TỔ CHỨC SỰ KIỆN

A. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Khái niệm
● Tổ chức sự kiện là việc thực hiện một chuỗi các hoạt động, bao hàm tất cả những gì từ lớn đến
nhỏ được sắp xếp và dàn dựng trước.
● Tổ chức sự kiện có ý nghĩa thể hiện mối quan hệ giữa con người với con người
2. Đặc điểm
● Chi phí lớn
● Đối tượng cụ thể
● Độ tin cậy và khả năng tạo ấn tượng cao
● Khó điều khuyển
● Khả năng trình bày lặp đi lặp lại ý tưởng thông điệp bị hạn chế
● Tầm ảnh hưởng của sự kiện vượt không gian và thời gian
● Hiệu quả cộng hưởng với các biện pháp khác
● Đòi hỏi sự hợp tác hoàn hảo của nhiều lĩnh vực văn hóa xã hội, mỹ thuật công nghệ…
3. Phân loại
● Sự kiện theo vị trí
○ Sự kiện ngoài trời
○ Sự kiện trong nhà
● Sự kiện theo lĩnh vực
○ Sự kiện văn hóa xã hội
○ Sự kiện khoa học
○ Sự kiện doanh nghiệp
● Sự kiện theo hình thức tcsk
○ Hội nghị
○ Hội thảo
○ Hội chợ
○ Sự kiện gây quỹ
○ …..
4. Quy trình

Gồm 5 bước
● Bước 1: Hình thành ý tưởng sự kiện
○ Tìm hiểu nhu cầu và nguyện vọng của các nhóm công chúng
○ Xác định đối tượng truyền thông của sự kiện
○ Hình thành thông điệp sk
○ Hình thành ý tưởng và hình dung sự kiện
○ Lựa chọn loại hình sự kiện, quy mô, thời gian, địa điểm
○ Xác định ngân sách dự kiến
○ Xây dựng kịch bản sự kiện
○ Lên kế hoạch truyền thông
● Bước 2: Lập kế hoạch sự kiện
○ Lên đầu mục công việc
 ○ Phân công nhiệm vụ
○ Kiểm soát thời gian và chi phí
● Bước 3: Chuẩn bị sự kiện
○ Tổ chức truyền thông trước sự kiện
○ Lập danh sách khách mời, thư mời và mời khách
○ Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, không gian
○ Chuẩn bị tiệc
○ Chuẩn bị người dẫn chương trình, tiết mục tham gia sự kiện
○ Người phát ngôn và bài phát biểu tại sự kiện
○ Nhân viên phục vụ sự kiện và các tnv
○ Xin giấy phép và các vấn đề liên quan
○ Phương tiện đưa đón khách và nơi ở cho khách
○ Các chương trình cho khách mời tham gia sự kiện
○ Quà lưu niệm
○ Quay phim, chụp ảnh và công tác truyền thông
○ Quản lý rủi ro khủng hoảng
● Bước 4: Thực hiện sự kiện
○ Kiểm soát chương trình
○ Kiểm soát khách mời
○ Kiểm soát không gian sự kiện
○ Kiểm soát thời gian
○ Tổ chức cho hoạt động truyền thông
● Bước 5: Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
○ Thu dọn, kiểm kê tài sản, bàn giao trả đồ thuê
○ Họp kiểm điểm đánh giá, rút kinh nghiệm
○ Triển khai truyền thông sau sự kiện
B. NỘI DUNG LÝ THUYẾT THEO QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. BƯỚC 1: HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1. Xác định mục tiêu

❖ Những câu hỏi đặt ra trước khi tổ chức sự kiện
➢ Có nên tổ chức sự kiện hay không?
➢ Có đủ ngân sách cho sự kiện không?
➢ Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho sự kiện?
➢ Mục đích sự kiện?
➢ Sự kiện có xứng đáng với số ngân sách chi ra không?
❖ Tại sao doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện?
➢ Khi nhu cầu đối tượng nhận tin đòi hỏi
➢ Khi các công cụ truyền thông khác có ít khả năng tạo sự khác biệt, tạo ấn tượng, tạo sự
thân thiết hơn 1 sự kiện. nâng mối quan hệ lên mức cao hơn
➢ Khi khách hàng và các đối tác cần sự trải nghiệm
❖ Mục tiêu của tổ chức sự kiện
➢ Là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần
tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện
 ➢ Tại sao phải đặt ra mục tiêu?
■ Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện
■ Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình
➢ Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các sự kiện
■ Họp báo, hội nghị, hội thảo
● Trao đổi thông tin, quan điểm
● Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
● Trao đổi ý kiến
● Tìm kiếm sự đồng thuận
● Tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề tồn đọng
■ Hội chợ, triển lãm
● Tăng cường sự nhận diện thương hiệu
● Giới thiệu sản phẩm
● Tăng doanh số bán hàng
■ Hội nghị khách hàng
● Cảm ơn khách hàng, nhà cung cấp
● Gặp gỡ giao lưu
● Ghi nhận thành tích, ghi nhận thương hiệu
● Tuy dương thành tích
■ Gây quỹ
● Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện)
● Tạo nhận thức về doanh nghiệp, tạo dựng hình ảnh
● Thu hút nhà tài trợ
● Thu hút người ủng hộ
● Tăng thêm tình nguyện viên cho sự kiện
■ Sự kiện đặc biệt
● Tạo sự chú ý, nhận biết của giới truyền thông
● Tăng cường nhận thức của công chúng
● Thu hút khách mới
● Giới thiệu sản phẩm
● Tạo dư luận về thương hiệu, tạo câu chuyện PR
➢ Xác định mục tiêu sự kiện
■ Căn cứ vào
● Mục tiêu chung của doanh nghiệp
● Mục tiêu hoạt động marketing
● Mục tiêu hoạt động truyền thông của doanh nghiệp
● Hệ thống và thứ bậc của các mục tiêu
◆ Chính
◆ Phụ
■ Tầm quan trọng của xác định mục tiêu
● Các đặc điểm của mục tiêu (số lượng, thứ bậc, nội dung…) sẽ tác động trực tiếp đến quy
mô và ngân sách của sự kiện
● Việc bổ sung, thay đổi mục tiêu sự kiện sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, nội
dung sự kiện dự định được tổ chức
➢ Các đặc điểm của một mục tiêu tốt
■ Các mục tiêu liên quan đến công việc được thực hiện
■ Các mục tiêu nên được viết ra
■ Các mục tiêu phải đo lường trước
■ Các mục tiêu xem xét tất cả các biến số của tổ chức, bao gồm con người - đặc biệt là các
giám sát viên
■ Các mục tiêu được coi như là các hướng dẫn cho việc lập kế hoạch và quản trị
➢ Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt (Mô hình SMART)
■ Phải bắt đầu bằng một động từ “Tăng cường, tạo sự thu hút, ra mắt…”
■ Làm rõ một kết quả chính
■ Làm rõ ngày hoàn thành
■ Làm rõ các yếu tố chi phí tối đa
■ Phải cụ thể và đo lường được
■ Chỉ nên là rõ “cái gì” và “khi nào” tránh “tại sao” và “như thế nào”
■ Liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý có liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao
hơn
■ dễ hiểu
■ Tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt được khi có nhiều người tham gia vào thực hiện
mục tiêu
■ Ghi chép lại và tiến hành kiểm tra định kỳ
❖ Cây mục tiêu
■ Một tiến trình cung cấp cho người lập kế hoạch phương tiện để xác định liệu tất cả các
mục tiêu khả thi có được lường trước hay không
■ Một quá trình cần suy nghĩ để xác định một cách hệ thống các mục đích cho sự thực hiện
trong quá trình lập kế hoạch một sự kiện
■ Một quá trình hữu hình (trực quan) mà trong đó có các mục tiêu liên quan về mặt địa lý
với nhau
➢ Các bước tiếp cận quá trình cây mục tiêu
■ Xây dựng một mục tiêu chính (chủ đạo) - mục tiêu mức độ 1: mục tiêu nếu đạt được thì là
thành công
■ Phát triển các mục tiêu ở cấp độ 2: các mục tiêu chính liên quan đến lập kế hoạch cho
một sự kiện
■ Phát triển các mục tiêu ở cấp độ 3
■ Phát triển các mục tiêu ở cấp độ 4,5,6 ( sử dụng checklist hoặc kinh nghiệm bản thân)

1.2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

❖ Chủ đề sự kiện (Concept)
■ Là nội dung ngắn gọn, mang tính khái quát, biểu tượng, chứa đựng các ý tưởng, mục
đích, nội dung, hình thức….. của sự kiện
■ Thông qua chủ đề sự kiện, hình ảnh và nội dung sự kiện được thống nhất với nhau
➢ Hình ảnh chủ đề sự kiện
■ Trong nhiều trường hợp chủ đề sự kiện được lấy từ concept định vị hình ảnh của sản
phẩm, thương hiệu
 ■ Chủ đề sự kiện mang tính bao quát, xác định mục tiêu chung cho toàn bộ chương trình
và là kim chỉ nam kịch bản chương trình
➢ Xác định nhu cầu, mong muốn của nhà đầu tư : mục tiêu của sự kiện, ý tưởng, thời gian, địa
điểm, cách thức, hình thức, decor, kỹ xảo, hoạt động bổ trợ, cách thức lập dự toán, tính giá sự
kiện
❖ Ý tưởng sự kiện
Từ chủ đề sự kiện, người tổ chức sự kiện sẽ đưa ra các ý tưởng nhằm thể hiện và làm nổi bật chủ đề
➢ Hình thành ý tưởng (Idea)
■ Xác định nhu cầu mong muốn của các bên
■ Xác định động cơ
■ Thu hút trí tuệ tập thể để có cái nhìn nhiều chiều về sự kiện
■ Đặt mình vào vị trí người đến dự phải bỏ chi phí để đến sự kiện làm gì?
■ Cố gắng tượng tượng xem cái gì diễn ra hôm đó. Nó diễn ra như thế nào cho hiệu quả
nhất nhưng ít tốn kém nhất
➢ Diện mạo sự kiện (Theme)
Bao hàm tất cả những gì có liên quan đến phần nhìn như cách trang trí, bố cục, màu sắc… trong sự
kiện

1.3. Dự toán ngân sách và quản lý tài chính

❖ Lập ngân sách
Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể thực hiện được hay không cũng như mục tiêu sự
kiện, quy mô tổ chức sự kiện
➢ Các bước lập ngân sách
■ Bước 1: xây dựng ngân sách sơ bộ
■ Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chi phí trong vòng những hướng dẫn chung của ngân sách
sơ bộ để lập ngân sách hoạt động
➢ Dự toán sơ bộ ngân sách
■ Dự kiến danh mục hàng hóa ( hàng hóa ban đầu -> hàng hóa bắt buộc + hàng hóa có thể bổ
sung hoặc giảm bớt) và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí

❖ Tiền ở đâu?
➢ Đối với sự kiện công cộng, quy mô lớn hoặc các sk kinh doanh
Thực chất là tìm kiếm nguồn tài trợ và làm thế nào để nhà tài trợ chi tiền
■ Vận động tài trợ
● Chuẩn bị hồ sơ tài trợ tốt
● Gửi đến đúng người, đúng thời điểm
● Đưa ra thỏa thuận tốt
● Theo dõi theo đuổi tốt đối tượng
➢ Đối với sự kiện của doanh nghiệp
■ Trình bày đề án tổ chức sự kiện (Đưa ra tình huống, các yếu tố về nội dung thực hiện,
kết quả hướng tới, tài liệu hỗ trợ)
■ Đưa ra tình huống
● Dẫn luận: gọn gàng, thuyết phục
● Bối cảnh thực hiện: đảm bảo tính sát thực, thích đáng, hấp dẫn
● Tóm tắt đề án
● Trình bày
➢ Các yếu tố nội dung trong một bản đề án
■ Định hướng chung ( tên sự kiện, nhiệm vụ, các mục tiêu, tiêu chuẩn)
■ Mô tả đề án (chương trình chung, nội dung chi tiết, lịch thực hiện các hoạt động)
■ Đưa ra thị trường ( định vị trên thị trường, các đoạn thị trường mục tiêu, các chiến lược)
➢ Các yếu tố thực hiện trong một bản đề án
■ Cơ cấu tổ chức (đơn vị chịu trách nhiệm, sơ đồ tổ chức)
■ Tiến độ sơ bộ ( những thời điểm mang tính quyết định, những ngày bản lề)
■ Ngân sách sơ bộ (các khoản thu, các khoản chi)
➢ Kết quả hướng tới
■ Kết luận
■ Những ảnh hưởng tác động có được tại thời điểm diễn ra sk và trong tương lai
■ Kết quả định lượng: số khách mời, số vé bán, thời gian khách đến
■ Kết quả định tính: tác động của sk tới các bên tham gia như thế nào
❖ Quản lý ngân sách
➢ Phân cấp quản lý: là việc xác định và phân bổ những phạm vi thẩm quyền cho các cấp quản lý
➢ Giao trách nhiệm: là ủy quyền cho một người quản lý trong mỗi phạm vi thẩm quyền và giới
hạn trách nhiệm của người này
➢ Tiếp cận thông tin: là việc mỗi người phụ trách có được mọi thông tin tài chính cần thiết
❖ Báo cáo ngân sách
➢ Theo công ty hoặc theo đại lý
 ➢ Theo dự án
➢ Theo từng ban phụ trách
➢ Theo định kỳ
➢ Theo lãnh thổ
➢ Theo bản chất ( thu chi ngoại hối)
➢ Theo khách hàng hoặc nhà cung cấp

1.4. Kịch bản sự kiện

● Là việc sắp xếp các hoạt động, sự việc xảy ra trong sự kiện theo một trình tự nhất định
● Giúp cho các bộ phận dễ dàng kiểm soát nội dung và triển khai chương trình
1.4.1. Kịch bản tổng quát
● Khái niệm: Là kịch bản để trình bày cho khách hàng trong quá trình làm kế hoạch. Bao gồm
lịch trình những nội dung chính với khoảng thời gian ước đoán tương đối cho từng bộ phận và
tổng thể. Giúp người quản lý nắm bắt được nội dung gồm những tiết mục nào
● Nội dung kịch bản
○ Tiết mục và nội dung dàn dựng sơ bộ tiết mục đó
○ Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự
○ Ước toán thời gian/ thời lượng của từng nội dung
○ Ước toán thời lượng của toàn bộ chương trình
○ Ca sĩ, diễn giả tham gia và thời lượng dự kiến
1.4.2. Kịch bản chi tiết
❖ Khái niệm: Còn gọi là kịch bản nội dung hoặc kịch bản MC (MC script). Bao gồm lời dẫn theo
diễn biến của từng hoạt động trong kịch bản đường dây. Người viết cần phải có kiến thức tốt về
nội dung chương trình và các phần nội dung đều có thời lượng chi tiết
1.4.3. Kịch bản kỹ thuật
❖ Dành cho đội kỹ thuật thực hiện chương trình với các yêu cầu về: âm thanh, ánh sáng, sân khấu
❖ Cần có sự phối hợp giữa đạo diễn sân khấu và bộ phận âm thanh, ánh sáng
❖ Nội dung
➢ Tên hoạt động, thời lượng
➢ Âm thanh gì
➢ Màn chiếu gì
➢ Đạo cụ cần chuẩn bị
➢ Người phụ trách
1.4.4. Những yếu tố chính cần xác định
● Mục tiêu sự kiện
● Loại hình sự kiện được diễn ra
● Ý tưởng chủ đạo
● Thành phần tham gia
● Thời gian diễn ra/ kết thúc chương trình
● Các tiết mục bắt buộc
❖ Các cột mốc trong một kịch bản
➢ Đón khách
■ Là một phần quan trọng của bất kì sự kiện nào. Công tác đón khách trang trọng, chỉnh chu sẽ
tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách tham gia sự kiện
 ■ Các hoạt động đón khách
● Chào mừng khách mời
● Checkin
● Đeo name tag, cài hoa
● Nhận thông cáo báo chí, quà tặng
● Tea break, cocktail
● Nhạc nhẹ trình diễn
● Tương tác sản phẩm
● Trò chơi
● Check out
➢ Khai mạc chương trình
■ Hoạt động mở màn nhằm thu hút quan khách về phía sân khấu, dẫn nhập cho sự kiện và tạo
độ WOW
➢ Phát biểu
■ Phần phát biểu của nhà tổ chức và VIPS (Lời phát biểu khai mạc, lời cảm ơn, báo cáo..)
■ Kết hợp với các hiệu ứng màn hình
➢ Khoảnh khắc chủ đạo (Key moment)
■ Là phần tiết mục quan trọng nhất của chương trình ( ra mắt sản phẩm, đón nhận huy chương)
■ Cần tạo được ấn tượng mạnh mẽ cho khách mời cũng như truyền tải được thông điệp hay và ý
nghĩa
■ Là sự kết hợp giữa hình thức nghệ thuật và kỹ thuật: hình ảnh, âm nhạc, hiệu ứng màn hình
➢ Khai tiệc
➢ Phần văn nghệ giải trí
■ Được bố trí trong lúc tiệc hoặc xen kẽ giữa các tiết mục trong chương trình nhằm thay đổi
không khí
■ Phần quan trọng truyền tải ý nghĩa và thông điệp đến người tham gia trong các sự kiện nghệ
thuật
■ Không quan trọng về hình thức mà quan trọng về nội dung được xây dựng như thế nào
➢ Tiễn khách
■ Hoạt động nhằm khép lại chương trình sự kiện
■ Thường tặng kèm door gift, món quà giúp khách mời ghi nhớ đến sự kiện, sp và brand

2.BƯỚC 2: LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN

2.1. Khái niệm: Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh
sách, sơ đồ bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành giai đoạn, các bước thời
gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn
bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra
❖ Bản kế hoạch (Proposal)
➢ Chủ đề, ý tưởng ( event concept, idea, theme)
➢ Kịch bản chương trình ( event flow)
➢ Thiết kế hình ảnh (creative design)
➢ Kế hoạch truyền thông (communication plan)
➢ Ngân sách và thời gian (budget, timeline)
 ❖ Ban tổ chức sự kiện
➢ Được thành lập để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự
kiện
➢ Bao gồm những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên
môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện
2.2. Các mô hình xây dựng kế hoạch sự kiện
2.2.1. Checklist
❖ Ưu điểm: dễ sử dụng (cây mục tiêu)
❖ Nhược điểm:
➢ Không dự đoán được thời gian hoàn thành
➢ Không dự đoán được các vấn đề/ rào cản và các giải pháp tương ứng
➢ Không đưa ra được các quyết định dựa trên các phương án để hoàn thành nhiệm vụ
➢ Không thấy được mối liên hệ qua lại giữa các yếu tố của một nhiệm vụ hay giữa các
nhiệm vụ với nhau
2.2.2. Sơ đồ Gantt
❖ Khái niệm:
➢ Gantt Chart là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực
quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của
từng công việc đó.
➢ Trên sơ đồ Gantt, mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, trong đó đầu
mũi tên thể hiện thời gian bắt đầu và đuôi mũi tên thể hiện thời gian kết thúc của
công việc. Các thanh ngang này được xếp theo thứ tự thời gian và có thể chồng lên
nhau nếu có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

2.2.3. Sơ đồ PERT
❖ Bước 1: Liệt kê các công việc
❖ Bước 2: Tính thời gian của mỗi công việc

❖ Bước 3: Xác định thời gian dự trữ của các công việc
Thời gian dự trữ được tính bằng hiệu số giữa ngày được phép muộn nhất trừ đi ngày sớm
nhất (b-a)
❖ Bước 4: Xác định xác suất và độ lệch
➢ Độ sai lệch của mỗi công việc
2.3. Khách mời sự kiện
● Key contents
○ Xác định đối tượng khách mời
■ Đặc điểm khách: Là ai? Độ tuổi? Giới tính? Khu vực sinh sống? Phương tiện đi lại? Đi
cá nhân hay nhóm? Có kèm trẻ em hay không?...
■ Có những nhóm nào: Chính, phụ, mối quan hệ của các nhóm
○ Lên danh sách khách mời
■ Số lượng người trong danh sách, A;B
■ Thông tin cần có của danh sách
■ Ai lên danh sách?
● Người phụ trách
● Người hỗ trợ
○ Thiết kế thiệp mời, gửi thiệp mời
■ Xác định nội dung thiệp mời
● Những nội dung cơ bản: Tên sự kiện, tên người mời và khách mời, thời gian, địa
điểm, mô tả sự kiện
● Những nội dung khác: Chỉ dẫn cho khách ( chỗ để xe, trang phục, những hoạt
động cần chuẩn bị, hồi âm..). Dẫn dắt khách hàng (lời cảm thán, kết nối, con dấu và
chữ kí)
● Đính kèm: Mẫu vé, phong bì hồi âm…
■ Thiết kế thiệp mời
● Làm việc với người thiết kế (Cung cấp thông tin, tìm hiểu các yêu cầu, điều kiện
của bên thiết kế, rà soát và kiểm tra việc thiết kế)
■ In thiệp
■ Chuẩn bị gửi thiệp
■ Gửi thiệp mời
● Cách thức gửi: Gửi trực tiếp, gửi email, gửi bưu chính (cần hợp đồng và kiểm soát)
■ Liên lạc kiểm tra lịch trình: Cần rà soát lại về tên họ, chức danh và các thông tin khác
2.4. Lựa chọn thời điểm và quản lý thời gian
2.4.1. Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện
➢ Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn
■ Chu kỳ thời tiết
■ Khả năng có mặt của khách mời
■ Mùa vụ của sản phẩm
■ Khả năng trùng lặp với các sự kiện khác
■ Loại sự kiện thành phần tham gia, tiềm lực của nhà cung cấp
➢ Lựa chọn thời gian trong năm
■ Mùa khô trong năm: Mùa thu ở miền bắc, mùa khô ở miền nam thích
hợp với sự kiện ngoài trời
■ Mùa lễ hội: làm giảm khả năng phục vụ của các dịch vụ đồng thời
làm giảm khả năng thu hút khách tới sự kiện
■ Mùa tiêu dùng: thường được lưu ý đối với các sự kiện giới thiệu sản
phẩm, hội chợ, triển lãm
 ■ Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với các sự kiện đặc biệt cho công
chúng, các sự kiện khuyến khích
■ Đợt bùng phát dịch bệnh
➢ Lựa chọn thời gian trong tuần
■ Ngày thường giữa tuần: thích hợp với các cuộc họp, sự kiện đoàn
thể, hội thao hội nghị, chương trình vận động viên khuyến khích….
những sự kiện cần sự yên tĩnh ít sôi động hoặc những sự kiện mà
khách mời không đi cùng người thân
■ Ngày cuối tuần: thích hợp với các sự kiện đặc biệt, sự kiện gây quỹ,
sự kiện đoàn thể hoặc các sự kiện khách mời có thể đi cùng người
thân
■ Ngày thứ 2 đầu tuần: thường ít được lựa chọn để tcsk
➢ Lựa chọn thời gian trong ngày
■ Tác động tới tâm lý trạng thái và phong cách của khách tham dự, ảnh
hưởng tới bầu không khí của sự kiện
■ Cần quan tâm tới số lượng, vị trí và khoảng cách của khách từ nơi
nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện để tạo điều kiện thuận lợi
❖ Quản lý thời gian
➢ Vòng đời của sự kiện
■ Định hướng và dự kiến
● Đưa ra nhiều ý tưởng
● Làm việc với các ê kíp và đối tác
■ Khảo sát
● Tìm hiểu, nghiên cứu, so sánh những việc cần làm
● Xác định tính thích đáng và tính khả thi của các dự kiến định
hướng ban đầu
● Nghiên cứu tính khả thi (chất lượng, thời gian, ngân sách)
● Khảo sát thị trường: bao gồm cả nhóm công chúng bên ngoài
và bên trong
■ Lập kế hoạch
● Cụ thể hóa những ý tưởng ban đầu
● Trả lời câu hỏi: những việc cần làm là gì? Trong thời gian bao
lâu
● Liệt kê nguồn lực chi tiết
■ Thực hiện
● Con người: tuyển ai dùng ai, lúc nào bao nhiêu người
● Trang phục
● Trang trí và trưng bày vận chuyển
● Người phát ngôn
● Kiểm tra thông tin người đến dự
● Chuẩn bị phương án 2 cho các trường hợp
● Tập duyệt
● Bố trí khu vực nội bộ, khu vực báo chí và khu vực dành cho
khách mời
 ■ Phổ biến
■ Đánh giá
● Chỉ tiêu định lượng
● Độ thỏa mãn của người tham dự và các công chúng
● Sự tác động trở lại của sự kiện
➢ Xây dựng hành trình tổ chức
■ Sử dụng lịch trình
■ Kiểm tra các hạng mục công việc phải làm
■ Lồng ghép dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc để hình
thành lịch trình đầy đủ
■ Kiểm tra các hợp đồng: yêu cầu, kiểm tra và theo sát tiến độ đối với
các nhà cung cấp
➢ Xác định và kiểm soát các điểm mốc
➢ Xây dựng bảng nội dung công việc
2.4.2. Lựa chọn địa điểm
❖ Các bước lựa chọn địa điểm
➢ Lập các tiêu chí lựa chọn địa điểm
➢ Tìm hiểu thông tin
➢ Lên danh sách
■ Số lượng
■ Tên địa điểm, địa chỉ và thông tin liên lạc
■ Các thông tin sơ bộ liên quan đến yêu cầu địa điểm
➢ Khảo sát, kiểm tra địa điểm
■ Xem xét lại các bài viết về địa điểm
■ Liên lạc với BQL các địa điểm tiềm năng
■ Thăm quan điểm đến
➢ Đánh giá, lựa chọn
➢ Ký hợp đồng, đặt cọc và thanh toán
➢ Phối hợp triển khai sự kiện
❖ Địa điểm phải phù hợp
➢ Nội dung kịch bản sự kiện
➢ Đối tượng tham gia sự kiện
➢ Bầu không khí sự kiện
➢ Loại hình và đặc điểm sự kiện
■ Tạo không gian hài hòa và tâm lý môi trường tích cực
■ Khách tham dự phải cảm thấy thoải mái, dễ chịu, có xu hướng thân
thiện và hòa nhập với sự kiện
■ Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn
■ Hình dung tất cả các công việc và diễn biến của sự kiện để lựa chọn
địa điểm phù hợp
■ Lập bảng yêu cầu các hoạt động sự kiện và vị trí cụ thể của từng hoạt
động
➢ Ngân sách sự kiện
❖ Những chú ý khi lựa chọn địa điểm
 ➢ Sức chứa: đảm bảo 4m2 cho khách tham dự.
➢ An toàn: con người, thiết bị, môi trường. Cân nhắc mức bảo hiểm để nếu có sự cố xảy
ra mọi người đều cần được an toàn
➢ Quy chế riêng: đối với những công trình lịch sử viện bảo tàng, triển lãm nghệ thuật…
thường có những quy định riêng cần tìm hiểu và đảm bảo khách không vi phạm
➢ Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ: đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi và điều
kiện làm việc tốt để tránh nhân viên có thái độ hoặc những ảnh hưởng không tốt tới
khách mời
➢ Những khoanh vùng giới hạn:
■ Phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm
■ Làm việc với chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng như cứu hỏa,
y tế, cảnh sát
■ Phải có văn bản cho phép các hoạt động trong sự kiện như: thả bóng, đèn
trời, pháo hoa, đèn chiếu, treo băng rôn cờ phướn, âm thanh, ánh sáng, văn
nghệ…
➢ Những điểm cần hoàn thiện, bổ sung: Thông thường rất ít địa điểm hoàn chỉnh mà
phải hoàn thiện và bổ sung thêm: hệ thống đèn chiếu, âm thanh, điều kiện cách âm,
trụ cột góc khuất ảnh hưởng tới tầm nhìn khách mời nên xử lý thế nào?
❖ Những địa điểm điển hình
❖ Không gian cho sự kiện
➢ Bầu không khí sự kiện: là cảm nhận của khách hàng về sự kiện
■ Nghiêm túc - thân thiện
■ Sang trọng - bình dân
 ■ Hiện đại - truyền thống
■ Tinh tế - mộc mạc
■ Sôi động
➢ Không gian sự kiện:
Là nơi diễn ra sự kiện, bao gồm mặt bằng và môi trường xung quanh

● Âm thanh:
○ Bao gồm âm nhạc, phương tiện thu phát truyền thanh, ngôn ngữ,... tạo nên bầu
không khí cho sự kiện
○ Một số lưu ý
■ Phù hợp với bầu không khí sự kiện, loại sự kiện, khách tham dự và không gian
sự kiện
■ Được bố trí và kiểm tra nghiêm ngặt tránh rủi ro
■ Chú ý ngôn ngữ dùng trong skien: cách xưng hô, các bài hát cần được kiểm
duyệt kỹ
■ Sắp xếp không gian cho hoạt động âm thanh được thực hiện tốt nhất
● Ánh sáng
○ Là công cụ tích cực tạo ra hiệu quả môi trường
○ Phụ thuộc vào bầu không khí, không gian sự kiện
○ Gồm: ánh sáng sân khấu, ánh sáng trong phòng, ánh sáng bên ngoài, ánh sáng bảo
vệ, ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị và các ánh sáng tại cái vị trí khác nhau
trong không gian sự kiện
2.5. Các dịch vụ hỗ trợ
❖ Tổ chức đưa đón và tiếp khách
❖ F&B
❖ Giải trí
❖ Quay phim và chụp ảnh

3. BƯỚC 4: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN SỰ KIỆN

❖ BAN HÀNH CHÍNH
➢ Quản lý, điều phối tổ chức lập ngân sách, quản lý nhân sự: ví dụ quảng cáo cần bao
nhiêu người, bao nhiêu tiền nhưng k đi vào chi tiết
➢ Nên tuyển những người kín đáo trong hợp đồng nhưng dễ giao tiếp để đàm phán, ký
kết với các đối tác
❖ BAN HẬU CẦN
➢ Bộ phận phục vụ ở hậu trường ( chuẩn bị sự kiện: trang trí, đón tiếp, an ninh, ăn ở,
thông tin liên lạc…) và phục vụ ngoài sân khấu (Nghệ sĩ, MC, diễn giả phục vụ khách
mời, người tham gia sự kiện)
➢ Nên chọn những người kỹ càng ngăn nắp gọn gàng cầu toàn hay quan tâm tới tiểu
tiết
❖ BAN TRUYỀN THÔNG
➢ Giao tiếp rộng với cả bên trong lẫn bên ngoài, lẫn người trọng yếu lẫn thứ yếu
❖ BỘ PHẬN BÁN HÀNG
➢ Thông thường lựa chọn người đảm nhiệm công việc này cần người thích tiền
➢ Cần có bộ phận đối trọng để cân bằng vấn đề đạo đức với bộ phận bán hàng
3.2. TRUYỀN THÔNG CHO SỰ KIỆN
● Một số đặc điểm của sự kiện
○ Sự kiện thường diễn ra trong thời gian ngắn
○ Tầm ảnh hưởng của sự kiện mang tính chất lâu dài
○ Bản thân sự kiện là một hoạt động truyền thông
○ Sự kiện giống như 1 dịch vụ
● Các bước xây dựng chương trình truyền thông
○ Bước 1: Xác định người nhận tin
■ Thường là đối tượng khách mời của sự kiện
■ Đối với một số sk hướng tới nhóm công chúng thì tt trước, trong và
sau sự kiện có thể khác nhau
■ Xác định đối tượng nhận tin theo mô hình 5W+1H
○ Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông
○ Bước 3: Lựa chọn phương tiện truyền thông
■ Căn cứ lựa chọn phương tiện truyền thông
● Đối tượng khách mời
● Đặc điểm ngôn ngữ đặc điểm từng phương tiện truyền thông
● Ngân sách dành cho truyền thông
■ Các loại kênh truyền thông
● Kênh trực tiếp
● Kênh gián tiếp (Kênh 1,2, đa cấp)

○ Bước 4: Lựa chọn và thiết kế thông điệp

■ Căn cứ lựa chọn
● Đối tượng nhận tin
● Mục tiêu truyền thông
● Phương tiện truyền thông
■ 3 vấn đề trong thiết kế thông điệp
● Nội dung thông điệp (Nói gì?)
● Cấu trúc thông điệp (Nói như thế nào?)
● Hình thức của thông điệp
○ Bước 5: Tạo độ tin cậy của nguồn thông tin/ chọn lọc những thuộc tính của
thông tin
■ Lựa chọn nguồn phát thông điệp để gây được sự chú ý và có sức
thuyết phục
■ 3 yếu tố làm tăng sự thuyết phục của nguồn tin
● Trình độ hiểu biết - tính chuyên môn
● Mức độ tin cậy, tin tưởng của công chúng
● Tính khả ái hay mức độ mến mộ của công chúng
○ Bước 6: Thu thập thông tin phản hồi
■ Truyền thông trước sự kiện: thường là chốt danh sách khách mời
■ Truyền thông trong sự kiện: Thường là các hoạt động ghi nhận sự
chú ý, tham gia, sự hài lòng và các hoạt động thu thập ý kiến
■ Truyền thông sau sự kiện: Thường là dựa trên những diễn đàn, báo
để thu thập thông tin phản hồi