GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

CHƯƠNG 2 - GIAO TIẾP TRONG NHÓM VÀ GIAO TIẾP

GIỮA CÁC NỀN VĂN HÓA

1. Giao tiếp trong nhóm làm việc

Phân biệt giữa nhóm và nhóm làm việc?

Nhóm Nhóm làm việc

Gồm một số lượng người không phải duy nhất một người

Tồn tại với các tưa cách cá Một số thành viên và có

nhân và không có sự liên liên kết chặt chẽ, phối hợp
kết giữa các thành viên để đạt được mục tiêu chung,
giá trị chung

Tại sao cần phải có kỹ năng làm việc nhóm?

- Một nhóm làm việc luôn nỗ lực thiết lập mối quan hệ hợp tác tích cực giữa các
thành viên trong đôi; luôn khuyến khích mỗi thành viên làm việc xuất xác hơn và
chính điều đó tạo ra hiệu quả vượt trội của cả nhóm
Lợi ích của làm việc nhóm là gì?
Hiệu quả cao hơn: Tổng làm việc chung của nhóm vượt quá sự đóng góp mỗi cá nhân
làm việc riêng lẻ.
- Sáng tạo hơn (Tập hợp được nhiều ý tưởng, phát huy trì trệ tập thể)
- Tạo dựng mối quan hệ
- Các thành viên được trao quyền: Tạo động lực làm việc
- Giải quyết các vấn đề nhanh chóng
Những yếu tố nào làm tan rã nhóm làm việc?
- Môi trường làm việc nhóm không tốt thì làm việc nhóm không hiệu quả
 - Quy mô làm việc nhóm tối ưu: Từ 2 - 7 người, nhưng 5 người là tốt nhất
- Ít hơn 5: Thừa thiếu sự đa dạng
- Nhiều hơn 5: Đòi hỏi sự quản lý của nhóm trưởng tốt, nếu nhóm trưởng
không tốt tạo ra nhóm nhỏ hơn, gây xung đột.
Cần làm gì để làm việc nhóm hiệu quả?
Xây dựng được mục tiêu ban đầu của nhóm
Xây dựng môi trường cảm thông và cởi mở trên cơ sở sự hiểu biết lẫn nhau:
- Điểm mạnh/yếu
- Phong cách làm việc của mỗi người
- Kinh nghiệm
- Thái độ
- Gia đình, bạn bè...
Bầu chọn nhóm trưởng
- Người có uy tín
- Người có kinh nghiệm tổ chức và điều hành nhóm
Xây dựng quy tắc nền tảng để thống nhất quan điểm chung
- Những quy định đối với thành viên trễ 1 kết quả chuyển giao/trễ 1 cuộc họp
nhóm? Họ cần thông báo như thế nào với nhóm? Hậu quả sẽ là gì?
- Những quy định khi có thành viên cần giúp đỡ để hoàn thành một nhiệm vụ? Họ
nên xử lý như thế nào?
- Những quy định về cách thức giải quyết như thế nào?
- Xác định rõ các quyết định nào là quan trọng nhất cho nhóm và phải thực hiện
những quyết định đó như thế nào?
Hiệu suất làm việc nhóm

Xung đột Tuân theo/phù hợp Đồng thuận

Có thể thủ tiêu xung đột
trong nhóm? Không
Xung đột nhóm là tích cực
hay tiêu cực? Tùy. Góc nhìn
khác nhau, trái chiều -> tạo
Tuân theo là gì?
Các thành viên có nên cố
gắng tuân theo các ý
tưởng? (Tâm lý)
Phù hợp thái quá sẽ dẫn
Đồng thuận là gì?
Không nhất thiết phải bỏ
phiếu để có thể tất cả hay
đa số phiếu tán thành.
Trong một số trường hợp
 sự đa dạng. đến Tư duy nhóm nên thủ nhóm trưởng phải quyết
Giải quyết xung đột? tiêu tính khách quan (các
cá nhân suy nghĩ giống
nhau)

Xung đột mang tính xây dựng

- Giúp chúng ta ý thức hơn về vấn đề
- Khuyến khích sự thay đổi
- Làm cho cuộc sống thú vị hơn
- Tăng chất lượng của việc ra quyết định
- Giúp chúng ta hiểu bản thân hơn
- Tăng sự tự tin của chúng ta
Để xây dựng được xung đột mang xây dựng cần:
-> Nguyên tắc xây dựng văn hóa phản hồi:
- Xác định rõ phản hồi là cần thiết trong làm việc nhóm
- Cần phản hồi về cả điều tích cực và tiêu cực - Quy tắc bánh sandwich -
Khen/chê/khen
-> Cách phản hồi có tính xây dựng
- Hãy mô tả điều mà bạn nhìn thấy/nghe thấy
- Không dùng từ dễ làm tổn thương
- Không chụp mũ, phóng đại
- Nói bằng tiếng nói của chính bạn
- Nên sử dụng đại từ tôi
Giải pháp giải quyết xung đột trong làm việc nhóm:
- Bỏ qua các vấn đề không đáng
- Hãy suy nghĩ về mỗi XUNG ĐỘT như là vấn đề chung của nhóm
- Hãy tính đến hiệu suất của nhóm
- Khuyến khích tất cả các đóng góp
- Tập trung trực tiếp vào các xung đột dai dẳng
Đạo đức của giao tiếp trong làm việc nhóm
Tuân theo những quy tắc nền tảng đã được thiết lập về hành vi đạo đức
- Đạt lợi ích nhóm lên trên lợi ích cá nhân
 - Tôn trọng nhu cầu & giá trị cá nhân (xây dựng tình cảm nhóm). Không làm ai bị
tổn thương
- Kiềm chế bản thân trước lây lan tâm lý xấu tổn hại đến sự bền vững của nhóm

2. Kỹ năng phối hợp nhóm để viết một dự án

2.1. Áp dụng các chiến lược viết theo nhóm
Các bước của việt viết theo nhóm

Xác định yêu Xác định mục Xác định các Quy định cách
cầu tiêu thành phần chia sẻ thông
tin

Lập kế hoạch Phân chia công việc rõ ràng Lập kế hoạch DA

Viết bản thảo Viết đề cương Thảo luận Chia sẻ thông

phong cách viết tin

Sửa lại bản Dành đủ thời Cung cấp thông Chắc chắn bạn Mọi thành viên
thảo gian để sửa bản tin phản hồi có tiếng nói phải xem lại
thảo duy nhất trong toàn bộ bản
DA thảo

Hoàn thiện dự Mọi người đọc lại các tài liệu Đảm bảo sự rõ ràng về sản phẩm
án chính thức của DA

Lời khuyên về cách bình luận phần viết của đồng nghiệp
- Đọc kỹ để hiểu ý nghĩa phần viết
- Thừa nhận mình là người đọc - không phải là người hướng dẫn
- Chỉ ra các phần mà bạn thích và phần không thích. Giải thích đánh giá của bạn
- Sử dụng từ “Tôi’’ (Không nói “Bạn cần phải làm cho rõ ràng hơn điều này” hãy nói
“Tôi chưa rõ chỗ này...”)
- Bình luận một cách hữu ích và ngắn gọn
- Phản hồi tích cực: Nhấn mạnh người viết
- Phản hồi tiêu cực: Nhấn mạnh văn bản
 - Không sửa trực tiếp trên văn bản
Vì sao cần sử dụng công nghệ trong làm việc nhóm?
- Giúp quản lý tài liệu tốt hơn
- Giúp quản lý thời gian nộp hiệu quả
- Giúp cải thiện giao tiếp nhóm
-> Nhiều doanh nghiệp sử dụng wikis trong làm việc nhóm vì:
- Cải thiện quá trình làm việc
- Hợp tác tốt hơn
- Đóng góp nhiều hơn
- Những kết quả công việc tốt hơn
- Cải thiện kiến thức quản trị
- Email ít hơn
- Ít cuộc họp hơn

3. Giao tiếp trong môi trường đa văn hóa

Khái niệm: Là sự tiếp xúc, trao đổi thông tin, chia sẻ cảm xúc giữa những người đến từ các
nền văn hóa khác nhau và nhiều cách biểu đạt văn hóa khác nhau ở một vùng nói riêng
hoặc trên thế giới nói chung
Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp đa văn hóa?
Sự đa dạng về văn hóa trong môi trường làm việc:
- Quá trình toàn cầu hóa
- Các công ty đa quốc gia
- Đa dạng về văn hóa
- Đa dạng về nền tảng giáo dục
Cần làm gì để giảm thiểu hiểu nhầm do sự khác biệt về văn hóa trong giao tiếp
- Phải biết đánh giá cao sự khác biệt giữa mọi người
- Biết chấp nhận sự khác biệt
- Hãy luôn nghĩa răng: Sự khác biệt về VH là một sự độc đáo
Kinh doanh quốc tế sẽ không thể đạt hiệu quả cao nếu chúng ta không biết giao tiếp liên
văn hóa
Giá trị hiểu văn hóa
 Khái niệm Cao Thấp

Chủ nghĩa cá nhân Nền văn hóa mà US Nhật

trong đó mọi người Canada Trung Quốc
nhìn thấy chính họ Britain Mexico
đầu tiên và tin rằng Úc Greece
quyền lợi của chính Netherlands Hồng Kông
họ là ưu tiên trước

Định hướng thời Nền văn hóa nhận US Trung đông

gian thức thời gian như Switzerland Châu Á
một nguồn tài
nguyên khan hiếm
và có xu hướng
thiếu kiên nhẫn,
ngại chờ đợi (Coi
trọng giờ giấc)

Khoảng cách Nền văn hóa mà các Pháp US

quyền lực thành viên đề cao Nhật Israel
quyền lực (địa vị xã Mexico Đức
hội) Brazil Ireland
Spain Sweden

Tránh các điều Nền văn hóa mà Israel US

không chắc chắn mọi người muốn Nhất Canada
tương lai có thể dự Ý Úc
đoán được và chắc Argentina Singapore
chắn xảy ra

Hình thức lễ nghi Nền văn hóa coi Trung Quốc US

trọng truyền thống, Ấn độ Canada
lễ nghi, các quy tắc Mỹ Latinh Bắc ÂU
 xã hội và cấp bậc

Chủ nghĩa vật chất Nền văn hóa nhấn Nhật Bắc Âu
mạnh sức mạnh của Austria
tiền bạc và vật chất Ý

Bối cảnh cảm xúc Nền văn hóa nhấn Châu Á Bắc Âu
mạnh bối cảnh Châu Phi
xung quanh (ngữ
cảnh) sử dụng rộng
rãi của ngôn ngữ và
dành thời gian để
xây dựng mối quan
hệ & thiết lập sự tin
tưởng

Sự khác biệt về ngôn ngữ cơ thể giữa các nền VH

- Khác về ánh mắt
- Khác về cử chỉ
Những chiến lược đối với giao tiếp trong môi trường ĐVH
Duy trì sự trang trọng
- Gọi đối tượng giao tiếp bằng chức danh và họ tên đầy đủ
- Kết hợp giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
- Truyền thông với thái độ đúng mực và đàng hoàng
Bảy tỏ lòng kính trọng
- Đây là chiến lược đơn giản nhất và là một trong những điều quan trọng nhất
- Tôn trọng sự khác biệt bằng cách lắng nghe một cách cẩn trọng
- Hiểu chính xác thông điệp của đối tượng và nắm bắt đúng cảm xúc của họ
- Phải tìm hiểu về đất nước chủ nhà ( văn hóa, phong tục, lễ nghi, địa lý, hình thái
chính quyền, các thành phố lớn…)
Truyền thông rõ ràng
- Không dùng tiếng lòng, biệt ngữ, uyển ngữ và các hình thái tu từ khác
- Trình bày cụ thể, minh hóa quan điểm của bạn bằng các ví dụ cụ thể
 - Phản hồi và thu thập phản hồi
- Sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau để hỗ trợ ngôn ngữ nói
- Nói rõ ràng
- Cẩn trọng khi sử dụng sự hài hước
4. Sự đa dạng
Lao động trong các tổ chức ngày càng đa dạng về quốc gia, dân tộc, giới tính, độ tuổi…
4.1. Giá trị của sự đa dạng
Sự đa dạng: Sức mạnh tập thể về kinh nghiệm, kỹ năng, tài năng, quan điểm và các nền văn
hóa mà mỗi đại lý và mỗi nhân viên mang