minhhien@neu.edu.

vn

SÁNG TẠO Ý TƯỞNG

VÀ LẬP BẢN KẾ HOẠCH TCSK
Ths. Nguyễn Minh Hiền
Mục tiêu chương
 Nắm được khái niệm, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến
việc sáng tạo ý tưởng trong TCSK
 Nắm được quá trình thực hiện brainstorm trong TCSK
 Nắm được các nội dung trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện
 Hiểu được tầm quan trọng của việc chuẩn bị và trình bày bản
proposal
 Nắm được cấu trúc của một bản proposal

minhhien@neu.edu.vn
Khái niệm
 Bản brief
 Chủ đề sự kiện
 Tên sự kiện
 Concept
 Idea
 theme

minhhien@neu.edu.vn
Nội dung chương
 Bản chất của việc sáng tạo ý tưởng
 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sáng tạo ý tưởng
 Quá trình công não (brainstorm)

minhhien@neu.edu.vn
Tìm hiểu yêu cầu
 Trước khi bắt đầu kế hoạch TCSK phải khai thác và nắm
rõ các yêu cầu cơ bản
 Các yêu cầu này thường được chủ đầu tư đưa ra trong
bản brief
 Nếu không nhận được đầy đủ và chính xác thông tin, đơn
vị TCSK có thể thực hiện sai yêu cầu và mong muốn của
khách hàng dẫn đến thiệt hại về thời gian và công sức
minhhien@neu.edu.vn
Creative brief of event
 Bản tóm tắt sáng tạo: là nguồn gốc của quá trình sáng tạo
 Tất cả những hoạt động phát triển xây dựng kế hoạch,
sáng tạo đều bắt đầu từ một bản brief của khách hàng,
thường là dưới dạng viết hoặc qua lời nói của khách hàng

minhhien@neu.edu.vn
Viết brief
 Thông tin Cần và Đủ
 Yêu cầu Rõ ràng
 Viết theo mẫu (lời nói gió bay)
 Truyền thông tin: nên mặt đối mặt
 Tinh thần: mọi thứ đều có thể để người thực hiện mở trí
tưởng tượng

minhhien@neu.edu.vn
Nhận brief
 Thấu hiểu nội dung brief một cách chuẩn xác, thấu đáo
mới quan trọng, không quan trọng độ ngắn, dài của một
bản brief
 Phải soi xét nội dung bản brief để thực sự thấu hiểu
 Nắm được những yêu cầu cần thiết của sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Nội dung bản brief
1. Yêu cầu cần thực hiện (campaign requirement)
2. Thông tin cơ bản (Back ground)
 Thông tin về sản phẩm
 Thông tin về thị trường

 Thông tin về đối thủ cạnh tranh

3. Mục tiêu truyền thông (event/ communication objective)

minhhien@neu.edu.vn
Nội dung bản brief
4. Đối tượng mục tiêu chính (target audience)
5. Thông điệp cần truyền tải (key message)
6. Các dữ kiện hỗ trợ cho thông điệp
7. Những điều bắt buộc
8. Hình ảnh nhãn hiệu muốn đạt tới (desired brand image
9. Thời gian thực hiện (timeline)

minhhien@neu.edu.vn
Nội dung bản brief
10. Nhiệm vụ chính của agency (main agency tasks)
- Agency trình bày concept lần 1 khi nào
- Client duyệt concept lần cuối khi nào
- Client duyệt báo giá và tiến hành sản xuất khi nào
- Chạy chương trình khi nào
- Những yêu cầu khác của sự kiện
11. Người chịu trách nhiệm chính của dự án là ai
minhhien@neu.edu.vn
Chủ đề sự kiện
 Là nội dung mang tính khái quát chứa đựng các ý tưởng,
mục đích, nội dung, hình thức của sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Tên sự kiện
 Sử dụng chủ đề làm tên sự kiện
 Tên sự kiện được sáng tạo mang tính biểu tượng cao
nhằm mục đích gây ấn tượng, tạo sự hiếu kỳ
 Duyên dáng Việt Nam

minhhien@neu.edu.vn
Concept, idea, theme
 Concept – ý tưởng chủ đạo (main idea, core idea): ý tưởng đi
xuyên suốt chương trình, có thể lấy từ concept định vị hình
ảnh của sản phẩm hoặc thương hiệu. Các hoạt động, trang trí
đều phải xoay quanh việc làm nổi bật concept chương trình
 Idea – những ý tưởng nhỏ về thiết kế, về hoạt động giải trí, về
quà tặng…
 Theme – diện mạo của sự kiện bao gồm tất cả các yếu tố liên
quan đến phần nhìn: cách bố cục, trang trí, màu sắc
minhhien@neu.edu.vn
Các yếu tố cần tìm hiểu
 Nhãn hàng
 Khách hàng
 Thị trường và đối thủ
 Thông điệp truyền thông
 Khách hàng mục tiêu
 Sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Quá trình sáng tạo (brainstorm)
 Ghi lại các ý tưởng
 Loại bỏ các ý tưởng trùng hợp
 Xóa bỏ những ý tưởng hoàn toàn không phù hợp
 Thảo luận thêm về các ý tưởng còn lại
 Đưa các ý tưởng vào ma trận
 Chọn giải pháp cuối cùng

minhhien@neu.edu.vn
Bảng ma trận đánh giá các phương án

Phương án Hình thức Ngân sách Khả thi Điểm mạnh Điểm yếu Rủi ro
PA 1
PA 2
PA 3

minhhien@neu.edu.vn
Lập kế hoạch TCSK

minhhien@neu.edu.vn
Khái niệm
 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình xác định trước
các công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất
định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được
xác định.
 Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình
lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Khái niệm
 Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản thiết kế những nội
dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến
khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một
trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự
kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng
như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự
kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Yêu cầu đối với bản KHTCSK
 Về hình thức:

 Về nội dung:

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện
 Theo mức độ chi tiết (cấp quản lý, thực hiện) của kế
hoạch
 Theo phương pháp lập kế hoạch
 Theo quy trình tổ chức sự kiện
 Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự
kiện

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện
 Mô tả một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công việc
 Xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng
mục công việc
 Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân làm căn cứ
việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả.
 Xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc
phục
 Tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một
cách đầy đủ chính xác
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Căn cứ khi lập bản KHTCSK
 Chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện
 Hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận
 Khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Yêu cầu khi lập bản KHTCSK
 Đảm bảo:
 Phù hợp với nguồn lực, chương trình đã thống nhất
 Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng và rủi
ro
 Tính hệ thống, toàn diện, chi tiết, khả thi

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức
sự kiện
1. Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện
2. Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
3. Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
4. Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện
5. Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
6. Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí
cho sự kiện
7. Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện
8. Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên
9. Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho sự kiện
 Cần căn cứ vào file (tập tin) lập dự toán ngân sách trước
đây tiến hành bổ sung hoặc cắt giảm các hạng mục chi
phí có liên quan.
 Thay đổi tăng/ giảm
 Lập lịch thanh toán, phương thức thanh toán

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Mục tiêu và ngân sách sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Mục tiêu sự kiện
 Là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự
kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra
nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự
kiện

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Tại sao chúng ta phải xác định mục tiêu …?
 Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện
 Chỉ ra cái mọi người tham gia sự kiện, cuộc họp mong đợi là gì, tạo ra động lực
 Cung cấp cơ sở cho việc đo lường và đánh giá kết quả đạt được.
 Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình
 Làm tăng khả năng điều phối các hoạt động và làm việc theo nhóm
 Cung cấp phương tiện đo lường sự đóng góp thực sự của các ý tưởng và của mọi người.
 Giúp cho việc xác định các nội dung chính của trách nhiệm và nhiệm vụ (phân tích công
việc)
 Cung cấp nền tảng cho quá trình đạt được các kết quả mong đợi đối với tổ chức, sự kiện
và các cá nhân có liên quan.
 Cung cấp những hướng dẫn cho việc phân công nhiệm vụ cho những người dưới quyền
trong quá trình lập kế hoạch, lên chương trình và quản trị sự kiện.
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Các mục tiêu thông thường?
 Tăng cường nhận thức về thương hiệu
 Tăng cường quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác
 Tăng cường quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ
phận trong doanh nghiệp
 Giới thiệu sản phẩm mới
 Thu hút khách hàng mới
 Tạo cho khách hàng và đối tác kinh nghiệm sử dụng sản phẩm
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các
sự kiện
 Họp báo, hội nghị, hội thảo
 Trao đổi thông tin, quan điểm
 Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
 Trao đổi ý kiến
 Tìm kiếm sự đồng thuận
 Tìm giải pháp cho các vấn đề tồn đọng
 Hội chợ triển lãm
 Tăng cường sự nhận diện thương hiệu
 Giới thiệu sản phẩm
 Tăng doanh số bán hàng

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các
sự kiện
 Hội nghị khách hàng
 Cảm ơn khách hàng (cả khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng và trung
gian phân phối), nhà cung cấp,…
 Gặp gỡ giao lưu
 Ghi nhận thành tích, ghi nhận thương hiệu
 Tuyên dương thành tích
 Gây quỹ
 Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện…)
 Tạo nhận thức về doanh nghiệp, tạo dựng hình ảnh
 Thu hút nhà tài trợ mới
 Thu hút người ủng hộ
 Tăng thêm tình nguyện viên cho sự kiện
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các
sự kiện
 Tôn vinh, khuyến khích (nhân viên, nội bộ doanh nghiệp)
 Ghi nhận doanh số bán hàng
 Tập hợp đội ngũ nhân viên, tăng sự gắn bó của nhân viên
 Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác
 Gặp gỡ tăng cường quan hệ giữa ban lãnh đạo với nhân viên
 Sự kiện đặc biệt
 Tạo sự chú ý, nhận biết của giới truyền thông
 Tăng cường nhận thức của công chúng
 Thu hút khách mới
 Giới thiệu sản phẩm
 Tạo dư luận về thương hiệu, tạo câu chuyện PR
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Xác định mục tiêu sự kiện
 Mục tiêu sự kiện được xác định phải căn cứ vào
 Mục tiêu chung của doanh nghiệp
 Mục tiêu hoạt động marketing

 Mục tiêu hoạt động truyền thông của doanh nghiệp

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Hệ thống và thứ bậc của các mục tiêu
 Một sự kiện có thể không chỉ hướng đến một mà hướng
tới nhiều mục tiêu khác nhau
 Nhà tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của ưu
tiên các mục tiêu (chính, phụ) để tập trung trong quá trình
tổ chức
 Xem xét tính hợp lý về số lượng cũng như thứ bậc của
mục tiêu
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Tầm quan trọng của xác định mục tiêu
 Các đặc điểm của mục tiêu (số lượng, thứ bậc, nội
dung…) sẽ tác động trực tiếp đến quy mô và ngân sách
của sự kiện
 Việc bổ sung, thay đổi mục tiêu sự kiện sẽ ảnh hưởng đến
toàn bộ chương trình, nội dung sự kiện dự định được tổ
chức

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Các đặc điểm của một mục tiêu tốt
 Các mục tiêu liên quan đến đến công việc được thực hiện
 Các mục tiêu nên được viết ra
 Các mục tiêu phải đo lường được
 Các mục tiêu xem xét tất cả các biến số của tổ chức, bao gồm
con người – đặc biệt là supervisors (các giám sát viên).
 Các mục tiêu được coi như là các hướng dẫn cho việc lập kế
hoạch và quản trị.

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt?
1. Các mục tiêu phải bắt đầu bằng một động từ.
2. Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả chính (tính đơn
trị).
3. Các mục tiêu phải làm rõ ngày hoàn thành.
4. Các mục tiêu làm rõ các yếu tố chi phí tối đa
5. Các mục tiêu phải cụ thể và đo lường được
6. Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và “khi nào” (tránh
“Tại sao” và “như thế nào”).
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt? (tiếp theo)
7. Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý có
liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn.
8. Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những những người đóng góp vào sự
thành công của mục tiêu.
9. Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được.
10. Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt được khi
có hơn một người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu.
11. Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiến hành
kiểm tra định kỳ
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
 Cây mục tiêu
Cấp độ 1

Cấp độ 2

Cấp độ 3

Cấp độ 4

Cấp độ 5
- Các rào cản tiềm năng đối với việc đạt mục tiêu

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Tại sao chúng ta phải lập/dự toán ngân sách?
 Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể thực
hiện được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô
tổ chức sự kiện .

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Các câu hỏi tiên lượng ngân sách
 Có ngân sách hay không?
 Đủ ngân sách để tổ chức sự kiện?
 Những yếu tố nào chi phối ngân sách?

định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và

lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép
minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Các bước lập ngân sách
 Bước 1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng
dẫn (chỉ dẫn)
 Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chi phí trong vòng những
hướng dẫn chung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sách
cuối cùng hay ngân sách hoạt động.

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Dự toán sơ bộ ngân sách
 Dự kiến danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức
sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí
 Dự liệu hàng hoá dịch vụ ban đầu

 Danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình

 Danh mục hàng hóa có thể bổ sung hoặc giảm bớt

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
2 vấn đề của ngân sách
 Tiền ở đâu?
 Quản lý tiền như thế nào?

minhhien@neu.edu.vn 11/26/2020
Bản proposal

minhhien@neu.edu.vn
Bản proposal
 Là bản trình bày (trên word, excel hoặc powerpoint…)
được dùng trong buổi thuyết trình với khách hàng
 Là vũ khí mang tính chiến lược quyết định thành công
của buổi trình bày

minhhien@neu.edu.vn
Nội dung
 Mục đích, căn cứ: nêu tổng quát và nói được cái khách hàng cần
 Thông tin cơ bản về event: thời gian, địa điểm, số lượng người tham
gia
 Các ý tưởng căn bản: các hoạt động gì, quà tặng ra sao…
 Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào làm gì, tiết mục ntn
 Thiết kế: ít nhất gồm banner, backdrop, sân khấu…
 Thực thi: lịch trình sơ bộ
 Ngân sách thực hiện

minhhien@neu.edu.vn
Các phần của proposal
 Chủ đề, ý tưởng (event concept- idea – theme)
 Kịch bản chương trình (event flow)
 Thiết kế hình ảnh (creative design)
 Kế hoạch truyền thông (communication plan)
 Ngân sách và thời gian (budget and timeline)

minhhien@neu.edu.vn