TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại sự kiện du lịch
1.1.1.Khái niệm sự kiện và sự kiện du lịch:
- Sự kiện là những hđ đặc biệt đc tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động
vào sự ghi nhớ tới đối tượng đc xác định.
Ví dụ: sự kiện khai trg giới thiệu sự có mặt của doanh nghiệp đó tới mọi ng
- Sự kiện du lịch là những hđ đặc biệt liên quan đến du lịch, đc tổ chức nhằm thu hút,
quy tụ số đông công chúng đồng thời thỏa mãn nhu cầu đa dạng của họ và đem lại
những giá trị kinh tế nhất định.
- Các thành phần tham gia sự kiện:
+ chủ đầu tư sự kiện
+ đvi tổ chức sự kiện
+ đvi cung ứng các dvu bổ trợ: các đvi cung ứng dvu mà đơn vị tổ chức sự kiện k
có ( địa điểm, ăn uống, giải trí, lưu trú, an ninh,…)
+ khách mời/ khán giả
+ nhà tài trợ
+ chính quyền địa phương: cấp phép
+ cộng đồng địa phương
+ tình nguyện viên
1.1.2. Đặc điểm sự kiện du lịch
- Đặc điểm về sp của dvu tổ chức sự kiện du lịch:
+ Không lưu kho, k vận chuyển đc: dịch vụ mang tính vô hình. Khách hàng
phải đến tận nơi để trải nghiệm dịch vụ
+ Sx và tiêu dùng diễn ra đồng thời: đồng thời diễn ra quá trình tổ chức và
tham gia. 1 bên sx 1 bên trải nghiệm tiêu dùng dịch vụ. Tiềm ẩn rủi ro, mọi
sai sót sẽ bị phát hiện ( MC ns sai, khán giả sẽ biết; sập sân khấu) k giống
như hàng hóa, sp sai sẽ đc check trc khi mang ra ngoài thị trường.
+ Khách hàng mua sp trc khi nhìn thấy hoặc tiêu dùng: phải mua vé mới
đến trải nghiệm.
+ Sp k lặp đi lặp lại: k lặp lại ở thành phần tham gia, thời gian tổ chức, có
thể khác địa điểm, đơn vị tổ chức, chủ đề. Thay đổi chủ đề sẽ làm cho sự
kiện mới hơn
 - Đặc điểm về lao động:
+ Chuyên môn hóa cao, đa dạng ngành nghề, máy móc khó có thể thay thế:
mỗi ng có 1 công việc, nhiệm vụ chuyên sâu vào 1 vđề. Con ng là yếu tố
quan trọng trong dịch vụ nên máy móc khó thay thế
+ Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc: phối hợp cvc giữa trưởng ban
tổ chức vs các ban khác thì mới hoàn thiện đc.
+ Cường độ làm việc cao và mang tính sự vụ: có mốc thời gian tổ chức sự
kiện nên phải chạy đua vs thời gian để tổ chức sự kiện, k phải lúc nào cx có
sự kiện đc tổ chức, có lúc các sự kiện dồn dập nhau (cuối năm, đầu năm)
+ Chịu sức ép tâm lý lớn, đòi hỏi sự sáng tạo, giao tiếp vs nhiều đối tượng:
nhiều rủi ro, cường độ cvc lớn, sức ép từ khách hàng, cấp trên… những sự
kiện cần sự sáng tạo để tạo nên sự khác biệt; sự kiện có nhiều đối tượng
khác nhau: khách hàng, khán giả, khách mời
- Đặc điểm cơ sở vật chất
+ Đa dạng, phong phú
+ Yêu cầu đặc thù cho từng loại hình, quy mô sự kiện
- Đặc điểm về hđ
+ Tính tổ chức, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng
1.1.3. Phân loại
- Theo qui mô, lãnh thổ:
o Theo qui mô: sự kiện lớn, nhỏ, vừa. ( k cụ thể)
o Theo lãnh thổ: sự kiện quốc tế ( Hoa hậu hoàn vũ, Olympic), khu vực
( ASIAN, AFF), quốc gia (lễ hội đền hùng, cuộc thi/ hđ du lịch của quốc
gia), vùng, địa phương,…
- Theo thời gian:
o Theo độ dài: sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày ( mang tính chất tương
đối) sự kiện dài ngày có thể có 1 buổi khai mạc riêng, bế mạc còn sự kiện
ngắn ngày có khai mạc, nội dung chính, bế mạc trong 1 ngày)
o Theo tần suất lặp lại: sự kiện định kì , sự kiện k định kì
- Theo k gian
o Sự kiện trong nhà:
 Ưu điểm: ít bị ảnh hưởng bởi thời tiết, an ninh chặt chẽ, có sẵn cơ sở
vật chất
  Nhược: hạn chế chỗ ngồi, k gian; k gian cố định k thể thay đổi
concept, làm hạn chế sự sáng tạo trong trang trí sự kiện
o Sự kiện ngoài trời
 Ưu điểm: k gian mở, dễ dàng xây dựng ý tưởng và sáng tạo sự kiện
 Nhược điểm: (là ưu điểm của trong nhà)
o Sự kiện kết hợp trong nhà và ngoài trời
- Theo nội dung
o Lễ hội truyền thống/ hiện đại:
 Lễ hội truyền thống: những lễ hội có từ lâu, gồm phần lễ ( lễ nghi,
tín ngưỡng) và phần hội ( trò chơi dân gian); đc tổ chức bởi chính
quyền địa phương, ng dân địa phương, hướng tới hđ cộng đồng
 Lễ hội hiện đại: festival Huế,… hướng tới khách du lịch, nâng cao
đời sống, nâng cao hình ảnh địa phương, sd nhiều hệ thống kĩ thuật,
trang thiết bị hiện đại ( do sự ptrien của xã hội)
o Sự kiện kinh doanh
o Sự kiện giáo dục, khoa học
o Sự kiện văn hóa
o Sự kiện thể thao
1.2. Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch
1.2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện
- Theo quan điểm về tổ
 là 1 quá trình kết hợp các hđ lđ cùng việc sd máy móc thiết bị, công cụ lao động thực
hiện các dv du lịch nhằm đảm bảo toàn bộ các cvc cbi các hđ sự kiện du lịch nào đó trong
1 time và k gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự những thông điệp truyền
thông
1.2.2. Nội dung tổ chức sự kiện
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch
- Cbi tổ chức sự kiện
- Tổ chức điều hành và kết thúc sự kiện
- Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện
1.3. Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch
- Xu hướng dịch chuyển dòng địa điểm tổ chức sự kiện: các sự kiện lớn k chỉ tổ
chức ở các nước Châu Âu mà hiện nay các nước Châu Á đã tổ chức đc ( thế vận
hội Trung Quốc…)
 - Xu hướng xanh hóa sự kiện du lịch: cải thiện môi trường, giảm thiểu chất thải ra
môi trường bằng cách trồng cây xanh, sd sp tái chế,… ( Olympic ở Tokyo xây
dựng 1 làng thể thao trồng nhiều cây xanh/ Olympic London 2012 khuyến khích
sd phương tiện công cộng,… đã góp phần cải thiện môi trường)
- Xu hướng tổ chức sự kiện du lịch theo chủ đề: tổ chức sự kiện có chủ đề
- Xu hướng truyền thông xã hội và sự kiện du lịch trực tuyến: do dịch bệnh nên
thường tổ chức sự kiện du lịch trực tuyến
Tăng cường các hđ truyền thông đặc biệt các phương tiện mạng xã hội, thường mỗi sự
kiện sẽ có 1 trang web hoặc fanpage riêng để quảng bá cho sự kiện
- Xu hướng chuyên nghiệp hóa trong tổ chức sự kiện du lịch: hnay các doanh
nghiệp tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp hơn, sẽ có riêng 1 đvi tổ chức
phụ trách tổ chức sự kiện có các csvc trang thiết bị hiện đại chuyên nghiệp hơn,
các ban tổ chức có kinh nghiệm,…
Các tác động của sự kiện
Tác động đến vs kinh tế và du lịch
- Tích cực:
o Quảng cáo chi điểm đến và gia tăng lượng khách: thông qua sk đó sẽ biết
đến địa phương mk hơn ( hh hoàn vũ sẽ biết VN ntn, world cup Quatar )
o Gia tăng thu nhập từ du lịch ( dịch vụ ăn uống, lưu trú, …)
o Tạo ra các cơ hội kinh doanh
o Giải quyết các vđ việc làm
o Kéo dài thời gian lưu trú, tăng chi tiêu bình quân của du khách
- Tiêu cực:
o ảnh hưởng đến sinh hoạt của dân cư địa phương
o ảnh hưởng tới hình ảnh điểm đến

CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch
2.1.1. Hình thành chủ đề sự kiện du lịch
2.1.1.1 Khái niệm
Chủ đề cho sự kiện du lịch đc hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng
chứ đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức,… của sự kiện du lịch
2.1.1.2 Hình thành chủ đề sự kiện du lịch
 - Các nhà đầu tư xđ chủ đề và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo
- Nhà đầu tư sk thg đưa ra mục đích trong việc đầu tư sk của mk, việc hình thành
chủ đề cho sự kiện du lịch đc giao cho nhà tổ chức sự kiện
 iphone
2.1.1.3. Các ý tưởng cho sự kiện
Iphone

2.2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

2.2.1
2.2.2. Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
 Phân tích tình hình
o Xem xét các bối cảnh, điều kiện, thời gian, đối tượng tham gia, nguồn lực
 Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện
o Mục tiêu của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức
sự kiện cx như các thành phần tham gia khác xđ ra nhằm phấn đấu đạt đc
trong quá trình thực hiện sự kiện
o Yêu cầu của mục tiêu
 Mục tiêu cần có ý nghĩa xác thực (chính đáng)
 Cần phải rõ ràng
 Linh hoạt và có tính khả thi
 Đảm bảo tính thống nhất
o 1 sự kiện đc tổ chức thường k chỉ hướng tới 1 mục tiêu mà nó hướng tới
nhiều mục tiêu khác nhau. Nhà tổ chức sk cần xđ đc thứ bậc của các mục
tiêu (mục tiêu chính, phụ) để tập trung trong quá trình tổ chức sự kiện
 Xây dựng các phương án tổ chức sự kiện du lịch
o Chiến lược tăng trưởng
 Lm cho sự kiện có quy mô lớn hơn
o Chiến lược ổn định
 Giữ nguyên những j mk từng làm
o Chiến lược cắt giảm
 Bối cảnh/ tài chính/ nhân lực cắt bớt
o Chiến lược kết hợp
 Có nội dung tăng, có cái cắt đi
 Đánh giá, điều chỉnh, lựa chọn phương án tổ chức tối ưu
 Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
 2.3. khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

3.1. Thành lập BTC, xác định thời gian và lập bảng tiến độ sự kiện du lịch
3.1.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện du lịch
BTC thường là những ng đứng đầu, có trách nhiệm vs đvi tổ chức sự kiện
 Ban tổ chức sự kiện: BTC phải đc thành lập ngay từ giai đoạn đầu để giúp nhà
quản trị thực hiện các công việc cbi cho sự kiện
 BTC bao gồm những thành viên thuộc những tphan khác nhau, có khả năng tổ
chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện (có kĩ
năng trình độ chuyên môn nhất định, biết cách tổ chức và điều phối công việc,
 Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò trưởng BTC vs những nvu cụ thể
 Nhân lực cho dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch rất đa dạng
3.1.2. Xác định thời gian và lập bảng tiến độ sự kiện du lịch
 Xác định thời gian:
o Trc hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức
sự kiện. Đây là mức độ khống chế toàn bộ thời gian các hạng mục công
việc chuẩn bị
o Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xđ thời gian cho từng hạng mục công
việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác
định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc
o Xác định phương pháp cbi cho thích hợp: phương pháp cuốn chiếu, pp các
dòng chảy song song và pp kết hợp
 Lập bảng tiến độ
o Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc trong skdl
o Xđ khoảng thời gian cần thiết để cbi cho từng công việc
o Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong công tác cbi
o Tổng hợp bảng tiến độ để tiến hành tổ chức sk
3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và pháp lý cho sự kiện du lịch
3.2.1. cbi địa điểm cho sự kiện du lịch
 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 o B1: ptich yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp ( yêu cầu của sự
kiện dựa trên các tiêu chí lựa chọn địa điểm ở dưới)
o B2: tìm các địa điểm tổ chức sự kiện ( nguồn tìm địa điểm: internet, đối tác
cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện, qua các sự kiện tương tự)
o B3: Khảo sát địa điểm
o B4: Thống nhất giá cả và các điều khoản
o B5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận
 Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
o Phù hợp vs mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện
o Mức độ phù hợp vs quy mô sự kiện (sức chứa): căn cứ vào số lượng ng
tham dự, ước tính
o Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển: việc tiếp cận liên quan đến
khách mời, nhân lực, vận chuyển các trang thiết bị âm thanh ánh sáng để
phục vụ cho tổ chức sự kiện, … nếu dễ dàng tiếp cận thì thuận lợi trong
việc tổ chức
o Tiện ích và dịch vụ sẵn có: địa điểm đã có sẵn tiện ích, dvu chưa?
o An ninh, an toàn, bảo hiểm: tránh vấn đề liên quan đến sự ra vào trong sự
kiện ( truy cập k đc phép), trang thiết bị đảm bảo an toàn hay k, sân khấu
(sập sân khấu, rơi đèn, loa), mất xe,…
o Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực: đang tổ chức sự
kiện ngoài trời, thu hút sự chú ý của ng dân, xe cộ, tiếng ồn có ảnh hưởng
đến sự kiện k?
o Giá cả và thời tiết: ngân sách, dự báo trc thời tiết thời điểm nó nnao.
 Ploai địa điểm tổ chức sự kiện:
o Ploai địa điểm theo k gian
 Không gian trong nhà
 Ngoài trờic
 Kết hợp
o Ploai địa điểm tổ chức sự kiện
 Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
 Địa điểm tổ chức sự kiện bị động
Mỗi địa điểm đều có ưu nhược điểm khác nhau  ptich
 Ý nghĩa lựa chọn địa điểm tổ chức
o Địa điểm phù hợp góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu của sự kiện ( mục
tiêu của sự kiện thường là thu hút khách du lịch, nâng cao hình ảnh tổ chức
sự kiện, quảng bá hình ảnh cho điểm đến của doanh nghiệp, tổ chức. việc
lựa chọn địa điểm có quy mô, tầm cỡ, sang trọng sẽ nâng tầm đơn vị, thể
hiện hình ảnh đơn vị tổ chức sự kiện; giúp thể hiện chủ đề sự kiện )
 o Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức sự kiện thực hiện chương trình sự
kiện 1 cách tốt nhất (
o Địa điểm phù hợp sẽ tạo cho khách hàng tâm lý thoải mái, hứng thú và dễ
dàng hòa nhập vào sự kiện; góp phần tạo nên bầu không khí của sự kiện
( địa điểm chật hẹp tạo cảm giác bức bối khó chịu, địa điểm quá rộng cảm
thấy lạc lõng, âm thanh loãng,…)
o Việc lực chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến all các yếu tố khác của tổ
chức sự kiện
3.2.2. Chuẩn bị nhân lực cho sự kiện du lịch
 Xác định mô hình tổ chức lao động
o Cơ cấu Chức năng: phân thành từng bộ phận vs nhiệm vụ rõ ràng
o Vs các sự kiện nhỏ, tổ chức theo kiểu đơn giản: 1 ng lãnh đạo duy nhất, có
quyền hạn và chỉ huy toàn bộ hoạt động của nhân viên
o Mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu ma trận: kết hợp hai hay nhiều cấu trúc
khác nhau như kết hợp cơ cấu tổ chức chức năng vs cơ cấu tổ chức theo
khu vực ( phù hợp vs sự kiện tổ chức nhiều địa điểm, nhiều hoạt động trong
sự kiện)
o Cơ cấu tổ chức mạng lưới: “tổ chức ảo”, các nhà cung ứng dịch vụ gia nhập
vs công ti tổ chức sự kiện để tạo ra cấu trúc có khả năng tổ chức và phân
phối sự kiện
 Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện
o Dự báo nhu cầu nhân lực: nhận biết công việc, xác định số lượng ng cần
thiết cho 1 tập hợp công việc, lập danh sách nhân viên, tình nguyện viên vs
kỹ năng, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn để tạo thành đội ngũ nhân
viên lý tưởng
o Phân tích công việc: mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, chính sách và
thủ tục
 Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực ( bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng)
 Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực ( phân công công việc, hướng dẫn thực hiện theo
bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập,…)
 Kiểm tra và hoàn tất công tác cbi
3.2.3.1. Chuẩn bị thủ tục hành chính
 Các loại giấy phép tổ chức sự kiện
 Hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Các loại giấy phép:
  Giấy phép tiến hành sự kiện
 Giấy phép vệ sinh an toàn môi trg
 Cấp phép về nội dung
 Các giấy phép khác: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo, giấy phép đón và phục
vụ khách quốc tế,…
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện
Các bước tiến hành thủ tục hành chính ( lên mạng tra lấy ví dụ)
 Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có
 Liên hệ vs cơ quan cấp phép
 Nộp và chờ cấp phép
 Chuẩn bị giấy tờ cơ quan cấp phép yêu cầu
3.2.3.2. Vấn đề pháp lý cho sự kiện du lịch
 Hợp đồng tổ chức sự kiện
o Đối tượng kí kết hợp đồng
 Thành phần tham gia tổ chức sự kiện: đơn vị cung ứng vs nhà tổ
chức sự kiện, khách mời đặc biệt (thg k nhiều), nhà tài trợ ( chúng ta
quảng cáo cho họ, phải có qua có lại, có hợp đồng để đảm bảo sự
cam kết giữa hai bên)
o Nội dung của hợp đồng
 Điều khoản về các thủ tục hành chính
 Đối tượng của hợp đồng
 Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sp hàng hóa hoặc
yêu cầu kỹ thuật của công việc
 Giá cả
 Chế độ bảo hành: ghi rõ phạm vi, nội dung, thời gian
 Điều kiện nghiệm thu, giao nhận
 Pthuc thanh toán
 Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế
 Thời hạn, hiệu lực của hợp đồng kinh tế
 Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế
 Các thỏa thuận khác
o Tiến trình thiết lập hợp đồng
 Xđ mục tiêu
 Đàm phán
 Nguyên tắc đàm phán:
o Đàm phán là một việc tự nguyện
 o Chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên có thay đổi
thỏa thuận
o Chỉ xảy ra khi các bên hiểu rằng sự việc chỉ đc quyết
định khi có thỏa thuận chung
o Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định trong
đàm phán
o 1 cuộc đàm phán thành công là đạt đc điều cả hai bên
mong muốn
o Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của
ng đàm phán ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm
phán
 Quá trình đàm phán
o 1. Chuẩn bị đàm phán:
 Đánh giá tình hình
 Thu thập thông tin về thị trường, đối
tượng kinh doanh, đối tác, đối thủ cạnh
trnah
 Phân tích SWOT
 Đề ra mục tiêu
 Giải pháp thay thế
 Chuẩn bị nhân sự
 Lựa chọn chiến lược: cộng tác, thảo hiệp,
nhượng bộ, kiểm soát, tránh né
 Lựa chọn chiến thuật: địa điểm ( địa điểm quen
thuộc vs mk sẽ có tâm lý thoải mái hơn), thời
gian ( nắm đc điểm yếu của họ về thời gian:
thời điểm chốt …), thái độ đàm phán
o 2. Tiếp xúc ban đầu
 Mở đầu đàm phán
 Tạo không khí đàm phán
 Đưa ra đề nghị ban đầu
 Lập chương trình lm việc
 Tạo sự hiểu biết
 Im lặng
 Lắng nghe
 Quan sát
 Phân tích những lý lẽ và quan điểm
 Trl câu hỏi
o 3. Thương lượng
 
Trình bày

Thuyết phục

Nhượng bộ

Phá vỡ bế tắc: tạm dừng để giải quyết các vấn
đề khác,….
o 4. Kết thúc đàm phán
 Câu hỏi tr khi kết thúc
 Hoàn tất thỏa thuận
o 5. Rút kinh nghiệm
 Mục tiêu đạt đc chưa, rút kinh nghiệm cho lần
đàm phán tiếp theo
 Chấp nhận ban đầu
 Thỏa thuận về các điều khoản
 Ký kết hợp đồng
o Quản lý thực hiện hợp đồng
 Thương hiệu và logo
o Quyền sở hữu nhãn hiệu và logo:
 Bản quyền ghi hình/ ghi âm
 Sở hữu trí tuệ
 Lễ hội áo dài “nơi huyền thoại bắt đầu- Festival Huế 2016”
Bức ảnh Cầu Trường Tiền của tác giả Lê Huy Hoàng đã kiện
công ty TNHH Truyền thông Hạnh phúc Việt Nam- Đạo diễn
Đinh Anh Dũng vì đã sử dụng hình ảnh nền sân khấu
o Thông tin sai lệch về sự kiện: truyền thông sự kiện thg ns quá lên khi quảng
bá về sự kiện
 Bảo hiểm
o Trách nhiệm công cộng
o Các hợp đồng bảo hiểm
o Quản lý khiếu nại
CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH
4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch
4.1.1. Tổ chức đón tiếp khách mời tại nơi diễn ra sự kiện du lịch
 Nhân viên lễ tân mời khách vào khu vực lễ tân
 Hướng dẫn khách làm các thủ tục đăng lý ban đầu
 Thông kê khách mời
o Lễ tân ghi lại tên khách mời xem ai đến r đưa mc để giới thiệu khách mời
  Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
4.1.2. Tổ chức khai mạc sự kiện
 Ổn định vị trí cho thành viên, khách mời tham gia sự kiện
 Tiến hành khai mạc sự kiện theo kịch bản
o
 Tăng cường công tác giám sát, nhận diện và xử lý các tình huống phát sinh
4.2. Điều hành diễn biến sự kiện
 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
o Kiểm tra, hoàn tất công tác cbi có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình
diễn/ khu vực thi đấu
o Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình/ kịch bản chi tiết
o Điều hành hoạt động của những ng tham gia trình diễn có hiệu quả
 Điều hành khách mời, khán giả
o Dựa vào danh sách khách mời luôn kiểm soát và cập nhật khách mời đến và
khán giả trong sự kiện
o Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời ( lm việc trc
khách mời về nội dung sự kiện: khách mời có muốn phát biểu k, có muốn
tham gia trò chơi k… ; theo dõi khách mời ngồi đâu, nắm đc thông tin của
khashc mời, nếu khách mời là ng nc ngoài thì có ng phiên dịch…; đvs khán
giả: an ninh, các hđ của sự kiện, trò chơi cho khán giả, tạo bầu không khí
cho sự kiện)
o Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp
thời cho nhà quản trị sự kiện những bất thường và phối hợp giải quyết các
tình huống phát sinh
o Hướng dẫn khách mời, khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện
đúng theo kịch bản
 Điều hành các hoạt động phụ trợ
o Xác định danh mục các hđ phụ trợ: trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu,
tặng quà,..
o Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hđ phụ trợ
o Tiến hành triển khai các hđ phụ trợ
4.3. Tổ chức kết thúc skdl
 Tổ chức bế mạc sự kiện du lịch
o Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định
o Các hđ tri ân, tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu
  Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch
o Tiễn khách mời bế mạc sự kiện
o Tiễn khách rời cơ sở lưu trus
o Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra đầu mối giao thông
o Chia tay khách
 Thanh quyết toán hợp đồng tổ chức sự kiện du lịch
 Phối hợp g
 Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện du lịch
o Thu thập dữ liệu, quan sát, họp phản hồi, điều tra

o Hoàn thành báo cáo cuối cùng gửi đến các bên liên quan: đơn vị chủ nhà sự
kiện, nhà tài trợ sự kiện, các cơ quan tài trợ cho sự kiện, hội đồng và các cơ
quan chính phủ, các cơ quan quản lí du lịch
CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO
5.1. RỦI RO trong tcskdl
 Rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch là …
 Phân loại rủi ro
o Theo tiến trình dự án sự kiện: xác định vấn đề tổ chức sk  cbi triển khai
sự kiện
 Rủi ro trong lập kế hoạch:
o Theo môi trường tác động
