CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT)

Môn học: Quản trị dự án

Chương 1: Tổng quan về Dự án và Quản trị dự án

Chủ đề 2: Tổng quan về Quản trị Dự án

Xin chào các anh chị

Trong video này, chúng ta cùng tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về quản trị dự án.

Slide 2

Mục tiêu của bài giảng này là:

 Giúp các anh chị giải thích được các vấn đề về quản trị dự án, bao gồm: mục tiêu,

quá trình, nội dung quản trị dự án.

 Giúp các anh chị giải thích được các giai đoạn QTDA và các lĩnh vực của QTDA.

Sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu các nội dung chi tiết

Slide 3

Trước tiên chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm về Quản trị dự án, tức là trả lời câu hỏi: QTDA

là gì?

QTDA được hiểu là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ vào các hoạt động dự

án để nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra, đạt được hiệu quả mong đợi
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Quản trị dự án bao gồm quá trình lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm soát các hoạt

động nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đặt ra. Quản trị dự án là quá trình phức tạp và

khác biệt so với quản trị quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Slide 4

Vậy quản trị dự án để làm gì?

Các anh chị thân mến

Như video trước có trình bày về các đặc điểm của dự án, chúng ta biết rằng các dự án luôn

khác biệt nhau, lại luôn có rủi ro, mâu thuẫn và xung đột nên việc quản trị dự án là rất khó

khăn và phức tạp, đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác giữa nhiều người, nhiều

tổ chức. Chính vì vậy quản trị dự án có vai trò quan trọng đặc biệt. Nó giúp:

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý

dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên

tham gia dự án.

 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp

thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được; Tạo điều kiện cho

việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng.

Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Slide 5

Các anh chị có thể sẽ thắc mắc: QTDA nhằm đạt mục tiêu gì?

Các mục tiêu của QTDA được đánh giá qua 2 cấp độ, cấp độ 1 là các mục tiêu thuộc về dự

án, và cấp độ 2 – cao hơn – là các mục tiêu thuộc về sự hài lòng của khách hàng

Về các mục tiêu thuộc về dự án: Dự án được xem là thành công khi: nó được hoàn thành

trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo chất lượng, và trong phạm vi chi phí dự

tính. Ba yếu tố này lại có mối quan hệ phụ thuộc nhau. Chi phí dự án sẽ tăng lên nếu yêu

cầu chất lượng cao hơn, thời gian thực hiện dự án ngắn hơn. Trong nhiều trường hợp, muốn

đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia.

Do vậy, trong quá trình quản trị dự án, các nhà quản trị hy vọng đạt được sự kết hợp tốt

nhất giữa các mục tiêu, chứ khó có thể đạt được cả ba mục tiêu một cách hoàn hảo.

Về các mục tiêu phản ánh sự hài lòng của khách hàng: đó là dự án có thoả mãn được mong

muốn và kỳ vọng của khách hàng không? sản phẩm dịch vụ do dự án cung cấp có phù hợp

với nhu cầu thị trường? được người tiêu dùng đón nhận không? Và vấn đề quan trọng nhất:

lợi nhuận của khách hàng đạt được là bao nhiêu? có đạt được như dự kiến ban đầu không?

Các mục tiêu này có quan hệ với nhau, tác động lẫn nhau và cùng đánh giá mức độ hài lòng

của khách hàng.

Slide 6

Quá trình quản trị dự án được thực hiện như sau:

 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Đầu tiên là các hoạt động khởi xướng dự án, sau đó lập kế hoạch dự án, tổ chức triển khai

thực hiện dự án, kiểm soát quá trình thực hiện và cuối cùng là kết thúc dự án.

Khởi xướng dự án là giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư, đàm phán, tìm kiếm đối tác, lựa

chọn dự án và cách thực hiện tốt nhất, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để bắt đầu dự án.

Lập kế hoạch là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn

thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.

Điều phối thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động,

thiết bị để thực hiện các công việc dự án. Để điều phối và quản lý tiến độ thời gian dự án,

cần chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu,

khi nào kết thúc).

Kiểm soát dự án là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn

thành, giải quyết những vấn đề liên quan, đề xuất các giải pháp xử lý, và lập báo cáo về

các hoạt động dự án.

Khi dự án thành công, đạt được các mục tiêu đặt ra, hoặc ngay trong trường hợp dự án thất

bại thì cũng đều cần phải kết thúc dự án một cách đúng lúc. Điều này góp phần tránh lãng

phí và phát sinh thêm các khoản chi phí không đáng có

Slide 7

Quản trị dự án cần được xem xét trên 2 góc độ: vĩ mô và vi mô

 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ở góc độ vĩ mô, Nhà nước quản lý các dự án thông qua tổng thể các biện pháp, cơ chế

chính sách, luật lệ, quy định, hướng dẫn, thủ tục… Ở góc độ vi mô, nhà quản lý dự án trong

vai trò của chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát sẽ quản trị các hoạt động dự án theo

từng giai đoạn cụ thể, và hướng vào các nội dung quản trị khác nhau như quản trị thời gian,

chi phí, chất lượng, rủi ro, mua sắm, hợp đồng, quản trị phạm vi…

Slide 8

Sau đây, chúng ta nghiên cứu về các nội dung Quản trị dự án.

Theo tài liệu hướng dẫn về QTDA (PMBOK) của Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc

tế (PMI), quản trị dự án bao gồm các lĩnh vực chính sau

 1. Quản trị phạm vi: tức là xác định, giám sát quá trình thực hiện dự án để đảm bảo đạt

được mục đích, mục tiêu đặt ra ban đầu của dự án. Cần xác định công việc nào thuộc

về dự án và phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án.

 2. Quản trị tiến độ: bao gồm việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ

nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Để quản trị thời gian dự án tốt, nhà quản trị

cần phải biết rõ mỗi công việc có thể kéo dài bao lâu, khi nào có thể bắt đầu, khi nào

nên kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.

 3. Quản trị chi phí: đây là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi tiêu theo

tiến độ đã đề ra đối với các công việc và hoạt động của dự án. Cần tiến hành tổ chức,

phân tích số liệu và lập các báo cáo về chi phí thực hiện dự án.
 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

 4. Quản trị chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho

việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn

của chủ đầu tư.

 5. Quản trị nguồn lực: chủ yếu tập trung vào quản trị đội ngũ thực hiện dự án. Nó bao

gồm việc lãnh đạo, hướng dẫn, hợp tác, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên

tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Quản trị nguồn lực tốt sẽ góp phần

sử dụng lực lượng lao động của dự án một cách có hiệu quả.

 6. Quản trị thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách

nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản trị khác nhau.

Thông qua quản trị thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án?

mức độ chi tiết và các nhà quản trị dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

 7. Quản trị rủi ro: là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro

và có kế hoạch đối phó cũng như quản trị từng loại rủi ro có khả năng xảy ra đối với

dự án.

 8. Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán: là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản

trị các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…

cần thiết cho dự án. Quá trình quản trị này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận

được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài? tiến độ cung, chất lượng

cung như thế nào?

 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

 9. Quản trị các bên liên quan đến dự án: xác định các bên liên quan đến dự án, lên kế

hoạch quản trị mối quan hệ và sự hợp tác, kết nối giữa các bên liên quan để thực hiện

dự án đạt mục tiêu đề ra, nhà quản lý dự án cần quan tâm đến việc làm sao để thúc đẩy

sự gắn bó, cam kết của các bên liên quan.

10. Quản trị tích hợp dự án: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, chi tiết hoá

các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực

hiện các công việc đó nhằm đảm bảo rằng các lĩnh vực quản trị khác nhau của dự án đã

được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.

Slide 9

Các anh chị thân mến,

Trong bài học này, các anh chị cần nắm được các vấn đề mấu chốt sau:

• Quản trị dự án là quá trình lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm soát nhằm đạt

các mục tiêu đề ra

• Quản trị dự án để làm gì?

• Dự án thành công là dự án đạt được các mục tiêu thuộc về dự án: chi phí, thời gian,

chất lượng, và các mục tiêu thuộc về khách hàng: lợi nhuận, sản phẩm dịch vụ, đạt

mục đích ban đầu

• Quản trị dự án được thực hiện thông qua quá trình khởi xướng, lập kế hoạch, thực

hiện, kiểm soát và kết thúc dự án

 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Quản trị dự án là quản trị 9 nội dung: phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân lực,

thông tin, rủi ro, hoạt động cung ứng, và quản trị tích hợp dự án