Sự đa dạ ng củ a cá c loạ i hình kinh doanh hiện nay đặ t ra yêu cầ u lớ n đố i

vớ i doanh nghiệp. Quả ng bá thương hiệu, tiến gầ n hơn vớ i khá ch hà ng,

đá nh bạ i đố i thủ đang trở thà nh nhữ ng điều tiên quyết cho sự tồ n vong củ a
doanh nghiệp. Tổ chứ c sự kiện chính là hình thứ c đượ c nhiều doanh nghiệp
sử dụ ng hiện nay. Sự kiện như mộ t kênh kết nố i kéo gầ n hơn khoả ng cá ch
giữ a doanh nghiệp vớ i khá ch hà ng, là dịp tố t để khá ch hà ng biết nhiều hơn
về sả n phẩ m và hoạ t độ ng củ a doanh nghiệp, qua đó doanh nghiệp có thể
đá nh bó ng thương hiệu củ a mình. Tổ chứ c sự kiện cò n tạ o niềm tin và sự tự
hà o trong nhâ n viên về doanh nghiệp mình đang gắ n bó , củ ng cố quan hệ
giữ a cá c bộ phậ n, đồ ng thờ i mộ t sự kiện đượ c tổ chứ c tinh tế và thà nh cô ng
sẽ là cơ hộ i tă ng cườ ng mố i quan hệ vớ i đố i tá c cho DN.
Khá ch hà ng sẽ có cá i nhìn đẹp đẽ hơn về sả n phẩ m và dịch vụ mớ i khi
chú ng đượ c quả ng bá từ chính sự kiện củ a cô ng ty. Mộ t sự kiện giớ i thiệu
sả n phẩ m mớ i đượ c lên kế hoạ ch chi tiết, rõ rà ng. có điểm nhấ n, có sứ c hú t
sẽ để lạ i ấ n tượ ng sâ u sắ c trong lò ng khá ch hà ng. Đề tà i “Lập kế hoạch tổ
chức sự kiện: Giới thiệu đường bay thẳng mới Việt Nam – Mỹ của Hãng hàng
không Bamboo Airways” sẽ gó p phầ n là m rõ cơ sở lý luậ n về tổ chứ c sự kiện,
thự c trạ ng tổ chứ c và lên kế hoạ ch tổ chứ c sự kiện mớ i cho Hã ng hà ng
khô ng Bamboo Airways.
PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ
1.1. Tổng quan về tổ chức sự kiện
1.1.1. Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chứ c sự kiện là mộ t quá trình bao gồ m sự kết hợ p giữ a ý tưở ng, cá c
hoạ t độ ng lao độ ng củ a con ngườ i vớ i cá c cô ng cụ lao độ ng, thự c hiện cá c
dịch vụ đả m bả o toà n bộ cá c hoạ t độ ng củ a mộ t sự kiện cụ thể nà o đó diễn
ra theo đú ng kế hoạ ch trong mộ t thờ i gian và khô ng gian cụ thể nhằ m
chuyển tớ i đố i tượ ng tham dự sự kiện nhữ ng thô ng điệp hiệu quả phù hợ p
vớ i mụ c tiêu mà cá nhâ n, tổ chứ c mong muố n đạ t đượ c.
Các nhân tố cơ bản trong tổ chức sự kiện: Chủ sở hữu sự kiện, người tổ
chức sự kiện, đối tượng tham dự sự kiện.
Nguyên tắc tổ chức sự kiện:
 - Sự kiện phải được đặt trong chiến lược Marketing của tông ty;
- Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho tổ chức sự kiện;
- Xác định đúng đối tượng công chúng mục tiêu cho sự kiện;
- Xác định thông điệp và quảng bá cho sự kiện;
- Xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết;
- Trong tổ chức sự kiện, nhân lực là yếu tố quan trọng nhất;
- Xác định rõ kế hoạch ngân sách phù hợp cho sự kiện.
1.2. Hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện
1.2.1. Xây dựng kế hoạch nhân sự cho sự kiện
 Nhân sự trong tổ chức sự kiện được chia thành hai loại:
- Nhâ n viên toà n thờ i gian (Full time): Giữ vị trí chủ chố t trong việc tổ
chứ c SK; có khả nă ng quả n lý tố t; có tinh thầ n trá ch nhiệm cao; khả nă ng dự
bá o và xử lý tình huố ng; có tinh thầ n là m việc tố t.
- Nhâ n viên bá n thờ i gian (Part time): Là m việc ở vị trí đò i hỏ i nhâ n sự
nhiều; có khả nă ng thự c hiện cô ng việc tố t; tinh thầ n trá ch nhiệm cao; nhạ y
bén trong xử lý tình huố ng và phố i hợ p tố t vớ i các bộ phậ n có liên quan.
 Các bước phân bổ nguồn nhân lực:
- Xá c định cá c hạ ng mụ c cô ng việc và nhiệm vụ cầ n thự c hiện trong SK
- Xá c định nhâ n sự cầ n thiết cho sự kiện.
- Đá nh giá điểm mạ nh, điểm yếu củ a từ ng nhâ n sự .
- Phâ n cô ng cô ng việc phù hợ p vớ i nă ng lự c củ a từ ng nhâ n sự .
 Nhiệm vụ và trá ch nhiệm cơ bả n củ a cá c loạ i nhâ n sự trong tổ chứ c SK
- Quả n lý sự kiện: chịu trá ch nhiệm chung về cá c hoạ t độ ng và hiệu quả
củ a sự kiện, phâ n cô ng cá c cô ng việc, chịu trá ch nhiệm trướ c chủ sở hữ u SK.
- Trợ lý quả n lý sự kiện: Hỗ trợ quả n lý cá c hoạ t độ ng củ a sự kiện
- Trưở ng các bộ phậ n: giá m sá t cá c cô ng việc, điều hà nh nhâ n sự và
chịu trá ch nhiệm về tiến độ và hiệu quả củ a bộ phâ n mình.
- Nhâ n viên thự c hiện cá c nhiệm vụ do trưở ng bộ phậ n phâ n cô ng và
chịu trá ch nhiệm hoà n thà nh cá c cô ng việc đượ c giao.
 Đào tạo và huấn luyện nhân viên: Cầ n cung cấ p cho nhâ n viên đầy
đủ thô ng tin liên quan đến sự kiện: Nộ i dung và thô ng điệp củ a sự kiện,
thô ng tin về sả n phẩ m, dịch vụ liên quan, thờ i gian và khô ng gian tổ chứ c,
trá ch việm và cô ng việc củ a mỗ i vị trí trong sự kiện. Hướ ng dẫ n nhâ n viên
cá c kỹ nă ng xử lý vấ n đề.
Thô ng bá o lịch trình là m việc, cá c quy định cầ n tuâ n thủ đến mỗ i nhâ n viên.
1.2.2. Xây dựng kế hoạch tài chính cho sự kiện.
Ngâ n sá ch quyết định quy mô , cá ch thứ c tổ chứ c và hiệu quả củ a sự kiện.
 Yêu cầu cơ bản
- Đủ ngâ n sá ch để tổ chứ c sự kiện
- Thu xếp việc sử dụ ng nguồ n ngâ n sá ch mộ t cách hợ p lý và hiệu quả .
- Xá c định rõ quy mô , vị trí, địa điểm tổ chứ c sự kiện phù hợ p ngâ n sá ch
- Việc chi tiêu ngâ n sá ch cầ n phả i tuâ n thủ chế độ & chính sá ch quả n lý
tà i chính củ a doanh nghiệp và phá p luậ t củ a Nhà nướ c.
ND củ a kế hoạ ch tà i chính cho tổ chứ c sự kiện bao gồ m hai vấ n đề cơ bả n:
 Dự toán ngân sách
- Dự toá n ngâ n sá ch phụ thuộ c và o mụ c đích tổ chứ c sự kiện.
- Cầ n dự kiến đượ c cá c cô ng việc, danh mụ c hà ng hó a, dịch vụ cầ n thiết
cho tổ chứ c sự kiện, từ đó tổ ng hợ p chi phí để xác định ngâ n sá ch dự toá n.
- Chú ý đến mố i tương quan giữ a ngâ n sá ch và danh mụ c hà ng hó a,
dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợ p.
 Phân bổ ngân sách
- Lậ p bả ng chi phí chi tiết: Liệt kê cá c hạ ng mụ c cô ng việc, các nộ i dung
hoạ t độ ng cù ng vớ i ngâ n sá ch dự kiến kèm theo.
- Kiểm tra điều chỉnh tổ ng thể: Sau khi lậ p bả ng chi phí chi tiết, cầ n tiếp
tụ c rà soá t, phâ n tích, so sá nh, đá nh giá , phá t hiện bấ t hợ p lý về ngâ n sá ch
giữ a cá c hạ ng mụ c và tiến hà nh điều chỉnh cho hợ p lý.
- Khi lậ p bả ng chi phí chi tiết cầ n đi xuyên suố t tấ t cả cá c giai đoạ n củ a
sự kiện từ khi bắ t đầ u cho đến khi kết thú c. Bả ng chi phí đượ c lậ p thà nh 2
loạ i: bả ng chi phí tổ ng quá t và bả ng chi phí chi tiết.
1.2.3. Triển khai các bước trong tổ chức sự kiện
Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
 - Mụ c tiêu củ a sự kiên phả i gắ n vớ i mụ c tiêu chiến lượ c chung và chiến
lượ c Marketing củ a tổ chứ c trong từ ng giai đoạ n cụ thể.
- Trên cơ sở nhữ ng mụ c tiêu chung, các sự kiện cầ n bá m sá t và đưa ra
nhữ ng mụ c tiêu cụ thể hơn như: Tạ o ra sự nhậ n thứ c, thú c đẩy sự hiểu biết,
chấ n chỉnh nhữ ng nhậ n thứ c sai lầ m, khuyến khích niềm tin, tă ng cườ ng sự
hấ p dẫ n củ a sả n phẩ m mớ i đố i vớ i cô ng chú ng…
- Việc xác định mụ c tiêu cầ n tuâ n thủ cá c nguyên tắ c cơ bả n: Mụ c tiêu
phả i khả thi; mụ c tiêu phả i rõ rà ng, cụ thể; phù hợ p vớ i ngâ n sá ch dà nh cho
sự kiện; phả i đo lườ ng đượ c và phù hợ p vớ i khung thờ i gian cụ thể.
Bước 2: Xác định loại hình sự kiện
- Nếu cần giới thiệu đến công chúng sản phẩm mới: Lễ ra mắt sản phẩm
mới, họp báo và ra thông cáo báo chí, trình diễn trên đường (Roadshow)...
- Nếu muốn công chúng biết một chi nhánh kinh doanh và một dự án kinh
doanh mới: Lễ khánh thành, lễ khai trương, lễ động thổ…
- Nếu muốn công chúng mục tiêu hiểu rõ những đặc tính của sản phẩm:
t.chức các cuộc hội thảo khoa học về sản phẩm hoặc cuộc thi tìm hiểu về sp.
- Nếu cần tri ân và cảm ơn khách hàng: tổ chức hội nghị KH hoặc tổ chức
những ngày kỷ niệm thành lập cty hoặc hoạt động giao lưu gặp mặt...
Bước 3: Xây dựng ý tưởng cho sự kiện
Khả nă ng thu hú t cô ng chú ng mụ c tiêu và hiệu quả củ a sự kiện phụ thuộ c
rấ t lớ n và o việc hình thà nh ý tưở ng cho sự kiện. Khi xây dự ng ý tưở ng cho
sự kiện cầ n chú ý đến: thô ng điệp cầ n truyền tả i; sá ng tạ o và độ t phá ; cá
tính, phong cá ch; nộ i dung, cấ u trú c củ a sự kiện; quy mô sự kiện; cả m nhậ n
củ a đố i tượ ng tham dự và lự c lượ ng truyền thô ng.
Đố i vớ i nhữ ng sự kiện có tầ m ả nh hưở ng lớ n đến giá trị thương hiệu củ a
tổ chứ c thì nên thuê sự tư vấ n củ a cá c cô ng ty tổ chứ c SK chuyên nghiệp.
Bước 4: Thiết kế sự kiện
Cầ n trả lờ i cá c câ u hỏ i: Sự kiện diễn ra ở đâ u? Khi nà o sự kiện diễn ra và
trong khoả ng thờ i gian bao nhiêu lâ u? Thô ng điệp mà sự kiện muố n truyền
tả i đến cô ng chú ng là gì? Chương trình chi tiết gồ m nhữ ng hoạ t độ ng gì?
Chú ng ta cầ n thiết kế hình ả nh cho chương trình ra sao?.
Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch tổ chức sự kiện gồm các kế hoạch: Ngân sách, nhân sự, thời gian,
khách mời, phân tích các khả năng và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ
chức sự kiện. trong đó ba vấn đề then chốt cần giải quyết: Kế hoạch ngân sách,
kế hoạch nhân lực và khách mời của sự kiện. Một số vấn đề cụ thể cần chú ý:
- Xác định cụ thể đối tượng, thành phần tham dự sự kiện;
- Xác định cụ thể số lượng người tham dự cho từng sự kiện;
- Xác định phương pháp để thu hút sự tham dự.
Bước 6: Triển khai tổ chức sự kiện
Yêu cầu chung khi triển khai tổ chức sự kiện là: Chính xác thời gian; đảm bảo
phối hợp các đối tác tham gia và các bước nhịp nhàng; chuẩn bị các phương án
dự phòng; đặc biệt chú trọng yếu tố an toàn; đảm bảo đủ và đúng đối tượng
tham gia SK; coi trọng người điều hành và MC có tính sáng tạo.
 Phân tuyến hoạch định
- Tuyến tĩnh vật: địa điểm, sân khấu, trang trí, âm thanh, ánh sáng, an toàn,
cứu thương, cứu hỏa, vật dụng trước và sau sự kiện…
- Tuyến nhân vật: người tham dự, đối tác tổ chức, nhân sự cốt lõi, khách
hàng, những người tham gia biểu diễn, lực lượng báo chí truyền thông.
 Kịch bản chi tiết: Bao gồm chi tiết về thời gian, tiết mục, nghệ sĩ,
nội dung diễn ra, sự cố có thể xảy ra và cách khắc phục…
 Tính toán chi phí: Chi phí nhân công, cho phí trang thiết bị, chi
phí in ấn và trang trí, chi phí an ninh và truyền thông, chi phí giấy phép…
Bước 7: Kết thúc sự kiện đánh giá, rút kinh nghiệm:
- Sau mỗi sự kiện cần có công tác đánh giá, rút kinh nghiệm và bài học, tạo ra
khung chương trình cho các sự kiện tương tự kế tiếp.
- Đánh giá hiệu quả của sự kiện mang lại, chi phí bỏ ra tổ chức sự kiện có
tương xứng hay không.
PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN của hãng hàng
không Bamboo Airways trong các sự kiện giới thiệu đường bay trước.
2.1. Giới thiệu về Bamboo Airways
Bamboo Airways – Hãng hàng không tư nhân có 100% vốn của Tập đoàn
FLC chính thức thành lập ngày 9/7/2018 và chính thức được đưa vào khai thác
trên thị trường hàng không Việt Nam ngày 08/01/2019. Tính đến tháng 3/2021,
hãng hàng không của FLC khai thác 57 đường bay nội địa, quốc tế và vận
chuyển hơn 5 triệu lượt hành khách..

2.2. Khái quát thực trạng trong công tác tổ chức sự kiện của hàng hàng
không Bamboo Airway trong các sự kiện giới thiệu đường bay trước
Các sự kiện giới thiệu đường bay mới với quy mô và hình thức tổ chức
chuyên nghiệp của Bamboo Airways có thể kể đến như “Sự kiện ra mắt Tổng
đại lý tại Hàn Quốc”, “Họp báo giới thiệu đường bay tới Fukushima” tại Nhật
Bản, “Roadshow Thương mại và Du lịch giữa Việt Nam và Châu âu” tại Cộng
hòa Séc… Qua những sự kể trên, công tác tổ chức sự kiện của Bamboo Airways
đã có những thành tựu và hạn chế như:
 Thành tựu:
- Tổ chức thành công các sự kiện giới thiệu với sự có mặt của các quan chức,
đại diện các đơn vị và các đối tác quốc tế như Boeing, GlobalSF…
- Sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và mục tiêu đề ra, truyền tải được thông điệp.
- Các chuỗi sự kiện có tính đồng bộ và nhận được những phản hồi tích cực từ
khách mời tham dự, giới truyền thông và báo chí.
- Sự kiện lớn nhưng nguồn ngân sách luôn được đảm bảo, thực hiện có hquả.
- Nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản.
 Hạn chế:
- Chưa có chủ đề và thông điệp mạnh mẽ.
- Còn xảy ra sự cố kỹ thuật nhỏ trong quá trình diễn ra sự kiện.
PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN: GIỚI THIỆU ĐƯỜNG BAY THẲNG MỚI
VIỆT NAM – MỸ CỦA HÃNG HÀNG KHÔNG BAMBOO AIRWAYS
3.1. Mục tiêu – yêu cầu của sự kiện
 Mục tiêu:
- Giới thiệu đường bay thẳng mới Việt Nam – Mỹ.
- Thúc đẩy kết nối hai thị trường hàng không cũng như hai quốc gia, Việt
Nam và Mỹ.
- Tạo dựng, củng cố lòng tin và quảng bá hình ảnh của Bamboo Airways
trong mắt khách hàng và các đối tác.
 Yêu cầu
- Đảm bảo có đầy đủ khách mời tham dự.
- Tạo không khí vui vẻ, thoải mái, thân thiện.
- Nhận được phản hồi tích cực từ phía khách mời và đối tác.
- Thu hút được sự quan tâm của truyền thông và báo chí các nước.
- Thực hiện tổ chức chuyên nghiệp, đúng kế hoạch, hạn chế tối đa những rủi
ro có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện.
3.2. Loại hình sự kiện và ý tưởng tổ chức sự kiện
 Loại hình sự kiện phù hợp là tổ chức Lễ ra mắt sản phẩm mới (đường
bay mới).
 Ý tưởng:
- Tên sự kiện: Giới thiệu đường bay thẳng mới Việt Nam – Mỹ của Hãng
hàng không Bamboo Airways
- Chủ đề: Fly with your dreams.
- Thông điệp về một Việt Nam sẵn sàng cất cánh, không ngừng kết nối và
phát triển.
3.3. Sơ bộ kế hoạch
 Nội dung dự kiến, thời gian và địa điểm tổ chức dự kiến:
- Lễ ra mắt Tổng đại lý tại Mỹ và công bố đường bay thẳng Việt – Mỹ:
7h00 – 10h ngày 20/10/2021 tại Hội trường Sân bay Quốc tế San
Francisco, Mỹ.
- Lễ đón chuyến bay thẳng kết nối Việt – Mỹ đầu tiên: 10h00 – 11h00 ngày
20/10/2021 tại Sân bay Quốc tế San Francisco, Mỹ.
 Thành phần khách mời tham dự:
- Đại diện Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco.
- Đại diện Sân bay Quốc tế San Francisco.
- Đại diện các đơn vị và các đối tác quốc tế: Boeing, GlobalSF…
- Các Hội viên hạng Nhất (First) của hãng.
3.4. Kế hoạch tổ chức chi tiết của sự kiện
3.4.1. Kế hoạch chuẩn bị
Thời gian Nội dung Thực hiện Người chịu Ghi chú
tráchnhiệm
Ngày 05 – Lên ý tưởng Triển khai xây dựng Chủ đề: Fly with your dreams. Slogan:
09/10/202 và kế hoạch kế hoạch chi tiết Việt Nam cất cánh.
1
Ngày 09 - Xác nhận địa Liên hệ với quản lý Chuyên viên tổ - Hợp đồng thuê đảm bảo thời gian. Báo
11/10/202 điểm Sân bay Quốc tế San chức sự kiện cáo kết quả cho bộ phận Mar trước ngày
1 Francisco 11/10
Ngày 12 – Thuê thiết bị Liên hệ, ký hợp đồng Trưởng bộ Ký kết hợp đồng, trao đổi về nội dung
15/10/202 âmthanh với công ty tổ chức sự phận tổ chức cần chuẩn bị, giá cả và báo cáo lại cho
1 thiết kê kiện sự kiện trưởng phòng Mar.
skhấu , cbi Công ty tổ chức SK phải lo đầy đủ sân
dụng cụ, khấu, hoạt động.
băng rôn,
hình ảnh,
PG, MC,…
Ngày Gửi thư mời Lên danh sách khách Bộ phận nhân Gửi thư mời đúng và đầy đủ, tránh thiếu
16/10/202 tới các khách mời và gửi lời mời sự của sót.
1 mời tham dự Bamboo
Ngày Xác nhận số Chốt danh sách khách Airways
18/10/202 lượng mời mời tham dự,
1
Ngày Tổ chức chạy kiểm tra các công tác Tất cả các bộ Sửa chữa, bổ sung nếu có sai sót.
19/10/202 thử chương chuẩn bị phận
1 trình chạy thử chương trình
3.4.2. Kế hoạch thực hiện Lễ Giớ i thiệu đườ ng bay thẳ ng mớ i Việt Nam –
Mỹ củ a Hã ng hà ng khô ng Bamboo Airways, sá ng 20/10/2021: từ 7h00 đến
10h00.
Thời Nội dung Thực hiện Người chịu Ghi chú
gian tráchnhiệm
5h00 - Công tác - Kiểm tra trang thiết bị âm thanh, sân Trưởng các bộ - Kiểm tra kỹ lưỡng,
7h00 chuẩn bị khấu. phận tránh sai sót
- Kiểm tra đội hình PG, nhóm hỗ trợ. Cty tổ chức sự - Tổng hợp thành báo cáo
- Kiểm tra chỗ ngồi của khách mời, nước kiện lại cho trưởng phòng
uống… Marketing
7h00 – Đón khách - Đón khách mời và hướng dẫn tới khu Bộ phận nhân
7h30 mời và người vực khách mời. sự, PG
tham dự - Sắp xếp chỗ ngồi cho từng khách mời
theo sơ đồ.
7h30 – Đọc diễn văn - Ông Đặng Tất thắng, Tổng Giám đốc
7h45 khai mạc Bamboo Airways đọc diễn văn tuyên bố
khai mạc, nêu mục đích của sự kiện.
7h45 – Ký kết - Ký kết thỏa thuận hợp tác. Ông Đặng Tất -đại diện Tổng Lãnh sự
9h00 thỏathuận, -Ông Đặng Tất Thắng đại diện đọc diễn Thắng, MC quán, các đối tác phát
công bố văn công bố đường bay thẳng Việt Mỹ. biểu
đường bay - MC dẫn dắt và mời đại diện các tổ -Chụp ảnh ký kết, ảnh
mới chức, đối tác phát biểu. người đại diện phát biểu
9h00 – Biểu diễn - Biểu diễn nghệ thuật truyền thống của Đại diện cty
9h45 nghệ thuật Việt Nam. tchuc skien
- Chiếu video truyền thông của Bamboo Đoànbiểu
Airways diễn,bộphậnKT
9h45 – Tuyên bố kết - Tuyên bố kết thúc Lễ giới thiệu đường - Dọn dẹp vệ sinh bên
10h00 thúc lễ công bay mới. trong hội trường
bố - Mời các quý khách mời di chuyển ra địa - Sắp xếp, chuẩn bị cho
điểm tổ chức Lễ đón chuyến bay thẳng giai đoạn cuối chương
kết nối Việt–Mỹ đầu tiên trình.
củaBambooAirways
3.4.3. Kế hoạch thực hiện Lễ đón chuyến bay thẳng kết nối Việt – Mỹ đầu
tiên, sáng ngày 20/10/2021: từ 10h00 – 11h00
Thời Nội dung Chi tiết thực hiện Ng chịu Ghi chú
gian tráchnhiệm
10h00 Tập trung tại Tất cả quan chức, khách mời tập trung tại Kiểm tra thiết bị, sân
– khu vực điểm điểm đón tại Sân bay Quốc tế San khấu
10h15 đón Francisco. Ổn định chỗ ngồi
10h15 Đại diện Tổng giám đốc Bamboo Airways phát Ông Đặng Tất
– Bamboo biểu về ý nghĩa và tầm quan trọng của Thắng
10h30 Airways phát chuyến bay đầu tiên
biểu
10h30 Đón chuyên Toàn bộ khách mời, Ban Giám đốc và Đón và tặng hoa cho phi
– bay đầu tiên nhân viên tại sk đón chuyến bay đầu tiên. hành đoàn.
10h50 Chụp ảnh đón chuyến
bay
10h50 Tuyên bố kết - Tuyên bố kết thúc sự kiện. Ông Đặng Tất - Chụp ảnh lưu niệm
– thúc sự kiện - Tặng hoa, gửi lời cảm ơn đến khách Thắng, đại - Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ
11h00 mời và người tham dự. diện công ty và sau sự kiện
- Dọn dẹp vệ sinh MC
3.5. Dự trù
3.5.1. Dự trù nhân sự
 - Tất cả phòng Marketing của công ty: 30 người
- Nhân sự của công ty tổ chức sự kiện: 25 người
- Số lượng PG cần thuê: 30 người.
- Nhân sự các đơn vị truyền thông, báo chí, bảo trợ hình ảnh: 30 người.\

3.5.2. Dự trù kinh phí

Bảng dự trù kinh phí (đơn vị: triệu đồng)
Hạng mục CP dự trù Hạng mục Cp dự trù
Hợp đồng thuê công ty tổ chức sự kiện (1) 500 Chi phí hành lang (3) 100
Chi phí quảng cáo (2) 400 Chi phí biểu diễn 50
Tiền công PG 60 Chi phí hỗ trợ người tham gia 45
(4)
Giải thưởng và quà tặng 50 Chi phí dự phòng (5%) 60,25
Tổng cộng 1.265,25
Ghi chú:
(1) Đã bao gồm chi phí mua sắm dụng cụ cho sân khấu, đồ trang trí, thuê thiết
bị
(2) Chi phí pano, tờ rơi, quảng cáo truyền hình, quay dựng và phát video lên
sóng truyền hình
(3) Quà biếu để thực hiện chương trình
(4) Nhà báo, Phóng viên truyền hình, cơ quan truyền thông khác…
3.6. Dự phòng rủi ro
(1) An ninh: Công tác an ninh ở sân bay phải được tăng cường, đặt lên hàng đầu
(2) Rủi ro do trời mưa hoặc thời tiết xấu: Chuyển địa điểm tổ chức “Lễ đón
chuyến bay thẳng Việt – Mỹ đầu tiên của Bamboo” vào trong khu vực có mái
che.
(3) Xảy ra một số sự cố như mất điện, trục trặc về kỹ thuật, người đại diện phát
biểu đến muộn: Gửi lời xin lỗi đến khách mời, có phương án thay thế, cắt bỏ
một số hoạt động liên quan và rút kinh nghiệm.
(4) Xảy ra phát sinh chi phí so với dự kiến: Đề xuất lãnh đạo Công ty xin hỗ
trợ thêm kèm bảng báo cáo kinh phí chi tiết các khoản phát sinh
(5) Rủi ro do dịch bệnh Covid-19: đảm toàn bộ nhân sự và người tham dự sự
kiện đều đã tiêm 1-2 mũi vaccine hoặc có kết quả xét nghiệm âm tính.
3.7. Kết thúc và đánh giá sự kiện
- Sau khi kết thúc sự kiện, BTC nhìn nhận, đánh giá lại những sai sót, hạn
chế để rút kinh nghiệm: vấn đề nhân sự, vấn đề kỹ thuật, vấn đề tài
chính…
- Đánh giá thông qua khảo sát trực tiếp những người tham gia.
- Sau sự kiện có báo, bài viết trên trang web bambooairways.com.
Kết luận
Giới thiệu sản phẩm mới ra công chúng là sự kiện mang tính sống còn của
doanh nghiệp. Do đó, sự thành công của sự kiện này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ
chiến lược PR của doanh nghiệp về sản phẩm mới. Một lễ ra mắt sản phẩm,
dịch vụ có thành công hay không quyết định đến việc sản phẩm, dịch vụ đó có
được giới thiệu tới khách hàng tiềm năng một cách thành công hay không.
Sự kiện: “Giới thiệu đường bay thẳng mới Việt Nam – Mỹ của Hãng hàng
không Bamboo Airways” đượ c tổ chứ c thà nh cô ng cầ n rấ t nhiều cô ng đoạ n
kết thà nh, trong đó lậ p kế hoạ ch tiến trình cụ thể là khâ u chuẩ n bị tiên
quyết, định hình cho toà n bộ sự kiện khi nó chính thứ c diễn ra. Bả n kế
hoạ ch trên đây là minh chứ ng rấ t rõ cho quá trình triển khai tổ chứ c, bắ t
đầ u từ giai đoạ n lên ý tưở ng cho đến khi sự kiện đượ c diễn ra suô n sẻ nhấ t,
qua đó tă ng tính hiệu quả và thà nh cô ng củ a sự kiện.