Nhóm 6 đề 3: Lễ tân ngoại giao trong chiêu đãi và tiếp khách tại cơ quan

đại diện ngoại giao.

Danh sách thành viên nhóm:

Họ và tên MSSV
Nguyễn Ngọc Nhi [Nhóm trưởng] TTQT48A51516
Hà Châu Anh TTQT48A11216
Thân Ngọc Hà TTQT48A11339
Đoàn Phương Thảo TTQT48A41574
Triệu Ngọc Ánh TTQT48A41267

1. Khái niệm.
- Tiệc tùng, chiêu đãi là một trong những hình thức phổ biến trong hoạt
động ngoại giao nhằm mở rộng quan hệ giao lưu, thiết lập và thúc đẩy
quan hệ, giới thiệu đất nước và văn văn hóa ẩm thực của nước mình, đáp
lễ khách.

2. Một số loại hình chiêu đãi trong ngoại giao:

2.1. Ăn sáng.
- Thường tổ chức vào 7-8 giờ sáng, trước giờ khai mạc hội hội hay hoạt
động chính thức trước khi khách tới thăm nước mình. Các bữa sáng với
mục đích làm quen hoặc trao đổi ý kiến về một công việc cụ thể nào đó.
- Số người tham dự hạn chế, gồm những người trực tiếp liên quan cùng vài
ba người giúp việc.
- Món ăn đơn giản: một, hai món ăn nhẹ, nếu món Âu là mấy lát bánh mì
thèo theo xúc xích, giăm bông, thịt hun khói. Nước uống là nước hoa quả
hoặc cafe.
- Thời gian diễn ra ngắn, thường dưới 1 tiếng đồng hồ.
2.2. Ăn trưa.
- Thời gian: Thường được tổ chức vào 12 giờ trưa, có khi giữa hai phiên
họp hay trước giờ làm việc chiều. Mục đích tổ chức ăn trưa nhằm trao đổi
công việc hay làm quen/ từ biệt, mang tính chất thâm tình, ít chính thức.
- Số người tham dự không đông, không nghi thức [không diễn văn, không
chúc rượu]
 - Món ăn không nhiều, thường không có món soup, chỉ có một món khai vị
và một món chính. Tiếp đến là điểm tâm, chè, cafe.
- Thời gian không kéo dài, chỉ khoảng 1 giờ rưỡi.
2.3. Tiệc trà.
- Thường chỉ có bánh ngọt, hoa quả, nước chè, chủ yếu dành cho các quý
bà vào khoảng 4 giờ chiều, trước hoặc sau một hoạt động như tham quan
đường phố, xem bảo tàng, triển lãm, mua sắm,...
2.3. Tiệc buffet.
- Là tiệc đứng, thức ăn, đồ uống bày sẵn trên những dãy bàn xếp ven
tường, hay giữa phòng tiệc, những người phục vụ chỉ đưa thức ăn ra bàn
và dọn dĩa bát đã sử dụng, còn khách tự chọn và tự do đi lại, giao tiếp với
nhau.
- Được tổ chức nhân ngày lễ, chào mừng đoàn tới thăm, thời gian khoảng
trên 1 tiếng đồng hồ, khách tới và về khá tự do.
2.4. Tiệc rượu
- Không bày bàn, chỉ bày vài chiếc bàn ven tường để khách đặt cốc; thức
ăn thường là những miếng sandwich,.. Thức ăn, thức uống được những
người phục vụ bưng mời khách.
- Thường được tổ chức để giới thiệu người mới đến nhậm chức hay rởi
nhiệm sở, đón một đoàn cấp không cao, thậm chí là nhân dịp quốc khách
hay dịp nghỉ lễ nào đó.
2.5. Tiệc tối.
- Gồm 2 loại: Chính thức [official dinner] hay vừa ăn vừa làm việc
[working dinner]

a. Tiệc tối chính thức:

- Được tổ chức để chào mừng đoàn tới thăm hoặc nhân sự kiện quan trọng.
Nhiều bữa tiệc tối còn được tổ chức nhằm trao đổi, thăm dò ý kiến hoặc
bắn tin cho nhau, để làm quen, chào mừng hay tiễn chân người đồng cấp.
- Thời gian thường tổ chức vào khoảng 7 giờ tối.
- Thành phần tham dự thường không đông, chỉ bao gồm đồng nghiệp,
người đồng cấp.
- Trước khi khai tiệc, khách mời uống rượu khai vị ở phòng đợi, sau bữa ăn
có thể sang phòng khác tráng miệng, uống trà, cafe. Nếu là tiệc tối để
chào mừng đoàn hay nhân sự kiện có ý nghĩa thì thường trao đổi diễn
văn, lời chúc rượu ngắn trước khi ăn.
 - Thực đơn tương đối phong phú, nếu ăn món Âu thì đủ cả món khai vị lẫn
món soup, 1-2 món chính và tráng miệng, nếu ăn món Á thì có thể là 5-7
món, bao gồm các món khai vị, canh lẫn các món thịt- cá-rau- cơm, tráng
miệng… kèm theo các loại đồ uống khác nhau.
2.6. Dạ hội.
- Được tổ chức trong các dịp long trọng, thường là hội nghị quốc tế lớn và
ở cấp cao. Các món ăn, thức uống được phục vụ như tiệc tối, có biểu diễn
văn nghệ đan xen.
3. Một số lưu ý trong lễ tân ngoại giao về mở tiệc chiêu đãi.
3.1. Mời khách.
- Đối với ăn sáng thì chỉ cần thỏa thuận qua đường lễ tân, không nhất thiết
phải gửi giấy mời. Đối với các loại tiệc khác thì cần có giấy mời.
- Đối với các cuộc chiêu đãi liên quan đến quan hệ song phương hay đa
phương, đều cần mời những người liên quan trực tiếp ở nước sở tại, thành
viên các đoàn đại biểu nước ngoài và đoàn ngoại giao.
- Khi mở tiệc chiêu đãi đứng [buffet] là cần đảm bảo các suất ăn vừa đủ,
không quá thừa hoặc quá thiếu. Do đó, nên mời vào thời gian sau giờ làm
việc khoảng trên dưới 1 giờ để khách tiện đi thẳng từ nơi làm việc đến
nơi tham dự. Có một thủ thuật mà Bác Vũ Khoan chia sẻ để tiên lượng ố
khách mời là nhân đôi số giấy mời rồi chia ba, lấy hai là vừa.
- Để lựa chọn chuẩn xác thành phần khách tham dự các bữa tiệc và mọi
người đều thoải mái, hài lòng. Thì cần xác định rõ mục tiêu bữa tiệc. Ví
dụ, trưởng cơ quan đại diện ngoại giao nước ta ở nước ngoài muốn tổ
chức một bữa tiệc tối để thăm dò dư luận về một số vấn đề hệ trọng. Với
mục tiêu đó không nên mời khách quá rộng làm cho khách ngại ngùng
khi trao đổi ý kiến. Vì mục đích trên cần mời một quan chức sở tại hiểu
biết về vấn đề, tính tình cởi mở cùng một vài đại sứ các nước liên quan để
nghe thông tin nhiều chiều. Khi cân nhắc thành thần các vị đại sứ phải
tránh mời các vị đại diện cho các nước có khúc mắc với nước chủ nhà và
giữa họ với nhau. Nếu chọn được các vị khách có quan hệ thân tình, tin
cậy lẫn nhau, thậm chí cùng chia sẻ những thú vui thì càng có lợi cho
không khí bữa tiệc và sự trao đổi ý kiến. Và đối với các bữa tiệc như vậy
thì cần thăm dò trước, nếu khách chấp thuận mới gửi giấy mời [cốt để bày
tỏ sự trọng thị và để nhắc nhở]; nếu vì lí do nào đó, khách không dự được
thì phải chọn người khác phù hợp với yêu cầu trên để thay thế.
3.2. Giấy mời.
 - Giấy mời thường theo mẫu: phía trên cùng in hình quốc huy [nếu là dịp
quan trọng và do bộ trưởng bộ ngoại giao hay lãnh đạo cấp cao mời. Ví
dụ nhân dịp Quốc khánh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam], tên
và chức danh người được mời, thứ, ngày, tháng năm và địa điểm. Góc trái
bên dưới ghi cách trang phục, góc phải ghi RSPV [tức là xin trả lời] và số
điện thoại, nếu đã thỏa thuận miệng trước thì ghi chỉ là để nhắc nhở.
3.3. Cách bày bàn.
- Tùy thuộc vào tính chất sự kiện [hội nghị hoặc tiệc chiêu đãi], số lượng
và cấp bậc người tham gia và phần nào đó là các loại bàn sẵn có: bàn chữ
nhật, bàn vuông, bàn tròn, bàn bầu dục, bàn răng lược,.... Dù là bày theo
cách nào thì cũng cần chú ý dành ra chỗ ra vào, lối đi thoải mái cho khách
và người phục vụ.
- Đối với các cuộc chiêu đãi có rất nhiều phương án. Trong cuốn Lễ tân -
công cụ giao tiếp do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia phát hành năm 1999
nêu tới 36 phương án khác nhau. Tuy nhiên, về đại thể có thể tính đến các
phương án sau:
+ Tại các bữa tiệc ít người dự mà dùng bàn chữ nhật thì có hai
cách xếp chỗ ngồi. Theo “kiểu Pháp” thì chủ tọa ngồi ở giữa,
phu nhân/ phu quân ngồi đối diện, các vị khách khác thì xếp
theo trình tự từ trong ra ngoài, bên phải trước, bên trái sau.
Nếu xếp theo “kiểu Anh”, chủ tọa và phu nhân ngồi hai đầu
bàn; các vị khách được xếp theo trình tự bên phải chủ tọa và
phu nhân trước, bên trái sau. Nếu là bàn tròn thì vẫn có thể
xếp theo kiểu Pháp như nói trên nhưng cũng có thể xếp chủ
và khách chính ngồi cùng nhau; đối diện là hai phu nhân, các
vị chủ - khách khác ngồi xen kẽ theo trình tự bên trái trước,
phải sau.
+ Tuy nhiên, thực tế, có người đi cùng phu nhân/ phu quân và
có người không; có khi vì lý do nào đó người này không
muốn ngồi cạnh người kia; có khi phải tính đến ngôn ngữ,...
Do đó, chuyện sắp xếp chỗ ngồi và thực đơn cần có người
phụ trách báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo trước để tránh mọi sự
trục trặc, sai sót không đáng có.
3.4. Chọn lựa thực đơn, cách bày tiệc và cách phục vụ.
- Chọn thực đơn, cách bày tiệc và phục vụ đều có những chuẩn mực nhất
định.
+ Thực đơn phổ biến bao gồm 2 loại: Á và Âu, riêng ta nên chọn các món
dân tộc đặc trưng và chú trọng một số phương châm. Cần chú trọng trong
việc chọn thực đơn nếu mời các chức sắc tôn giáo, những người sùng
đạo. Ví dụ, người theo đạo Hồi không ăn thịt lợn, hơn thế nữa các con vật
như cừu, gà, bò, dê,... đều phải được giết đúng luật thiêng, họ không uống
thức uống có cồn,....Những người theo đạo Phật thường ăn chay, người
theo đạo Hindu hay đạo Do Thái lại có những luật lệ riêng. Nếu mời
những chức sắc tôn giáo hay người sùng đạo dự tiệc chiêu đãi thì tốt nhất
là hỏi trước xem họ kiêng khem thế nào. Điều cấm kỵ là tuyệt đối không
được đãi khách những món “độc” như thịt cầy, thịt thú rừng, chim bồ câu
[đối với một số nước là món cấm kỵ] mắm tôm… Cần tránh nấu các món
quá cay. quá đắng, quá chát, quá chua; các loại nước chấm cũng cần được
chọn lựa kỹ, không làm khó cho khách.
+ Đồ uống: Nếu thết món Âu thì nên có chút rượu mạnh khi khai vị, rượu
vang đỏ kèm theo món thịt, rượu vang trắng kèm theo món hải sản; điểm
tâm có thể thết chút rượu Cognac hay Whisky, riêng rượu Champagne chỉ
mời trong những trường hợp đặc biệt. Nếu đãi món dân tộc thì có thể thết
các loại rượu đặc sản của Việt Nam, tuy nhiên không nên đãi rượu vang
của ta vì chưa thể đáp ứng được tiêu chuẩn quốc tế, không có lợi cho việc
quảng bá thương hiệu Việt. Chú ý người theo đạo Hồi không uống rượu
mà chỉ uống nước ngọt. Khi rót rượu thì cần rót cho khách chính trước
một chút để nếm, khách thường nếm thử qua, dù có thích hay không thì
đều gật đầu tán thưởng.
+ Bày tiệc chiêu đãi bàn ăn: Không nên bày quá nhiều hoa trên bàn. Các
dân tộc có nhiều cách ăn khác nhau. Ở Châu Á có bốn dân tộc dùng đũa
[Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản, Triều Tiên], riêng người Nhật bao giờ
cũng xếp đũa nằm ngang để tránh “chọc thẳng” vào khách ngồi phía
trước. Các nước Đông Nam Á khác thường dùng thìa và dĩa. Ở nhiều
nước Trung Cận Đông, Trung Á dùng các ngón tay để lấy thức ăn. Tuy
nhiên, ngoại giao phổ biến nhất là bày ăn theo kiểu Âu - Mỹ, tức là bày
đĩa lót to trước mặt thực khách, phục vụ món nào bàu thêm đĩa dành cho
món đó; đĩa nhỏ dành cho món khai vị, lớn sâu dành cho món súp, lớn và
nông dành cho món chính, nhỏ dành cho điểm tâm; đĩa để bánh mỳ bơ
đặt phía trái nhích lên một chút; ba chiếc đũa dùng để ăn khai vị…. Nếu
ăn theo kiểu Á có thể bày đũa nhưng vẫn phải kèm theo bộ dao dĩa, vì
nhiều người từ các nước, các châu lục khác không quen dùng đũa.
 + Cách ăn: Nếu ngồi cạnh phụ nữ thì khẽ kéo ghế mời họ ngồi trước và khi
ăn xong cần kéo ghế mời họ rời bàn trước. Tư thế ngồi ăn cần ngay ngắn,
không ngả ngốn, chân tay để gọn để tránh phiền người ngồi bên cạnh và
đối diện.
+ Về phục vụ: Có hai cách: Hoặc bày sẵn trong đĩa rồi bưng ra cho khách,
hoặc bưng đĩa lớn đựng thức ăn để khách tự lấy thức ăn. Việc phục vụ
thức ăn/ thức uống cần theo trình tự: nữ trước nam sau; khách trước chủ
sau; người có cương vị cao trước, có cương vị thấp sau; thức ăn bưng cho
khách từ phía bên phải, thức uống rót từ phía trái khách; món chính
thường được mời hai lần. Món điểm tâm được phục vụ ngay tại bàn tiệc
hoặc phòng khách.

Danh mục tài liệu tham khảo:

Vài món nghề ngoại giao, Vũ Khoan, Nxb Chính trị quốc gia, 2016.