà còn
đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại
giao nói riêng.
- giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hóa của dân tộc với thế giới.
Ứng xử như thế nào cho đúng trong quan hệ với nước ngoài là điều không đơn giản vì lẽ:
nó liên quan đến chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín và thể hiện dân tộc, đồng thời liên
quan đến phong tục tập quán và các nền văn hóa khác nhau
- là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế
+ Nguyên tắc chủ quyền quốc gia;
+ Nguyên tắc bình đẳng;
+ Nguyên tắc không phân biệt đối xử.
3. Đón tiếp khách nước ngoài
3.1 Thái độ đón tiếp:
Để cho việc đón tiếp đạt kết quả tốt, tức là đạt mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, đáp ứng
yêu cầu của khách, công tác lễ tân cần được tiến hành thật chu đáo, đúng luật pháp và tập
quán quốc tế, phù hợp với từng loại đối tượng theo phương châm chung: hữu nghị, trọng
thị, chu đáo, an toàn.
3.2. Công việc chuẩn bị: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:
3.2.1 Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và chính xác
về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần
đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử…
3.2.2 Lập đề án/kế hoạch cho từng hoạt động:
a. Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như: ai đón tại
nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới)… (thông thường, cơ quan đón cử lãnh
đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón); ai đón tiếp tại trụ sở
làm việc/khách sạn (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn).
b. Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt
+ Chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm…
+ Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không? Khi
nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi
với ai, có phiên dịch trong xe không?);
+ Dự kiến chương trình hoạt động;
+ Liên hệ các cơ quan chức năng (sân bay, công an, báo chí, y tế) để phối hợp kế hoạch
về lễ tân;
+ Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc;
3.2.3 Một số lưu ý:
Khi chủ nhà đón tại nhà khách/khách sạn: sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời
khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe,
chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình
chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ
ngơi, thay trang phục sau chặng đường dài.
Về phòng tiếp khách: Phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự. Phòng tiếp
khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm. Trong
phòng tiếp khách, nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi
bên tay phải chủ nhà, kiểu 1+). Trong phòng làm việc/hội đàm thì bố trí hai đoàn ngồi
đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm
việc/hội đàm, trứơc mặt mỗi người nên có bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy trắng,
bút, nước suối…
4. Tặng quà-tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay
tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những
dịp đáng ghi nhớ.
4.1. Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì
lịch sự. Cần tham khảo trước sở thích của khách như màu, mùi vị, loại hoa.
Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài
hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho cả hai
người
4.2. Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món quà kỷ
niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, mang tính kỷ
niệm và tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của
món quà trước khi tặng.
Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang
trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ, như đất nước Nhật
Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa
ngang với món quà tặng. Ngoài ra, khi đóng gói quà cũng cần để ý đến những loại màu
giấy gói, loại hộp cần tránh, gây mất tác dụng của quà tặng bên trong. Vì vậy, bên cạnh
việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà.
Cách trao tặng:
- Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng
trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở
nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh, hoặc nếu tranh ảnh thì không đóng gói.
- Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của
khách.
Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem ngay, có lời
khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, sẽ cảm ơn khi
gặp người tặng.
5. Vị trí danh dự
Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi rất quan trọng. Thực chất, điều cốt yếu nằm
trong vấn đề ngôi thứ. Những khó khăn trong việc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi
có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật cao cấp và của các nhà ngoại giao. Để tránh những
sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của
những người tham gia hoạt động đó. Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có
cơ may tránh được những sai lầm trong việc bố trí chỗ ngồi.
5.1 Một số nguyên tắc cơ bản:
Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là vị trí quan
trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng
số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy tắc này có thể linh
hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải…) của khách hay vì một
lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết.
Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc này được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn tham dự hội
nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường hợp này phải
được xét từ phía trên khán đài xuống.
Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội nghị, các
cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. Thứ tự sắp
xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ
nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ
A-Z.
Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. Việc sắp xếp
ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ
đại diện, vào cấp bậc, cương vị, tuổi tác, thâm niên và danh tiếng của người đó. Người có
cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm
niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì
ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau, có thể căn cứ vào
một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ… Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để
sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối.
Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ nữ không
ngồi bịt đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước
khách, (nhưng phu quân của khách lại xếp sau người có thứ bậc kế tiếp khách).
Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so với khách
địa phương (trong nước) nếu cùng cấp.
Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp vợ chồng
không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một
bàn tiệc.
5.2 Ngôi thứ: Trong đối thoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không
đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của những
người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai
lầm về xếp chỗ gây ra phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ nên vấn đề có
phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ.
Có hai loại ngôi thứ: ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao:
§          ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ
Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và vị trí trước sau
của các quan chức cao cấp trong chính quyền. Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định
ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy
như: Hiến pháp, Luật tổ chức các cơ quan quyền lực như: Quốc hội, Chính phủ, Hội
đồng nhân dân, tập quán và kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự
trước sau.
§          Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã
giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị, các cựu Tổng
Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu quân các vị đó, các
nhà văn hóa, nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng…
Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao
cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ đồng chí Chủ tịch phụ nữ tỉnh đã nghỉ hưu
được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch
phụ nữ đương nhiệm, trên hoặc ngang với đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm. Đối với
khách nước ngoài cũng áp dụng như vậy.
5.3 Bố trí trong phòng khách:
- Thông thường hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, Chủ và khách chính ngồi ở
đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách
ngồi ở bên phải chủ nhà. Ngoài ra, có thể bố trí hai dãy ghế dài (kiểu hội đàm). Theo đó,
chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế
tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp.
- Đối với các hàm ngoại giao và lãnh sự của các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt
Nam: Đại sứ được xếp ưu tiên hàng đầu, sau đó đến Phó Đại sứ và Tổng Lãnh sự, Tham
tán, Tuỳ viên quân sự, các nhân viên ngoại giao và lãnh sự khác được xếp ngang như
chuyên viên của ta. Tuy nhiên, khi Đại sứ đi với một (hoặc nhiều Bộ trưởng) thì Đại sứ
phải được xếp sau Bộ trưởng.
5.4 Bố trí trên lễ đài: Theo tập quán chung có mấy cách bố trí như sau:
- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí cao
nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần.
- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu hàng và
người có vị trí thấp đi trước.
- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước nhân vật đó. Vị
trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta thường bố trí
nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp cho đến người
ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên
phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại.
5.5 Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên nằm phía trên
cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị trí thứ 3 nằm phần
dưới của cột bên phải.
Vị trí số 1—————— Vị trí thứ 2
Vị trí thứ 3
-         Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu
-         Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải người
ký.
5.6 Vị trí danh dự trong chiêu đãi
Chiêu đãi là một hình thức hoạt động phổ biến trong giao tiếp. Chính trong hoạt động
này là nơi có nhiều đối tượng thuộc nhiều thành phần, tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính
tham dự nhiều nhất; có sự đan xen giữa khách và chủ. Việc xác định vị trí danh dự và sắp
xếp chỗ ngồi trong một bàn tiệc cũng như trong bữa tiệc cần phải được nhà tổ chức hoặc
chủ tiệc quan tâm đặc biệt.
5.7 Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu
ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi vào giữa. Đối với các nước áp dụng luật giao thông
ưu tiên bên trái thì vị trí ưu tiên ở phía trái, phía sau xe. Nếu người chủ tự lái xe thì vị trí
ưu tiên ngay ở bên người cầm lái.
- Chủ nhà ngồi bên trái khách chính.
- Nếu khách có phu nhân cùng đi, thì nên xếp phu nhân ngồi phía sau, bên phải, trong
trường hợp này, Chủ nhà đi xe riêng.
- Phiên dịch ngồi ở trên, cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong
trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ
nhà. Hoặc để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch không ngồi chung xe.
Về cách đậu xe: cửa xe phía sau bên phải (phía khách chính ngồi) phải đối diện với cửa
chính vào nhà để khi khách bước xuống xe là có thể vào nhà ngay (không phải đi vòng
hoặc chui ngang xe để vào nhà).
Mở cửa để khách xuống là phép lịch sự thông thường. Đó là nhiệm vụ của lái xe, kế đến
là của cán bộ lễ tân, hướng dẫn. Việc chủ nhà chủ động mở cửa xe sẽ được khách đánh
giá như một cử chỉ vừa thân tình, vừa trọng thị khách, có tác dụng tăng thêm tình hữu
nghị và sụ hợp tác trong công việc.
6. Chiêu đãi/mời cơm
6.1 Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ
đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa hợp giữa
hai bên.
6.2 Các kiểu bố trí tiệc:
* Một số qui tắc:
- Theo tập quán chung, chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào
ở một bên thì vị trí danh dự là ở vị trí đối diện với các cửa sổ. Tập quán này cũng được
áp dụng đối với các cuộc hội đàm. Ngay cả khi cửa ra vào ở chính giữa.
- Bên phải chủ nhà là vị trí danh dự nhường cho khách.
- Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi.
- Thông thường, ta đặt card de verre (bảng tên để bàn tiệc, không có chức danh) tại vị trí
của tất cả khách đối với các đoàn khách quan trọng đòi hỏi nhiều nghi thức lễ tân.
- Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam.
- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau.
- Ghế chính thường được lùi ra hoặc vào sau một ít để khách có thể dễ nhận ra.
- Có thể xếp xen kẽ giữa chủ và khách hoặc ngồi hai bên đối diện nhau như tại buổi làm
việc/hội đàm.
- Tránh xếp phụ nữ ngồi ngoài cuối bàn tiệc.
- Chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nghề nghiệp của những người ngồi gần nhau để dễ nói
chuyện.
- Tùy theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết
định có bố trí bàn danh dự hay không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố
trí bàn tiệc (có nhiều kiểu bố trí bàn tiệc: tiệc đứng và tiệc ngồi; bàn tiệc có thể bố trí
hình vuông, hình tròn, hình chữ nhật… tùy theo số lượng và tính chất).
6.3 Các kiểu tiệc:
Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hình thức tiệc nào
cho thích hợp, kế đến là việc mời khách. Mời khách là hành động thể hiện cương vị
người chủ. Nó bảo đảm mục tiêu cả cho sự thành công của hoạt động đó.
Có các loại tiệc như sau:
- Quốc tiệc (State banquet, State dinner)
- Tiệc đứng (buffet dinner, cocktail),
- Tiệc ngồi (dinner),
- Tiệc trà (tea party, hightea),
- Tiệc trưa (lucheon), bữa ăn trưa làm việc (Working lunch), bữa ăn tối làm viêc
(informal or working dinner).
- Tiệc chiêu đãi toàn thể (Gala dinner).
6.4  Các cách bố trí tiệc thông dụng:
* Hình chữ nhật
- Khách không có phu nhân
+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc
+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách

- Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ
+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.

* Bàn tròn

6.5 Thực đơn: Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng và
an toàn về thực phẩm. Nếu lựa chọn thực đơn không đúng khẩu vị khách hoặc không an
toàn thì bữa ăn đó coi như thất bại.
- Kinh nghiệm mách bảo không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp và không nên
xuất phát từ sở thích cá nhân của một người nào đó để ra thực đơn. Trước tiên, cần tiếp
thu những gợi ý về những món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những món ăn dễ thành
công nhất.
- Lưu ý những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo,
chế độ ăn kiêng khem (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không uống rượu; Người Hindu không ăn
thịt bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng).
- Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của nước
họ bởi vì những món ăn đó sẽ không bao giờ được nấu ngon như ở nước họ. Nên có
những món ăn dân tộc hoặc địa phương của nước chủ nhà, tuy nhiên, cần tránh những
món quá độc đáo như thịt rắn, chuột, rùa…
- Về thức uống: theo Chỉ thị số 26 của Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành, các cơ quan
không sử dụng rượu ngoại để tiếp khách. Các cơ quan sử dụng các loại rượu truyền
thống, của địa phương để tiếp khách như Vang Đà Lạt, Vodka Hà Nội, Hồng Đào…
6.6 Trình tự nhập tiệc
Theo tập quán của Việt Nam, khi mới nhập tiệc, chủ tiệc phát biểu, sau đó nâng ly chúc
khách; kế đó, khách chính đáp từ, và nâng ly chúc mừng, sau đó mọi người cùng ăn.
Theo thói quen của nước ngoài, chủ tiệc phát biểu khi nhập tiệc, khách chính đáp từ khi
buổi tiệc đã xong các món chính và trước khi đưa món tráng miệng lên, hoặc chủ tiệc
phát biểu và khách đáp từ khi đã xong các món chính.
6.7 Giao tiếp trong chiêu đãi/mời cơm
Chiêu đãi là một dịp tốt để tất cả mọi người tham dự trao đổi, chuyện trò. Thật tẻ nhạt và
buồn chán khi mọi người đều ngại ngùng, giữ ý và ít cởi mở trong bữa ăn. Lời khuyên
đối với người đi dự chiêu đãi và giữ vẻ tự nhiên trong giao tiếp với những người ngồi
gần mình.
Giao tiếp thế nào, trao đổi cái gì? Có rất nhiều chuyện để nói, ví dụ như: Khi đến nơi
chiêu đãi cần đến chào chủ nhà và cảm ơn lời mời. Khi vào bàn tiệc, nên đến bắt tay chào
hỏi những người ngồi cạnh hoặc trước mặt mình, tự giới thiệu về mình để làm quen.
Trong bữa ăn có thể nói chuyện về thời tiết, khí hậu, sở thích, món ăn… Cần tránh sa vào
những chuyện chính trị phức tạp và những vấn đề có thể gây tranh cãi. Trong trường hợp
gặp những vấn đề gây tranh cãi thì đừng tham gia hoặc tìm cách lái câu chuyện sang chủ
đề khác.
Cũng như lúc đến, khi kết thúc tiệc, người được mời cần đến chào, cảm ơn chủ nhà và
nói một lời khen về bữa ăn.
6.8 Những điều cần biết khi được mời dự chiêu đãi/mời cơm
- Tìm hiểu chủ nhà là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc…
- Thông báo với chủ tiệc: có đi dự hay không (để chủ tiệc không bị động, lúng túng).
- Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không.
- Đến đúng giờ theo giấy mời.
- Đối với các tiệc chiêu đãi quan trọng, thường có sơ đồ xếp bàn tiệc đặt trước cửa phòng
tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình.
- Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt
lưng. Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt.
- Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn.
- Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình.
- Không ăn uống khi chủ và khách phát biểu.
- Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước. Không dùng dụng cụ
ăn của mình để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ép ăn những món
mà người khác có ý không thích.
- Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp.
- Tại tiệc ngồi, lấy dao, nĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía đĩa, từ cái xa đĩa ăn nhất và kết
thúc với cái sát đĩa ăn. Nếu không rành thì tinh tế quan sát người khác rồi làm theo.
Tránh cầm nhầm của người khác.
- Cầm muỗng, dao bằng tay mặt. Dao dùng để xắt, không dùng để xăm thức ăn vào
miệng. Nĩa cầm tay trái khi tay mặt đang cầm dao. Nếu chỉ dùng nĩa (không có dao) thì
cầm bằng tay phải.
- Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn. Tuyệt đối không cần nĩa dao
trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện. Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn.
- Cách đặt dao nĩa xuống đĩa lớn mang ý nghĩa khác nhau: khi ăn xong hoặc không muốn
ăn nữa (mặc dù trong đĩa còn thức ăn) thì đặt dao nĩa dọc trong đĩa lớn (hoặc gác chéo
dao nĩa lên nhau trong đĩa). Nếu còn đang ăn hoặc muốn ăn thêm thì đặt dao nĩa lên hai
bên mép đĩa lớn.
- Trong khi ăn tránh nhai tóp tép.
- Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ 3 cho
một món ăn.
- Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng.
- Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác
vào lấy thức ăn. Chú ý không lấy quá nhiều thức ăn cùng một lúc. Ta có thể quay lại lấy
thêm món ăn đó khi trong đĩa đã hết thức ăn.
- Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.
7. Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy
7.1 Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy là biểu trưng của một quốc gia, một dân tộc, một cộng
đồng
Quốc kỳ là biểu trưng của chủ quyền hay sự tự trị đã được thừa nhận. Quốc kỳ của bất cứ
một quốc gia nào đều mang một thông điệp, một ý nghĩa nhất định.
Cũng do tính chất biểu trưng đó mà trong quan hệ quốc tế khi sử dụng quốc kỳ, quốc
huy, quốc ca phải hết sức chú ý sao cho hợp qui cách để tránh những rắc rối. Lịch sử lễ
tân ngoại giao không phải không có những trường hợp chủ nhà treo nhầm quốc kỳ, hoặc
cử sai quốc thiều. Năm 1980, khi bà Đặng Dĩnh Siêu, phu nhân của cố Thủ tướng Chu
Ân Lai thăm Thái Lan, trong một bữa tiệc tối phía Thái Lan đã cử quốc thiều Đài Loan
thay vì phải cử quốc thiều Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa. Mùa hè năm 2000, Lễ tân
Israel đã treo nhầm cờ Vương quốc Bỉ thay vì phải treo cờ Cộng hoà Pháp trong khi đón
Tổng thống Pháp thăm Israel.
Trong những trường hợp ấy cần phải xử sự thế nào? Thái độ của khách là nên bình tĩnh
để phân biệt đâu là vô tình, đâu là hữu ý. Nếu là biểu hiện rõ ràng của sự cố ý, thái độ
chính trị thì kiên quyết phản đối. Nhưng nếu là hậu quả của một sự tắc trách, thiếu kinh
nghiệm thì một sự nhận xét kín đáo, nhẹ nhàng giúp cho nước chủ nhà sửa chữa, bổ
khuyết kịp thời.
Đối với nước chủ nhà, người có trách nhiệm của nước chủ nhà cần sớm xin lỗi dù cơ
quan gây ra sai lầm là cơ quan nhà nước hay là tổ chức quần chúng xã hội và người gây
ra là một quan chức cấp thấp.
7.2 Treo cờ nước ngoài
Đối với cờ nước ngoài thì chỉ treo cờ trên đường phố khi có hội nghị quốc tế, khi có các
đoàn khách nước ngoài đến thăm, nếu trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng trở lên dẫn đầu.
Không treo cờ khi khách là các đoàn của các tổ chức quần chúng, xã hội. Các xí nghiệp
liên doanh với nước ngoài, hoặc các xí nghiệp 100% vốn nước ngoài chỉ được treo cờ
của nước ngoài khi nước đó có quan hệ ngoại giao với nước sở tại.
Các cơ quan đại diện ngoại giao được quyền treo quốc kỳ của nước mình tại trụ sở và tư
dinh của người đứng đầu cơ quan đại diện. Còn cá nhân ở nước ngoài muốn được treo cờ
thì phải được sự đồng ý của chính quyền địa phương. Theo phép lịch sự, khi treo cờ, kiều
dân nước ngoài cần treo cả cờ nước sở tại và cờ nước sở tại phải được treo ở vị trí ưu
tiên.
7.3 Qui cách treo cờ
Biết treo cờ đúng qui cách là đòi hỏi cần thiết đối với một người làm công tác lễ tân. Cờ
phải đúng qui định về kích cỡ, tỷ lệ, và mầu sắc. Khi treo cờ nhiều nước thì các cờ phải
cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều nước trên cùng một cột cờ, cờ
nọ trên cờ kia. Treo cờ nhiều nước, chỗ trang trọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên
trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên. Thứ tự theo vần chữ cái trên các nước (theo
tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại, nơi diễn ra các hoạt động đó). Nếu treo hai cờ chéo
nhau thì phía bên phải từ trong nhìn ra là phía trang trọng hơn. Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị
trí số 1 sẽ nằm ở giữa, cán đè lên trên cán cờ kia. Trong các hoạt động đối ngoại, nếu có
cờ Việt Nam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc nhận biết vị trí treo
cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở bên trái (khi đứng đối diện với hai
cờ).
(Xem ví dụ về cách treo cờ trong phòng khách)
Lễ tân ngoại giao
February 19, 2010 — nghithucngoaigiao

Lễ tân ngoại giao

10 Tháng Mười Hai 2007 in HẰNG PHƯƠNG

Giao tiếp

Địnhnghĩa :

Sự tácđộng qua lại giữa người với người để thể hiện tình cảm, cảm xúc và trao đổi
thông tin nhằm mục đích hiểu biết lẫn nhau và thiết lập mối quan hệ

Giao tiếp là khái niệm chung, tùy theo qui mô, tính chất, nội dung,, đôi tượng, thành phần
mà có tên gọi cụ thể, cho biêt bản chất của cuộc giao tiếp đó : lên lớp, họp phụ nữ..

4 yếu tố của giao tiếp : chủ thể, mục đích-nội dung, phương tiện,hoàn cảnh

Vai trò :

1. Thiết lập quan hệ : nhu cầu thiết yếu để tồn tại với tư cách là chủ thể trong quan
hệ xã hội
2. Thúc đẩy sự phát triển tư duy, ngôn ngữ
1. Ngôn ngữ : tiếng nói ra đời trong quá
trình lao động tập thể (giao tiếp), phát triển nhờ quá trình giao tiếp
2. Tư duy : tư duy phát triển nhờ giao tiếp,
trước hết từ gia đình. Giao tiếp đòi hỏi suy nghĩ, tính toán, từ đó, tư duy
vận
động
3. Diều kiện tiến hành lao động tập thể: muốn lao động tập thể cần có giao tiếp để
truyền tin à hiểu biết lẫn nhau
4. Diều kiện phát triển tâm lý cá nhân
5. Con người hiểu biết lẫn nhau, thiết lập quan hệ
6. Các dân tộc, quốc gia hiểu biết lẫn nhau, cùng phát triển
7. Thúc đẩy sự phát triển xã hội loài người

Phân loại

1. Theo hiện diện chủ thể

1. Trực tiếp : các chủ thể cùng có mặt
1. i.
Lượng thông tin đầy đủ, phong phú
 2. ii.
Kết quả dễ biết ngay
3. iii.
Kịp thời điều chỉnh trước tác động của đối tượng và hoàn cảnh
4. iv.
Ngoài ngôn ngữ, dùng phi ngôn ngữ
5. v.
Dễ bị tác động của đối tượngà khó
trình bày vấn đề
2. Gián tiếp : các chủ thể không cùng có
mặt, mà có sự can thiệp của người thứ 3/ các phương tiên
1. i.
Khắc phục khoảng cách xa xôi
2. ii.
Không bị tác động bởi đối tượngà dễ trình bày vấn đề
3. iii.
Chưa có điều kiện
4. iv.
Lượng thông tin không đủ, không phong phú
5.
v.
Không dùng được phi ngôn từ
6. vi.
Không dễ biết ngay
7. vii.
Không điều chỉnh trước tác động hoàn cảnh

1. Phương tiện giao tiếp

1. a.
Ngôn ngữ
2. b.
Phi ngôn ngữ

Dể giao tiếp có hiệu quả

1. Trình độ hiểu biết nhất định

2. Khả năng trình bày vấn đề
3. Nắm vững nội dung, mục đích, yêu cầu
4. Nắm được đối phương
5. Sẵn sàng đối phó tình huống có thể xảy ra
6. Khắc phục tật bẩm sinh, tính quên không tốt

Phép lịch sự xã giao

Định nghĩa :
phép xử sự,xử thế giữa người với người trong đời sống xã hội , thể hiện sự tôn trọng
mình và tôn trọng người khác, được nhiều người chấp nhận

Ý nghĩa :

1. Tôn trọng lẫn nhau giữa người với người, từ đó làm con người hiểu biết lẫn
nhau và thiết
lập mối quan hệ
2. Trong giao tiếp quốc tế, phép lịch sự xã giao càng quan trọng, vì chủ
thể giao tiếp có nhân tố người nước ngoài tham gia (có nhân tố quốc tế)
3. Chủ thể là người đại diện quốc gia, thực
chất là giao tiếp dân tộc

Mặc :

1. Sạch, gọn
2. Đẹp
3. Khi có yêu cầu lễ phụcà bắt buộc

Chào :

1. Thể hiện tình cảm quý mến

1. Người có cương vị thấp chủ động
2. Người ít tuổi chào trước
2. Phải nhìn vào nguời đó
3. Không chào kiểu « đi đâu đấy » như tiếng việt, chào hỏi phải
rõ ràng, phong tục chào hỏi mỗi nước một khác
4. khi cúi chào, cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, thường thì nam
để tay bên hông, nữ có thể ngồi

Bắt tay :

1. Phải nhìn vào người đó

2. Không chặt không lỏng
3. Đứng rồi mới bắt tay
4. không bắt tay người hàng dưới qua người hàng trên
5. Ưu tiên bắt tay
1. Cương vị cao : bắt tay trước
số đông
2. Người cao tuổi
3. Nữ
1. i.
xem nước đó có kiêng không
2. ii.
tư thế tay nữ : ngửaà bắt tay ; úpà hôn tay
 3. iii.
nhẹ nhàng : nắm nhẹ đầu ngón
tay, nhẹ nâng bàn tay lên, cúi đầu xuống, hôn nhẹ mu bàn tay
4. iv.
có thể ngồi nếu cương vị không
chênh nhau mấy
6. Không bắt tay khi khác bậc : trên, dưới
7. nữ không bắt buộc bỏ găng, nam bắt buộc

Nói năng :

1. Rõ ràng, mạch lạc

2. Không to không nhỏ
3. Không lắp, không ngọng
4. Tránh ba hoa, khoác lác
5. Giữ bí mật
6. Không khuôn sáo

Giới thiệu

1. Cương vị thấp cho cao

2. Nam cho nữ
3. It tuổi cho nhiều tuổi rôi mới làm ngược lại

Di đứng

Dàng hoàng, chững chạc

Không nhanh không chậm

Không ngang ngửa

Dúng vị trí, cương vị

Ăn uống :

1. Nhai nhỏ không tiếng động

2. Không hở răng hở lợi
3. Không ăn miếng cuối cùng (người nga thì vét sạch, lấy bánh vét quanh
đĩa rồi để lại)
4. Không dọn khi đổ ly, súp, có người phục vụ
5. Ngồi ăn
1. Không tựa ngực vào bàn an
2. Không tì khuỷu vào bàn
3. Không rung đùi
4. Không ngả lưng ra ghế
 6. Chuyện bàn ăn
1. Không nói đời tư (chỉ nói ở phòng
trà, phòng đợi)
2. Không bệnh tật
3. Không vệ sinh
7. Uống
1. Không uống say
2. Không biết uống không bắt phải
uống
3. Khi chạm cốc cương vị thấp phải
nâng cốc thấp hơn
4. Nữ hay dùng rượu nhẹ
8. Dụng cụ ăn
1. Khăn
1. i.
Khăn ướt lau mặt đầu tiên
2. ii.
Khăn vàng dày, có hoa, xép đẹpà không lau mặt, để trải đùi, chỉ
chấm mép nếu bị dính thức ăn
3. iii.
Khăn lau miệng bằng giấy, vải
2. Bát nướcà rửa tay, không uống
3. Dĩa, thìa, dao : để bên nào
dùng tay bên đấy/ để ngoài dùng trước
4. Tráng miệng : để đồ đẹp mắt,
dọc ngang tùy ý
1. i.
Tự phục vụ : dao
2. ii.
Kem : thìa
3. iii.
Hoa quả làm sẵn : dĩa
5. Uống : 3 loại ly
1. i.
Rượu manh : ly nhỏ
2. ii.
Rượu nhẹ : ly vừa
3. iii.
Nước khoáng, ngọt : cốc

Lễ tân ngoại giao

Dịnh nghĩa :

Lễ tân : những
nghi thức, thủ tục được nhiều người chấp nhận trong việc đón tiếp khách
Lễ tân ngoại giao : sự vận dụng tổng hợp các :

nghi thức, thủ tục, tập quán, luật lệ của quốc gia, quốc tê về lễ tân  trong hoạt
động đối ngoại và nhằm mục đích thực hiện thái độ chính sách đối ngoại của nhà nươc

Vai trò : rất cần thiết với hoạt động ngoại giao

1. Thể hiện thái độ chính sách đôi ngoại của nhà nước : môi hành vi lễ tân
đều thể hiện thái độ chính trị, đường lối, chính sách đối ngoại
1. Tạo điều kiện thuận lợi cho cac hoạt động ngoại giao khác để thể
hiện đường lối chinh sách đối ngoại
2. Bản thân hoạt động lễ tân xuất phát từ chính sách đối ngoại, cố
gắng tối đa góp phần thể hiện chinh
sách đối ngoại. Người làm lễ tân phải nắm
vững chính sách đối ngoại, không để xảy ra sơ xuât ảnh hưởng lợi ích
quôc
gia. Mỗi hoạt động lễ tân, dù lớn hay nhỏ, đều thể hiện mục đích chính trị
3. Góp phần thúc đẩy quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa các quốc gia:
giúp các quốc gia hiểu biêt lẫn nhau thái độ chính trị, phong tục tập
quán…–>
thúc đẩy quan hệ quốc gia
4. 3.
Phương tiện cụ thể hóa, thực hiện một số nguyên tắc cơ bản của luật
pháp quốc tế
1. Tôn trọng chủ quyền quốc gia
2. b.
Không can thiệp nội bộ
3. c.
Bình đẳng giữa các nước
1. i.
Treo cờ : không cao không
thấp, không to không nhỏ
2. ii.
Ngôi thứ trong hội nghị quốc tế,
tiệc , nghi lễ ngoại giao
3. iii.
Ưu đãi miễn trừ ngoại giao :
cho các đoàn ngoại giao quyền ưu đãi như nhau
4. Tăng sự tôn trọng, uy tín cho nước chủ nhà, làm các bên
nhớ lâu quan hệ và
cam kết của mình, thực hiện cam kết

Tính chất

1. 1.
Chính trị (thể hiện rõ nhất, là đặc điểm)
 1. Mọi hoạt động lễ tân đều nhằm mục
đích thực hiện đường lối, chính sách đối ngoại của nhà nước
2. Những hoạt động nhỏ/ lớn đều thể
hiện thái độ chính trịà góp phần
thúc đẩy quan hệ hợp tác, hữu nghị
3. Thực hiện các nguyên tắc cơ bản của
luật pháp quốc tế
4. 2.
Tính quốc tế
1. Kết hợp tính quốc gia và quốc tế,
dân tộc và hiện đại
2. Dề cao mình, tôn trọng người
3. Lịch thiệp hơn lễ tân thông thường
4. 3.
Lịch thiệp :
1. Hơn bình thường vì là quan hệ 2
nước
2. Thủ tục, nghi thức cao
3. Vừa có tính nguyên tắc vừa linh
hoạt
1. Nguyên tắc : bắt buộc, nghiêm
chỉnh thực hiện
1. i.
Tôn trọng khách
2. ii.
Nghiêm chỉnh tôn trọng nguyên tắc
trong quan hệ quốc tế
3. iii.
Nắm vững, nghiêm chỉnh thực hiện
đường lối chính sách đối ngoại của nhà nước
4. iv.
Dúng giờ : tiệc đứng :
sai giờ, thiếu tôn trọng, tiệc ngồi : khó xếp
chỗ ; không sớm, không
muộn
5. Linh hoạt : quên thư ủy nhiệmà trình phong
bì

Nguyên tắc bình đẳng

có nghĩa là bình
đẳng về mặt chủ quyền, không có lớn nhỏ mà tất cả đều như nhau

Nội dung
 1. Treo cờ: khi có cờ hai nước trở lên: may như
nhau, kích cỡ, độ cao
2. Ngôi thứ: sắp xếp chỗ ngồi trưởng đoàn dựa
trên nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt
3. miên trừ ngoại giao: ưu tiên, đãi ngộ như nhau
1. túi ngoại giao: quyền bất khả xâm phạm với túi
ngoại giao.: các túi hoặc kiện hàng được gắn xi, đánh dấu trong đó có
chứa tài
liệu chính thức hoặc đồ vật dùng cho việc chính thức của cơ quan đại diện.
Giao
thông viên ngoại giao được mang theo giấy tờ chính thức chính thức xác
nhận tư
cách của họ, được nhà nước bảo hộ. Nếu gửi người chuyên chởà cơ quan
ngoại giao không bị cản trở khi nhận hàng

Sắp xếp ngôi thứ

Ngôi thứ là sự sắp xếp thứ tự trên dưới của các

1. nhà ngoại giao

2. người đại diện quôc gia

1. các hội nghị quốc tế,

2. tiệc ngoại giao
3. nghi lễ ngoại giao

Nguyên tắc: Bình đẳng và hòa thuận

1. Không phân biệt nước lón, nhỏ,

giàu, nghèo
2. Sắp xếp theo vần chữ cái

Ngoài ra có:

1. Tôn ti trật tự: người trên trước, người dưới sau (cấp bậc,
thâm niên, vị trí công tác)
2. Nhường chỗ: khách nước ngoài được nhường chỗ trước chủ nhà, hoặc vị trí ưu
đãi
3. Không ủy quyền: khi đại diện thì không được
đối xử nh người mình đại diện, trừ phi có ủy quyền, trừ trường hợp nguyên thủ
quốc gia
4. 4.
Lịch sự với nữ
5. Cặp vợ chồng: xếp cặp theo cương vị được mời
 6. nhân vật tôn giáo: thường sau quan chức dân
sự, song phải xem xét, tùy
7. thứ tự chữ cái: thể hiện sự bình đẳng (ngôn
ngữ nơi diễn ra sự kiện/ chính thức của tổ chức/ thỏa thuận các bên)

Ngôi thứ trong hội nghị quốc tế

Người đứng đầu:

Chức vị

àvần chữ cái

à quan hệ thân thiện với nước chủ nhà ;

chỉ dùng khi không có sự phản đối từ các đoàn khác

à bốc thăm

à điều lệ tổ chức

Người đứng đầu đoàn ngoại giao

Cấp bậc (Dại sứ đặc mệnh toàn quyền, công sứ

đặc mệnh toàn quyền, đại biện)

àThâm niên

Tiệc

Chú ý : Xác định

1. 1.
Mục đích, yêu cầu
2. 2.
Dối tượng
3. 3.
Hình thức
4. 4.
Thời gian, địa điểm
5. 5.
Mời
1. a.
Nhân dịp
2. b.
Di mời
 3. c.
Mời ai
4. d.
Tiệc gì
5. e.
Dịa điểm, thời gian
1.
i.
Dịa chỉ, điện thoại người mời (RSVP)
2.
ii.
Gọi điện nhắc lại

Tiệc Ngồi : ít người, cá biệt đông người

Tầm quan trọng của sắp xếp chỗ ngồi :

1. 1.
Ngôi thứ ngoại giao:
1. Ngôi thứ chính thức phải sửa kịp
thời, đầy đủ
2. Ngôi thứ xã giao thì linh hoạt
1. i.
Vợ theo chồng
2. ii.
Góa theo chồng trước
3. iii.
Có chồng trên ly dị
4. iv.
Phụ nữ trên thiếu nữ
5. Quan hệ chủ khách : tôn trọng khách
1. Tương xứng chỗ ngồi và cương vị
2. Sơ đồ phòng tiệc
3. Nguời phục vụ tìm chỗ
4. Quan hệ giới : tôn trọng nữ
5. Không khí tiệc : hòa khí

Nguyên tắc xếp chỗ

1. Chủ chính, khách chính : chỗ sang trọng

1. Chủ chính quán quyến toàn bữa tiệc
1. i.
Luôn có người thường trực xem chủ
có yêu cầu gì không/ món ăn xongà dọn
2. Khách chính ngồi vị trí danh dự
 3. 2.
Ưu tiên
1. a.
Phải trước trái sau
2. Càng gần chủ chinh khách chính càng vinh dự
3. Người có cương vị cao
1. i.
Phiên dịch : xếp ghế lùi
xuống một chút, tay trái người được dịch
2. d.
Cùng cương vịà ưu tiên nữ, người cao tuổi
1. i.
Nữ không xếp ở 2 đầu bànà dùng bàn tròn
khắc phục
2. ii.
Nếu 2 đầu bàn không có ai ngồi, nữ
ngồi cuốià không xếp nữ
3. Xếp xen kẽ : chủ, khách/ nam, nữ (tương
đối)
4. 3.
Tôn trọng khách

Chế độ ưu đãi, miễn trừ

Dịnh nghĩa : là chế độ đãi

ngộ đặc biệt, sự ưu tiên, những điều kiện thuận lợi, dễ dàng mà nước sở tại/
nước thứ 3 dành cho cơ quan đại diện ngoại giao và các thành viên của cơ quan
đó

à tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện có kết quả chức năng của mình với tư cách là
nguời đại diện cho một quốc gia có chủ quyền

Quyền Bất khả xâm phạm

1. Với cơ quan đại diện

1. Trụ sở nhà ở : Không có đồng ý-> chức
sắc địa phương không vào, phải đảm bảo an ninh
2. Tài sản : không trưng thu, trưng mua
3. Hồ sơ, tài liêu : không bắt, giữ, khám,
được niêm phong, kẹp chỉ
4. Phương tiện đi lại : không bắt giữ, khám
5. 2.
Viên chức
1. Thư, tài liệu : thư ngỏ, không dán/ thư
dánà gửi đường bưu điện
 2. Thân thể : không bắt giam, giữ, kể cả
phạm trọng tội
3. Chức trách địa phương có nhiệm vụ đảm bảo an toàn phẩm giá,
thân thể của viên
chức ngoại giao

Miễn thuế ; Miễn khám

1. Thuế : Theo công ước Vienne 61 : cơ

quan đại diện và viên chức ngoại giao được miên thuế với hàng do nước sở tại
quy định
1. a.
Dồ sinh hoạt
2. Hàng nhất định
3. Sô lượng, trọng lượng nhất định
4. Khám hành lý : miên nếu không có hàng cấm xuất, nhậpà chức trách chỉ
khám khi biết dchắc có hang cấm
1. Khám không có gìà người khám chịu trách nhiệm với nước sở tại
2. Khám có thấyà viên chức chịu trách nhiệm trước cơ quan nước gửi
đi và cơ quan nước
sở tại

Quản lý xuất nhập cảnh

Khái niệm : chức năng quản lý về xuât nhập cảnh của

người/ phương tiện giao thông/ hàng hóa, vật phẩm khác…

à bảo vệ an ninh, chủ quyền quốc giaà yêu cầu chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội mỗi
quốc gia

1. Hoàn toàn do luật định

2. Thuộc chính sách đối ngoại của mỗi quốc gia
3. Là vấn đề chủ quyền quốc gia

Vai trò

Bảo vệ chủ quyền, an ninh, phục vụ …

Bộ phận của công tác lãnh sự

Nguyên tắc

1. Chủ quyền và an ninh quốc gia: luật quản lý xuất nhập cảnh, hiệp định các
nuocs
2. Phục vụ lợi ích kinh tế, chính
trị của đất nước: nhanh , thuận lợi
 3. Có đi có lại

One Reply

1 Top posts of the day 17/12/2007 – 07:06:27 « Top Blog Việt (archive) Pingback on
Tháng 12 17th, 2007 at 4:10 sáng

[...] Lễ tân ngoại giao Giao tiếp Định nghĩa : Sự tác động qua lại giữa người với người để
thể hiện tình cảm, […] [...]
Sổ tay lễ tân ngoại giao
February 19, 2010 — nghithucngoaigiao

Kiến thức lễ tân là một mảng quan trọng mà phiên dịch cần nắm vững trong nghiệp vụ
ngoại giao. Với mong muốn cung cấp cho sinh viên Ngoại ngữ những hiểu biết căn bản
về công tác này, chúng tôi xin mở chủ đề “Sổ tay lễ tân ngoại giao” để các bạn cùng
tham gia. Mỗi bài sẽ tập trung vào một vấn đề cụ thể, bám sát theo chương trình môn
Nghiệp vụ Ngoại giao của Học viện Quan hệ Quốc tế (Bộ Ngoại giao). Như vậy, các bạn
đã tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, ngồi ở ĐHNN hoặc tại nhà mà vẫn có thể học như
một sinh viên Ngoại giao chính quy đấy.

Bài mở đầu sẽ trình bày khái quát các công tác cơ bản trong tổ chức hội đàm. Các bài
sau sẽ trình bày cụ thể hơn từng vấn đề chi tiết.

TỔ CHỨC HỘI ĐÀM VỚI KHÁCH

Phương Tuyền

Để tổ chức tốt cuộc hội đàm, người cán bộ lễ tân cần vạch kế hoạch trước và kiểm tra bàn
ghế, micro, cốc chén trước khi cuộc họp khai mạc; đặc biệt, phải chú ý sắp xếp chỗ ngồi
đúng vị trí, ngôi thứ.

Bàn hội đàm ở Văn phòng Quốc hội (TQH sưu tầm)
Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc đều có c hoặc làm việc giữa
hai đoàn. Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc
không tham gia hội đàm, trừ phi người đó đồng thời kiêm hành pháp. Sau đây là một số vấn đề
cần chú ý khi tổ chức một cuộc hội đàm với khách.

Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng về chức vụ, nghề
nghiệp và số lượng. Nếu cần thiết, nước chủ nhà có thể cử thêm thành phần tham gia hội
đàm để đạt được yêu cầu nêu trên.
Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi: Bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo
kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục. Về vị trí ngồi, phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ,
không xếp xen kẽ giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên.
Người chủ trì (Trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ
hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên
phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi
bên trái cho đến hết. Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy,
trật tự phải trái được đảo lại. Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu
vào ngồi đúng vị trí.

Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong hội đàm và thăm làm
việc đối với Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên;
một số nước mở rộng đến Chủ tịch chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành
phố. Nước ta chưa có quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên. Cờ nhỏ
(gọi là cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đoàn. Cờ to của hai nước cũng có thể được
dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ chủ nhà bên phải,
cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ. Đại diện các Công ty khi làm
việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và
khách.

Phóng viên: Trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi
cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra
để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.

Phục vụ: Nói chung, trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối hoặc nước
trái cây. Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước
trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ. Ngày nay, không thấy nước nào để thuốc lá
khi hội đàm, làm việc hoặc tiếp khách. Sau khi phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần
sớm rút ra ngoài để phòng làm việc được tập trung, yên tĩnh. Người phục vụ chỉ vào khi
cần thiết hoặc được yêu cầu phục vụ. Trong khi hội đàm, làm việc nên tránh đi ra, đi vào
nhiều, ảnh hưởng đến không khí cuộc họp.
CÁC HÌNH THỨC CHIÊU ĐÃI
February 19, 2010 — nghithucngoaigiao
CÁC HÌNH THỨC CHIÊU ĐÃI

Chiêu đãi là một biện pháp lễ tân quan trọng trong công tác đón tiếp. Muốn tổ chức một
cuộc chiêu đãi có kết quả, cần chuẩn bị tốt các mặt sau đây:

- Dựa vào yêu cầu chính trị mà quyết định mức độ và hình thức cuộc chiêu đãi, tiệc ngồi
hay tiệc đứng. Xác định danh nghĩa người chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự
chiêu đãi.
- Giấy mời
- Giấy mời được in theo mẫu kèm theo
- Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi chiêu đãi, nếu
đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến).

a- Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi:

- Phòng tiếp khách:

Phòng tiếp khách cần trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, không
trang trí cờ, khẩu hiệu loè loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đông.
Phòng khách cần có đủ chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách
ngồi chờ trước khi vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu
đãi và uống rượu khai vụ (thường là các loại rượu mạnh, rót vào cốc nhỏ và các loại
nước uống, không cần thức ăn).

- Phòng chiêu đãi:

Phòng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay
thẳng. Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không được thoải mái và
khó cho người phục vụ. Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế ra không.

- Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng; đèn trong phòng chiêu đãi phải đủ
sáng nhưng không làm khách chói mắt.
- Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ. Dụng cụ ăn, uống
phải đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần
những bát, đũa gì…

b. Bày bàn tiệc:

- Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng, được là phẳng trải ngay ngắn,
nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén vững chắc. Không
trải khăn ni-lông, vải hoa. Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm
đẹp đẽ, trước mặt khách chính có thể bày bát hoa đẹp, nếu là lọ hoa cao để trước mặt
khách, khi bắt đầu ăn phải đem đi chỗ khác để khỏi vướng khách.

c- Chỗ ngồi trong chiêu đãi:

Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi (tiệc ngồi) phải tương xứng với cương vị của khách,
Phải có sơ đồ bàn tiệc để trong phòng tiếp khách hoặcPhải có người giúp khách tìm chỗ
ngồi, tránh để khách đi đi lại lại tìm chỗ ngồi trong phòng chiêu đãi.
Phải cân nhắc và thận trọngtrong việc sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc. Xếp không
đúng với cương vị của khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều khi phản ứng.

Những điều cần chú ý khi tổ chức chiêu đãi:

+ Trong một bữa tiệc chỉ nên có một hoặc hai món ăn dân tộc (đặc sản) song không nên
cho khách ăn những món quá độc đáo như rắn, thịt chó, thịt sống, cá sống…
+ Phải tuyệt đối giữ vệ sinh, món tôm-cá không đế nguội lạnh.
+ Những người theo đạo Hồi thường kiêng:

- Thịt lợn, thịt bò, thịt ếch, lươn, ba ba.

- Không uống rượu.
+ Phụ nữ thường dùng các loại rượu nhẹ, hơi ngọt

Cách sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc

Hình chữ nhật

- Khách không có phu nhân
+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc
+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách

– Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ
+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.
- Chiêu đãi có khách danh dự
+ Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc
+ Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc
Hình chữ T
+ Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà
Hình chữ U
+ Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà
+ Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà
Hình chữ U
- Tường hợp có khách danh dự
+ Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà
+ Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà
Bàn tròn
- Trường hợp khách có phu nhân
+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ
+ Bà khách chính bên tay phải ông chủ
+ Ông khách chính bên tay phải bà chủ
 - Khách không có phu nhân
+ Xếp khách chính ngồi trước mặt ông chủ
- Trường hợp có khách danh dự
+ Xếp khách danh dự ngồi trước
mặt ông chủ
+ Xếp ông khách chính ngồi bên
tay phải ông chủ

- Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái, bên phải
chủ nhà. Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp
Những điều cần biết khi được mời và đi dự chiêu đãi
1.     Tìm hiểu chủ tiệc là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự, tiệc
ngồi hay đứng…
2.     Có đi dự hay không đi dự tiệc (đối với tiệc ăn ngồi thì cần trả lời sớm để chủ tiệc
không bị động, lúng túng).
3.     Có quy định trang phục cho buổi tiệc không, nếu không ghi điều này trong giấy mời
thì nên tìm hiểu để tránh rơi vào tình thế lạc lõng khó xử.
4.     Đến chậm ít phút nếu là tiệc ngồi. Có thể đến muộn và về sớm đối với tiệc đứng.
5.     Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để
nhận biết chỗ ngồi của mình.
6.     Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải lên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay
ngang thắt lưng. Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt.
Khi ăn xong không gấp và vuốt cho khăn thẳng rồi xếp ngay ngắn trên bàn.
7.     Khi bắt đầu bữa ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình.
8.     Đừng ăn, uống khi chủ nhà và khách phát biểu.
9.     Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước. Không dùng dụng
cụ ăn của mình lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ăn những món mà
người khác có ý không thích.
10. Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp.
11. Suất bánh mỳ của bạn để ở phía tay trái.
12. Lấy dao, dĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía dĩa. Nếu không rành thì tinh tế quan sát
người rồi làm theo.
13. Tay trái cầm nĩa để giữ món ăn, tay phải dùng dao cắt, sau đó dùng nĩa đưa tức ăn lên
miệng, đừng dùng dao đưa thức ăn lên miệng.
14. Trong khi ăn, tránh nhai tóp tép.
15. Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng. Không gẩy tăm và chép miệng.
16. Không tỳ cả hai khuỷu tay lên bàn.
17. Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn.
18. Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tóêp lần thứ ba
cho một món ăn.
19. Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người
khác lấy thức ăn.
20. Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.