BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NHÓM 5

LỚP : D21_QT02

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S HÀ THỊ PHƯƠNG MINH

TP. HỒ CHÍ MINH, Ngày 09 tháng 11 năm 2022

NĂM HỌC 2022 - 2023

 DANH SÁCH VÀ BẢNG PHÂN CÔNG THÀNH VIÊN

Tên Nhiệm vụ Chấm công Ngày phân Ngày hoàn

tham gia công nhiệm vụ thành
Phan Hồng - Lên ý tưởng nội dung A 01/04/2023 01/05/2023
Phương - Phân công nội dung
(Leader) - Chỉnh sửa nội dung
- Lập file word
- Chỉnh sửa powerpoint

Nguyễn Phi Thuyết trình A 01/04/2023 26/04/2023

Hùng

Nguyễn Công Làm phần I.4 và II.1 A 01/04/2023 26/04/2023

Duy

Nguyễn Thị Lệ Làm phần III.1 A 01/04/2023 26/04/2023

Thu

Nguyễn Chí Làm phần I trừ I.4 A 01/04/2023 26/04/2023

Hùng

Võ Thị Cẩm Làm Powerpoint A 01/04/2023 30/04/2023

Hồng

Huỳnh Khánh Làm phần III.2 A 01/04/2023 26/04/2023

Duyên

Trịnh Thế Bảo Làm dàn ý A 01/04/2023 26/04/2023

Phạm Nguyễn Vĩ Thuyết trình A 01/04/2023 26/04/2023

Thái

Vũ Minh Quang Làm phần II.2 A 01/04/2023 26/04/2023

 Mục lục
I. Giới thiệu ............................................................................................................................ 5
I.1. Hội họp là gì?.................................................................................................................... 5
I.2. Hội nghị là gì..................................................................................................................... 5
I.3. Tính chất........................................................................................................................... 5
I.4. Đặc điểm...........................................................................................................................5
I.5. Các hình thức....................................................................................................................5
II. Chi tiết hội nghị...................................................................................................................6
II.1. Quy trình............................................................................................................................6
II.2. Chi tiết...............................................................................................................................7
II.2.1. Xác định chủ đề tổ chức hội nghị hội thảo.....................................................................6
II.2.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức...........................................................................................6
II.2.3. Chuẩn bị tổ chức............................................................................................................7
II.2.4. Tiến hành chương trình..................................................................................................7
II.2.5. Kết thúc chương trình....................................................................................................8
III. Kết luận..............................................................................................................................8
III.1. Ý nghĩa............................................................................................................................ 8
III.2. Khuyến cáo..................................................................................................................... 9
Tài liệu tham khảo................................................................................................................11
I. Giới thiệu:
I.1. Hội họp là gì?
Hội họp là việc tập trung nhiều người trong một
khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa
điểm nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người
hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua
việc bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu
nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm
vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan
tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông
tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động
của tổ chức.
I.2. Hội nghị là gì?
Hội nghị được coi như là một cuộc họp được tổ
chức với quy mô lớn hoành tráng. Tổ chức hội
nghị để bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức,
có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt
động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm
của tổ chức, doanh nghiệp. Sau khi đánh giá được
những ưu điểm và nhược điểm đó các thành viên
trong hội nghị sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm
cho tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển
hơn.
I.3. Tính chất:
- Mọi cuộc họp đều nhắm tới một quyết định, một hành động, một sự thay đổi.
- Giúp doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm được thời gian trong quá trình giải quyết vấn đề.
- Việc tổ chức cuộc họp đóng vai trò quan trọng đến kết quả cuộc họp.
I.4. Đặc điểm:
Hội nghị là một hình thức giao tiếp mang mục đích truyền đạt thông tin từ bên tổ chức hội
nghị (người nói) sang bên người tham dự (người nghe). Hội nghị thường có tính trang trọng
và thường người tham dự sẽ là những người đại diện cho một tập thể, tổ chức như những
người tiêu biểu, xuất sắc, nổi trội, chức vụ cao trong một tập thể/ tổ chức, các chính trị gia,
hoặc các cổ đông nắm lượng lớn cổ phiếu trong một công ty… sẽ tham dự bàn bạc về các vấn
đề quan trọng sắp diễn ra.
I.5. Các hình thức
- Hội nghị tri ân khách hàng: Là một sự kiện quan trọng của công ty được thực hiện hàng
năm nhằm gắn kết các đối tác, khách hàng đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
Đây còn là một sự kiện quảng bá hiệu quả thương hiệu, tăng cường quan hệ với các khách
hàng.
 - Hội nghị hợp tác và phát triển: Tại hội nghị này các dự án sẽ được trình bày nhằm thu hút
các nhà đầu tư. Đây cũng là một chương trình nhằm thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty
trong việc thúc đẩy doanh thu, mở rộng quy mô, phát triển dây chuyền sản xuất, nâng cao
chất lượng sản phẩm, cho ra sản phẩm mới….
- Hội Nghị khoa học : Hội thảo khoa học là một sự kiện được tổ chức thường niên ở những
cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu, trung tâm công nghệ. Và đặc biệt là tại các trường đại
học lớn. Được xem là cuộc họp giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm
trong nghề. Nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc và đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề
nào đó.
- Hội nghị tổng kết cuối năm: là một sự kiện thường niên có ý nghĩa quan trọng với các
công ty, doanh nghiệp. Để tổ chức thành công sự kiện này theo cách chuyên nghiệp và ấn
tượng nhất, cần rất nhiều yếu tố bao gồm: ý tưởng kịch bản sáng tạo kịch bản, quy trình
sắp xếp tổ chức chỉn chu, tối ưu hóa chi phí.
- Hội nghị thượng đỉnh là một trong những hội nghị cấp cao nhất trong tất cả các hội nghị.
Ví dụ: Hoa Kỳ và Triều Tiên diễn ra giữa ông Kim và ông Trump gặp nhau thì đó là cuộc
gặp gỡ của những người đứng đầu hai nước. Lúc đó sẽ được gọi là hội nghị của những vị
đứng đầu chính phủ hay còn gọi là hội nghị thượng đỉnh Mỹ – Triều.

Hội nghị thượng đỉnh Mỹ - Triều, Chủ đề: Việt Nam đã nâng cao vai trò trong khu vực -
28/02/2019

II. Chi tiết về hội nghị

II.1. Quy trình
B1: Xác định đủ đề tổ chức hội nghị.
Cần xác định chủ đề tổ chức hội nghị rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung
cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả
nhất.
B2: Xây dựng kế hoạch tổ chức
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của hội nghị
- Nội dung chính của hội nghị
- Địa điểm thời gian tổ chức hội nghị
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội nghị
- Đơn vị tổ chức hội nghị
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội nghị
B3: Thực hiện công tác chuẩn bị tổ chức
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị và trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu liên quan để phát cho khách mời
- Phát thư mời cho khách mời trước một tuần

B4: Tiến hành chương trình

- Đón tiếp khách mời tham dự chương trình.
- Người dẫn chương trình giới thiệu chương trình, thành phần khách mời và chủ đề hội nghị.
- Nội dung chính của chương trình hội nghị.
- Khách mời ăn uống và nghỉ ngơi giữa hội nghị.
- Đại biểu khách mời tuyên bố bế mạc chương trình.
- Người dẫn chương trình tuyên bố kết thúc hội nghị.
B5: Kết thúc chương trình
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và những thành viên tham dự hội nghị
- Quyết toán các khoản thu chi có liên quan đến chương trình
- Thông báo kết luận của chương trình hội thảo.
II.2. Chi tiết
II.2.1. Xác định chủ đề tổ chức hội nghị:
Chủ đề là linh hồn của một buổi hội nghị, nó quyết
định tới mục đích tổ chức và khách mời tham dự.
Một buổi hội nghị có thể được tổ chức với rất
nhiều chủ đề dựa trên nhu cầu đời sống của con
người, từ đó đưa ra các chủ đề mang tính giải pháp
và xây dựng cho người nghe, thực hiện được mong
muốn của người tổ chức thông qua buổi hội nghị
mang đến giá trị nhiều nhất có thể cho người nghe.
Các chủ đề của một buổi hội nghị phổ biến hiện nay như: hội nghị tri ân khách hàng, chương
tình tập huấn, chương trình giáo dục, hội nghị ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt
Nam…
II.2.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức:
Để một buổi hội nghị được diễn ra thuận lợi, hướng đúng tới mục tiêu tổ chức, mang lại
nhiều giá trị cho người nghe thì chúng ta cần lập ra một bảng kế hoạch tổ chức, từ bảng kế
hoạch chi tiết này sẽ giúp cho chúng ta thực hiện công việc theo đúng quy trình, đo lường
được thời gian thực hiện cùng với khối lượng công việc được phân chia, có thể khắc phục các
sai sót dựa vào bảng kế hoạch một cách dễ dàng hơn. Trong bản kế hoạch tổ chức chúng ta
cần phác thảo lên các nội dung chính sau:
- Xác định mục tiêu hướng tới của buổi hội nghị: là mục tiêu doanh nghiệp/ tổ chức muốn
đạt được thông qua buổi hội nghị. VD: Workshop về vấn đề áp dụng ChatGPT trong lĩnh
vực giáp dục thời đại 4.0 – Mục tiêu: thông qua workshop này tổ chức có thể truyền đạt
kiến thức về cách sử dụng ChatGPT một cách đúng đắn và giúp người tham gia nhận thức
đúng đắn và áp dụng vào thực tiễn một cách có hiệu quả hơn.
- Giá trị mang lại cho người nghe: là những thông tin, kiến thức, kỹ năng mà người nghe
lĩnh hội được, là các giải pháp cho những vấn đề khuất mắt mà những người tham gia buổi
hội nghị gặp phải. VD: Chương trình giáo dục giới tính tình dục trẻ dưới vị thành niên –
Giá trị mang lại cho đối tượng nghe: những người trẻ đang vị thành niên hiểu hơn về tình
dục giới tính, cách phòng ngừa hiệu quả, hiểu rõ hậu quả nghiêm trọng mang lại khi quan
hệ trước vị thành niên sẽ như thế nào….
- Nội dung chính của buổi hội nghị: là những thông tin liên quan đến chủ đề hội nghị, liên
quan đến mục đích chính của người tổ chức, muốn truyền đạt cho người nghe. VD:
Chương trình kiến thức lái xe an toàn giao thông – Nội dung chính: mang lại cho người
nghe kiến thức lái xe an toàn, tránh được những tai nạn không muốn khi tham gia giao
thông.
- Thời gian và địa điểm tổ chức: là thời gian và nơi diễn ra buổi hội nghị, cần xác định rõ
thời gian cụ thể là bao nhiêu, sáng hoặc chiều; địa điểm rõ ràng, nêu rõ số tầng (nếu tổ
chức ở các tòa nhà văn phòng) và dễ tìm thấy. Ngoài ra để phòng khi khách mời không tìm
được nơi tổ chức, chúng ta nên tinh tế đính kèm số điện thoại liên lạc hỗ trợ dưới cuối góc
của thư mời.
- Lên danh sách khách mời tham dự: Là tên và những thông tin liên quan của những người
tham gia.
- Lập bảng kinh phí thực hiện và kinh phí dự trù cho buổi hội nghị: là ngân sách dự kiến và
những công việc dự kiến sẽ làm hoặc sẽ làm khi xảy ra rủi ro.
- Đơn vị phụ trách tổ chức sự kiện cho buổi hội nghị: là đơn vị tổ chức sự kiện, đơn vị thi
công thiết kế, đơn vị truyền thông… hỗ trợ cho buổi hội nghị.
II.2.3. Chuẩn bị tổ chức:
Sau khi đã lên kế hoạch tổ chức, chúng ta bắt đầu thực hiện theo từng bước đã liệt kê. Dựa
trên bảng kế hoạch, chúng ta sẽ vừa làm theo trình tự và theo dõi. Tìm kiếm nhân sự thực
hiện chương trình, liên hệ với đơn vị thi công, gửi thư mời cho các khách mời.
II.2.4. Tiến hành chương trình
Để chương trình được tiến hành một cách chuyên nghiệp và ít rủi ro nhất, chúng ta nên làm
theo trình tự nội dung sau:
- Đón tiếp khách mời vào tham dự buổi hội nghị: set up quầy lễ tân và nhân sự đón khách,
trang trí ngoài cổng của phòng tổ chức hội nghị bắt mắt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn
trọng với khách mời, làm họ có thiện cảm hơn với buổi hội nghị.
- Có người dẫn chương trình: người dẫn chương trình sẽ giới thiêu buổi hội nghị, thành
phần khách mời, và sẽ là người dẫn chính xuyên suốt quá trình hội nghị diễn ra.
- Đại diện chương trình lên phát biểu khai mạc: sau khi phát biểu khai mạc, người đại diện
chương trình sẽ bắt đầu đi vào phần nội dung chính, đưa ra những thông tin, mục đích của
buổi hội nghị và giá trị người tham gia sẽ nhận sau chương trình.
- Giờ nghỉ giải lao cho khách mời: trong lúc này chúng ta có thể chuẩn bị đồ ăn nhẹ như trà,
café, bánh ngọt cho khách mời.
- Đại biểu lên tuyên bố bế mạc chương trình
- Dẫn chương trình tuyên bố kết thúc buổi hội nghị: nói lời tuyên bố kết thúc và cảm ơn
những khách mời đã có mặt tham dự buổi hội nghị ngày hôm ấy.
II.2.5. Kết thúc chương trình
Kết thúc các buổi hội nghị sẽ thường có các nội dung như sau:
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời
- Gửi phiếu khảo sát cho khách mời về buổi hội nghị
- Chụp ảnh bế mạc với khách mời
- Gửi thư cảm ơn khách mời đã tham dự (thường sử dụng qua mail)
- Quyết toán khoản thu chi của chương trình hội nghị
- Thông báo kết quả của chương trình hội nghị
III. Kết luận
III.1. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị
Quảng bá hình ảnh:
Thông thường, có thể thấy, các sự kiện được tổ
chức có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau
nhưng tất cả đều mang lại một ý nghĩa chung, đó
là quảng bá hình ảnh. Với các sự kiện lớn mang
tầm cỡ quốc gia, quốc tế, hội nghị là cơ hội để
quốc gia đó quảng bá hình ảnh, khẳng định tiềm
lực, vị thế. Còn đối với các sự kiện của doanh
nghiệp, hội nghị là cách mà doanh nghiệp thường
xuyên tận dụng để đưa hình ảnh doanh nghiệp đến
gần hơn với khách hàng, để khách hàng hiểu hơn về giá trị mà doanh nghiệp mang lại.

Ra mắt giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng:

Tại các sự kiện hội nghị, sẽ luôn có báo chí, truyền thông hoặc đội ngũ media đến để đưa tin,
quay lại những khoảnh khắc ý nghĩa của hội nghị. Từ đó, các chủ thể tổ chức sự kiện có thể
tận dụng hình ảnh đó để đăng tải lên website, mạng xã hội tăng thêm sức ảnh hưởng đến
nhiều đối tượng công chúng hơn. Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để doanh nghiệp mở
rộng tệp khách hàng tiềm năng.

Tri ân khách hàng, đối tác:

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng hội nghị làm một hình thức tri ân khách hàng,
đối tác. Doanh nghiệp có thể tổ chức một hội nghị chỉ dành để tri ân khách hàng để thể hiện
sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tại hội nghị, doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn
chân thành, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài trong khoảng thời gian tiếp theo đối với
khách hàng

Phát triển mối quan hệ hữu nghị:

Những hội nghị phát triển mối quan hệ hữu nghị
thường là các hội nghị cao cấp, có sự tham gia
của nguyên thủ quốc gia như hội nghị thượng
đỉnh. Tại sự kiện này, các nguyên thủ của các
quốc gia (thường là đàm phán giữa 2 nước) về
các vấn đề có liên quan đến kinh tế, xã hội, môi
trường...Thông qua cuộc đàm phán này, các nước
sẽ thống nhất, ký kết hiệp định để hợp tác cùng
phát triển. Trong trường hợp các hiệp định được
ký kết thành công, đây sẽ là cơ hội để hai nước
phát triển mối quan hệ hữu nghị, mở rộng hợp tác cũng như khẳng định tầm quan trọng, vị
thế của quốc gia trên trường quốc tế.

Tại các sự kiện hội nghị, sẽ luôn có báo chí, truyền thông hoặc đội ngũ media đến để đưa tin,
quay lại những khoảnh khắc ý nghĩa của hội nghị. Từ đó, các chủ thể tổ chức sự kiện có thể
tận dụng hình ảnh đó để đăng tải lên website, mạng xã hội tăng thêm sức ảnh hưởng đến
nhiều đối tượng công chúng hơn. Đối với doanh nghiệp, đây là cơ hội để doanh nghiệp mở
rộng tệp khách hàng tiềm năng.

III.2. Khuyến cáo

Để có thể tổ chức một cuộc hội nghị chúng ta cần phải xác định được số lượng khách đến rõ
ràng, và tránh mời những vị khách không có hứng thú hay chỉ là đến xem cho vui mà thôi.
Ngoài việc lựa chọn những vị khách đến tham dự thì việc đưa ra địa điểm để tổ chức một
cuộc hội nghị phù hợp với concept được đề ra luôn là điều mà chúng ta cần quan tâm để có
thể giúp cho những cuộc thảo luận trong hội nghị được tốt hơn. Vì là một hội nghị thì việc sử
dụng một số trang thiết bị là điều không thể thiếu vậy nên cần thường xuyên kiểm tra chất
lượng một số thiết bị mà chúng ta phải sử dụng trong quá trình vận hành hội nghị. Chúng ta
nên lựa chọn một số đơn vị tổ chức, có nguồn nhân sự phù hợp, mang tính chuyên nghiệp và
có tinh thần trách nhiệm cao. Và nhờ việc xác định cũng như lựa chọn những vị khách mời,
đã đem lại cho cuộc hội nghị nhiều phương án về rủi ro có thể gặp phải trong công tác cũng
như các giải pháp khắc phục được sự cố có thể xảy ra. Để có thể tổ chức một cuộc hội nghị
thì việc chi cho các khoảng tiêu phải được sử dụng hợp lý để tránh việc chi tiêu quá khoảng
kinh phí dự trù.
 Tài liệu tham khảo
1. Hội nghị là gì? Hội thảo là gì? Phân biệt hội thảo và hội nghị?,Nguyễn Ngọc Ánh,
26/01/2023, luatduonggia.vn.
2. Tổ chức hộ nghị là gì? Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến.Tùng Càu Hồ, 04/07/2019,
vietpower.vn.
3. Hội nghị thượng đỉnh Mỹ - Triều, Mạnh Hùng, 07/03/2019, dangcongsan.vn.
4. Tổ chức hội nghị là gì? Trình tự tổ chức hội nghị, Đào Văn Phú, 15/01/2018, juro.com.vn.
5. Hội nghị là gì? Sự khác nhau giữa hội nghị và hội thảo, 14/01/2021, phonghoithao.com.