Học phần: Quan hệ công chúng

Chương 6

TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mục tiêu nghiên cứu của chương
Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:

1. Hiểu được bản chất, đặc điểm, các loại hình và quy trình của
tổ chức sự kiện.
2. Nắm được các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện và có thể
lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể.
3. Biết được cách thức xác định danh sách khách mời, phân
tích lựa chọn thời gian, địa điểm cũng như thiết kết không
gian phù hợp cho từng loại sự kiện và công chúng mục tiêu.
4. Bên cạnh đó, sinh viên có thể hình thành nên những hoạt
động vui chơi, quy phim chụp ảnh và tổ chức tiệc phù hợp
cho từng sự kiện.

6–2
 Nội dung của chương

6.1 Bản chất của tổ chức sự kiện

6.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

6.3 Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện

6.4 Các hoạt động chuyên biệt khác của tổ chức sự kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–3

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Khái niệm về sự kiện
Ø Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về sự kiện. Tùy
thuộc vào góc độ nhìn nhận của những người hoạt
động trong các lĩnh vực khác nhau.
Ø Trong ngôn ngữ hàng ngày, sự kiện bao gồm “bất cứ
điều gì xẩy ra, đặc biệt là cái gì đó quan trọng”
Ø Vậy sự kiện là gì?
v “một nghi lễ, lễ kỷ niệm, buổi biểu diễn hay chương trình đặc
biệt, với mục đích tạo ra để đánh dấu một hoạt động hay một
thời điểm cụ thể, hoặc để đạt mục đích xã hội, văn hóa hay
mục đích của công ty, bao gồm các hoạt động văn hóa, hoạt
động thể thao, giới thiệu sản phẩm, lễ hội âm nhạc,...”
Getz, 2005

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–4

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Khái niệm về tổ chức sự kiện
Ø Các nhà quản trị ngày càng nhận thấy vai trò của sự
kiện trong chiến lược phát triển doanh nghiệp. Chính
vì vậy doanh nghiệp mới tiến hành triển khai các sự
kiện một cách bài bản và gọi là tổ chức sự kiện
Ø Vậy tổ chức sự kiện là gì?
v “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp giữa ý
tưởng, các hoạt động lao động của con người với các công
cụ lao động, thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các hoạt
động của một sự kiện cụ thể nào đó diễn ra theo đúng kế
hoạch trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển
tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp hiệu quả,
phù hợp với mục tiêu mà cá nhân, tổ chức mong muốn đạt
được”

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–5

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Đặc điểm của tổ chức sự kiện
Ø Chúng là những sự kiện được tạo ra, lập kế hoạch và
thường được tổ chức bởi một tổ chức nhất định.
Chúng thường có một kịch bản sẵn để thực hiện.
Ø Là một trải nghiệm độc đáo. Chúng lấy sự độc đáo
thông qua chênh lệch về thời gian; thông qua nội
dung đặc biệt của chúng và thông qua những địa
điểm đặc biệt.
Ø Được kết hợp với một số hoạt động nghệ thuật chẳng
hạn như âm nhạc, biểu diễn nghệ thuật, trình chiếu
ánh sáng, thể thao,...

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–6

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Đặc điểm của tổ chức sự kiện
Ø Sự kiện nhằm truyền tải cảm xúc bên nhau [thuộc
một nhóm] và tính riêng biệt.
Ø Hầu hết các sự kiện mang đặc tính riêng biệt. Chúng
thường giải quyết một nhu cầu cụ thể nào đó của một
nhóm công chúng mục tiêu nhất định.
Ø Cuối cùng, tương tác là một tính năng quan trọng của
sự kiện. Tương tác có thể xẩy ra khi điểm thu hút
chính của sự kiện [chẳng hạn người nghệ sĩ] với
công chúng, giữa các khán giả và tất nhiên cũng giữa
nhà tài trợ sự kiện với khán giả.

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–7

 Vai trò của tổ chức sự kiện
• Vai trò của TCSK trong chiên lược PR gồm:
Ø Thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục tiêu
Ø Công cụ hiệu quả đối với việc thực hiện mục tiêu của
chiến lược PR
Ø Công cụ góp phần quan trọng với việc xây dựng văn
hóa cho mỗi tổ chức và doanh nghiệp
Ø Thể hiện sức mạnh của truyền thông một cách mạnh
mẽ nhất

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–8

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức sự kiện
Ø Đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho TCKS
Ø Xác định đúng đối tượng công chúng mục tiêu cho sự
kiện
Ø Xác định thông điệp và quảng bá cho sự kiện
Ø Xây dựng kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện
Ø Trong tổ chức sự kiện nhân lực là yếu tố quan trọng
nhất
Ø Xác định rõ ràng kế hoạch ngân sách phù hợp cho sự
kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–9

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Các loại hình tổ chức sự kiện
Ø Theo vị trí tổ chức

Sự kiện ngoài trời Sự kiện trong nhà

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–10

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Các loại hình tổ chức sự kiện
Ø Theo lĩnh vực hoạt động

Sự kiện văn hoá xã hội Sự kiện khoa học

Sự kiện doanh nghiệp

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–11

 Bản chất của tổ chức sự kiện
• Các loại hình tổ chức sự kiện
Ø Theo hình thức tổ chức sự kiện
v Họp báo
v Hội nghị, hội thảo
v Hội chợ triển lãm
v Hội nghị khách hàng
v Sự kiện gây quỹ
v Sự kiện tôn vinh khuyến khích
v Lễ kỷ niệm
v Sự kiện đặc biệt
v ……

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–12

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Các bước của lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Phân tích và hình thành mục tiêu sự kiện
2. Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện
3. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
4. Triển khai tổ chức sự kiện
5. Kiểm tra đánh giá, rút kinh nghiệm

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–13

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Phân tích và hình thành mục tiêu sự kiện
Ø Mục tiêu của sự kiện phải gắn với mục tiêu chiến
lược chung và chiến lược marketing của tổ chức
trong từng giai đoạn cụ thể.
Ø Các mục tiêu có thể:
v Tăng cường nhận thức về thương hiệu
v Tăng cường quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác
v Tăng cường quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các
bộ phận trong doanh nghiệp
v Giới thiệu sản phẩm mới
v Thu hút khách hàng mới
v Tạo cho khách hàng và đối tác kinh nghiệm sử dụng sản
phẩm

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–14

 Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các sự kiện

• Họp báo, hội nghị, hội thảo

Ø Trao đổi thông tin, quan điểm
Ø Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
Ø Trao đổi ý kiến
Ø Tìm kiếm sự đồng thuận
Ø Tìm giải pháp cho các vấn đề tồn đọng
• Hội chợ triển lãm
Ø Tăng cường sự nhận diện thương hiệu
Ø Giới thiệu sản phẩm
Ø Tăng doanh số bán hàng

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–15

 Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các sự kiện

• Hội nghị khách hàng

Ø Cảm ơn khách hàng (cả khách hàng là người tiêu dùng
cuối cùng và trung gian phân phối), nhà cung cấp,…
Ø Gặp gỡ giao lưu
Ø Ghi nhận thành tích, ghi nhận thương hiệu
Ø Tuyên dương thành tích
• Gây quỹ
Ø Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện…)
Ø Tạo nhận thức về doanh nghiệp, tạo dựng hình ảnh
Ø Thu hút nhà tài trợ mới
Ø Thu hút người ủng hộ
Ø Tăng thêm tình nguyện viên cho sự kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–16

 Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các sự kiện

• Tôn vinh, khuyến khích (nhân viên, nội bộ doanh nghiệp)

Ø Ghi nhận doanh số bán hàng
Ø Tập hợp đội ngũ nhân viên, tăng sự gắn bó của nhân viên
Ø Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác
Ø Gặp gỡ tăng cường quan hệ giữa ban lãnh đạo với nhân viên
• Sự kiện đặc biệt
Ø Tạo sự chú ý, nhận biết của giới truyền thông
Ø Tăng cường nhận thức của công chúng
Ø Thu hút khách mới
Ø Giới thiệu sản phẩm
Ø Tạo dư luận về thương hiệu, tạo câu chuyện PR

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–17

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Hình thành ý tướng
Ø Xác định nhu cầu mong muốn của các bên
Ø Xác định động cơ
Ø Thu hút trí tuệ tập thể để có cái nhìn nhiều chiều về sự
kiện
Ø Đặt mình vào vị trí người đến dự phải bỏ chi phí (thời
gian, công sức, tiền bạc…) để đến sự kiện làm gì?
Ø Cố gắng tưởng tượng xem cái gì diễn hôm đó. Nó diễn
ra như thế nào cho hiệu quả nhất ít tốn kém nhất
Ø Sự kiện là 1 cơ thể sống phải tạo cho nó một môi trường
phát triển không nên nhốt nó vào trong không gian ngột
ngạt về ngân sách thời gian để nó mất đi sức sống
Ø Tìm cách thoả thuận giữa cấp trên với cấp dưới để sự
kiện có 1 khoảng sân rộng để phát triển
TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–18
 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Ø Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm các kế hoạch:
v Nhân sự
v Ngân sách
v Thời gian
v Khách mời
v Phân tích các khả năng và rủi ro có thể xẩy ra
Ø Kế hoạch càng chi tiết cụ thể khả năng thành công
càng lớn

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–19

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Triển khai tổ chức thực hiện
Ø Đây là bước chi tiết hóa các hoạt động và chương
trình mà sự kiện phải tiến hành
Ø Các hoạt động cụ thể của sự kiện như:
v Chuẩn bị đón tiếp khách mời
v Trang trí địa điểm diễn ra sự kiện
v Các hoạt động trước khi sự kiện diễn ra
v Chương trình tổng duyệt,
v ....

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–20

 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Triển khai tổ chức thực hiện
Ø Mẫu dàn dự sự kiện
Thời Công Người phụ Nội dung diễn ra Sự cố Giải pháp
gian việc trách xẩy ra khắc phục

Ø Yêu cầu chung khi triển khai

v Chích xác thời gian
v Đảm bảo phối hợp các đối tác tham gia và các bước nhịp
nhàng
v Chuẩn bị phương án dự phòng
v Đảm bảo đủ và đúng đối tượng tham dự sự kiện
v ...
TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–21
Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Xác định khách mời
• Lựa chọn thời gian
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• Không gian sự kiện
• Các hoạt động chuyên biệt khác của sự kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–22

Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Lựa chọn thời điểm
Ø Căn cứ lựa chọn thời điểm
v Căn cứ chu kỳ thời tiết
v Căn cứ khả năng có mặt của khách mời
v Căn cứ tính mùa vụ của sản phẩm
v Tính toán đến khả năng trùng lắp với các sự kiện khác
v Ngoài ra còn căn cứ vào loại sự kiện thành phần tham gia,
tiềm lực của nhà cung cấp,…

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–23

Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Lựa chọn thời điểm
Ø Một số lưu ý
v Mùa khô trong năm: mùa thu ở miền bắc, mùa khô ở miền
nam thích hợp với nhiều sự kiện đặc biệt các sự kiện ngoài
trời
v Mùa lễ hội: sẽ làm giảm khả năng phục vụ của các dịch vụ
đồng thời giảm khả năng thu hút khách tới sự kiện
v Mùa tiêu dùng: thường được lưu ý đối với các sự kiện giới
thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm
v Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với các sự kiện đặc biệt cho
công chúng, các sự kiện khuyến khích,
v Đợt bùng phát dịch bệnh: không nên tổ chức sự kiện tại thời
điểm có dịch bệnh

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–24

Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Lựa chọn thời điểm
Ø Lựa chọn thời gian trong tuần
v Lựa chọn ngày trong tuần phụ thuộc vào loại sự kiện và
khách tham dự
v Ngày thường giữa tuần: thích hợp với các cuộc họp, sự kiện
đoàn thể, hội thảo hội nghị, chương trình động viên khuyến
khích, ...những sự kiện cần sự yên tĩnh ít sôi động hơn hoặc
những sự kiện mà khách mời không đi cùng người thân
v Ngày cuối tuần: thích hợp với các sự kiện đặc biệt, sự kiện
gây quỹ, sự kiện đoàn thể hoặc các sự kiện khách mời có
thể đi cùng người thân
v Ngày thứ 2 đầu tuần: thường ít được lựa chọn để tổ chức sự
kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–25

 Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Nội dung kịch bản sự kiện

Đối tượng tham gia sự kiện

Sự kiện phải phù hợp với Bầu không khí sự kiện

Loại hình và đặc điểm sự kiện

Ngân sách sự kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–26
 Các quyết định liên quan đến tổ chức sự kiện
• Không gian tổ chức sự kiện
Ø Bầu không khí là cảm nhận của khách mời về sự kiện
Ø Không gian sự kiên là nơi sự kiện diễn ra bào gồm:
mặt bằng và môi trường xung quanh
Ø Một số yếu tố ảnh hưởng tới lựa chọn không gian sự
kiện
v Khách mời và số lượng khách mời
v Loại hình sự kiện
v Bầu không khí sự kiện
v Nội dung, kịch bản, các hoạt động diễn ra trong sự kiện
v Các hạng mục công việc trong sự kiện có cần không gian cho
riêng mình không
v Thời gian: mùa, tháng, ngày, thời điểm trong ngày, lịch trình sự
kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–27

Các hoạt động chuyên biệt khác của sự kiện
• Hoạt động vui chơi giải trí
Ø Hoạt động giải trí
Ø Diễn viên
• Quay phim chụp ảnh
Ø Quay phim
Ø Chụp ảnh
• Tổ chức tiệc trong sự kiện

TS.. Nguyễn Đình Toàn – BM TT Marketing – Khoa Marketing – ĐH KTQD. 6–28