CHƯƠNG 2: BỐ TRÍ CHỖ NGỒI TẠI BÀN HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, HỘI

ĐÀM

2.1 Quy tắc bố trí trong hội nghị, hội thảo, hội đàm

Việc sắp xếp phòng hội nghị, hội thảo, hội đàm sẽ có ảnh hưởng đến tiến trình hội
nghị, hội thảo, hội đàm đó. Phòng họp phải rộng để có khoảng cách thuận tiện sao cho
các đại biểu và người tháp tùng có thể phân phát nhanh chóng các văn bản, tài liệu và di
chuyển một cách dễ dàng.

Theo tập quán chung, chỗ ngồi danh sự thường được bố trí đối diện với cửa ra vào,
hoặc đối diện cửa sổ nếu cửa ra vào ở một bên. Bên phải luôn được công nhận là vị trí ưu
tiên. Đôi khi để nhấn mạnh sự ưu tiên ấy, người ta còn có thể lựa chọn những mẫu ghế
hội nghị của các vị trí này khác biệt so với những mẫu ghế khác trong phòng.

Sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo, hội đàm cần tuân thủ theo nguyên tắc ngôi
thứ ngoại giao:

+Bên phải chủ nhà là vị trí danh dự nhường cho khách.

+Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi.

+Xếp xen kẽ chủ và khách hoặc ngồi đối diện nhau.

+Để đảm bảo sự bình đẳng giữa các quốc gia, đoàn đại biểu, có thể sắp xếp vị trí chỗ
ngồi theo thứ tự chữ cái. Ngôn ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn
ngữ chính thức của tổ chức hoặc một ngôn ngữ khác do các bên thỏa thuận.

+Tên mỗi đại biểu tham gia thảo luận và phái đoàn được ghi trên cả hai mặt tấm các tông
đặt ở bàn. Tên và chức danh ghi ở mặt trước để mọi người biết đại biểu đó là ai và ghi ở
mặt sau để mỗi đjai biểu tìm được chỗ của mình.

+Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam.
+Nếu có cả vợ chồng cùng dự, tách các cặp, xếp xen kẽ theo cấp bậc của người được
mời. Chủ và khách danh dự ngồi giữa, vợ hoặc chồng của họ ngồi hai bên, bốn người họp
lại thành trung tâm của bàn.

+Ghế chính thường được lùi ra hoặc vào sau một ít để khách có thể dễ nhận ra.

+Chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nghề nghiệp của những người ngồi gần nhau để dễ
nói chuyện.

+Nước uống, hoa quả và cốc đặt vừa tầm tay.

Hình dạng của bàn hay các bàn và việc bố trí sẽ được lựa chọn theo số lượng các
đoàn, sự có mặt hay không có mặt của chủ tịch buổi họp, của trọng tài, của thư kí và các
chuyên viên,…Và việc xếp chỗ cho các bên tham gia cần phải đáp ứng yêu cầu giao tiếp
giữa họ với nhau. Tuy nhiên cần nhớ mục đích là bảo đảm thảo luận có tổ chức hơn là sự
thân tình như một bữa ăn.

2.2 Bố trí chỗ ngồi trong các loại bàn hội nghị, hội thảo, hội đàm

2.2.1 Bàn kiểu Pháp

Theo kiểu bàn này, chủ chính và khách chính ngồi giữa bàn, ngay vị trí trung tâm, đối
diện nhau.

Hình 2.1. Xếp bàn kiểu Pháp

Đối với khách không có phu nhân: Khách chính ngồi đối diện chủ chính. Xếp những
người khác theo thứ xen kẽ giữa chủ và khách theo nguyên tắc bên phải và bên trái đan
chéo nhau. Vị trí thứ nhất ở bên phải chủ, vị trí thứ hai ở bên phải khách chính, vị trí thứ
ba ở bên trái chủ, vị trí thứ tư ở bên trái khách chính. Tiếp tục xếp các vị khách khác theo
cấp bậc của họ, vị trí thứ năm sẽ là chỗ ngồi bên phải thứ hai của chủ, vị trí thứ sáu là chỗ
bên phải thứ hai của khách chính.

Hình 2.2 Bố trí chỗ ngồi hội nghị, hội thảo, hội đàm theo bàn kiểu Pháp

Sơ đồ bàn kiểu Pháp có lợi là hai người cùng chủ tọa đối diện nhau có thể nói chuyện
với nhau. Như vậy những người được xếp ở cuối bàn sẽ như là khán giả, trừ phi xếp cả
khách ở hai đầu bàn, vẫn phải giữ nguyên tắc bên phải của chủ và bên phải của khách
chính (hình 2.3)

Hình 2.3 Bố trí chỗ ngồi hội nghị, hội thảo, hội đàm theo bàn kiểu Pháp có vị trí đầu
bàn

Đối với khách có phu nhân: Xếp bà chủ ngồi đối diện ông chủ, hoặc xếp ông khách
ngồi đối diện ông chủ. Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi
bên phải bà chủ. Nói cách khác, theo quy định, những vị khách quan trọng nhất (khách
danh dự và vợ/chồng của họ) được ngồi bên phải chủ nhà hoặc bà chủ.
 Hoặc ông chủ sẽ ngồi đối diện với ông khách chính, bà chủ sẽ ngồi bên phải ông
khách chính, bà khách chính sẽ ngồi bên phải ông chủ.

Hình 2.4 Bố trí chỗ ngồi bàn kiểu Pháp với các cặp đôi, bao gồm cả khách mời danh
dự

Chú thích:

H: Chủ nhà

PH: Phu nhân của chủ nhà

Co H: Đồng chủ nhà

M1: Nam người 1

GoH: Khách danh dự

W1: Nữ người 1

PGoH: Phu nhân của khách danh dự

G: Khách

PG: Phu nhân của khách

2.2.2 Bàn kiểu Anh

Theo kiểu bàn này, chủ chính và khách chính ngồi hai đầu bàn, ngồi đối diện nhau
(hình 2.5). Như sơ đồ bàn kiểu Pháp, khách mời sẽ được xếp ở hai bên bàn (hình 2.6 và
2.7). Việc sắp xếp chỗ ngồi cũng dựa theo nguyên tắc như bàn kiểu Pháp.
 Hình 2.5. Xếp bàn kiểu Anh

Nếu hai vị trưởng đoàn ngồi ở hai đầu bàn đối diện nhau thì các nhân vật còn lại sẽ
sắp xếp theo thứ tự tỏa ra hai bên, trừ các chủ tọa không đánh số thì bên phải chủ tọa là vị
trí lễ tân cao nhất, bên trái chủ tọa là vị trí lễ tân số 2 và tương tự.

Hình 2.6

Hình 2.7

Cái lợi của sơ đồ bàn theo kiểu Anh là ở chỗ những người lẽ ra ngồi ở hai đầu lại ngồi
ở giữa. Điều này tránh cho họ không phải “làm đầu bàn” và tạo ra hai khu nói chuyện
trao đổi riêng biệt. Mỗi kiểu sơ đồ đều có điều bất lợi, vấn đề là chọn kiểu nào tất nhất
tùy theo sự kiện và khách mời.

2.2.3 Bàn hình vuông

Mọi phương án đối với bàn hình chữ nhật và bàn tròn đều áp dụng cho bàn vuông;
tuy nhiên, số lượng đại biểu tham dự phải là số chẵn. Ưu thế đặc biệt của bàn vuông là ta
có khả năng bố trí 4 chủ tọa cùng một bàn. Kết cấu bàn vuông rỗng giữa, ghế ngồi được
bố trí xung quanh phía bên ngoài của bàn.
 Hình 2.8 Hình 2.9 Hình 2.10

Hình 2.11

2.2.4 Bàn hình lục giác/ bát giác

Bàn lục giác có thể bố trí một bàn tròn cho 6 vị trưởng đoàn ngồi giữa và những
thành viên đi theo ngồi đằng sau các vị trưởng đoàn, sắp xếp đoàn chủ nhà ở trên, các
đoàn còn lại sắp xếp theo chiều kim đồng hồ như hình, theo bảng chữ cái tên của các
quốc gia đến dự.
 Hình 2.12. Bàn ngồi theo hình lục giác

Bàn bát giác cũng được bố trí một bàn tròn cho 8 vị trưởng đoàn ngồi giữa và những
thành viên của phái đoàn ngồi sau các vị trưởng đoàn. Tương tự, sắp xếp đoàn chủ nhà ở
trên, các đoàn còn lại sắp xếp theo chiều kim đồng hồ như hình, theo bảng chữ cái tên của
các quốc gia đến dự.

Hình 2.13. Bàn ngồi theo hình bát giác

Các vị trí ghế ngồi được xếp cùng cấp với nhau, bình đẳng, không phân biệt đối xử
trong việc sắp xếp chỗ ngồi cho các đoàn đại biểu.

2.2.5 Bàn hình tròn

Chỉ 1 loại hội nghị liên quan tới bàn tròn, do có sự tham gia của nhiều đối tác, có thể
là các cơ quan đoàn thể, các tổ chức trong một quốc gia hoặc là đại diện các quốc gia
hay các tổ chức quốc tế.

Nhiều khó khăn sẽ được khắc phục, các chủ đề nói chuyện tăng lên, các đầu bàn
không còn những vấn đề, ngôn ngữ và phiên dịch cũng được giải quyết dễ dàng hơn và
tất cả mọi người đều gần chủ tiệc. Hình dạng bàn tròn đang phổ biến, nó phù hợp với xu
hướng hiện nay là khuyến khích giao tiếp hơn là biểu tượng ngôi thứ (Louis Dussault,
1999).

Hội nghị bàn tròn hai phía chủ và khách

Trong hội nghị bàn tròn hai phía chủ và khách, chủ chính sẽ ngồi đối diện với khách
chính, nếu có phiên dịch viên, phiên dịch sẽ ngồi phía tay trái của mỗi chủ chính và
khách chính, Tiếp đến sẽ là lần lượt các thành viên thuộc phái đoàn chủ nhà và khách
được xếp ngồi xen kẽ theo nguyên tắc.

Hình 2.13

Để giữ phép lịch sự thông thường, chủ chính sẽ ngồi hướng ra phía cửa để có thể ra
hiệu cho nhân viên mang những thứ cần thiết.

Hội nghị bàn tròn đa phương

 Trong hội nghị đa phương theo hướng tự do không phân biệt thứ bậc, chủ chính và
các khách chính ngồi xung quanh và đối diện nhau để có thể dễ dàng tương tác và thảo
luận.

Hình 2.14

Nếu có phiên dịch viên, phiên dịch sẽ được bố trí bên trái của mỗi chủ chính và
khách chính.

2.2.6 Bố trí chỗ ngồi cho phiên dịch

Trong các hội nghị mà chủ và khách ngồi đối diện nhau thì chỗ ngồi của phiên dịch
thường bố trí ở bên tay trái chủ và khách.

Hình 2.15 Hình 2.16

Bảng chú thích:

2.3 Mục đích và ý nghĩa việc bố trí chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo, hội đàm

Việc bố trí chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo, hội đàm với mục đích thể hiện sự tôn
trọng đối với người tham dự. Vị trí ngồi của người tham dự sẽ thể hiện vai trò, chức vụ,
tầm quan trọng của họ, chính vì vậy, phải cân nhắc và thận trọng trong việc sắp xếp chỗ
ngồi trong hội nghị sao cho đúng cương vị, chức vụ, tránh sai sót khiến người tham dự
không hài lòng. Bên cạnh chú ý những nguyên tắc lễ tân, việc bố trí chỗ ngồi cũng giúp
tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp vào đổi thông tin để người tham dự có thể nhìn
thấy và nghe rõ được nội dung hội nghị.

Bố trí chỗ ngồi tại hội nghị, hội thảo, hội đàm có ý nghĩa quan trọng, thể hiện sự tôn
trọng đối với người tham dự, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và trao đổi thông
tin, tạo bầu không khí trang trọng và chuyên nghiệp cho buổi hội nghị.

Vị trí ngồi phải phù hợp với mục đích của sự kiện và nội dung cuộc họp nâng cao
được sự chuyên nghiệp. Vị trí ngồi sẽ giúp người tham dự hiểu được vai trò của từng vị
khách mời. Sắp xếp đúng vị trí ngồi của chủ tọa thuận tiện cho việc truyền đạt nội dung
và điều khiển buổi hội nghị.