PHÒNG BÁN HÀNG

Khái niệm:
Phò ng kinh doanh bá n hà ng, hay đượ c gọ i chung là phò ng kinh doanh -
Business Department : là bộ phậ n phụ trá ch cá c hoạ t độ ng nghiê n cứ u, phâ n
phố i và phá t triể n liê n quan đế n sả n phẩ m, dịch vụ củ a doanh nghiệ p.
Chức năng:
1. Tham mưu cho ban Lã nh Đạ o Phò ng kinh doanh bá n hà ng, đặ c biệ t là cá c
cấ p quả n lý sẽ có chứ c nă ng tham mưu và đề xuấ t cá c ý kiế n cho Ban
Giá m Đố c. Nhữ ng ý kiế n, tham mưu nà y cầ n liê n quan đế n việ c phâ n phố i
thị trườ ng, hà ng hó a cũ ng như sả n phẩ m củ a doanh nghiệ p.
2. Hướ ng dẫ n và chỉ đạ o Hướ ng dẫ n và chỉ đạ o cho cá c phò ng ban khá c có
lê n quan đế n sả n xuấ t, phá t triể n cá c dịch vụ hoặ c sả n phẩ m để tạ o sự
liê n kế t giữ a cá c ban. - Xâ y dự ng, tìm kiế m và phá t triể n cơ sở dữ liệ u
khá ch hà ng
Nhiệm vụ:
1. Thự c hiệ n nghiê n cứ u, phâ n tích thị trườ ng mụ c tiê u, thị trườ ng khá ch
hà ng tiề m nă ng củ a doanh nghiệ p.
2. Thu thaao
3. Xâ y dự ng kế hoạ ch kinh doanh theo tuầ n, thá ng, quý . Xâ y dự ng chiế n
lượ c kinh doanh dà i hạ n đố i vớ i từ ng sả n phẩ m, dịch vụ , thương hiệ u và
vớ i toà n bộ doanh nghiệ p để thu hú t đượ c khá ch hà ng.
4. Xâ y dự ng kế hoạ ch chi tiế t cá c hoạ t độ ng kinh doanh, tính toá n, thà nh lậ p
cá c bả ng giá , bá o giá củ a sả n phẩ m, dịch vụ . Dự a và o cá c bả ng giá đó để
là m că n cứ thiế t lậ p chỉ tiê u doanh thu cũ ng như ký kế t hợ p đồ ng, thự c
hiệ n hoạ t độ ng mua bá n vớ i khá ch hà ng.
5. Thự c hiệ n nhiệ m vụ tổ ng hợ p, cung cấ p cá c tà i liệ u, thô ng tin liê n quan
đế n hoạ t độ ng kinh doanh cho ban Giá m Đố c.
6. Theo dõ i, giá m sá t việ c thự c hiệ n cá c kế hoạ ch, chiế n lượ c có liê n quan
đế n kinh doanh củ a phò ng ban khá c. Đả m bả o kế hoạ ch kinh doanh đượ c
diễ n ra đú ng tiế n độ , quy trình.
7. Xâ y dự ng cá c kế hoạ ch phâ n bổ chi phí, thờ i gian cho hoạ t độ ng sả n xuấ t
sả n phẩ m, dịch vụ củ a toà n bộ doanh nghiệ p.
8. Thự c hiệ n cá c lệ nh liê n quan đế n sả n xuấ t để đả m bả o đượ c chấ t lượ ng
tố t nhấ t cho sả n phẩ m, dịch vụ .
9. Lậ p cá c mụ c tiê u, hỗ trợ bộ phậ n Marketing thự c hiệ n cá c chiế n lượ c, kế
hoạ ch liê n quan đế n việ c phâ n phố i sả n phẩ m, dịch vụ ra thị trườ ng.
10. Chịu trá ch nhiệ m về nhữ ng sự cố , phá t sinh có liê n quan đế n hoạ t
độ ng kinh doanh trướ c ban Giá m Đố c.
11. Ngoà i ra, phò ng kinh doanh bá n hà ng cò n thự c hiệ n thê m cá c
nhiệ m vụ như đả m bả o về quan hệ vớ i khá ch hà ng, cá c nhiệ m vụ liê n
quan đế n tà i chính, nghiê n cứ u sả n phẩ mPhò ng kinh doanh bá n hà ng cầ n
đưa ra nhữ ng biệ n phá p, phương á n, kế hoạ ch cụ thể để có thể giú p xâ y
dự ng, phá t triể n và mở rộ ng đượ c nguồ n – cơ sở dữ liệ u khá ch hà ng tiề m
nă ng. Họ cũ ng sẽ cầ n thự c hiệ n chứ c nă ng duy trì, phá t triể n mố i quan hệ
 tố t đẹ p để biế n khá ch hà ng thườ ng thà nh khá ch hà ng trung thà nh củ a
doanh nghiệ p. - Giá m sá t, bá o cá o, theo dõ i hoạ t độ ng kinh doanh, bá n
hà ng Đâ y đượ c xem là chứ c nă ng nhiệ m vụ củ a phò ng kinh doanh bá n
hà ng rấ t quan trọ ng. Bở i sẽ ả nh hưở ng đế n kế t quả kinh doanh, hoạ t
độ ng củ a doanh nghiệ p. Họ cầ n thự c hiệ n giá m sá t và bá o cá o cá c thô ng
tin liê n quan đế n kinh doanh củ a doanh nghiệ - Thú c đẩ y hoạ t độ ng tiê u
thụ cho sả n phẩ m Chịu trá ch nhiệ m chính, hỗ trợ cho cá c phò ng ban khá c
cũ ng như Ban Giá m Đố c về toà n bộ quy trình củ a sả n phẩ m. Bao gồ m sả n
xuấ t, thú c đẩ y tiê u thụ như thanh toá n, cho vay, bả o lã nh, liê n doanh, liê n
kế t,.. - Bá n hà ng tạ i cá c hệ thố ng cử a hà ng Ngoà i ra, đố i vớ i nhữ ng doanh
nghiệ p có mô hình cử a hà ng, phò ng kinh doanh bá n hà ng sẽ phụ trá ch
quả n lý cử a hà ng. Thự c hiệ n tư vấ n và chịu trá ch nhiệ m vớ i cá c hoạ t
độ ng kinh doanh tạ i cử a hà ng.

VĂN PHÒNG :
Khái niệm :
1. Khái niệm truyền thống
Quan niệm truyền thố ng định nghĩa vă n phò ng là nơi thự c hiện mọ i hoạ t
độ ng quả n lý và vă n thư. Đó là lĩnh vự c nhấ t định trong kinh doanh. Tấ t cả
cá c chứ c nă ng kinh doanh đượ c quy định và chỉ đạ o từ vă n phò ng. Nó thu
thậ p và lưu trữ thô ng tin về vă n phò ng.
Nơi tậ p trung nhiều nhấ t củ a hoạ t độ ng thủ tụ c giấ y tờ thườ ng đượ c gọ i là
vă n phò ng. Do đó , khá i niệm truyền thố ng giả i thích vă n phò ng là mộ t nơi
cụ thể. Nó là nơi đặ c biệt để xử lý toà n bộ hoạ t độ ng kinh doanh.
2. Khái niệm hiện đại
Khá i niệm vă n phò ng hiện đạ i giả i thích vă n phò ng là mộ t hoạ t độ ng hơn là
mộ t địa điểm. Theo khá i niệm nà y, bấ t kỳ nơi nà o cũ ng có thể đượ c coi là
vă n phò ng, nếu thự c hiện cá c hoạ t độ ng chính thứ c như hà nh phá p, vă n
thư : Vă n phò ng là mộ t bộ phậ n củ a cá c doanh nghiệp kinh doanh đượ c
dà nh cho việc chỉ đạ o và điều phố i cá c hoạ t độ ng khá c nhau củ a nó . Nó là
cơ quan khô ng chỉ củ a cá c hoạ t độ ng hà nh chính quyết định chính sá ch củ a
cả doanh nghiệp, mà cò n là cơ sở củ a cá c hoạ t độ ng điều hà nh chính nhờ
đó mà chính sá ch đó đượ c thự c hiện.
Chức năng :
1. Chức năng tham mưu, tổng hợp :
Nhiều nhà nghiên cứ u chia chứ c nă ng này thà nh hai nộ i dung cơ bả n là
tham mưu và tổ ng hợ p. Nộ i dung củ a cô ng tá c tham mưu chỉ rõ hoạ t độ ng
tham vấ n củ a cô ng tá c vă n phò ng, cò n nộ i dung tổ ng hợ p nghiêng về khía
cạ nh thố ng kê, xử lý thô ng tin dữ liệu phụ c vụ thiết và cho hoạ t độ ng quả n
lý. Thự c chấ t cả hai nộ i dung trên cù ng nhằ m mộ t mụ c tiêu chung là nó tích
cự c cho hoạ t độ ng quả n lý củ a thủ trưở ng cơ quan, đơn vị. Nếu tá ch rờ i
 nhau, hoạ t độ ng quả n lý sẽ khô ng trá nh khỏ i sự phiến diện, chủ quan và
thiếu nhữ ng că n cứ khoa họ c chính xá c
2. Chức năng hậu cần :
Hoạ t độ ng củ a cơ quan, đơn vị khô ng thể thiếu cá c điều kiện vậ t chấ t như
nhà cử a, phương tiện, thiết bị, cô ng cụ , tà i chính. Cá c điều kiện và phương
tiện ấy phả i đượ c quả n lý sắ p xếp, phâ n phố i và khô ng ngừ ng bổ sung để
cung cấ p kịp thờ i, đầy đủ cho mọ i nhu cầ u hoạ t độ ng củ a cơ quan. Nộ i dung
cô ng việc này thuộ c về chứ c nă ng hậ u cầ n củ a VP. Đây là hoạ t độ ng mang
tính đặ c thù củ a cô ng tá c VP, có ý nghĩa quan trọ ng trong việc nâ ng cao
hiệu quả hoạ t độ ng củ a mỗ i cơ quan, đơn vị.
Nhiệm vụ :
1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình :
Vă n phò ng có nhiệm vụ quan trọ ng hà ng đầ u là xây dự ng chương trình
cô ng tá c hà ng nă m, 6 thá ng, hà ng quý, hà ng thá ng và lịch là m việc hà ng
tuầ n củ a cơ quan, đơn vị. Vă n phò ng phả i thườ ng xuyên đô n đố c, theo dõ i
việc thự c hiện chương trình.
2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin :
Thô ng tin là nguồ n, là că n cứ để ngườ i lã nh đạ o đưa ra nhữ ng quyết định
sá ng suố t, kịp thờ i, hiệu quả . Ngườ i lã nh đạ o khô ng đủ thờ i gian để tự thu
thậ p, xử lý mọ i nguồ n tin đượ c mà cầ n phả i có sự trợ giú p là VP. Đây là hoạ t
độ ng quan trọ ng trong cơ quan, nó quyết định sự thà nh bạ i trong hoạ t
độ ng củ a tổ chứ c, vì vậy, vă n phò ng phả i tuâ n theo nhữ ng quy định nghiêm
ngặ t về vă n thư, lưu trữ khi thu nhậ n, xử lý, bả o quả n và chuyển phá t thô ng
tin. Nếu thô ng tin đượ c thu thậ p đầy đủ , kịp thờ i, đượ c xử lý khoa họ c, đá p
ứ ng yêu cầ u quả n lý thì ngườ i lã nh đạ o sẽ có đượ c nhữ ng quyết định hữ u
hiệu và ngượ c lạ i thì quyết định củ a ngườ i lã nh đạ o khô ng hiệu quả ả nh
hưở ng xấ u đến mụ c tiêu củ a đơn vị.
3. Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban
hành :
VP là bộ phậ n chịu trá ch nhiệm chính trong việc trợ giú p thủ trưở ng cơ
quan soạ n thả o và ban hà nh vă n bả n đú ng thẩ m quyền, đú ng trình tự thủ
tụ c và đạ t đượ c cá c yêu cầ u về nộ i dung và hình thứ c.
4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò chiếc cầu
nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân
dân :
Ở nhiệm vụ nà y, VP thể hiện là bộ mặ t củ a cơ quan, đơn vị.
5. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của
cơ quan, đơn vị :
Đâ y là nhiệm vụ mang tính đặ c thù củ a vă n phò ng. Cá c nhu cầ u về hậ u cầ n
trong cá c cơ quan đơn vị hết sứ c đa dạ ng phong phú . Nơi nà o có hoạ t độ ng,
nơi ấ y cầ n cung cấ p cá c điều kiện phương tiện và nguồ n tà i chính. Nhữ ng
 cô ng việc chă m lo cho hoạ t độ ng củ a cơ quan đượ c thuậ n lợ i, trô i chả y là
nhiệm vụ củ a vă n phò ng.

KHO :
Khái niệm :
Kho (hoặ c kho hà ng) là mộ t khô ng gian vậ t lý hoặ c hệ thố ng lưu trữ đượ c sử
dụ ng để giữ và quả n lý hà ng hó a, nguyê n liệ u, sả n phẩ m hoặ c tà i sả n củ a mộ t tổ
chứ c.
Chức năng :
Lưu trữ và quả n lý hà ng hó a: Chứ c nă ng chính củ a kho là cung cấ p nơi để lưu trữ
và bả o quả n cá c mặ t hà ng nà y cho đến khi chú ng cầ n đượ c sử dụ ng hoặ c phâ n
phố i đến khá ch hà ng hoặ c bộ phậ n nộ i bộ củ a tổ chứ c.
Nhiệm vụ :
1. Nhận và kiểm tra hàng hóa: Kho nhậ n hà ng hó a từ nhà cung cấ p, kiểm tra
chấ t lượ ng, số lượ ng, và tính đú ng đắ n củ a sả n phẩ m trướ c khi lưu trữ .
- Kiểm tra cá c chứ ng từ yêu cầ u nhậ p xuấ t
- Thự c hiện việc nhậ p và xuấ t hà ng cho cá nhâ n liên quan.
- Theo dõ i hà ng hó a xuấ t nhậ p tồ n.
- Ghi phiếu nhậ p, phiếu xuấ t kho
- Trự c tiếp nhậ p phiếu xuấ t và o phầ n mềm quả n lý.
2. Xuất hàng và giao hàng: Kho thự c hiện việc chuẩ n bị hà ng hó a cho việc
giao hà ng đến khá ch hà ng hoặ c bộ phậ n bá n hà ng.
3. Theo dõi tồn kho: Bộ phậ n Kho theo dõ i số lượ ng tồ n kho, đưa ra bá o cá o
về tình trạ ng tồ n kho, và đề xuấ t đặ t hà ng mớ i khi cầ n.
4. Bảo quản hàng hóa: Bộ phậ n này đả m bả o rằ ng hà ng hó a đượ c bả o quả n
đú ng cá ch để đả m bả o tính chấ t lượ ng củ a chú ng.
- Sắ p xếp hà ng hó a trong kho đú ng theo hướ ng dẫ n củ a nhà sả n xuấ t.
- Vớ i loạ i hà ng mau hư thì phả i quả n lý theo nguyên tắ c nhậ p trướ c xuấ t
trướ c FIFO (First In First Out).
- Tuâ n thủ quy định về phò ng cháy chữ a cháy (PCCC) và an toà n trong
kho.
- Tuyệt đố i đả m bả o quy tắ c PCCC trong kho.
- Định kỳ hà ng thá ng kiểm tra lạ i cá c kệ hà ng trá nh kệ bị gãy đổ …
5. Giao hàng và thu tiền từ khách hàng: Giao đú ng và đủ hà ng hó a cho
khá ch hà ng theo tiêu chí: nhanh, an toà n và tiết kiệm.Thu tiền hà ng theo
đú ng hó a đơn tiếp nhậ n, cá c trườ ng hợ p khô ng thu đượ c tiền cầ n bá o cá o
lạ i cấ p trên để có phương á n xử lý, khô ng tự ý bỏ hà ng lạ i đi về.