HỌC PHẦN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Khái niệm:
Sự kiện là một công cụ truyền thông hiệu quả của một cá nhân, tổ chức hay
xã hội
Sự kiện (event) là những hoạt động được lập kế hoạch, một sự việc diễn ra
tại một thời điểm hoặc một khoảng thời gian và tại một không gian xác định. Sự
kiện tập trung các ý tưởng, nguồn lực nhằm truyền đạt thông điệp và tạo ấn tượng,
thu hút sự quan tâm chú ý của đối tượng tham gia cụ thể.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công
việc: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình kế hoạch; chuẩn bị các
yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và
không gian xác định.
Đặc điểm của sự kiện
- Diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm
- Có sự tham gia của nhiều người
- Có những ý nghĩa, mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể
- Tiêu tốn một khoảng ngan sách nhất định, cần sử dụng một nguồn nhân lực
nhất định
- Nhiều trách nhiệm nặng nề, thách thức, nguy cơ đặt ra cho những người
tham gia TCSK
- Sự kiện là nguồn tạo tin lớn cho báo chí
Các thành phần tham gia trong sự kiện
- Nhà đầu tư sự kiện
- Nhà tổ chức sk
- Nhà tài trợ sk
- Khách mời và khan giả
- Khách vãng lai
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sk
Là tổ chức, doanh nghiệp cung ứng một hay một số các dv, hàng hóa bỏ trợ :
lưu trú, vui chơi giải trí, ăn uống… cho quá trình TCSK
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sk
- Giới truyền thông
Vì sao phải xác định và hiểu về các thành phần tham gia tổ chức sự kiện?
Sự kiện tổ chức để phục vụ nhiều mục đích, đối tượng chứ không đơn thuần
là nhu cầu của khan giả
Sự kiện đáp ứng nhiều yêu cầu: mục tiêu của chính quyền, yêu cầu của pháp
luật, yêu cầu của giới truyền thông, yêu cầu của nhà tìa trợ và mong đợi của cộng
đồng
Cần xác định được các thành phần liên quan và điều tiết được nhu cầu cá
nhân của mỗi thành phần. Nhu cầu này đôi khi trùng nhau, có khi trong tình trạng
mâu thuẫn với nhau
Thành công của sk được đánh giá trên sự cân bằng những nhu cầu, nguyện
vọng và quyền lợi đối lập nhau của các thành phần liên quan
Phân loại sự kiện
Quy mô:
Lớn: có mức độ ảnh hưởng quốc gia hay TG, tốn nguồn kinh phí lớn
Nhỏ: ngược lại với quy mô lớn
Thời gian:
Dài ngày
Ngắn ngày
Tính chất lặp lại
Thường niên
Không thường niên
 Chương 2: QUY TRÌNH CHUNG VỀ TCSK
Các giai đoạn tổ chức sk
Trước sự kiện -> Trong sự kiện -> Sau sự kiện

2.1. Sáng tạo ý tưởng trong tcsk

2.1.1. Hiểu vể stao ý tưởng trong tcsk
Sáng tạo là một hoạt động tạo ra bất cứ cái gì có đông thời tính mới và tính
lợi ích
Tính mới là sự khác biệt của đối tượng cho trước so với đối tượng cùng loại
ra đời trước đó về mặt thời gian
Tính lợi ích
-> Sáng tạo ý tưởng trong tổ chức sự kiện là quá trình đơn vị tcsk thông qua
sự hiểu biết về chủ sở hữu sự kiện bằng năng lực và những kinh nghiệm nghề
nghiệp để đề xuất các ý tưởng mới độc đáo nhằm thể hiện tốt nhất mục đích của sự
kiện
2.1.2. Các vấn đề liên quan đến sáng tạo trong tcsk
Quá trình tìm hiểu: Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tcsk, ta phải khai
thác nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất, yêu cầu này do chue đầu tư, các khách hang
đưa ra. Các yêu cầu này thể hiện
Xác định chủ đề sự kiện (concept)
Đưa ra các ý tưởng hướng tới chủ đề sk
Đưa ra các hình thức, phương án tổ chức sự kiện
2.1.3. Xây dựng ý tưởng tcsk
Nếu không có concept thì:
- Chương trình không thưc hiện lâu dài được
- Truyền thông không/ít đưa tin
- Chương trình nhạt
Concept: main idea, core idea là ý tưởng chủ đạo, cốt lõi xuyên suốt trong
chương trình và định hình cho sự kiện
Là kim chỉ nam định hướng triển khai sự kiện, thông qua những gì diễn ra ở sk
Phần cứng: Phần mềm:
- Production - Flow sk
- Poster - Kịch bản
 - Backdrop - Diễn giả, nghệ sĩ
- Trang phục - Hình thức biểu diễn
- Set up - Ý tưởng
Concept đến từ đâu?
- Yêu cầu của khách hàng
- Nhu cầu của nhà đầu tư
- Sự thấu hiểu của người tham dự:
+ Sự thấu hiểu một cách chi tiết nhất: đặt mình vào vị trí người tham dự xem
họ nghĩ gì, muốn gì, cần gì?
+ Từ sự thấu hiểu người tham gia từ đó liêt kê tất cả các yếu tố liên quan đến
đối tượng thưởng thức, chọn một cách tiếp cận phù hợp nhất.
+ Từ cách tiếp cận, liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục cho đến tận cùng.
Chọn một yếu tố hay nhất.
- Bản chất của sự kiện
+ Concept được khai thác từ yếu tố tính chất, đặc điểm, cảm xúc của ctrinh.
Idea – ý tưởng sk
Ý tưởng bung ra từ chủ đề của sk, những id này hỗ trợ cho việc thể hiện và
tô điểm cho việc thể hiên và tô điểm concept
Theme – diện mạo sự kiện
Là diện mạo của sự kiện bao gồm tất cả những gì liên quan đến set up, màu
sắc, bố cục,…
2.2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.2.1. Vai trò của lập kế hoạch tcsk
Điều gì sảy ra nếu chúng ta không lập kế hoạch tổ chức sk?
- Giúp hình dung tổ chức sự kiện vừa chi tiết, vừa hệ thống các hạng mục
công việc
- Đảm bảo tiến đọ chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện
- Là cơ sở để kiểm soát đánh giá kết quả
- Kiểm soát sự cố phát sinh trong sự kiện
- Giúp dự trù kinh phí tính toán và điều chỉnh ngân sách chính xác
2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
 mục chủ nội dung
đích/mục đối tượng đề/thông chương thiết kế trách nhiệm thời gian ngân sách
tiêu điệp trình

Mục đích/mục tiêu của sự kiện:

Mục đích: Mục tiêu:
Tại sao phải tổ chức sự kiện? Sự kiện tổ chức nhằm đạt được mục tiêu nào?
- Nhằm giới thiệu sp - Số lượng khách mời tham dự
- Nhằm tăng mức độ nhận biết - Số lượng người hiểu về thông điệp của sự
thương hiệu kiện
- Nhằm tăng doanh số bán hàng - Số nhà báo tới tham dự
-… - Số tin bài được đăng
-…
Mục đích quyết định mục tiêu – Mục tiêu cụ thể hóa mục đích
Không có mục đích, không tồn tại mục tiêu
Xác định, tìm hiểu đối tượng khách mời/công chúng của sự kiện

Chân
Xác định Tìm hiểu dung đối
tượng

Đối tượng chính/mục tiêu/mục đích -> Tập chung

Đối tượng có liên quan đến sự kiện
Ý tưởng cho sự kiện:
Giới thiệu khách hàng về concept
Phân công nhiệm vụ công việc
Dự toán kinh phí trong tcsk
Lập dự toán kinh phí bắt đầu từ các hạng mục cần phải tính toán kinh phí
Quy tắc tạo hạng mục:
- Từ ngoài vào trong