Thành viên nhóm 8:

Các thành viên Tổng điểm (60.5)

Nguyễn Thị Phương Anh – 32/LT1
9 điểm
(Nhóm trưởng)
Nguyễn Thị Hoa - 8/LT1 8.5 điểm

Nguyễn Thị Hảo – 7/LT2 8.5 điểm

Nguyễn Thu Hoài – 9/LT2 8.5 điểm

Nguyễn Thị Trang – 24/LT2 9 điểm

Trương Thị Ánh Duyên – 28/LT2 8.5 điểm Hoàng Thị

Minh Phương – 30/LT2. 8.5 điểm

Chủ đề: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản
trị kinh doanh Học viện Tài Chính.
MỞ ĐẦU
Hiện nay, tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực đang nhận sự quan tâm rất
lớn từ các doanh nghiệp và tổ chức trong việc ứng dụng vào những hoạt động PR
của họ. Thông qua tổ chức sự kiện sẽ giúp các tổ chức truyền tải những thông điệp
muốn hướng đến đối tượng mục tiêu tham gia sự kiện, nhằm đạt được những mục
tiêu nhất định, đặc biệt là mục tiêu truyền thông. Hơn nữa, ngày nay yếu tố quan
trọng quyết định sự phát triển thịnh vượng và bền vững của các doanh nghiệp, tổ
chức chính là con người. Vì vậy, việc đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ trở
thành nội dung quan trọng đầu tiên trong kỹ thuật làm PR nội bộ đối với các doanh
nghiệp, tổ chức. Điều đó sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về tổ chức của mình, về
nhiệm vụ của mình và cách ứng xử phù hợp với văn hóa truyền thống của tổ chức,
doanh nghiệp đó.
Nắm được tầm quan trọng của vấn đề này, với những kiến thức chúng em được
học, tìm hiểu tình hình thực tế, nhóm mạnh dạn chọn chủ đề: “Lên kế hoạch tổ
chức sự kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học
viện Tài Chính” nhằm đóng góp cơ sở lý luận cho hoạt động lên kế hoạch tổ chức
sự kiện “Gala chào tân sinh viên K59” khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài
Chính và là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu qủa trong việc lên kế
hoạch tổ chức sự kiện nội bộ nói riêng và các sự kiện nói chung.

CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN
I. Cơ sở lý luận về việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện
1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp giữa ý tưởng, các hoạt
động lao động của con người với các công cụ lao động, thực hiện các dịch vụ đảm
bảo toàn bộ các hoạt động của một sự kiện cụ thể nào đó diễn ra theo đúng kế
hoạch trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự
sự kiện những thông điệp hiệu quả phù hợp với mục tiêu mà cá nhân, tổ chức mong
muốn đạt được.
Trong việc tổ chức sự kiện có các nhân tố cơ bản sau đây:
- Chủ sở hữu sự kiện: Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện, đầu tư cho sự kiện để
qua đó thực hiện việc truyền thông nhằm gửi thông điệp đến đối tượng nhận tin.
Chủ sở hữu sự kiện có thể là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Người tổ chức sự kiện: Là người tổ chức triển khai thực hiện sự kiện. Đó là người
chịu trách nhiệm về sự thành công của sự kiện. Người tổ chức sự kiện có thể là
chính chủ sở hữu sự kiện hoặc là tổ chức được chủ sở hữu sự kiện thuê.
- Đối tượng tham dự sự kiện: Là người nhận thông điệp từ chủ sở hữu sự kiện. Tùy
từng loại hình sự kiện khác nhau mà đối tượng tham sự sự kiện cũng khác nhau.
Đó chính là công chúng mục tiêu mà sự kiện PR hướng tới.
1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Vai trò của tổ chức sự kiện trong chiến lược PR của một cá nhấn và tổ chức trên
các góc độ sau đây:
- Thu hút mạnh mẽ sự chú ý của công chúng mục tiêu đến chương trình Marketing
của cá nhân, tổ chức.
Tổ chức sự kiện là công cụ đắc lực của quan hệ công chúng hỗ trợ doanh nghiệp
triển khai chiến lược xúc tiến hỗn hợp hiệu quả. Qua đó, giúp cho doanh nghiệp
quảng bá cho công chúng hình ảnh của tổ chức, hình ảnh các sản phẩm dịch vụ, các
lĩnh vực hoạt động khác của cá nhân. Đồng thời, tổ chức sự kiện là vũ khí sắc bén
và hiệu quả cho các cá nhân tổ chức muốn khuyếch chương hình ảnh, thu hút sự
chú ý của công chúng mục tiêu đến với các hoạt động của cá nhân, tổ chức trên cơ
sở đó giúp cá nhân tổ chức đạt được những mục tiêu mà mình mong muốn.
- Tổ chức sự kiện là công cụ hiệu quả đối với việc thực hiện mục tiêu của chiến
lược PR cho các cá nhân, tổ chức.
Tổ chức sự kiện là công cụ đòn bẩy cho thành công của chiến lược PR chung,
mang lại những kết quả khả quan cho quá trình thực hiện chiến lược PR chung như:
Hỗ trợ quảng bá hình ảnh cho tổ chức, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các
nhóm công chúng trong và ngoài tổ chức...
- Tổ chức sự kiện là công cụ góp phần quan trọng với việc xây dựng văn hóa cho
mỗi tổ chức và doanh nghiệp.
Xây dựng văn hóa cho một tổ chức là nền tảng cơ bản giúp tổ chức tồn tại và
phát triển. Thông qua việc tổ chức các sự kiện dành cho cán bộ nhân viên của tổ
chức hàng năm như: Kỷ niệm ngày thành lập, các ngày lễ, kỳ nghỉ, open day... sẽ
tạo ra sự gắn bó của các thành viên trong tổ chức với nhau và tăng cường sự gắn bó
của nhân viên với tổ chức. Các hoạt động đó là một phần của hệ thống văn hóa tổ
chức, tạo thành nền nếp, giá trị truyền thống riêng có của tổ chức, giúp các nhân
viên thấm nhuần các giá trị văn hóa của tổ chức, tạo ra sự gắn kết nhất định. Đây
cũng là cơ sở để các tổ chức và doanh nghiệp thu hút và giữ gìn nhân tài tạo ra
nguồn lực trọng yếu cho sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
- Tổ chức sự kiện thể hiện sức mạnh của truyền thông một cách mạnh mẽ nhất.
Qua đó duy trì, khuếch trương phát triển uy tín, danh tiếng của các cá nhân, tổ
chức. Sức mạnh truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện được các mục tiêu
cơ bản của quan hệ công chúng, hỗ trợ các nội dung khác của quan hệ công chúng
thực thi tốt vai trò của mình.
1.3. Hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện

1.3.1. Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện cần xây dựng kế hoạch nhân sự rõ ràng, cụ thể, hợ
p lý. Bên cạnh việc quan tâm đến số lượng nguồn nhân lực cần hết sức quan tâm đế
n chất lượng nguồn nhân lực sẽ quyết định chất lượng sự kiện. Yêu cầu chung đặt r
a cho kế hoạch nhân sự là đảm bảo đủ về số lượng, chất lượng, phù hợp về cơ cấu
cũng như yêu cầu của sự kiện.
Khi xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện ác nhà quản trị cần quan tâm đến nhữn
g nội dung cơ bản sau:

● Xác định các loại nhân sự cần thiết cho việc tổ chức một sự kiện. ●

Phân bổ nguồn nhân sự hợp lý.

● Phân công nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng.

● Coi trọng công tác huấn luyện.

● Công tác kiểm tra, đánh giá và khen thưởng.

Nhân sự trong tổ chức sự kiện được chia làm hai loại:

● Nhân viên làm toàn bộ thời gian.

● Nhân viên làm bán thời gian

Khi phân bổ nguồn nhân sự cần căn cứ quy mô, đặc điểm và yêu cầu của chương tr
ình được triển khai. Việc phân bổ nhân lực dựa trên các chiến lược xây dựng từ trư
ớc, tuy nhiên trong quá trình tổ chức sự kiện cần có sự điều chỉnh nhân sự cho hợp
lý. Các bước phân bổ nguồn nhân lực:

● Xác định các hạng mục công việc và nhiệm vụ cần thực hiện.
● Xác định nhân sự cần thiết cho sự kiện

● Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tùng nhân sự.

● Phân công công việc phù hợp cới năng lực của tùng nhân sự.
Đối với các vị trí chủ chốt trong tổ chức sự kiện cần những nhân sự có khả năng
quản lý tốt, có tinh thần trách nhiệm, có khả năng xử lý tình huống, khả năng sáng
tạo

Trách nhiệm của nhân sự phụ thuộc vào nhiệm vụ và vị trí của sự kiện. Một số
nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản của các loại nhân sự trong sự kiện:

● Quản lý sự kiện: Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động và hiệu quả cả u sự
kiện, phân công các công việc đến các cị trí khác, chịu trách nhiệm trước c hủ
sở hữu sự kiện.

● Trợ lý quản lý sự kiện: Hỗ trợ quản lý các hoạt động của sự kiện.

● Trưởng các bộ phận: giám sát, điều hành các công việc cũng như nhân sự liên
quan đến bộ phận của mình, chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu quả của b ộ
phận mình đối với sự thành công chung của sự kiện.

● Nhân viên thực hiện các nhiệm vụ do trưởng bộ phân phân công, chịu trá ch
nhiệm hoàn thành các ông việc được giao theo đúng tiến dộ và mục tiêu đề r a
thực hiện đúng quy định chung sự kiện.

Để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lwujc theo yếu cầu của sự kiện, các nhà quản
trị cần quan tâm đến công tác đào tạo, huấn luyện viên. Cần cung cấp cho nhân
viên đầy đủ các thông tin liên quan đến sự kiện như: Nội dưng và thông điệp của
sự kiện, thông tin sản phẩm, dịch vụ liên qua đến sự kiện, thời gian và không gian
tổ chức sự kiện, trách nhiệm và công việc của mõi vị trí trong sự kiện. Đồng thời,
huấn luyện kỹ năng xử lý tình huống hiệu quả, quy định cần tuân thủ trong quá
trình tổ chức sự kiện.
Các nhà quản trị còn phải qua tâm tới việc phối hợp liên kết giữa các bộ phận với
nhau để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra ăn khớp và nhịp nhành. Hơn nữa cần coi
trọng công tác kiểm tra, đánh giá, rà soát thường xuyên. Có chế độ thưởng, phạt
kịpthời, công bằng, nghiêm minh nhằm tạo ra động lực để mọi người phát huy năn
g lực và cống hiến.

1.3.2. Xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện

Ngân sách sẽ quyết định quy mô, cách thức tổ chức và hiệu quả của sự kiện, vì vậy,
 cần thiết phải xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện.
Khi xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện các nhà quản trị PR cần đảm bảo nhữ
ng yêu cầu cơ bản sau đây:

● Thứ nhất: Nhà tổ chức sự kiện cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ng ân
sách để làm sự kiện. Không thể nào có kế hoạch tổ chức sự kiện mà lại khôn g
có kế hoạch ngân sách. Ngân sách có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau:
Ngân sách dành cho hoạt động PR hàng năm của doanh nghiệp, ngân sách khai
thác từ các nguồn tài trợ. Nếu đơn vị tổ chức là nhà phân phối hoặc văn phòng
đại diện thì có thể xin từ các hãng chính (Ví dụ như Yamaha Town Hà Nội tổ
chức sự kiện Noel họ xin kinh phí từ chính Yamaha tại Nhật). Khôngt hể để
ngân sách thiếu hụt khi tổ chức sự kiện. Điều đó sẽ dẫn đến việc phản tác dụng
và hậu quả khôn lường.
Khi tiến hành tổ chức một sự kiện thường phải có những hoạt động đi kèm theo
như truyền thông, quan hệ báo chí, khách mời… Sẽ thật là tệ hại khi đang triển
khai các chương trình hoạt động mà ngân sách bị cạn kiệt.

● Thứ hai: Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp việc sử dụng nguồn ngân sách
một cách hợp lý và hiệu quả cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ. Trên cơ sở xây
dựng dự toán ngân sách, các nhà quản trị cần có kế hoạch chi tiêu chi tiết, đảm
bảo thực hiện tốt mục tiêu đặt ra cho từng khâu công việc và hiệu quả của toàn
bộ sự kiện.

● Thứ ba: Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điể m
tổ chức sự kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách.
● Thứ tư: Việc chi tiêu ngân sách cần phải tuân thủ chế độ và chính sách q uản
lý tài chính của doanh nghiệp và phát luật Nhà nước.

Nội dung của kế hoạch tài chính cho tổ chức sự kiện bao gồm hai vấn đề cơ bản là:
Dự toán ngân sách và phân bổ ngân sách cho sự kiện.

a/ Dự toán ngân sách:

Trước hết, các nhà quản trị sự kiện cần phải dự kiến được khối lượng các công việc
cần phải triển khai, danh mục về hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện
cả về số lượng và chất lượng. Trên cơ sở đó, tổng hợp chi phí theo phương pháp
cộng dồn lũy kế để xác định được ngân sách dự toán cho việc tổ chức sự kiện. Cần
cố gắng dự liệu được hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng
phương pháp loại trừ, giữ lại các hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình.
Nếu dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung thêm những danh mục hàng hóa và
công việc đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán bị thiếu hụt, nhà tổ
chức phải rà soát danh mục hàng hóa đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ các công việc và
hàng hóa kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, đảm bảo tương ứng với
ngân sách dự toán có thể.

Trên thực tế, các sự kiện đều khác nhau về tính chất và quy mô cũng như nhà tổ
chức sự kiện là những chủ thể khác nhau. Vì thế mà danh mục hàng hóa, dịch vụ
và khối lượng thực hiện công việc là khác nhau.
Nói một cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần phải căn cứ vào nhu cầu thực tế và
điều kiện của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra những khối lượng công việc và
danh mục hàng hóa, dịch vụ thích hợp cho nó.

Việc dự toán ngân sách phụ thuộc rất lớn vào mục đích tổ chức sự kiện. Mục đích
tổ chức sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả
ngân sách. Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện, nhà tổ chức phải trả lời được câu
hỏi: “Sự kiện nhằm đạt mục đích gì?”. Mục đích của sự kiện chi phối đến quy mô
thiết kế và tổ chức các hoạt động trong sự kiện. Những vấn đề nêu trên sẽ tác động
vào dự toán ngân sách cho mỗi sự kiện và ngược lại, nguồn ngân sách có thể đáp
ứng cũng như tác động vào toàn bộ các yếu tố trong tổ chức sự kiện.
b/ Phân bổ ngân sách

Ngân sách cần phải được phân bổ chi tiết cho các hạng mục công việc và các hoạt
động diễn ra trong sự kiện. Điều đó không chỉ đảm bảo cho các hoạt động diễn ra
suôn sẻ, mà còn giúp các nhà tổ chức quản lý giám sát được hoạt động chi tiêu,
tránh nhầm lẫn đáng tiếc. Để phân bổ ngân sách các nhà tổ chức sự kiện cần phải
thực hiện các công việc sau:

● Lập bảng chi phí chi tiết:

Các nhà quản trị sự kiện cần phân bổ ngân sách dựa trên một bảng chi phí chi
tiết bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạt động cùng với
ngân sách kèm theo.
 ● Kiểm tra điều chỉnh tổng thể.
Sau khi lập bảng chi phí chi tiết, các nhà quản trị sự kiện cần tiếp tục rà soát lại
toàn bộ, tiến hành phân tích,
so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công
việc và tiến hành điều chỉnh cho hợp lý.

● Mỗi sự kiện có sự khác nhau về tính chất và quy mô. Vì vậy, không có m ột
công thức chuẩn cho bảng chi phí.
Khi lập bảng chi phí cần đi xuyên suốt tất cả các giai đoạn của sự kiện từ khi
bắt đầu cho đến khi kết thúc. Bảng chi phí được lập thành 2 loại: Bảng chi phí
tổng quát và bảng chi phí chi tiết. Lúc lên kế hoạch sự kiện cần phải lập một
bảng chi phí tổng quát căn cứ trên khối lượng công việc sơ bộ.
Sau đó, trong quá trình triển khai lập từng bảng chi phí chi tiết cho từng hạng
mục công việc.

Tóm lại, quản trị chi phí một cách hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả với khối
lượng ngân sách đã dự kiện là một công việc hết sức cần thiết. Sử dụng quá nhiều n
gân sách cho một sự kiện nhỏ và mục đích không lớn sẽ làm giảm đi rất nhiều tính
hiệu quả của sự kiện. Ngược lại, một sự kiện lớn về tính chất và quy mô sẽ gặp rất
nhiều khó khăn nếu bạn hết ngân sách giữa chừng. Vì vậy, quản lý ngân sách
hiệu quả thực sự là công việc có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi tổ chức sự kiện ở
mọi quy mô.
1.4. Triển khai các bước trong tổ chức sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
Việc xác định rõ mục tiêu của sự kiện là kim chỉ nam quan trọng để tổ chức một
sự kiện thành công, xây dựng hoạt động PR hiệu quả. Từ đó nhằm thực hiện các
mục tiêu chiến lược phát triển chung của tổ chức và những mục tiêu cụ thể của
chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Mục tiêu của sự kiện đưa ra có yêu cầu tất
yếu phải gắn liền với mục tiêu chiến lược chung, chiến lược Marketing của tổ chức
trong từng giai đoạn cụ thể. Qua đó giúp nhà quản trị xác định được loại hình sự
kiện, thời điểm sự kiện diễn ra, đối tượng, mục đích hướng đến...đảm bảo tính
thống nhất và hiệu quả cho sự kiện. Tuy nhiên, khi xác định mục tiêu cần đảm bảo
các nguyên tắc: Mục tiêu phải khả thi, rõ ràng, phù hợp ngân sách cho sự kiện, phù
hợp với khung thời gian cụ thể và cần được đo lường được.
Bước 2: Xác định loại hình sự kiện
Mỗi loại hình sự kiện mà nhà quản trị lựa chọn sẽ truyền tải những thông điệp
khác nhau tới đối tượng công chúng mục tiêu cũng khác nhau. Để tổ chức một sự
kiện thành công cần xuất phát từ chính mục tiêu của sự kiện, chiến lược PR cần
thực hiện cũng như đặc tính truyền thông mà mỗi loại hình sự kiện đem lại. Từ đó,
các nhà quản trị xác định loại hình sự kiện triển khai phù hợp.
Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự kiện
Xây dựng ý tưởng cho sự kiện lại là chìa khóa quan trọng quyết định thành công
của sự kiện. Một sự kiện có ý tưởng tốt sẽ thu hút đông đảo công chúng mục tiêu
và đạt được tối ưu những mục tiêu đề ra. Hình thành ý tưởng sự kiện ngoài việc
căn cứ vào mục tiêu của sự kiện, cũng như loại hình sự kiện thì cần đặc biệt chú ý
đối tượng mục tiêu.
Công chúng mục tiêu là đối tượng mà sự kiện nào cũng mong muốn thu hút nhằm
truyền tải thông điệp đến nhiều người nhất có thể. Tìm hiểu đối tượng mục tiêu
trở thành yêu cầu cần thiết trước khi tổ chức một sự kiện, nó giúp nhà quản trị biết
được tính cách, mong muốn, sở thích của họ. Từ đó, lên ý tưởng sẽ phù hợp
với nội dung, quy mô, thông điệp hướng đến nhóm đối tượng mục tiêu, phù hợp
với cảm nhận của họ và cả lực lượng truyền thông. Bên cạnh đó, yếu tố sáng tạo,
đột phá cũng không thể thiếu trong những ý tưởng tổ chức sự kiện.
Bước 4: Thiết kế sự kiện
Sau khi xây dựng một ý tưởng hay, độc đáo, sáng tạo, công việc tiếp theo mà các
nhà quan trị cần phải làm là thiết kế sự kiện. Đây là bước nhằm cụ thể ý tưởng tổ
chức sự kiện, đồng thời giúp bước lên kế hoạch sự kiện sau này được chi tiết, cụ
thể hơn. Muốn thiết kế sự kiện các nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi:
● Địa điểm diễn ra sự kiện diễn ra ở đâu?
● Thời điểm diễn ra sự kiện?
● Sự kiện diễn ra khoảng bao lâu?
● Thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải đến công chúng là gì?
● Những hoạt động trong chương trình chi tiết là gì?
● Cần thiết kế hình ảnh cho sự kiện ra sao?
Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
 Từ việc xác định mục tiêu, ý tưởng, loại hình mà sự kiện dự định hướng tới thì
để việc tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất cần phải có một bản kế hoạch đảm bảo
cho sự kiện đi theo đúng hướng mà ta đã đề ra. Kế hoạch càng chi tiết cụ thể thì
khả năng thành công càng lớn.Mỗi sự kiện khác nhau lại có kế hoạch khác nhau,
phụ thuộc vào ý tưởng, mục tiêu, thông điệp và nguồn lực cụ thể.
Một kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ bao gồm các kế hoạch về: Nhân sự, ngân
sách, thời gian, khách mời tham dự, phân tích các khả năng và rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, ba vấn đề then chốt cần phải giải quyết
hàng đầu là kế hoạch ngân sách, kế hoạch nhân lực và khách mời của sự kiện:
- Ngân sách sẽ quyết định quy mô, cách thức tổ chức và hiệu quả của sự kiện. Rõ
ràng rằng, mọi vấn đề chỉ được xây dựng trên nền tảng tiềm lực kinh tế vững
chắc. Tuy nhiên nguồn tài chính không là vô hạn. Việc sử dụng hợp lý ngân sách
tổ chức luôn là vấn đề ưu tiên hàng đầu đối với hầu hết các quyết định được đưa
ra. Vậy nên việc xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện là thực sự cần thiết.
- Bên cạnh việc lên kế hoạch hợp lý cho ngân sách thì nhân sự cũng góp phần quan
trọng dẫn đến sự thành công của sự kiện. Trong suốt quá trình tổ chức một sự
kiện cần phải chú trọng cân đối giữa số lượng nguồn nhân lực cũng như chất
lượng nguồn nhân lực. Kế hoạch nhân sự đặt ra là đảm bảo đủ về số lượng, phù
hợp về cơ cấu, đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu của sự kiện đó.
- Cuối cùng, nhân tố không kém phần quan trọng chính là đối tượng tham gia sự
kiện. Đối tượng tham gia sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu mà sự kiện theo đuổi.
Một kế hoạch hoàn hảo về đối tượng tham gia không chỉ bao gồm xác định cụ
thể đối tượng, thành phần tham dự mà còn là phương pháp để thu hút người tới
tham dự. Thất bại lớn nhất của sự kiện là không thu hút được đủ số lượng đối
tượng đến tham gia.
Bước 6: Triển khai tổ chức sự kiện
Đây là bước chi tiết hóa các ý tưởng, hoạt động mà sự kiện cần tiến hành. Các
nhà quản trị cần triển khai các hoạt động cụ thể của sự kiện như: Chuẩn bị đón tiếp
khách mời, trang trí địa điểm diễn ra sự kiện, các hoạt động diễn ra sự kiện, chương
trình tổng duyệt... Đây là bước vô cùng quan trọng cho tổ chức sự kiện. Khi tổ
chức sự kiện cần triển khai theo mẫu sau:
Thời Công Người Nội dung
 gian việc phụ Sự cố
trách Giải pháp khắc
diễn ra
xảy ra
phục

Yêu cầu chung khi tổ chức sự kiện là:

● Chính xác thời gian
● Đảm bảo phối hợp đối tác tham gia và các bước nhịp nhàng
● Chuẩn bị các phương án dự phòng
● Đặcbiệt yếu tố an toàn phải được chú trọng
● Đảm bảo đủ và đúng đối tượng tham gia sự kiện

● Coi trọng người điều hành và MC có tính sáng tạo.

Khi triển khai chương trình những người điều hành phải phân tuyến hoạch định và
lên kế hoạch chi tiết theo mẫu sau đây:
● Phân tuyến hoạch định:
Tuyến Ngư Những đối Nhân Khác Lực
nhân vật ời tác tham sự cốt Những lượng
tha gia tổ chức lõi h báo chí
m (bao gồm của người truyền
dự cứu công ty hàng thông
tổ tham gia
thương,
cứu hỏa, chức tiêu biểu
Tuyến công event
tỉnh vật an)
 Địa
điểm,
sân
khấu
Những
sản
phẩm
trang trí,
thương
hiệu từ
trong ra
ngoài,
trang phục
Âm
thanh
ánh
sáng

An toàn,
cứu
thương,
cứu hỏa

Những
vận dụng
(thư mời,
quảng cáo,
thư báo)

Những vật
 dụng sau
sự kiện

● Kịch bản chi tiết:

Để sự kiện thực sự sống động, thú vị, điều quan trọng nhất là không để thời
gian chết, đặc biệt trên sân khấu, trong kịch bản chi tiết cần có các phương án dự
phòng cho MC xử lý tình huống khi có sai lệch về thời gian của những người mới
hoặc vắng mặt tiết mục tham dự trong sự kiện.
Thời Tiết Nghệ Nội dung diễn ra (toàn cảnh Sự Giải
gian mục sĩ, sânkhấu của sự kiện cố pháp
người có khắc
phụ phục
Hì Âm thể
trách Ánh Màn
nh
ản Camer xảy
h thanh hình
sáng ra
a

Bước 8: Kết thúc sự kiện, đánh giá và rút kinh nghiệm.

Tổ chức sự kiện là hoạt động truyền thông có tầm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy
tín của cá nhân, tổ chức. Vì vậy, sau mỗi sự kiện cần thiết có công tác đánh giá, rút
kinh nghiệm và bài học tạo ra khung chương trình cho các sự kiện tương tự kế tiếp.
Đồng thời đánh giá hiệu quả sự kiện mang lại và chi phí bỏ ra tổ chức sự kiện có
tương xứng hay không? Nguyên nhân của việc tổ chức sự kiện thành công hay thất
bại để có bài học kinh nghiệm và cơ sở triển khai các sự kiện tiếp theo.

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN “GALA CHÀO TÂN SINH
VIÊN” KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
2.1 Khái quát, ý nghĩa của “Gala chào tân sinh viên” khoa
Quản trị kinh doanh Học viện Tài Chính
“Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh doanh là một trong những hoạt động
thường niên hàng năm của khoa Quản trị kinh doanh, được tổ chức bởi Liên chi
đoàn khoa. Buổi lễ được tổ chức như một lời chào, lời chúc thân thương, một món
quà ý nghĩa của thầy cô, anh chị trong khoa gửi tới các em tân sinh viên khi vừa
bước chân vào cánh cửa đại học. Thông qua sự kiện này không chỉ là giúp các em
hiểu biết về văn hóa, truyền thống hoạt động của khoa, chương trình đào tạo cũng
như cơ hội nghề nghiệp về ngành học của mình. Đến với buổi lễ gala các em còn
được nhận những lời chia sẻ hữu ích cho quá trình học tập cũng như rèn luyện đến
từ các anh chị khóa trước trong khoa. Ngoài ra, buổi lễ gala là dịp xây dựng sự
đoàn kết của cả thầy và trò khoa quản trị kinh doanh ngay từ những ngày đầu. Từ
đó, góp phần xây dựng một thế hệ sinh viên có đủ cả “Tài - Tâm - Chính”. Vì vậy
mà từ lâu buổi lễ gala chào tân sinh viên đã trở thành nét văn hóa không thể thiếu
của Khoa Quản trị kinh doanh.
Tiếp nối từ những thành công mà chương trình “Gala chào tân sinh viên” qua
các năm của Khoa, chúng ta sẽ tổ chức sự kiện “Gala chào tân sinh viên K59”
nhằm phát huy những truyền thống của khoa. Tuy nhiên khác với những năm
trước, sự kiện này được tổ chức với hình thức offline thì trong điều kiện dịch bệnh
Covid – 19 diễn ra phức tạp, yêu cầu dãn cách là tất yếu chúng ta cần lựa chọn hình
thức online. Để đạt được hiệu quả cao dưới hình thức mới chúng ta sẽ đi xây dựng
kế hoạch tổ chức “ Gala chào tân sinh viên K59”.
2.2 Những điều mà sự kiện “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh
doanh đã làm được qua các năm.
Thứ nhất, sự kiện đã tạo được không khí vui vẻ, phấn khởi trong buổi chào mừng
các em tân sinh viên.
Thứ hai, tạo sự gắn kết, gần gũi giữa các anh chị khóa trước, thầy cô trong
khoa với các tân sinh viên.
Thứ ba, thu hút được đông đảo sự quan tâm của các bạn tân sinh viên tham gia.
Thứ tư, các sinh viên đã có hiểu biết hơn về khoa,
chương trình đào tạo về ngành học của mình.
Thứ năm, truyền thông hiệu quả sự kiện đến nhiều khoa khác trong trường.
2.3 Những điều mà sự kiện “Gala chào tân sinh viên” khoa Quản trị kinh
doanh chưa làm được qua các năm..
Bên cạnh những điều đã làm được, công tác tổ chức sự kiện Gala chào tân sinh
viên trong những năm vừa qua còn một số điều chưa làm được như sau:
Thứ nhất, bên cạnh những bạn sinh viên tham
gia Gala với tinh thần vui vẻ thì còn nhiều bạn sinh viên tham
gia Gala với tinh thần bị ép buộc,
không quá hăng hái và hứng thú với sự kiện. Từ đó dẫn đến tìn trạng sinh
viên khồn tham gia, bỏ về trong khi sự kiện vẫn đang diễn ra.
Thứ hai, các hoạt động bổ trợ xoayquanh sự kiện còn thiếu tính hấp dẫn, dẫn đến k
hông thu hút được quá nhiều sự tham gia của các bạn sinh viên.
Và cuối cùng, việc truyền thông về văn hóa, truyền thống, hoạt động đoàn thể,
CLB trong khoa chưa cao.
Để tiếp nối từ những điều mà sự kiện “Gala chào tân sinh viên” qua các năm
của Khoa đã làm rất tốt cũng như khắc phục những điều chưa làm được , chúng
ta sẽ tổ chức sự kiện “Gala chào tân sinh viên
K59” nhằm phát huy những truyền thống của khoa. Tuy
nhiên khác với những năm trước, sự kiện này được tổ chức với hình thức offline
thì trong điều kiện dịch bệnh Covid – 19 diễn ra phức tạp,
yêu cầu dãn cách là tất yếu chúng ta cần lựa chọn hình thức online. Để đạt được
hiệu quả cao dưới hình thức mới chúng ta sẽ đi
xây dựng kế hoạch tổ chức “ Gala chào tân sinh viên K59”.

CHƯƠNG 3:
LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “GALA CHÀO TÂN SINH VIÊN
K59” KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
- Tạo không khí vui vẻ phấn khởi nhằm chào mừng tân sinh viên K59 khoa Quản
trị kinh doanh Học viện tài chính
- Nhằm tạo sự gắn kết, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm học hỏi giữa các sinh viên
đang học với các tân sinh viên trong khoa.
- Giới thiệu, quảng bá về khoa, các hoạt động Đoàn thể, CLB trong khoa - Tạo
một khí thế hào hứng, sôi nổi trong học tập và hoạt động cho các đoàn sinh viên,
câu lạc bộ.
Bước 2: Xác định loại hình tổ chức sự kiện
- Gala chào tân sinh viên K59.
Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự kiện
Hiện nay, nhằm thực hiện yêu cầu giãn cách xã hội của Nhà nước trước tình hình
dịch bệnh Covid rất phức tạp. Vì vậy sự kiện Gala chào tân sinh viên K59 Khoa
quản trị Kinh doanh sẽ lựa chọn tổ chức dưới hình thức online trên nền tảng Zoom.
Khác với mọi năm, sự kiện này được diễn ra offline với không khí sôi nổi, náo
nhiệt trên HT 700 Học viện Tài Chính.
Với hình thức online, chúng ta vẫn cần tổ chức một không khí vui vẻ, phấn khởi
tới các em sinh viên thông qua tìm kiếm và sử dụng hiệu quả những tính năng mà
phần mềm Zoom cung cấp.
Để tạo ra một không khí hào hứng, gần gũi, sôi nổi trong học tập cho các em sinh
viên khi bước đến cánh cổng trường đại học, chúng ta sẽ tổ chức một cuộc thi “Lớp
chúng mình” - giới thiệu các thành viên trong lớp. Qua đó, giúp các thành viên
trong lớp gắn kết với nhau hơn. Điều đó thực sự ý nghĩa vì trong điều kiện học
Online như vậy các bạn sẽ không được đến trường kết bạn và trò chuyện với nhau.
Bước 4: Thiết kế sự kiện
- Thời gian sự kiện diễn ra: 8h – 10h30 ngày 12/11/2021.
- Hình thức tổ chức: Phát trực tiếp từ hội trưởng A1 Học viện tài chính và trên nền
tảng trực tuyến Zoom.
- Slogan: “Step to Dream”.
- Thông điệp: Sống để mơ ước. Sống vì ước mơ. Vươn tới giấc mơ.
- Chi tiết những hoạt động trong chương trình:
● Khai mạc phát video chào mừng từ các anh chị khoa trước,
● Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu,
● Phát biểu chào mừng,
 ● Trao phần thưởng cho sinh viên khóa 59 có thành tích xuất sắc,
● Clip giới thiệu về các tân sinh viên khóa 59,
● Đại diện lãnh đạo Học viện, lãnh đạo các Ban phát biểu,
● Lãnh đạo chuyên ngành phát biểu,
● Đại diện các khóa và CLB phát biểu,
● Đại diện tân sinh viên phát biểu,
● Trao giải cuộc thi “Lớp chúng mình”.
- Hình ảnh thiết kế cho sự kiện:
“Gala chào tân sinh viên K59” được tổ chức thông qua nền tảng Zoom. Vì vậy
hình ảnh sự kiện sẽ được thiết kế chủ yếu dưới dạng:
● Background cho tất cả thành phần tham dự Gala, yêu cầu: lấy màu tím làm
chủ đạo; chứa logo khoa Quản trị kinh doanh Học viện Tài chính; thiết kế hình
ảnh, màu sắc hài hòa, trẻ trung, phù hợp với thông điệp chương trình. ● Khung
Avatar Facebook.
Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
- Thành phần tham dự:
● Tân sinh viên
● Đại diện các sinh viên K56, K57, K58
● Đại diện lãnh đạo Học viện: PGĐ Học viện cô Đào Thị Thủy
● Đại diện lãnh đạo các Ban
● Trưởng, phó khoa: Trưởng khoa cô Đào Thị Minh Thanh; Phó khoa cô
Nguyễn Thị Thu Hương
● Trưởng bộ môn: thầy Nguyễn Xuân Điền (trưởng bộ môn Quản trị kinh
doanh); thầy Nguyễn Sơn Lam (trưởng bộ môn Marketing)
● Bí thư LCĐ: cô Nguyễn Thị Nhung
● Thành viên LCĐ
● BCN CLB trong khoa: CLB Marketing; CLB Khởi nghiệp
● Doanh nghiệp (nhà tài trợ): Đại điện công ty cổ phần Misa, Đại diện công ty
Mobiphone
● Toàn bộ thầy cô trong khoa.
- Kế hoạch sử dụng nhân sự:
Nhân sự chính: Thành viên trong LCĐ khoa, thành viên trong CLB của khoa.
 Phân công nhiệm vụ:
● Trưởng ban tổ chức: chịu trách nhiệm chung, chỉ đạo lập kê hoạch và tổ
chức thực hiện các hoạt động chương trình.
● Các phó ban tổ chức: chị trách nhiệm về mảng công việc được giao. ● Các
thành viên BTC: trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về hoạt động của
các Ban.
● Thành viên CLB trong khoa: hỗ trợ một số công việc bên LCĐ khoa.
- Kế hoạch sử dụng ngân sách:
Nguồn ngân sách:
● Kinh phí hỗ trợ từ Quỹ khoa
● Trích quỹ hoạt động Đoàn của BCH LCĐ
● Từ các nhà tài trợ phần thưởng
● Sự hỗ trợ từ các cán bộ, giảng viên trong khoa.
Dự trù chi phí:
STT
Các khoản phải chiSố tiền
(VNĐ)
1 Phần thưởng cho những Tân sinh viên
1.500.000
K59 có thành tích đầu vào như thủ khoa các khối A00,
A01, D01; sinh viên đạt giải quốc gia.
2 Phần thưởng cho 3 lớp đạt giải trong cuộc thi
1.000.000
“Lớp chúng mình”
3 Chi phí phát sinh khác1.01.0

Tổng chi phí: 3.500.000 VNĐ (Ba triệu năm trăm nghìn đồng).

- Dự phòng những rủi ro

Rủi ro về kỹ thuật:
●Khi chạy chương trình sự kiện có thể gặp sự cố về lỗi hệ thống, đường truyền
mạng, mất điện,... Bộ phận kỹ thuật cần bổ sung thêm nhân lực ngoài nhân viên
 kỹ thuật chính và cả thiết bị dự phòng để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả
cũng như tiến độ của buổi lễ.
●Trong quá trình diễn ra sự kiện, một số rủi ro về âm thanh từ nhiều phía, hoặc
thành phần cố tình gây rối có thể biết thông tin đăng nhập vào phòng zoom, cần
có đội phản ứng nhanh xử lý kịp thời.
Rủi ro về tiến độ chương trình:
●Các hoạt động diễn ra trong sự kiện bắt buộc có thời gian cụ thể và kế hoạch bù
thời gian một cách hợp lý.
Rủi ro khi khách mời đại diện có nhiệm vụ quan trọng trong một số hoạt động
của chương trình như: vắng mặt, vào muộn.

●Chuẩn bị thư mời chứa nội dung rõ ràng, cụ thể, tránh sai sót.
●Chuẩn bị phương án dự phòng cử đại diện khác phát biểu
thay.
Xảy ra phát sinh chi phí so với dự kiến
●Gửi giấy lên văn phòng khoa yêu cầu hỗ trợ chi phí cho khoản phát sinh thêm.
Bước 6: Triển khai tổ chức sự kiện
- Trước khi sự kiện diễn ra:
Thời Công việc Ngư Nội dung
gian ời Sự cố xảy ra Giải pháp khắc
phụ diễn ra
trách phục

20h Thông Ban Đăng bài

- báo sự tổ Sai, thiếu sót
30/1 kiện chức Điều chỉnh ngay
0 trên thông báo sự
thông tin sự
/202 Fanpag
sau khi phát hiện.
1 e
kiện trên
(Thứ của khoa kiện.
Hai) Fanpage của
 khoa.
20h - Phát Ban Phổ biến cuộc
31/10/ động tổ Thông báo
2021 cuộc thi chức Điều chỉnh ngay
(Thứ “Lớp thi rõ ràng,
thông tin
Bảy) chúng
sau khi phát hiện
mình”
chi tiết trên
cuộc thi
20h - và thông báo đến
7/11/2 Tổng Ban Fanpage của
021 hợp tất tổ thiếu, sai sót.
cả chức từng lớp.
(Chủ
video khoa và đến
Nhật)
cuộc thi các cán bộ
“Lớp lớp.
chúng - Nhắc
mình” Trễ Deadline
Yêu cầu giáo viên
deadline nộp
nộp video.
cố vấn nhắc nhở.
video trước 1
ngày
(7/11/2021)
- Kiểm tra nội
dung video
đảm bảo yêu
cầu và chất
lượng.
8h – Gửi thư Ban -Gửi thư mời
9/11/2 mời tới tổ -Thiếu sót
chức -Gửi bổ sung thư
tới các khách
 khách mời.
mời cho khách

021 các mời.

(Thứ thành -Thiếu sót và
Ba) phần mời bị thiếu.
tham dự -Thông báo
sai thông tin
-Gửi lại thông tin
tới cán bộ các
sự kiện trong
chính xác ngay
lớp CQ58, 57,
thư mời.
sau khi phát hiện.
56 số lượng
sinh viên đại
diện.
20h - Đăng tải Ban Đồng loạt
9/11/2 video tổ Thiếu video. Đăng tải video bị
021 cuộc thi chức đăng tải video
(Thứ “Lớp thiếu ngay sau khi
Ba) chúng của các lớp
phát hiện.
mình”
trên Fanpage
trên Kéo dài thời gian
Fanpage của khoa.
của Khoa tính kết quả
seeding của video
đó bằng thời gian
đăng bài muộn.

- Trong khi tổ chức sự kiện:

 Thời Công việc Người Sự cố xảy ra Giải
gian Nội dung pháp
phụ trách khắc
diễn ra phục

8h00 - 8h30 Duyệt các livestream vấn tuyển Xuất hiện hiện và kick
Mở thành viên trên Fanpage sinh, video nhân tố gây nhân tố gây
phòng Zoom tham. của khoa. giới thiệu về rối vào rối ra khỏi
Ban tổ chức Phát Phát video tư khoa, câu lạc phòng. phòng.
bộ trong Kịp thời phát

khoa,
chương trình
đào tạo và
cơ hội nghề
nghiệp.
8h30 - Khai mạc Ban tổ Video, máy
8h40 Phát video Kiểm tra lại
chức tính bị lỗi
chào mừng video trước khi
của các anh bất ngờ.
chị tới các phát.
em tân sinh Dự trù video
viên. trên ít nhất 2
- Thả tim máy của ban kỹ
chào mừng thuật.
các em tân
8h40 - Tuyên
sinh viên
8h45 bố lý
Ban tổ
do, giới
MC tuyên bố Sự cố mạng. Kịch bản kéo
thiệu
chức giờ của
đại
lý do tổ chức MC.
biểu
Gala và giới
 thiệu ban
lãnh đạo
(trường và
khoa).
8h45 - Phát Trưởng Sự cố mạng. Kịch bản kéo
8h55 biểu Trường khoa giờ của
chào khoa MC.
mừng phát biểu
chào mừng.

8h55 - Chúc Lãnh đạo Sự cố mạng. Kịch bản kéo

9h05 mừng Chiếu hình giờ của
những HV, lãnh MC.
tân sinh ảnh tân sinh
viên đạo các
viên có
K59 đạt
ban và
thành
thành tích
tích
lãnh đạo
xuất xuất sắc.
sắc Khoa
9h05 - Phát Ban tổ Video, máy
9h25 video Lần lượt Kiểm tra video
cuộc thi chức tính bị lỗi
“Lớp phát video trước khi phát.
chúng giới thiệu bất ngờ.
thành viên Dự trù video
mình”
của 8 lớp. trên ít nhất 2
máy của ban kỹ
thuật.
9h35 Đại diện Đại diện Sự cố mạng
-9h45 ban Đại diện ban Kịch bản kéo
 lãnh lãnh đạo bất ngờ.
đạo lãnh đạo giờ của MC.
Học Học viện
viện, Học viện,
lãnh lãnh đạo các
đạo các ban phát
ban biểu.
phát
biểu
9h45 - Lãnh Lãnh đạo Sự cố mạng
10h00 đạo Lãnh đạo 2 Kịch bản kéo
chuyên 2 chuyên bất ngờ.
ngành chuyên giờ của MC.
phát ngành
biểu ngành phát
biểu.
10h0 Đại diện Chủ Sự cố mạng
0- sinh -Phát biểu Kịch bản kéo
10h1 viên nhiệm bất ngờ.
0 các chào mừng giờ của MC.
khóa, CLB
CLB -Giao lưu
lên Marketing
trao đổi
phát
biểu phương pháp
học tập, rèn
luyện với

các em tân
sinh viên.
 10h10 Đại diện Đại diện Sự cố mạng
-10h20 tân sinh - Đại diện Kịch bản kéo
viên K59 bất ngờ.
phát K59 phát giờ của MC.
biểu biểu

10h20 Công bố Ban tổ Sự cố mạng

-10h25 giải cuộc - Chiếu hình Kịch bản kéo
thi chức bất ngờ.
“Lớp ảnh và chúc giờ của MC.
chúng mừng 3 lớp
mình” có video đạt
nhiều lượt
tương tác
10h25
Bế mạc nhất.
-10h30
Ban tổ Sự cố mạng
- Cảm ơn sự Kịch bản kéo
chức bất ngờ.
tham gia của giờ của MC.
các vị đại
biểu, khách
mời và các
em tân sinh
viên.
- Chụp ảnh
lưu niệm qua
Zoom.

- Sau khi tổ chức sự kiện:

Thời Công Người Nội dung
gian việc phụ Sự cố xảy ra Giải pháp khắc
trách diễn ra
phục
 12h Tổng Ban tổ -Đăng bài
12/11/ kết chức -Sai, thiếu sót
2021 sau -Kịp thời sửa chữa
sự tổng kết sự
nội dung
kiện
ngay sau khi phát
kiện trên
thông tin.
hiện.
Fanpage của
khoa.

8h Đánh Ban tổ Đánh giá và

15/11/ giá kết chức rút kinh
2021 quả nghiệm

Bước 7: Kết thúc sự kiện, đánh giá và rút kinh nghiệm

Để đánh giá chính xác sự kiện mà đã tổ chức chúng ta cần phải trả lời các câu hỏi
sau:
● Cuộc thi “Lớp chúng mình” thu hút được bao nhiêu lượt tương tác? Cao,
trung bình, thấp?
● Việc thay khung avatar, thông báo sự kiện gala nhận được sự hưởng ứng như
thế nào? Cụ thể, có bao nhiêu người tham gia thay khung avatar, gắn hashtag,
share bài viết?
Lượt xem livestream gala trên page khoa QTKD nhiều hay ít? Mức độ tương
tác cao hay thấp?
● Các em tân sinh viên cảm nhận như thế nào sau buổi Gala?
● Hạch toán lại các chi phí trong sự kiện. Có tương xứng hay không? ● Tổng
kết sự kiện có đạt được mục tiêu đề ra không? Đạt được mức độ nào? ●
Nguyên nhân của sự thành công/thất bại? => Rút kinh nghiệm.
Công tác đánh giá diễn ra như sau:
 ● Thu thập phản hồi từ những thành phần tham dự.
● Khảo sát các bạn tân sinh viên K59.
● Họp sau sự kiện.
● Lập bảng tổng kết để đánh giá sự kiện.
KẾT LUẬN
Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mới nhận được rất nhiều sự quan tâm từ doanh
nghiệp, tổ chức, đồng thời nó cũng đang ngày càng trở nên phổ biến và có tầm ảnh
hưởng mạnh mẽ tới mọi mặt cuộc sống. Trên đây là kết quả nghiên cứu của nhóm
chúng em về kế hoạch tổ chức sự kiện “Gala chào Tân sinh viên K59” khoa Quản
trị kinh doanh Học viện Tài chính. Qua đó, nhóm chúng em đã làm rõ được phần
nào tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với hoạt động PR đối với mỗi một
doanh nghiệp nói riêng và các tổ chức Việt Nam nói chung.
Tổ chức sự kiện là khâu quan trọng không thể thiếu đối với hoạt động PR của
mỗi tổ chức. Vậy nên, mỗi nhà quản lý cần nắm rõ và biết cách tận dụng tối đa
nguồn kênh này nhằm đem lại hiểu quả tốt nhất đối với hình ảnh của tổ chức tới
công chúng.