minhhien@neu.edu.

vn

TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Ths. Nguyễn Minh Hiền
Mục tiêu môn học
 Giúp người học có kiến thức căn bản về
 Các khái niệm, thuật ngữ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

 Quy trình của một sự kiện

 Yêu cầu của các công đoạn trong quá trình tổ chức sự kiện

 Giúp người học tự rèn luyện chuyên môn TCSK

minhhien@neu.edu.vn
Phương pháp học
 Đi học đầy đủ và tự học ở nhà để nắm bắt kiến thức cơ
bản
 Tự kiểm tra kiến thức hàng ngày
 Liên hệ giữa lý thuyết với thực tế
 Làm các bài tập tình huống, bài tập nhóm

minhhien@neu.edu.vn
Yêu cầu môn học
 Tham gia tối thiểu 80% số buổi
(Lưu ý 5 buổi đầu tiên)
 Hoàn thành bài KT cá nhân và tham gia thực hiện các bài
tập nhóm
 Đọc giáo trình: Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội
của TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh

minhhien@neu.edu.vn
Yêu cầu khác
 Tích cực tìm kiếm thông tin và kiến thức bổ trợ cho bài học

 Sách
• Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate
Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other
Special Events – Judy Allen

• The Event Marketing Handbook: Beyond Logistics & Planning Paperback –

Allison Saget
minhhien@neu.edu.vn
 minhhien@neu.edu.vn

TỔNG QUAN VỀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Nội dung chương
 Khái niệm, bản chất của sự kiện
 Đặc điểm, vai trò, chức năng của hoạt động sự kiện trong
hoạt động truyền thông marketing
 Một số loại hình sự kiện
 Quy trình cơ bản của tổ chức sự kiện
 Chân dung người tổ chức sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Mục tiêu chương
 Hiểu và trình bày được ý nghĩa của Tổ chức sự kiện, các
hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần
tham gia trong sự kiện
 Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện
 Phân biệt được các loại hình sự kiện
 Nắm được quy trình tổ chức một sự kiện
 Nắm được các yêu cầu đối với người làm tổ chức sự kiện
minhhien@neu.edu.vn
Sự kiện - Event
 Là các hoạt động xã hội trong nhiều lĩnh vực
 Là công cụ truyền thông hiệu quả của cá nhân, tổ chức
hay xã hội
 Tất cả những “sự việc” có tính chất “điểm tụ” thu hút số
đông nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự
việc khi hướng tới đối tượng của họ được gọi chung là sự
kiện
minhhien@neu.edu.vn
Tổ chức sự kiện (event management)
 Một nghề
 Một ngành dịch vụ đặc thù

minhhien@neu.edu.vn
Tổ chức sự kiện
 Là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công
việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình,
kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức tiến
hành diễn biến của sự kiện trong một không gian và thời
gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến
những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng
các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự
kiện
minhhien@neu.edu.vn
Đặc điểm tổ chức sự kiện
 Chi phí lớn
 Đối tượng cụ thể
 Độ tin cậy và khả năng tạo ấn tượng cao
 Khó điều khiển
 Khả năng trình bày lặp đi lặp lại thông điệp bị hạn chế
 Tầm ảnh hưởng của sự kiện vượt không gian và thời gian
 Hiệu quả cộng hưởng với các biện pháp khác
 Đòi hỏi sự hợp tác hoàn hảo của nhiều lĩnh vực văn hoá xã hội mỹ
thuật công nghệ,…
minhhien@neu.edu.vn
Phân loại sự kiện
 Quy mô
 Không gian tổ chức
 Tính chất sự kiện
 Hình thức tổ chức
 Mục đích
 …

minhhien@neu.edu.vn
Hình thức sự kiện
 Exhibitions: triển lãm
 Trade fairs: hội chợ thương mại
 Concerts/ live performances: hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp
 Festival event: lễ hội, liên hoan
 Meeting: họp hành, gặp giao lưu
 Conference: hội thảo
 Convention: hội nghị
 Workshop: hội thảo tập huấn
 Seminar: hội thảo chuyên đề
minhhien@neu.edu.vn
Mục đích sự kiện
 Kỷ niệm, tổng kết, tôn vinh
 Khai trương, khánh thành, động thổ
 Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
 Marketing event: sự kiện liên quan đến marketing
 Promotional event: sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến
thương mại
 Brand and product launches: sự kiện liên quan đến thương
hiệu, sản phẩm
minhhien@neu.edu.vn
Các thành phần tham gia sự kiện
 Nhà đầu tư sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện (bao gồm nhà tài trợ
sự kiện)
 Nhà tổ chức sự kiện
 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện (supplier)
 Khách mời tham dự sự kiện
 Khách vãng lai tham dự sự kiện
 Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện
 Cơ quan truyền thông
minhhien@neu.edu.vn
Các giai đoạn tổ chức sự kiện

Pre event event Post event

minhhien@neu.edu.vn
Quy trình tổ chức sự kiện
 Bước 1: Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện
 Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
 Bước 3: Chuẩn bị
 Bước 4: Thực hiện sự kiện
 Bước 5: Kiểm tra đánh giá và hậu sự kiện

minhhien@neu.edu.vn
Quy trình thuê một agency
Xác định yêu Phác thảo kế Brief yêu cầu Phân tích
cầu hoạch cho agency creative brief

Phác thảo Viết proposal Viết kịch bản Viết check list
event concept p cho client event event

Triển khai sản Nghiệm thu

xuất chương trình

minhhien@neu.edu.vn
 Managing director
Project management administration
Account Planning Creative Operation Production Finance HR& Admin

Account
manager

Account
supervior

Account
executive
event specialist

minhhien@neu.edu.vn
Yêu cầu về công việc tổ chức sự kiện
 Chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề
 Tổ chức, phối hợp nhiều bộ phận
 Cường độ làm việc nặng (dead line)
 Sức ép tâm lý
 Giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau

minhhien@neu.edu.vn
Kỹ năng cần có của người TCSK
 Sáng tạo
 Viết kịch bản
 Viết proposal
 Lên checklist
 Xin giấy phép tổ chức
 Tìm và làm việc với nhà cung cấp
 Quản lý tài chính
 Phản ứng nhanh với các tình huống, hoạch định và quản lý rủi ro
 …
minhhien@neu.edu.vn
Chân dung người tổ chức sự kiện
 Kiến thức
 Hiểu biết về sản phẩm
 Hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện
 Kiến thức xã hội
 Kỹ năng
 Lập kế hoạch
 Triển khai, giám sát và đánh giá
 Xử lý tính huống
 Thái độ
 Nhiệt tình
 Cầu tiến
 Sẵn sàng đi xa
minhhien@neu.edu.vn