TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BẢN KẾ HOẠCH SỰ KIỆN

BÀI GIỮA KỲ MÔN QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH NĂM HỌC 2021 – 2022
 MỤC LỤC
BẢNG TIMELINE CHUẨN BỊ SỰ KIỆN ..................................................................................... 1
BẢN KẾ HOẠCH SỰ KIỆN............................................................................................................ 2
1. Mục tiêu sự kiện ........................................................................................................................... 2
2. Tên và chủ đề sự kiện ................................................................................................................... 2
3. Địa điểm tổ chức sự kiện.............................................................................................................. 3
4. Danh sách khách mời ................................................................................................................... 3
5. Chương trình kế hoạch ................................................................................................................. 4
6. Timeline sự kiện ........................................................................................................................... 5
7. Ngân sách ..................................................................................................................................... 8
8. Danh sách nhà tài trợ .................................................................................................................. 11
PHỤ LỤC ......................................................................................................................................... 12
1. Thư mời ...................................................................................................................................... 12
2. Standee ....................................................................................................................................... 13
3. Background ................................................................................................................................ 14
BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA CÁC THÀNH VIÊN ..... 15
BẢNG TIMELINE CHUẨN BỊ SỰ KIỆN
Thời gian Nội dung
- Tạo nhóm tổ chức sự kiện
14/03 - 17/03 - Lên ý tưởng, xác định mục tiêu của sự kiện
- Chọn chủ đề và tên sự kiện
Lập danh sách đối tượng đại biểu:
+ Nhà cung ứng
18/03 - 20/03 + Truyền thông
+ Khách mời
+ Ca sĩ
Xây dựng chương trình kế hoạch:
19/03 - 01/04 + Xây dựng khung chương trình
+ Xác định các hoạt động trong sự kiện
- Xác định thời gian
+ Thời gian tổng từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc sự kiện
+ Thời gian cho từng hạng mục công việc
02/04 - 15/04 - Lập bảng tiến độ:
+ Phân tích, xác định khoảng thời gian
+Tổng hợp và hệ thống hóa thành bảng tiến độ công tác chuẩn bị tổ chức
sự kiện
07/04 - 12/04 Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện
14/04 - 27/04
Chuẩn bị nhân lực: số lượng, tuyển dụng, đào tạo

- Chuẩn bị thủ tục hành chính, pháp lý cho sự kiện:

+ Giấy phép tổ chức sự kiện
+ Giấy phép treo băng rôn, vệ sinh, an ninh môi trường
16/04 - 10/05
+ Hợp đồng địa điểm
+ Hợp đồng phát sóng, biểu diễn, tài trợ, thương hiệu và logo
- Chuẩn bị giấy tờ hồ sơ, nộp và đợi giấy phép

28/04 - 03/05 Xác định ngân sách

04/05 - 14/05 Tìm nhà tài trợ cho sự kiện

1
 BẢN KẾ HOẠCH SỰ KIỆN
1. Mục tiêu sự kiện
Hưởng ứng “Năm du lịch quốc gia 2022”, đồng thời thúc đẩy du lịch phát triển lại sau đại
dịch của Cần Thơ nói chung, các tỉnh Tây Nam Bộ nói riêng. Sự kiện “Du lịch khám phá sinh thái
- văn hóa Tây Nam Bộ 2022” với chủ đề “Những dòng sông kể chuyện” được tổ chức, là cơ hội
để địa phương cùng các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm những đối tác phát triển du
lịch. Đồng thời quảng bá hình ảnh, nét đặc trưng của Tây Nam Bộ về giá trị văn hóa (như ẩm thực,
trang phục,…), di sản phi vật thể (như đờn ca tài tử,…) và du lịch sinh thái (như mùa nước nổi,
chợ nổi) đến với du khách.
Tăng cường xúc tiến, liên kết, hợp tác phát triển du lịch giữa các địa phương nhằm nâng cao
vị thế, hình ảnh con người Tây Nam Bộ.

2. Tên và chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện: “Những dòng sông kể chuyện”

Với đặc điểm hệ thống sông ngòi dày đặc nhất cả nước làm cho cuộc sống của người dân ở đây
từ văn hóa, lịch sử đến con người đều gắn liền với những dòng sông. Khơi nguồn dựa trên những
điểm độc đáo đó, sự kiện du lịch “Khám phá văn hóa - sinh thái Tây Nam Bộ 2022” với chủ đề
“Những dòng sông kể chuyện” sẽ mang đến những nét chân thực và bình dị nhất của người dân
Tây Nam Bộ. Thông qua sự kiện, hứa hẹn người tham gia sẽ có những cảm nhận và trải nghiệm
tuyệt vời.

Tên sự kiện: “Khám phá sinh thái - văn hóa Tây Nam Bộ 2022”.

Thông qua các hoạt động sinh thái và văn hóa của vùng đất Tây Nam Bộ, du khách tham gia sự
kiện sẽ có những trải nghiệm gần gũi, chân thật nhưng cũng không kém phần thú vị, hấp dẫn.

- Màu sắc trang trí sân khấu: xanh lá và vàng. Hai màu sắc này gắn liền, gần gũi với cuộc sống
của người dân nơi đây. Màu xanh là những mảng xanh của cây cối, hoa lá hay rừng của vùng đồng
bằng sông Cửu Long và màu vàng nhạt tượng trưng cho màu nước của nơi này trĩu nặng phù sa.
- Trang phục nhân viên: áo bà ba màu xanh, quần đen,̣̣̣̣̣̣ nam khăn rằn, nữ đội nón lá.
- Tiết mục, chương trình biểu diễn: hát bài Hành trình trên đất phù sa.
- Dịch vụ phục vụ tại sự kiện: hỗ trợ đi lại, nước uống.

2
3. Địa điểm tổ chức sự kiện
▪ Ngày 1&2: tổ chức tại quảng trường Bình Thủy, Cần Thơ. Với không gian rộng và thoải
mái, cho phép chúng ta tổ chức được các hoạt động có quy mô lớn cũng như có khoảng
không gian để setup sẵn những hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình một cách hiệu
quả. Bên cạnh đó, việc di chuyển đến địa điểm này cũng được dễ dàng nhờ hệ thống giao
thông thuận lợi.
▪ Ngày 3: tổ chức tại Chợ nổi Cái Răng, Bến Ninh Kiều. Là một trong số những địa điểm
mang tính biểu tượng của đất Tây Đô, do đó giúp người tham gia sự kiện có thể dễ dàng
tìm thấy địa điểm. Ngoài ra, không gian nước ở đây khá rộng có thể tổ chức các hoạt động
cho du khách trải nghiệm.

4. Danh sách khách mời

- Danh sách khách mời:
❖ Sở Du lịch của 13 tỉnh miền Tây & Sở Du lịch TP.HCM: là những người liên quan trực
tiếp đến sự phát triển về du lịch của mỗi tỉnh và là cơ hội để các tỉnh liên kết với nhau để tạo
thành vùng du lịch Tây Nam Bộ từ đó kích cầu du lịch cho khu vực.
❖ Các công ty du lịch lữ hành: là bộ phận giúp khách tham quan tại sự kiện những cái nhìn
chi tiết hơn về đất và người nơi đây, cũng như cung cấp các tour và ưu đãi cho khách góp
phần kích cầu du lịch cho vùng.
❖ Truyền thông, báo chí: giúp cung cấp nhiều thông tin về sự kiện đến nhiều đối tượng du
khách hơn, giúp mọi người dễ nắm bắt cũng như được tiếp cận được đến nhiều người.
❖ Ca sĩ : Nguyễn Phi Hùng. Mặc dù là người Hà Nội nhưng anh có một tình yêu đặc biệt
dành cho miền Tây. Với tình yêu đó anh đã có những tác phẩm về miền Tây hay, thu hút
được nhiều khán giả yêu thích. Với phong cách biểu diễn giản dị và giọng ca ngọt ngào giúp
thu hút được một lượng khách đến tham quan sự kiện.
Phương Mỹ Chi. Là một ca sĩ chuyên hát thể loại nhạc dân ca Nam Bộ Việt Nam.
Là một gương mặt trẻ được nhiều người yêu mến vì sự gần gũi và nhẹ nhàng khi trình bày
dòng nhạc nên sẽ có rất nhiều người thích những bài hát của cô.
NSƯT Trường Giang. Được mệnh danh là đệ nhị danh cầm. Là một nghệ sĩ dù
xuất thân tài tử hoạt động văn nghệ quần chúng nhưng bằng sự nỗ lực và tâm huyết với nghề
ông đã để lại cho nền âm nhạc nước nhà nói chung và Tây Nam Bộ nói riêng những bản hòa
tấu tân cổ đàn tranh vô cùng xuất sắc.
3
 NSND Bạch Tuyết - Hoàng Dũng - 14 Casper. Là sự kết hợp giữa dòng nhạc
hiện đại và cải lương. Nhạc phẩm mà các ca sĩ trình bày đã tạo viral mạnh mẽ trên các nền
tảng Facebook, Tiktok. Vì thế sẽ thu hút một lượng lớn khán giả.

- Chuẩn bị và gửi giấy mời (phụ lục)

- Kiểm tra xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời
- Chuẩn bị các điều kiện để tiếp đón, phục vụ khách mời

5. Chương trình kế hoạch

❖ NGÀY 1: Tổ chức tại quảng trường Bình Thủy, Cần Thơ
+ Lễ khai mạc (Đặc sản ẩm thực vùng chợ Nổi, bánh pía Sóc Trăng, nem Lai Vung
Đồng Tháp,...)
+ Công bố thể lệ cuộc thi ảnh “Dấu ấn miền sông nước”
+ Ẩm thực (bánh dân gian + nấu và thưởng thức cơm quê)
+ Lễ hội trang phục
+ Đờn ca tài tử
❖ NGÀY 2: Tổ chức tại quảng trường Bình Thủy, Cần Thơ
+ Trưng bày các sản phẩm làng nghề và trái cây các vùng
+ Mở các gian hàng bán sản phẩm du lịch, quà lưu niệm
❖ NGÀY 3: Tổ chức tại chợ nổi Cái Răng và bến Ninh Kiều
+ Trải nghiệm chợ nổi Cái Răng
+ Trò chơi dân gian
+ Lễ bế mạc

4
 6. Timeline sự kiện

Địa
Thời gian Nội dung Ghi chú
điểm

Ngày 1

Khai mạc sự kiện

Đón khách và hướng

dẫn du khách đến khu Lễ tân đứng đón khách và chỉ dẫn cho khách
vực check-in

Ghi nhận thông tin

khách mời đến tham Kiểm tra đủ số lượng: khách mời, phóng viên, ca
dự, dẫn khách đến vị sĩ,...
trí chỉ định

Ổn định vị trí - nơi MC thông báo khách mời ổn định vị trí trước khi bắt
diễn ra sự kiện đầu sự kiện

Văn nghệ mở màn MC giới thiệu ca sĩ và tiết mục văn nghệ

- MC giới thiệu tuyên bố lý do của sự kiện

Khai mạc - MC giới thiệu những đại biểu, khách mời trong sự Quảng
kiện trường
- Mời đại diện Sở Du lịch Cần Thơ lên phát biểu Bình
8h00 - 10h30 Thủy
Đại biểu, khách mời - Giới thiệu nội dung sự kiện, chiếu clip giới thiệu
quảng bá về sự kiện

Cuộc thi ảnh “Dấu ấn

MC thông báo thể lệ của cuộc thi
miền sông nước”

Chương trình ca nhạc Các tiết mục hát

- Nhân viên tặng quà cho 100 du khách đến sự kiện

sớm nhất
Tặng quà - MC mời những bên liên quan lên tặng hoa cho đại
diện sở du lịch các tỉnh, ca sĩ

Kết thúc lễ khai mạc Mời khách tham quan và chụp ảnh kỷ niệm

5
 Ẩm thực đặc sản vùng

Sau khi lễ khai mạc diễn ra, khách mời sẽ được tham
quan đến những gian hàng ẩm thực, thưởng thức
11h00-14h30 Gian hàng ẩm thực những đặc sản vùng đặc trưng của mỗi tỉnh trong
Tây Nam Bộ

Lễ hội trang phục

Người mẫu trình diễn những bộ trang phục truyền

thống theo trình tự những bộ sưu tập trang phục:
14h30-16h00 Trình diễn thời trang - Áo bà ba
- Trang phục các dân tộc: Khmer, Chăm,...

Đờn ca tài tử

Mời nghệ sĩ biểu diễn hát đờn ca tại sân khấu ngày
16h00-17h30 Hát Đờn ca tài tử
hội

Ngày 2

Hội chợ các sản phẩm làng nghề & ẩm thực vùng miền

- Gian sản phẩm làng nghề: hàng dệt thổ cẩm Văn
Giáo, đan bàng, dệt chiếu Long Định,...
Mở các gian hàng sản - Gian hàng trái cây đặc sản
8h30-12h30
phẩm
- Gian hàng ẩm thực: bánh dân gian, cơm quê
Quảng
trường
Quảng bá - xúc tiến du lịch Bình
Thủy
- Các công ty du lịch lữ hành sẽ mở những gian hàng
để bán sản phẩm du lịch của mình, kèm theo những
Mở gian hàng bán sản ưu đãi chỉ có trong ngày diễn ra sự kiện.
12h30-17h30 phẩm du lịch, quà lưu
- Có những gian hàng quà lưu niệm mang đậm chất
niệm
miền Tây Nam Bộ

Ngày 3

Trải nghiệm chợ nổi Cái Răng

6
 Khách mời sẽ được trải nghiệm nét đặc trưng, cuộc Chợ nổi
Tham quan Chợ nổi
5h00-8h00 sống người dân của miền sông nước thông qua việc Cái
Cái Răng
tham quan chợ nổi Răng

Trò chơi dân gian

Khách mời sẽ được xem và được tham gia những trò

chơi dân gian mang đậm chất miền Tây như:
Tổ chức các trò chơi - Đua xuồng ba lá
9h00-14h00
dân gian
- Tát mương, bắt cá
- Chạy xe qua cầu
Bến
Lễ tổng kết, trao giải và bế mạc
Ninh
Tổng kết lại những gì đã làm được trong 3 ngày diễn Kiều
Tổng kết
ra sự kiện

Tuyên bố kết quả tổng hợp được từ cuộc thi ảnh “Dấu
ấn miền sông nước” đã thông tin đến người thi vào
Trao giải thưởng ngày đầu diễn ra lễ khai mạc. Công bố người thắng
16h00-18h30
cuộc chơi và trao giải thưởng

Đại diện ban tổ chức sự kiện lên phát biểu cảm ơn các
Bế mạc đơn vị liên quan, sự có mặt của khách mời và tuyên
bố kết thúc sự kiện

7
 7. Ngân sách

Stt Khoản mục ĐVT SL Đơn giá (VNĐ) Thành tiền Ghi chú

1 Chi phí PR 67.500.000

1.1 Báo chí bài 5 3.500.000 17.500.000 Báo điện tử

Facebook, Tiktok,
Youtube, Truyền
hình
1.2 Chạy quảng cáo kênh 4 10.000.000 40.000.000
http://mvlagency.net
/mvl/bang-gia-
quang-cao

1.3 Video quảng bá sự kiện video 1 10.000.000 10.000.000

2 Chi phí địa điểm 50.000.000

Thuê quảng trường

2.1 ngày 2 20.000.000 40.000.000
Bình Thủy

Thuê sân khấu

2.2 ngày 1 10.000.000 10.000.000
bến Ninh Kiều

Chi phí thuê thiết bị, cơ sở vật

3 463.200.000
chất và các chi phí khác

3.1 Máy tính chiếc 5 500.000 2.500.000

3.2 Máy chiếu, màn hình led ngoài trời chiếc 6 650.000 3.900.000

https://bizevent.vn/to
-chuc-su-kien/bao-
3.3 Âm thanh, ánh sáng gói 1 10.000.000 10.000.000 gia-to-chuc-su-
kien/

3.4 Bàn dài chiếc 10 160.000 1.600.000

https://minhvumedi
a.vn/thiet-bi-su-
3.5 Ghế chiếc 500 40.000 20.000.000
kien/cho-thue-ban-
ghe-su-kien

https://gianhanghoic
ho.vn/chi-phi-
3.6 Rạp gian hàng rạp 20 1.500.000 30.000.000
thue-gian-hang-
hoi-cho-2/

8
3.7 Bạt che khung 10 5.000.000 50.000.000

3.8 Khung sân khấu 1 3.000.000 3.000.000

3.9 Quạt cái 50 80.000 4.000.000 Quạt công nghiệp

Setup trò chơi dưới nước

3.10 1 10.000.000 10.000.000
(ở chợ nổi Cái Răng)
Dàn dựng, thiết kế, trang trí sân
3.11 20.000.000 20.000.000
khấu

3.12 Thiết kế standee, thư mời 7.000.000 7.000.000

3.13 Hoa tươi bó 22 100.000 2.200.000

3.15 Nước suối thùng 50 100.000 5.000.000

Quà tặng cho ca sĩ, khách mời

3.16 phần 22 500.000 11.000.000

3.17 Quà tặng cho khách đến sớm nhất phần 100 100.000 10.000.000

3.18 Chụp ảnh, quay phim ngày 3 10.000.000 30.000.000

3.19 Trang phục truyền thống bộ 30 500.000 15.000.000

1 Giải Nhất –
1 chuyến du lịch 13
tỉnh miền tây
(18 triệu)

2 Giải Nhì –
mỗi giải 1 voucher
10 triệu mua các
tour tại sự kiện
Phần thưởng cho người thắng giải
3.20 giải 33 128.000.000 128.000.000 10 Giải Ba –
cuộc thi ảnh
mỗi giải 1 voucher
trị giá 5 triệu khi
mua hàng
tại sự kiện

20 Giải Khuyến
khích –
mỗi giải 1 phần
quà đặc sản trị giá
2 triệu

9
3.21 Phương tiện hỗ trợ khách di chuyển xe 10 10.000.000 100.000.000

4 Chi phí nhân sự 622.500.000

2 người (khai mạc,

4.1 MC lần 3 4.000.000 24.000.000
thời trang, bế mạc)

10 người (khai mạc,

4.2 PG giờ 6 250.000 15.000.000
bế mạc)

4.3 Nhân viên hỗ trợ ngày 3 500.000 75.000.000 50 người

Nghệ nhân làm đặc sản đến từ các

4.4 người 13 26.000.000 26.000.000
vùng

4.5 Người mẫu người 15 1.500.000 22.500.000

4.6 Ca sĩ người 6 400.000.000

4.7 Bảo vệ, an ninh người 30 500.000/ngày 45.000.000 thuê 3 ngày

4.8 Đoàn hát đờn ca tài tử đoàn 1 15.000.000 15.000.000

Chi phí xin giấy phép tổ chức sự

5 5.000.000
kiện, in ấn

6 Chi phí dự trù 110.000.000

6.1 Áo mưa chiếc 100 15.000 150.000

6.2 Que test covid cái 20 90.000 1.800.000

6.3 Khẩu trang hộp 10 30.000 300.000

6.4 Hộp thuốc y tế hộp 3 250.000 750.000

6.5 Nhân viên y tế người 7 1.000.000 7.000.000

6.6 Kinh phí dự trù phát sinh 100.000.000 100.000.000

TỔNG CỘNG 1.318.200.000

10
8. Danh sách nhà tài trợ
- Danh sách nhà tài trợ
❖ Vietravel: là một nhà tổ chức du lịch chuyên nghiệp, có tầm ảnh hưởng lớn, hỗ trợ rất
lớn trong việc kích cầu du lịch Tây Nam Bộ qua việc bán tour,…
❖ Vingroup: là một tập đoàn đa ngành lớn tại Việt Nam, có Vinpearl Phú Quốc nằm
trong vùng Tây Nam Bộ - một thương hiệu du lịch nghỉ dưỡng lớn nhất tại Việt Nam,
giúp tạo sự tin tưởng hơn trong lòng du khách cũng như khẳng định tầm cỡ của sự kiện.
- Viết bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ
- Tiếp cận các nhà tài trợ
- Đàm phán và ký kết
- Thực hiện và theo dõi

11
PHỤ LỤC

1. Thư mời

12
2. Standee

13
3. Background

14
 BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH
CÔNG VIỆC CỦA CÁC THÀNH VIÊN
Nhóm 4Flames

MỨC ĐỘ HOÀN MỨC ĐỘ ĐÓNG

ĐIỂM ĐÁNH GIÁ
HỌ VÀ TÊN THÀNH CÁ NHÂN GÓP NHÓM
(0%-100%)
(0%-50%) (0%-50%)

1. Vũ Thị Hoài Giang 100% 100% 100%

2. Nguyễn Thị Tuyết Nhi 100% 100% 100%

3. Trần Thị Hà 100% 100% 100%

4. Phan Công Đức Toàn 0% 2% 2%

15