BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

(Cấu trúc 24.6)

1 Mục tiêu học phần

2 Nội dung học phần

3 Tài liệu tham khảo

4 Đánh giá
 MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN

Trang bị cho người học những kiến

thức nền tảng về QTHCVP

Rèn luyện kỹ năng cơ bản, chuyên sâu về

QTHCVP trong tổ chức/doanh nghiệp Mục tiêu
Có năng lực làm việc độc lập, rèn luyện ý nghiên cứu
thức tổ chức kỷ luật lao động và tôn trọng
nội quy tổ chức, doanh nghiệp;
Trau dồi đạo đức nghề nghiệp;
Năng động, nhiệt tình,…
 NỘI DUNG HỌC PHẦN
 Chƣơng 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng

 Chƣơng 2: Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

 Chƣơng 3: Tổ chức tiếp khách

 Chƣơng 4: Tổ chức chuyến công tác

 Chƣơng 5: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lƣu

trữ tài liệu

 Chƣơng 6: Tổ chức quản lý thiết bị văn phòng

 TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Bộ môn Quản trị DNTM, Đại học Thương mại, Bài giảng
Quản trị hành chính văn phòng.
• Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp và Trần Phương Hiền
(2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân.
• Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn
phòng,NXB Lao động Xã hội.
• Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2005), Quản
trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
• SuSan H.Cooperman (2009), Professional Office Procedures,
5thEdn, Prentice Hall.
 ĐÁNH GIÁ

Chuyên cần:10%
Thực hành (01 bài kiểm tra, thảo luận
nhóm): 30%
Thi cuối học phần : 60%
 NỘI DUNG CHƢƠNG

• Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của hành

1.1 chính văn phòng

• Khái niệm, vai trò và nội dung của quản trị

1.2 hành chính văn phòng

• Một số chức danh trong quản trị hành chính

1.3 văn phòng
 1.1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ
của hành chính văn phòng

Văn phòng là gì?

 1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ
của hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là gì?

1.1.1. Khái niệm hành chính văn phòng

 Hành chính văn phòng là bộ máy làm việc tổng

hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của
doanh nghiệp những giấy tờ, hành chính.
1.1.2. Chức năng của hành chính
văn phòng

Tham mưu tổng Giúp việc điều

Hậu cần
hợp hành
 1.1.3. Nhiệm vụ của hành chính
văn phòng
 Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác

 Thu thập, xử lý, quản lý thông tin

 Tư vấn văn bản cho lãnh đạo

 Xây dựng, duy trì và củng cố bộ máy văn phòng

 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý vật tư của DN
 1.2. Khái niệm, vai trò và nội dung
của quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc nhà quản trị tiến
hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công
tác văn phòng nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra một cách
có hiệu quả
 1.2.2. Vai trò của quản trị hành chính
văn phòng

 Tạo tiền đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp

 Giảm thời gian lãng phí trong tiếp nhận, xử lý thông tin

 Tăng khả năng sử dụng nguồn lực

 Nâng cao năng suất lao động

 Tiết kiệm chi phí

1.2.3. Nội dung của quản trị hành chính
văn phòng

Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Tổ chức tiếp khách

Tổ chức chuyến công tác

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu
 1.3. Các chức danh trong quản trị
hành chính văn phòng

1.3.1. Nhà quản trị văn phòng

1.3.2. Thư ký
1.3.3. Các chức danh khác
 1.3. Các chức danh trong quản trị
hành chính văn phòng
1.3.1. Nhà quản trị văn phòng
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về mọi
hoạt động của văn phòng
- Điều hành mọi hoạt động của văn phòng
- Là đầu mối quan hệ giữa lãnh đạo với
các bộ phận khác
 1.3. 1. Nhà quản trị hành chính
văn phòng

Chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng

 Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả

 Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh đạo mọi
người thực hiện

 Xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày
 1.3. 1. Nhà quản trị hành chính
văn phòng
Chức vụ của các cấp quản trị hành chính văn phòng

Trƣởng phòng/giám
đốc hành chính

Trƣởng phòng xử
Trợ lý hành chính
lý văn bản/phòng
văn phòng
hồ sơ
 1.3.2. Thƣ ký

 Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các
nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm
mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và
đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình
 1.3.2. Thƣ ký

 Thư ký văn phòng là người trợ

giúp cấp quản trị, được giao
một phần hoặc toàn bộ các
công việc liên quan đến lĩnh
vực chuyên môn của văn phòng
 1.3.2. Thƣ ký

Chức năng
 Chức năng liên quan đến văn bản đi, văn bản đến, dự thảo các
văn bản, kiểm tra việc thi hành các quyết định, chỉ thị

 Chức năng liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm
thoại, chuẩn bị các chuyến đi công tác của lãnh đạo và đảm
bảo các điều kiện vật chất cho DN
 1.3.2. Thƣ ký

Nhiệm vụ
 Soạn thảo, đánh máy, in các văn bản trao đổi của lãnh đạo
 Kiểm tra thể thức văn bản và trình ký
 Vào sổ, sắp xếp và bảo quản các văn bản đến và đi
 Lập lịch công tác cho lãnh đạo
 Kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các chỉ thị…
 Chuẩn bị các chuyến công tác và tiếp khách
 Chuẩn bị cho các cuộc họp của lãnh đạo
 Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho lãnh đạo
 1.3.2. Thƣ ký
Tiêu chuẩn

• Trung thực, thẳng thắn, tự tin, tự giác,

Phẩm chất cầu thị, năng động, chu đáo…

• Tổ chức, sắp xếp công việc; Giao tiếp;

Kỹ năng Soạn thảo VB; Điều hành công việc...

• Quản trị; Kinh tế; Luật kinh doanh;

Kiến thức Thống kê; Tâm lý xã hội…
 Thảo luận nhóm

Tiêu chuẩn của một số chức danh trong

quản trị hành chính văn phòng.
Liên hệ thực tiễn
 NỘI DUNG CHƢƠNG

2.1 Những vấn • Mục đích, ý nghĩa

đề chung về cuộc • Khái niệm, phân loại
họp, hội nghị, • Các phương pháp tổ chức
hội thảo

2.2 Tổ chức cuộc • Chuẩn bị

họp, hội nghị, • Tiến hành cuộc họp
hội thảo • Sau khi kết thúc cuộc họp
 2.1. Những vấn đề chung về cuộc
họp, hội nghị, hội thảo
2.1.1. Mục đích, ý nghĩa
2.1.2. Khái niệm và phân loại
 Họp: là sự tập hợp ở một nơi để làm hoặc tìm cách giải quyết công
việc chung
 Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề
quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra
các quyết nghị hay quyết định
 Hội thảo: là một dạng họp để thảo luận những vấn đề có tính chất
khoa học
 2.1. Những vấn đề chung về cuộc
họp, hội nghị, hội thảo
2.1.3. Phƣơng pháp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 2.2. Tổ chức cuộc họp, hội nghị,
hội thảo

Sau khi kết

Chuẩn bị Tiến hành
thúc cuộc
cuộc họp cuộc họp
họp
 2.2.1. Chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo
2.2.1.1. Mục đích

Họp để phát triển

Họp để trao đổi

thông tin

Mở rộng dân chủ

Bàn bạc, giải quyết vấn đề

 2.2.1. Chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo
2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Xác định thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp, hội nghị,
hội thảo

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Phối hợp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp,
hội nghị, hội thảo

Xác định thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 Lập danh sách thành phần tham gia cuộc họp, hội nghị, hội thảo

 Trình chủ toạ văn phòng xem xét và ký duyệt

 Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu

Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp,
hội nghị, hội thảo
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp, hội
nghị, hội thảo
 Bố trí bàn ghế

Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định

Trang thiết bị
 2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp,
hội nghị, hội thảo
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo và những thành viên
tham gia cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Phải sắp xếp đầy đủ trước khi cuộc họp bắt đầu
 2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp,
hội nghị, hội thảo

Phối hợp tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Tổ chức kinh phí cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 2.2.2. Tiến hành cuộc họp

 Kiểm tra công tác chuẩn bị

 Đón tiếp đại biểu
 Điều hành chương trình cuộc họp
 Ghi biên bản cuộc họp
 2.2.3. Sau khi kết thúc cuộc họp

 Thu thập tài liệu có liên quan

 Thu dọn văn phòng phẩm, hoàn trả trang thiết bị

 Thu thập hoá đơn, chứng từ

 Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu

cầu của nhà quản trị
 Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức

cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 NỘI DUNG CHƢƠNG

3.1. Khái niệm, vai • Khái niệm

• Vai trò của công tác tiếp khách
trò và nguyên tắc • Phân loại khách
của việc tiếp khách • Những nguyên tắc cơ bản khi tiếp khách

3.2. Các phƣơng • Giao tiếp bằng ngôn ngữ

thức giao tiếp • Giao tiếp phi ngôn ngữ
trong tiếp khách

• Tiếp khách trực tiếp

3.3. Tổ chức • Tiếp khách gián tiếp
• Xử lý các tình huống trong tiếp khách
tiếp khách
 3.1. Khái niệm, vai trò và nguyên tắc
của việc tiếp khách
3.1.1. Khái niệm

3.1.2. Vai trò của công tác tiếp khách

 Tạo ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách;

 Ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại;

 Có thể giải quyết được những khó khăn tưởng như không thể
vượt qua để tiến hành công việc một cách thuận lợi.
 3.1. Khái niệm, vai trò và nguyên tắc
của việc tiếp khách
3.1.3. Phân loại khách
 Khách nội bộ doanh nghiệp gồm cán bộ, nhân viên trong doanh
nghiệp đến liên hệ công tác hoặc gặp cấp trên vì việc riêng…
 Khách ngoài doanh nghiệp gồm khách hàng, khách đến liên hệ công
tác, khách tham quan…

Khách Khách
bên bên
trong ngoài
doanh doanh
nghiệp nghiệp
 3.1. Khái niệm, vai trò và nguyên tắc
của việc tiếp khách
3.1.4. Nguyên tắc cơ bản khi tiếp khách
 Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc tế
 Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia
 Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng
 Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi
 Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
 3.2. Các phƣơng thức giao tiếp trong
tiếp khách

3.2.1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ

3.2.2. Giao tiếp phi ngôn ngữ
3.2.1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ
 3.2.1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ

 Chức năng của ngôn ngữ: Thông báo, tác động, diễn cảm
 Cấu trúc của ngôn ngữ:
- Cấu trúc bề mặt
- Cấu trúc ngữ nghĩa
 Đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ
 3.2.2. Giao tiếp phi ngôn ngữ

 Khái niệm: Giao tiếp phi ngôn ngữ còn gọi là ngôn ngữ
không lời, là tập hợp nhiều loại tín hiệu của cơ thể được
biểu hiện ở các hoàn cảnh, tình huống khác nhau tuỳ
theo cảm nghĩ, thái độ
 3.2.3. Giao tiếp phi ngôn ngữ

 Các hình thức biểu hiện:

- Nét mặt

- Tín hiệu cơ thể (cử chỉ hay hành động)

- Dáng vẻ con người (tư thế)

- Trang phục

- Khoảng cách
 3.3. Tổ chức tiếp khách

3.3.1. Tiếp khách trực tiếp

3.3.2. Tiếp khách gián tiếp
3.3.3. Xử lý các tình huống trong tiếp
khách
 3.3. Tổ chức tiếp khách

3.3.3. Xử lý các tình huống trong tiếp khách:

- Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện

- Tổ chức các cuộc hẹn gặp

- Huỷ bỏ cuộc hẹn gặp

- Xử lý phàn nàn của khách hàng

 Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức

tiếp khách
 NỘI DUNG CHƢƠNG

4.1. Khái niệm, vai • Khái niệm tổ chức chuyến công tác
trò của tổ chức • Vai trò tổ chức chuyến công tác
chuyến công tác

4.2. Xây dựng kế • Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác
hoạch chuyến công tác • Nội dung kế hoạch chuyến công tác

4.3. Tiến hành các

• Tiến hành công việc trong chuyến công tác
công việc trong và sau
• Tiến hành công việc sau chuyến công tác
chuyến công tác
 4.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức
chuyến công tác

4.1.1. Khái niệm tổ chức chuyến công tác

4.1.2. Vai trò của tổ chức chuyến công tác

 4.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác
4.2.1. Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác
Trình bày bằng văn bản
Đảm bảo khả tính khả thi
Đầy đủ thông tin
 4.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

4.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác

 Mục đích chuyến công tác
 Thành phần đi công tác:
- Số lượng các thành viên tham gia
- Vị trí, trách nhiệm của từng người
 Địa điểm công tác
 Thời gian:
- Ngày đi, ngày về
- Lịch trình công tác
 4.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

4.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác

 Giải quyết thủ tục hành chính
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy giới thiệu
- Giấy đi đường
- Thủ tục xuất cảnh
- Các giấy tờ về chức danh, khoa học…
 4.2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

4.2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác

 Chuẩn bị phương tiện đi lại
 Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
 Chuẩn bị kinh phí
 4.3. Tiến hành các công việc trong và
sau chuyến công tác

4.3.1. Tiến hành các công việc trong chuyến công tác

4.3.2. Tiến hành các công việc sau chuyến công tác
 Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn tổ chức chuyến

công tác
 NỘI DUNG CHƢƠNG

• Khái niệm văn bản

5.1. Tổ chức quản lý • Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến
và giải quyết văn bản • Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi
• Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

• Khái niệm và nguyên tắc của công tác

5.2. Tổ chức lƣu trữ lưu trữ tài liệu
tài liệu • Nội dung công tác lưu trữ tài liệu
 5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

5.1.1. Khái niệm văn bản

Văn bản là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà
nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân hoặc là phương tiện
phục vụ cho hoạt động thông tin và giao dịch của doanh nghiệp.

- Phân loại: Văn bản đến và văn bản đi

 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

• Nguyên tắc:
- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư
- Phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất
- Nếu có dấu chỉ mức độ mật thì phải người có trách nhiệm mới được bóc và
xử lý
- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được xử lý ngay sau khi nhận được
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

 Quản lý, giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì
- Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
- Sao văn bản đến
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Lưu ý khi bóc bì văn bản

 Bóc trước những bì đóng các dấu khẩn
 Không gây hư hại đối với văn bản trong và ngoài bì; cần soát lại bì.
 Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì
 Nếu văn bản kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản với phiếu gửi
trước khi ký xác nhận
 Giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến

• Tất cả các văn bản đều cần đóng dấu đến:

 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Đăng ký văn bản đến

Doanh nghiệp tiếp nhận Doanh nghiệp nhận từ Doanh nghiệp nhận trên
dưới 2000 văn bản đến/ 2000 đến dưới 5000 văn 5000 văn bản đến/ năm
năm bản đến/ năm
- Sổ đăng ký văn bản đến - Sổ đăng ký văn bản đến Lập các sổ theo một số
- Sổ đăng ký văn bản mật của các Bộ, ngành, cơ nhóm cơ quan giao dịch
đến quan TW nhất định và sổ đăng ký
- Sổ đăng ký văn bản đến văn bản mật đến
của các cơ quan, tổ
chức khác
- Sổ đăng ký văn bản mật
đến
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Sổ đăng ký văn bản đến

Ngày Số Tác Số, Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi

đến đến giả ký tháng trích yếu hoặc nhận chú
hiệu nội dung người
nhận
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Trình văn bản đến

 Văn bản đến sau khi đăng ký sẽ được trình cho người đứng dầu
hoặc người có thẩm quyền giải quyết

 Ý kiến chỉ đạo được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”

 Chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
văn bản đến
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến

 Yêu cầu khi chuyển giao văn bản đến:
- Nhanh chóng
- Đúng đối tượng
- Chặt chẽ
 Lập sổ chuyển giao văn bản đến:
- Doanh nghiệp tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến/ năm thì sử dụng
ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản
- Doanh nghiệp tiếp nhận trên 2000 văn bản đến/ năm thì cần lập sổ
chuyển giao văn bản đến
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Sổ chuyển giao văn bản đến

Đơn vị
Ngày
Số đến hoặc ngƣời Ký nhận Ghi chú
chuyển
nhận
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
.............., ngày ….. tháng ….. năm …….

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

…………………………..(1)………………………..

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: ……………………………….

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: ……………………………………………
Ý kiến đề xuất của ngƣời giải quyết: …………………………………
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết VB theo thời hạn quy định
- Bộ phận văn thư tổng hợp các số liệu về VB để báo cáo cho người
được giao trách nhiệm
- Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng máy vi tính để theo dõi việc giải
quyết VB đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải
quyết VB đến
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Tên loại, số và Đơn vị Số, ký

Số ký hiệu, ngày hoặc Thời hạn Tiến độ hiệu văn
Ghi chú
đến tháng và tác ngƣời giải quyết giải quyết bản trả
giả văn bản nhận lời
 5.1.2 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến

Sao văn bản đến

 Sao y bản chính: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn
bản, được thực hiện từ bản chính

 Bản trích sao: Sao một phần nội dung của văn bản chính, được
thực hiện từ bản chính

 Bản sao lục: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản,
được thực hiện từ bản sao y bản chính
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

 Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư

- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể
thức trước khi gửi đi

- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

 Quản lý, giải quyết văn bản đi:

- Trình văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

- Đóng dấu văn bản đi

- Đăng ký văn bản đi

- Chuyển giao văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Trình văn bản đi

 Văn bản thông thường, không phức tạp: Trình bản in, đã
được kiểm tra kỹ

 Văn bản nội dung phức tạp: Nộp kèm theo các văn bản có
liên quan gọi là hồ sơ trình ký
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

 Kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước
ghi phát hành văn bản
 Ghi số và ngày, tháng văn bản
- DN ban hành dưới 500 VB/ năm: đánh số và đăng ký chung cho tất
cả các loại VB
- DN ban hành từ 500 đến 2000 VB/ năm: đánh số và đăng ký hỗn hợp
- DN ban hành trên 2000 VB/ năm thì đánh số và đăng ký riêng, theo
từng loại văn bản hành chính
- VB mật đánh số và đăng ký riêng
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Đóng dấu độ khẩn, mật

 Đóng dấu các độ khẩn: Khẩn -> Thượng khẩn -> Hoả tốc
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Đóng dấu độ khẩn, mật

 Đóng dấu các độ mật:

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tuyệt mật

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tối mật

- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Mật
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Đăng ký văn bản đi

Lập sổ đăng ký văn bản đi:
DN ban hành dƣới DN ban hành từ 500 đến DN ban hành trên 2000
500 văn bản/ năm dƣới 2000 văn bản/ năm văn bản/ năm

- Sổ đăng ký văn - Sổ đăng ký VB quy phạm - Sổ đăng ký VB quy

bản đi pháp luật và quyết định, phạm pháp luật, quyết
- Sổ đăng ký văn chỉ thị định, chỉ thị
bản mật đi - Sổ đăng ký VB hành - Sổ đăng ký VB hành
chính có ghi tên loại khác chí khác
và công văn - Sổ đăng ký công văn
- Sổ đăng ký văn bản mật - Sổ đăng ký VB mật đi
đi
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký Ngày Tên loại Ngƣời Nơi Đơn vị, Số Ghi chú
hiệu tháng và trích ký nhận ngƣời lƣợng
văn bản văn bản yếu nội văn bản nhận bản
dung bản lƣu
văn bản
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

• Lựa chọn bì:

- Bì cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn

bản khi để vào bì

- Bì được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước,
không nhìn thấu qua được và có định lược ít nhất từ
80g/m2 trở lên
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi (tiếp)

• Trình bày và viết bì:
- Phải để mặt giấy có chữ vào trong khi gấp văn bản
- Tránh làm nhàu văn bản khi cho vào bì
- Khi dán bì, không để hồ dính vào văn bản
- Mép bì phải được dán kín và không bị nhăn
• Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác
lên bì: Đóng dấu như dấu đóng trên văn bản
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi (tiếp)

• Chuyển phát văn bản đi:
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ
doanh nghiệp
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
- Chuyển phát văn bản mật
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi (tiếp)

• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát VB đi theo yêu cầu của
người ký

- VB đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” thì phải theo dõi, thu hồi đúng
thời hạn

- VB đi không có người nhận thì phải chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo VB đó và ghi chú lại

- Phát hiện VB bị thất lạc thì phải báo ngay người có trách nhiệm giải
quyết
 5.1.3 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lƣu

- Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền
- Khi lưu phải sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Trang bị các phương tiện để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu
tại văn thư
- Lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu
- Với các văn bản đi có đóng dấu các độ mật phải được lưu trữ
theo quy định của pháp luật
 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là thành phần biểu

hiện tính hợp pháp và tính chân
thực của văn bản
 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Sử dụng các loại dấu

• Dấu nổi để đóng giáp lai vào ảnh

trong các văn bản là chứng chỉ,
giấy phép hay văn bản do cơ quan
ban hành
 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Sử dụng các loại dấu

• Dấu chìm

• Dấu chỉ mức độ khẩn

• Dấu chỉ mức độ mật

 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Nguyên tắc đóng dấu

• Chỉ đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền
• Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên 1/3 – ¼ chữ ký về phía bên trái
• Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào
văn bản
• Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng
và ban hành
• Với cơ quan Nhà nước, không đóng dấu ngoài giờ hành chính
5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Mẫu con dấu các độ mật

MẬT TỐI MẬT

TUYỆT MẬT
 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Mẫu con dấu các độ mật

TÀI LIỆU THU HỒI

Thời hạn…………………………

Chỉ ngƣời có tên mới đƣợc bóc bì

5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Mẫu con dấu các độ khẩn

KHẨN THƢỢNG KHẨN

HOẢ TỐC
HOẢ TỐC HẸN GIỜ
 5.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Bảo quản con dấu

• Dấu phải được bảo quản tại trụ sở doanh nghiệp và quản lý chặt chẽ
• Bảo quản trong tủ sắt có khoá chắc chắn
• Chỉ giao cho một người có trách nhiệm giữ
• Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu
• Dấu bị mòn, méo, hư hỏng thì phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ
• Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định thì sẽ bị xử lý hành chính
hoặc truy tố trước pháp luật
• Khi bị mất dấu phải báo cho cơ quan an nình và cơ quan cấp giấy phép,
thông báo huỷ con dấu bị mất
 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu
5.2.1. Khái niệm và nguyên tắc

• Khái niệm: Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức
bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá
trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các
thông tin quá khứ.
• Nguyên tắc: Tính khoa học; Tính cơ mật
 5.2 Tổ chức lƣu trữ tài liệu
5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thu thập tài Chỉnh lý tài liệu Xác định giá trị
liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ

Tổ chức khai Thống kê và

Bảo quản an
thác và sử dụng kiểm tra tài liệu
toàn tài liệu
tài liệu lưu trữ lưu trữ
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thu thập tài liệu

• Thu thập tài liệu: Là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các
kho lưu trữ của cơ quan theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

• Tài liệu lƣu trữ: Là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội, kinh tế và cá nhân được lựa chọn để bảo quản, phụ
vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thu thập tài liệu (tiếp)

• Phông lƣu trữ: Là khối tài liệu có mối quan hệ lôgic và quan
hệ lịch sử hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ
quan, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thu thập tài liệu (tiếp)

• Sắp xếp tài liệu lƣu trữ:

- Theo bảng chữ cái alphabet

- Theo tên gọi

- Theo chủ đề
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

• Khái niệm: Là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ
như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an
toàn và sử dụng có hiệu quả
• Mục đích:
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, tiêu huỷ những tài liệu hết giá trị
- Khai thác hiệu quả các tài liệu lưu trữ
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ (tiếp)

• Nguyên tắc: Chỉnh lý theo các phông lưu trữ

• Quá trình chỉnh lý:
- Chuẩn bị chỉnh lý
- Tiến hành chỉnh lý tài liệu
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

• Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu: Nội dung; Đơn vị hình
thành phông; Tác giả; Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin.

• Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

Tổ chức hội đồng -> Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn thư trong các
phông lưu trữ -> Tiêu huỷ tài liệu
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu
Bảo quản an toàn tài liệu

• Nhân tố phá hoại tài liệu lƣu trữ:

- Nhân tố tự nhiên
- Nhân tố con người
- Nhân tố thuộc về hoá học
• Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lƣu trữ:
- Phòng lưu trữ
- Hộp hoặc cặp đựng tài liệu
- Ghi biên bản khi sử dụng tài liệu lưu trữ, kiểm tra khi nhận lại.
- Thực hiện nghiêm nội quy PCCC
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ

• Khái niệm: Là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp
vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung
tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ
• Mục đích:
- Có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
- Lên kế hoạch mua trang thiết bị bảo quản tài liệu
- Làm cơ sở cho việc quản lý Nhà nước trong công tác lưu trữ, bảo vệ
bí mật quốc gia
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp)

• Nguyên tắc:

- Thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu

- Bảo đảm thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu

- Áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng thống kê
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp)

• Các công cụ thống kê tài liệu lƣu trữ:

- Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ
- Mục lục hồ sơ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ thống kê phông
- Báo cáo tổng hợp
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Kiểm tra tài liệu lƣu trữ

• Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng
thái thực tế của tài liệu và tình hình bảo quản để phát hiện những sai
sót, có biện pháp khắc phục những sai sót
• Cách thức kiểm tra:
- Kiểm tra định kỳ
- Kiểm tra đột xuất
 5.2.2. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

• Khái niệm: Là quá trình cung cấp cho các cơ quan, tổ chức kinh tế, xã
hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ
• Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu:
- Tổ chức phòng đọc
- Cấp các bản sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ
- Thông báo tài liệu lưu trữ
- Triển lãm tài liệu lưu trữ
- Công bố tài liệu lưu trữ
 Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải

quyết văn bản và lưu trữ tài liệu
 NỘI DUNG CHƢƠNG

6.1. Khái niệm, yêu

• Khái niệm
cầu đối với quản lý
• Yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng
thiết bị văn phòng

• Thiết bị truyền thông

6.2. Phân loại thiết bị • Thiết bị in ấn, sao chụp
văn phòng • Văn phòng phẩm

• Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết

6.3. Nội dung tổ chức bị văn phòng
quản lý thiết bị văn • Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
phòng • Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị
văn phòng
 6.1. Khái niệm, yêu cầu đối với
quản lý thiết bị văn phòng
6.1.1. Khái niệm
6.1.2. Yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng
 Yêu cầu về quản lý
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
 Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục
đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ
quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa
được phép của người có thẩm quyền.
 6.1. Khái niệm, yêu cầu đối với
quản lý thiết bị văn phòng
6.1.3. Phân loại thiết bị văn phòng
Thiết bị truyền thông
Thiết bị in ấn, sao chụp
Văn phòng phẩm
 6.2. Phân loại thiết bị văn phòng

6.2.1. Thiết bị truyền thông

 Máy ghi âm văn phòng

 Điện thoại

 Máy fax

 Máy tính nối mạng

 Máy chụp ảnh

 6.2. Phân loại thiết bị văn phòng

6.2.2. Thiết bị in ấn, sao chụp

 Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn
bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…)
 Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia
ra các loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim…;
Máy in sử dụng công nghệ laze
 Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải
nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục
đích bảo mật.
6.2.3. Văn phòng phẩm
 6.3. Nội dung tổ chức quản lý thiết
bị văn phòng
6.3.1. Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị
văn phòng

6.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng

6.3.3. Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn

phòng
 Thảo luận nhóm

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản

lý thiết bị văn phòng