NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

KHOA BÁO CHÍ-TRUYỀN THÔNG

NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN

MSSV – 20A6050052

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

ĐỀ 1:
Công tác quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện.
dự kiến các rủi ro sẽ xảy ra và phương
án giải quyết đối với sự kiện.

TP.HCM 11/2021
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

KHOA BÁO CHÍ-TRUYỀN THÔNG

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Diễm Phương NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN

TP.HCM, 11/2021
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1:
KHÁI QUÁT LỊCH SỬ BÁO CHÍ
1. Sơ nét về lịch sử báo chí.........................................................................05
1.1 Nguồn gốc của báo chí.......................................................................05

CHƯƠNG 2:
CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA BÁO CHÍ AN
2. Báo chí nước Anh......................................................................................06

CHƯƠNG 3:
XỨ NAM KỲ - CÁI NÔI ĐẦU TIÊN
CỦA BÁO CHÍ VIỆT NAM
3. Sự xuất hiện của báo chí Việt Nam đầu tiên................................................08

MỞ ĐẦU

1. Mục đích, ý nghĩa

Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp, tổ chức nhà nước đó là một
hoạt động đã dần trở nên phổ biến Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa
học công nghệ, thông tin... công tác tổ chức sự kiện ở Việt Nam đã có những bước phát
triển đáng kể, có những sự kiện mang tầm cỡ quốc tế.
Tổ chức sự kiện là một nghề của những ý tưởng. Nhà tổ chức sự kiện phải sở
hữu những phẩm chất và kỹ năng như: nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc
tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những
phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Quy trình quản lý, tổ chức các sự kiện, xây dựng tầm nhìn và phương pháp tư duy sáng tạo
để tìm ra những ý tưởng tưởng lớn, điểm nhấn của sự kiện trên cơ sở bám sát định vị của
thương hiệu. Trang bị các kỹ năng, kiến thức xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện
chuyên nghiệp. Các kỹ năng quan hệ cộng đồng (PR) và khả năng kiểm soát các rủi ro
trong quá trình tổ chức sự kiện.
Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng
cao hơn nhu cầu của người tham gia. Chính vì vậy mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ
chức sự kiện càng trở nên cấp thiết hơn.

2. Lịch sử vấn đề
Bài viết khái quát sơ nét về
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Các hoạt động, sự kiện được tổ chức ở Việt Nam trong những năm gần đây, đặc biệt là các sự kiện
mang tính chính phủ, nhà nước.

4. Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng các phương pháp công cụ cơ bản sau:
+ Phương pháp tìm hiểu, nghiên cứu: Thông qua các kênh truyền thông đại chúng, tài liệu,
internet.
+ Phương pháp phân tích, đánh giá: Dựa trên các sự, vật hiện tượng nhằm phân tích để đưa
ra các lập luận, cùng với việc tự đưa ý kiến phản biện nhằm rút kết, đánh giá vấn đề.
5. Kết cấu
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung tiểu luận gồm 3
chương như sau:
- Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Chương 2:
- Chương 3:
- Tổ chức sự kiện
o Tầm quan trọng và ảnh hưởng tổ chức sự kiện
o Phân loại sự kiện
o Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện

Sự năng động, chịu khó

Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Óc sáng tạo, thẩm mỹ

Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện

Kỹ năng tổ chức và làm việc theo nhóm
Sức khoẻ bền bỉ

Đam mê nghề nghiệp Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện

NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

o Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện

Ngân sách tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện
Khách hàng
Đối tượng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện
Chủ đề của sự kiện
Truyền thông cho sự kiện
Địa điểm/môi trường tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện trong nhà hàng

Tổ chức sự kiện online

CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Tổ chức sự kiện
Khái niệm về sự kiện
Theo từ điển tiếng Viê ̣t: Sự kiê ̣n đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý
nghĩa với đời sống xã hô ̣i. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hô ̣i, thì sự kiê ̣n là mô ̣t
hiê ̣n tượng, hoă ̣c mô ̣t sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiê ̣n. Ví dụ khi nói đến
các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng
giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…

Theo định nghĩa liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện hơn thì sự kiện là các hoạt động,
sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải
thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia.
Trong Marketing, sự kiện (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt
động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay
định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường.
Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành mô ̣t nghề, mô ̣t ngành công nghiê ̣p dịch vụ
đă ̣c thù, họ đã có hê ̣ thống lý luâ ̣n về nghề nghiê ̣p tương đối đầy đủ và chă ̣t chẽ.
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
+ Bussiness event: Các sự kiê ̣n liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiê ̣n liên quan đến doanh nghiê ̣p, ví dụ: lễ kỷ niê ̣m ngày thành
lâ ̣p công ty, hô ̣i nghị khách hàng…
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

+ Fundraising events: Sự kiê ̣n nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiê ̣n mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiê ̣n của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gă ̣p giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiê ̣n về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiê ̣n trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiê ̣n liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiê ̣n kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiê ̣n liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niê ̣m về sự kiê ̣n (trong lĩnh vực tổ chức sự kiê ̣n) như
sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể
thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hô ̣i, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên
quan đến lễ hô ̣i, văn hóa, phong tục- tập quán… (Nguyễn Vũ Hà)
Khái niệm về tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm mô ̣t số hoă ̣c toàn bô ̣ các công việc: nghiên cứu
các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức
tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt
những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các
mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
(Nguyễn Vũ Hà)
1.1. Tầm quan trọng và ảnh hưởng tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản. Những người làm trong nghề mới
thấy được sự vất vả của công việc này. Hàng trăm những công việc từ nhỏ đến lớn đòi hỏi
sự cẩn thận, tỉ mỉ đến từng tiểu tiết vì chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến cả một
ekip và hơn hết chính là ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của tổ chức trong sự kiện. Công
việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành
công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Sự
chuyên nghiệp của mỗi tổ chức thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự
kiện họ tổ chức.

Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cổ đông, cho đến
các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các đại hội Đảng….
các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán
chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phƣơng, chính phủ. Có thể nói,
sự kiện là một phần không thể thiếu của đời sống xã hội và con nngười, giúp đáp ứng và
thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần.
Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội,
kinh tế, chính trị đối với nngười tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

chức sự kiện. Đó có thể là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự
hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng.

Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội.
Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo
sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện người ta có thể làm cho công chúng quên đi
những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn. Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể
làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân và tổ
chức. (Tổ chức sự kiện)

1.2. Phân loại sự kiện

- Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events): Mục đích của các Event
này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên),
củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây
dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông.

- Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events): Đây là khái niệm dùng để chỉ
những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng
(boost sales) và tương tác với khách hàng.

- Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events)
Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính
trị như các buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa phương, quốc gia,
các lễ tranh cử, tổng tuyển cử...

- Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events)
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực
hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội.

- Event của cá nhân (Personal Events): Dành cho cá nhân một người nào
đó. Personal Event bao gồm đám cưới, đám tang (Funeral), sinh nhật, kỷ niệm một
dịp nào đó (anniversary) hay ăn mừng điều gì đó (Ceremony).

1.3. Địa điểm (môi trường) tổ chức:

- Sự kiện trong nhà

- Sự kiện ngoài trời
- Sự kiện trực tuyến (Online)

1.3. Yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện

Sự năng động, chịu khó

Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Óc sáng tạo, thẩm mỹ
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Kỹ năng viết kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện

Kỹ năng tổ chức và làm việc theo nhóm
Sức khoẻ bền bỉ

Đam mê nghề nghiệp

Các vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện

Ngân sách tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện
Khách hàng
Đối tượng nhận thông điệp từ tổ chức sự kiện
Chủ đề của sự kiện
Truyền thông cho sự kiện
Địa điểm/môi trường tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện trong nhà
Tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện trong nhà hàng

Tổ chức sự kiện online

Các hoạt đô ̣ng tác nghiêp̣ cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt đô ̣ng tác nghiê ̣p cơ bản, các công viêc̣ trong tổ chức sự kiê ̣n có thể đề câ ̣p mô ̣t
cách cụ thể hơn, bao gồm:
1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiê ̣n;
2. Hình thành chủ đề, lâ ̣p chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiê ̣n;
3. Chuẩn bị tổ chức sự kiê ̣n;
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiê ̣n;
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiê ̣n;
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiê ̣n;
7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vâ ̣n chuyển trong sự kiê ̣n;
8. Tổ chức thực hiê ̣n các hoạt đô ̣ng phụ trợ trong sự kiê ̣n;
9. Kết thúc sự kiê ̣n và giải quyết các công viêc̣ sau sự kiê ̣n;
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiê ̣n;
11. Quan hê ̣ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiê ̣n;
12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiê ̣n;
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiê ̣n;
14. Chăm sóc khách hàng;
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiê ̣n…
Các hoạt đô ̣ng tác nghiê ̣p cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ
chức mô ̣t sự kiê ̣n cụ thể. (Nguyễn Vũ Hà)
Các thành phần tham gia trong sự kiê ̣n
Để tiến hành mô ̣t sự kiê ̣n, ngoài các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ
chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vâ ̣n chuyển, lưu trú, ăn uống… Thì dưới đây các thành
phần chính:
Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp
hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Bao gồm:
- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiê ̣n);
- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiê ̣p tổ chức sự kiện);
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiê ̣n: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do
nhà tổ chức sự kiê ̣n thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.
Nhà đầu tư sự kiê ̣n (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các chủ thể chính
của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiê ̣n hoă ̣c thuê
nhà tổ chức sự kiê ̣n thực hiê ̣n sự kiê ̣n và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có
liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho
xã hội.
Nhà tài trợ sự kiê ̣n: Là các tổ chức, doanh nghiê ̣p hoă ̣c cá nhân tài trợ cho sự kiê ̣n mô ̣t
phần về kinh phí, cơ sở vâ ̣t chất kỹ thuâ ̣t, nhân lực…để góp phần vào sự thành công của sự
kiê ̣n, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hô ̣i.
Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp,
những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự
kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện.
Cùng với nhà đầu tư sự kiê ̣n nhà tổ chức sự kiê ̣n phải chịu trách nhiê ̣m trước pháp luâ ̣t về
các vấn đề có liên quan đến sự kiê ̣n.
Sơ đồ 1.1. Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng Nhà tổ chức Khách hàng
các dịch vụ bổ sự kiện của nhà tổ
trợ chức sự kiện

Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện
phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình.
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng
mô ̣t hay mô ̣t số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí,
dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…).
Tình nguyê ̣n viên tham gia sự kiê ̣n là những người tình nguyê ̣n tham gia vào quá trình tổ
chức và diễn ra sự kiê ̣n, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiê ̣n, họ chịu sự
chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiê ̣n/ nhà tổ chức sự kiện.
Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp
hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động
của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiê ̣n muốn tác đô ̣ng đến.
Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh
nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các
nhóm nói trên.
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một
phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện.

Khái niệm
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Hình thức tổ chức sự kiện mùa dịch là gì?

Sự kiện tổ chức trong mùa dịch được hiểu một cách đơn giản đó là hình thức tổ chức sự
kiện trực tuyến. Đây là sự kiện được thực hiện thông qua mạng internet và qua các phần
mềm, nền tảng trực tuyến như: Zoom, Google meet, Livestream, WebEx,…

Bằng việc sử dụng công nghệ truyền thông trực tuyến để phân phối một nguồn nội dung
duy nhất cho nhiều người nghe và người xem. Các khách mời và người tham dự sự kiện
đều tương tác với nhau trong môi trường ảo dựa trên web. Sự kiện này còn có thể được ghi
hình lại để phát sau hoặc được phát trực tiếp theo nhu cầu, mục đích tổ chức của doanh
nghiệp.

Sự khác biệt giữa việc tổ chức sự kiện mùa dịch và sự kiện thường
Cũng giống như các sự kiện thông thường, sự kiện trực tuyến hay còn gọi là event online
đều có ngày, giờ và nội dung chương trình làm việc cụ thể.

Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây so với sự kiện offline thông thường là tất cả sự kiện đều
diễn ra trên nền tảng internet và các khách mời sẽ không ở chung cùng một địa điểm bất kì
nào cả. Ngoài ra, khu vực tổ chức thực chất chỉ có sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng
vừa phải hay đơn giản chỉ là một chiếc phông xanh cùng MC và xung quanh là các hệ
thống thu phát để người xem thông qua màn hình có thể cảm nhận chân thực và rõ nét nhất
về sự kiện.

Lợi ích của việc tổ chức các sự kiện ảo

 Lợi ích đầu tiên của việc tổ chức các sự kiện ảo trong mùa dịch covid hiện nay chính
là làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh và đảm bảo an toàn cho tất cả các khách mời
tham dự. Các sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ mà không lo bị lây lan mầm bệnh.
 Lợi ích tiếp theo phải kể đến đó là giúp tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí. Đơn
vị tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm được thời gian chuẩn bị, lập kế hoạch, không phải lo lắng
về việc sắp xếp công việc cũng như tiết kiệm ngân sách chuẩn bị cho sự kiện. không
phải chi quá nhiều về khoản nhân sự cũng như thuê địa điểm. Còn các khách mời tham
dự cũng sẽ tiết kiệm thời gian đi lại.
 Bởi vì sự kiện trực tuyến chỉ yêu cầu thiết bị có kết nối internet và có thể được mở
rộng cho hầu hết tất cả mọi. Điều này giúp tất cả mọi người bao gồm cả những người ở
xa, ở nước ngoài đều có thể tham dự, kết nối với nhau và không bị giới hạn về số lượng.

Kế hoạch tổ chức:
1. Xác định mục đích, mục tiêu và loại sự kiện

Mỗi loại sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau. Tùy theo từng nhu cầu và
đối tương khách hàng, khách mời tham dự mà xác định được mục tiêu của sự kiện. Từ đó
lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện và nền tảng công nghệ phù hợp.

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp việc thực
hiện và đo lường hiệu quả của chương trình dễ dàng hơn.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

2. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa trên mục tiêu đã đề ra, bước tiếp theo cần phải làm đó là lên kế hoạch tổng thể cho sự
kiện như xác định thời gian, số lượng khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện vfa nội dung
chính của chương trình.

Đây có thể coi là một bản phác thảo tổng thể để có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ
chương trình.

3. Khảo sát, chọn địa điểm tổ chức

Đối với các sự kiện trực tuyến tuy không phải tìm một địa điểm với sức chứa lớn cho đủ số
lượng khách mời. Tuy nhiên vẫn phải tìm một địa điểm để bộ phận nhân sự của đơn vị tổ
chức setup máy móc, thiết bị dùng cho sự kiện.

Địa điểm, không gian tổ chức sự kiện trực tuyến phải đảm bảo đáp ứng đủ yêu cầu về máy
móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng, và quan trọng nhất là tốc độ đường truyền internet.

4. Xây dựng nội dung, kịch bản cho sự kiện

Khi diễn ra sự kiện online, người xem dễ dàng tham gia nhưng cũng dễ dnagf chán nản mà
rời đi bởi do sự hạn chế tương tác giữa các khách mời. Vì thế, sự kiện cần phải có một nội
dung thu hút mọi người và mang những ý nghĩa nhất định.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ được phát trực tiếp. Do đó, kịch bản cần được
chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kịch
bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương
trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận, tập duyệt trước với nhau để
thống nhất lại các vấn đề.

5. Quảng bá, truyền thông cho sự kiện

Truyền thông và quảng bá cũng là một phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện.
Đặc biệt là các sự kiện được tổ chức trong mùa dịch lại càng cần được quảng bá rộng rãi
hơn. Cho dù sự kiện có diễn ra công khai hay giới hạn với lượng người nhất định, hãy lan
tỏa sức ảnh hưởng của sự kiện với những người xung quanh.

Ban tổ chức có thể quảng bá thông qua các trang mạng xã hội như facebook, zalo,
instagram, tiktok,…hay các kênh truyền thông khác như báo chí, truyền hình,…

6. Thực hiện các hạng mục chuẩn bị cho sự kiện

Ưu điểm của sự kiện online so với các sự kiện thông thường đó là giảm bớt việc xây dựng,
F&B, thi công, trang trí,…thay vào đó là tập trung vào khâu sản xuất, thiết kế và truyền
thông. Căn cứ vào bản kế hoạch tổng thể, ban tổ chức cần triển khai thực hiện các hạng
mục liên quan theo đúng thời gian và đảm bảo xong trước ngày diễn ra sự kiện.

7. Triển khai, theo dõi và đánh giá sự kiện

Khi triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện mùa dịch cần theo dõi, quản lý mọi mặt để đảm bảo
việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch và đạt mục tiêu. Trong quá trình diễn ra sự kiện cũng
cần theo dõi, giám sát và nhanh chóng, chủ động xử lý những tình huống phát sinh.

Sau khi sự kiện kết thúc, cần thu thập phản hồi, ý kiến của khách mời để tổng kết, đưa ra
những đánh giá, nhận xét, góp ý để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

(https://sukienachau.com/to-chuc-su-kien-mua-dich/#hinh-thuc-to-chuc-su-kien-mua-dich-
la-gi)

CHƯƠNG 2:
NHỮNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
II. Rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục
và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất,
mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành
những cơ hội thành công.
-Nội dung quản trị rủi ro:
+Nhận dạng-phân tích-đo lường rủi ro
+Kiểm soát-phòng ngừa rủi ro
+Tài trợ rủi ro
Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện:

Theo The Event Safety Guide (HSE, 1999) thiết kế nhằm cung cấp lời khuyên cho
các nhà quản lý sự kiện, thì ta có thể chia các sự kiện thành năm giai đoạn rủi ro để đánh
giá và quản trị:
-Build-up: liên quan đến việc lên kế hoạch, thiết kế địa điểm, lựa chọn nhân sự, lựa
chọn nhà thầu chính, nhà thầu phụ, xây dựng…
-Load in: liên quan đến việc lập kế hoạch đảm bảo an toàn, lắp đặt các thiết bị và dịch
vụ sẽ được sử dụng tại sự kiện… (ví dụ, thiết bị người biểu diễn sử dụng, hệ thống chiếu
sáng và âm thanh trong các giai đoạn diễn ra sự kiện.)
-Show: liên quan đến việc lập kế hoạch vận chuyển vận tải trang thiết bị, kế hoạch để đối
phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng rủi ro và các biến cố lớn.
-Load out: lập kế hoạch đảm bảo sự kiện diễn biến suôn sẻ.
-Breakdown: lập kế hoạch quản lý rủi ro trong quá trình hậu sự kiện (tháo dỡ trang thiết
bị, cơ sở hạ tầng sự kiện…
Quy trình quản trị rủi ro trong một sự kiện
Bước 1 Tìm hiểu về bối cảnh: Hãy xem xét loại hình của sự kiện, quản lý, các bên liên
quan và môi trường xung quanh
Bước 2 Xác định rủi ro: liệt kê tất cả các mối nguy hiểm có thể xảy ra
Bước 3 Quyết định: xem xét và xác định những rủi ro theo mức độ có thể xảy ra.
Bước 4: Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro và xem xét biện pháp phòng ngừa hiện tại đã
đầy đủ chưa
Bước 5 điều khiển: kiểm soát những vấn đề có thể phát sinh
Bước 6 hành động giảm nhẹ: Hãy xem xét những biện pháp giảm thiểu rủi ro
Bước 7 rủi ro sự kiện cụ thể: Xem xét các rủi ro sự kiện cụ thể đã
Bước 8: Ghi chú: Ghi lại phát hiện của bạn
Bước 9 Review: Xem lại các đánh giá và sửa lại nếu cần thiết
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Bước 1: Tìm hiểu, đưa ra tình huống, bối cảnh phát sinh.
Doanh nghiệp xác định loại hình sự kiện: tổ chức sự kiện khánh thành, tổ chức sự kiện
PR…cùng các bên liên quan và môi trường xung quanh. Nhà tổ chức liệt kê các mối nguy
hiểm, tình huống rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

 Bước 2: Đánh giá rủi ro

Các chuyên gia sự kiện đánh giá và xem xét mức độ rủi ro có thể thể xảy ra.Từ đó đưa ra
các biện pháp phòng ngừa, phương án giải quyết các phát sinh cần thiết.

 Bước 3: Kiểm soát rủi ro

Kiểm soát vấn đề có thể phát sinh, xem xét những biện pháp giảm thiểu rủi ro

 Bước 4: Rủi ro sự kiện cụ thể

Tiến hành xem xét các rủi ro sự kiện cụ thể xảy ra

 Bước 5: Ghi chú:

Ghi lại phát hiện những rủi ro, vấn đề phát sinh trong sự kiện đã diễn ra để đánh giá cần
thiết và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.

RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:

Rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà bạn khó biết được cụ thể.
Nhưng sẽ phán đoán trước được những rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn tổ chức.
Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khâu lên kế hoạch, viết kịch bản, đến khâu set up hay chạy
chương trình. Những chuyện không hay xảy ra cũng có thể do yếu tố bất khả kháng từ thời
tiết. Không thể ngăn được những tình huống bất chợt xảy ra thì chúng ta cần phải liệt kê ra
những trường hợp xấu có thể gặp phải. Sau đó đưa ra những biện pháp đề phòng hợp lý,
đúng đắn.
Những rủi ro khi tổ chức một sự kiện có thể chia theo quy trình tổ chức một Event:
1. Rủi ro trước và sau khi lập kế hoạch

+ Xác định sai về đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi sự kiện, làm mọi ý tưởng cho
buổi sự kiện không phù hợp với thực tế.
Ví dụ: Một buổi sự kiện về giới thiệu về xe hơi những lại có các chương trình, trải nghiệm
chỉ phù hợp với đối tượng học sinh, sinh viên thì nhà tài trợ không đạt được mục tiêu, nhà
tổ chức sự kiện bị mất uy tín với đối tác.

+ Vô vàn các rủi ro liên quan đến kế hoạch như: Việc xác định sai mục đích, ý tưởng tổ
chức, thiết kế sân khấu sự kiện không phù hợp với chủ đề của sự kiện, khách hàng thay
đổi thiết kế và kịch bản vào giờ chót, những yếu tố này trực tiếp ảnh hưởng đến sự thành
công của sự kiện.

Giải pháp:
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

- Với các nô ̣i dung quan trọng luôn có các kế hoạch dự phòng song song: Các nô ̣i dung
quan trọng trong sự kiê ̣n như đón khách VIP chẳng hạn, nhà tổ chức sự kiện luôn tính đến
viê ̣c có thể do mô ̣t biến cố đă ̣c biê ̣t nào đó, khách có thể không tham gia hoă ̣c đến muô ̣n…
trong trường hợp đó đã có những kế hoạch khác dự phòng (ví dụ cho mô ̣t hoạt đô ̣ng khác
xen vào, hay đôn mô ̣t nô ̣i dung khác lên trước…

- Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch cần đảm bảo các yêu cầu như:
 Lâ ̣p kế hoạch phải dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiê ̣n.
 Lâ ̣p kế hoạch dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuâ ̣n với nhà
đầu tư sự kiê ̣n.
 Lâ ̣p kế hoạch phải dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện.
 Lâ ̣p kế hoạch phải tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình
tổ chức sự kiện.
 Lâ ̣p kế hoạch phải xem xét yếu tố thời gian.
 Kế hoạch được lâ ̣p phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ.
 Kế hoạch được lâ ̣p phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng.
 Kế hoạch được lâ ̣p phải đảm bảo tính khả thi. (Sách)

2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách.

Hoạch định ngân sách thấp hơn so với thực tế sẽ dẫn tới tình trạng thiếu ngân sách
khi thực hiện sự kiện. Ngược lại, lên ngân sách quá cao sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp,
tăng chi phí và giảm lợi nhuận.
Số người đến quá ít, hoặc đông quá so với dự tính cũng cần phải được lường trước.
Nếu đã có sự chuẩn bị về tài chính, nhưng số lượng người tham dự không được tính toán
trước cũng sẽ gây ra những sự cố ngoài ý muốn.
Để đảm bảo nguồn ngân sách, song song với viêc̣ lâ ̣p kế hoạch chi tiết, cần tiến hành điều
chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiê ̣n. Cần căn cứ vào file (tâ ̣p tin) lâ ̣p dự toán ngân sách
trước đây, sao lưu (save as) sang mô ̣t file mới (để có 2 file tiê ̣n cho viêc̣ so sánh), từ file
này tiến hành bổ sung hoă ̣c cắt giảm các hạng mục chi phí có liên quan. (sách)
3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng

- Không Thông báo cho khách hàng mục tiêu đúng kênh truyền thông. Gây hậu quả là có
nhiều khách hàng mục tiêu không biết đến sự kiện này.
- Không liên lạc thường xuyên với khách hàng. Không tạo mối quan hệ tốt sẽ làm cho
khách hàng mau chóng quên buổi Event. Không cung cấp ngày giờ, địa điểm chính xác
rõ ràng gây nhầm lẫn bối rối cho khách mời.
- Rủi ro khi khách hàng không cảm thấy ấn tượng với buổi Event vì nội dung không hay,
cách phục vụ tiếp tân không chu đáo, chất lượng của sự kiện thì kém…làm mất hình ảnh
đẹp của cộng ty đối với khách hàng.

4. Rủi ro trong quyết định vị trí, địa điểm không gian tổ chức sự kiện.
Việc lựa chọn ra được một địa điểm sự kiện phù hợp với các tiêu chí như: vị trí, quy mô,
không gian, sức chứa tối đa, cơ sở vật chất,...giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Rủi ro địa điểm xuất phát từ việc không xác định đúng số lượng người tham dự sự kiện nên
lựa chọn không gian tổ chức không phù hợp. Nhiều doanh nghiệp chủ quan, thuê các địa
điểm quá nhỏ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu, hay ngược lại không gian tổ chức quá
lớn không gây lãng phí ngân sách. Bên cạnh đó, địa điểm không thuận tiện, khó tìm, không
có các tiện ích đi kèm như trông giữ xe, bảo vệ cũng là những vấn đề mà nhà quản trị sự
kiện nên cân nhắc để tìm đến địa điểm thích hợp nhất. Xảy ra bất kỳ sự cố trong những tiêu
chí đặt ra từ trước sẽ giúp chúng ta ứng phó được kịp thời hơn.

5. Rủi ro trong việc an toàn trong thời gian sự kiện diễn ra

Sự cố nghiêm trọng (hỏa hoạn, có người cần cấp cứu, động đất, bạo loạn, thiên tai…)

Tình huống khó xử lý, khả năng xảy ra cao ở các sự kiện đó là hỏa hoạn, nguyên nhân có
thể do chủ quan (công tác chuẩn bị không được đảm bảo, kiểm tra, dẫn đến thiết bị chập
cháy), khách quan có thể do người tham gia sơ ý hoặc cố tình tác động dẫn đến cháy nổ.
Nhưng dù thế nào chăng nữa, thì nhà tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo gần như tuyệt đối
để có phương án ngăn chặn, giải quyết các tình huống xấu xảy ra.

Công tác phòng chống cháy nổ phải được quan tâm sát xao. Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn
luôn túc trực tại khu vực diễn ra chương trình nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Phương
tiện chữa cháy phải đảm bảo hoạt động bình thường, đã qua kiểm tra an toàn. Bố trí đặt tại
nhiều nơi, dễ dàng lấy ra sử dụng khi cần thiết. Luôn sẵn sàng các trang thiết bị y tế cơ bản,
số điện thoại liên lạc cảnh sát, xe cứu thương gần nhất.

Đồng thời, nhà tổ chức sự kiện cần có “đội phản ứng nhanh” để xử lý các vấn đề liên quan
đến an toàn, toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến thức cần
thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra. Đối với những khách mời
quan trọng tại các sự kiện lớn, ta nên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm
theo của họ, để có những phương án thích hợp.

Ngoài ra, cả người quản lý và nhân viên đều phải được trang bị nghiệp vụ cơ bản, cách xử
lý tình huống khẩn cấp. Bản thân người đứng đầu, trước tiên phải nắm vững các quy tắc,
hành xử, ứng biến mọi rủi ro, rèn luyện kỹ năng chỉ đạo xử lý tình huống bất trắc. Đặc biệt
là những kiến thức về sơ cứu y tế cơ bản. Trong sự kiện lớn, sự chen lấn, xô đẩy, ngột ngạt,
việc khách tham dự có thể gặp vấn đề sức khỏe là khó tránh khỏi nên kỹ năng này là rất cần
thiết mà nhà tổ chức cần trang bị.

Các doanh nghiệp có thể triển khai các khóa học đào tạo kỹ năng cơ bản cho nhân viên. Đặt
trong các trường hợp rủi ro giả định, thực hành những lý thuyết đã được đào tạo. Điều quan
trọng trong đào tạo nghiệp vụ cơ bản là sự phối hợp giữa người quản lý và nhân viên. Khi
có rủi ro bất ngờ xảy đến, quản lý và nhân viên cần phối hợp chặt chẽ với nhau để giải
quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. (https://tranganpalace.vn/tin-tuc/han-che-rui-ro-khi-
to-chuc-su-kien)

6. Rủi ro liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian:
Nhà tổ chức sự kiện thường bị đô ̣ng trong viê ̣c kiểm soát mô ̣t số công viêc̣ này, ví
dụ như các vấn đề về diễn giả, người dẫn chương trình, diễn viên nổi tiếng tham dự chương
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

trình, trang thiết bị… Để hạn chế các sự cố thuô ̣c nhóm này, ngoài viê ̣c ký kết hợp đồng
thỏa thuận với nô ̣i dung chi tiết (hoă ̣c có phụ lục chi tiết kèm theo), nhà tổ chức sự kiện còn
phải thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và duy trì các mối quan hê ̣ hiê ̣u quả với nhóm này về
thời gian, lịch trình. (sách)

Đối với Mất điện, mất kết nối internet, âm thanh, ánh sáng, thiếu trang thiết bị sự
kiện cho người tham dự. Phải đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, internet… phải được
kiểm tra kỹ lưỡng để hạn chế rủi ro trong thời gian diễn ra sự kiện. Sử dụng những sản
phẩm tin tưởng và có thương hiệu uy tín. Cần chuẩn bị kiểm tra kỹ lưỡng và có các phương
án dự phòng khi gặp sự cố kỹ thuật. Cùng với đó là ekip phối hợp thực hiện trước giờ sự
kiện để đảm bảo không có vấn đề liên quan về kỹ thuật xảy ra.

.
6. Rủi ro do các yếu tố môi trường:
Thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến chính sự an toàn của người tham dự. Vì vậy, nhà
tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng việc tổ chức sự kiện khi diễn biến thời tiết xấu dù là trong
hay ngoài trời. Rủi ro do thời tiết, thiên tai luôn được liệt vào loại rủi ro lớn nhất, bất khả
kháng. Bạn không thể yêu cầu, bắt buộc người tham dự đội nắng, dầm mưa chỉ để tham gia
sự kiện. Thay vào đó, hãy chuẩn bị cho những trường hợp này. Phông bạt, áo mưa, ô dù…
có thể xem là giải pháp tối thiểu nhất để có thể hạn chế rủi ro về mặt thiên tai cho tất cả
những người muốn tham gia sự kiện.
Địa điểm và không gian tổ chức cũng là một trong những rủi ro có thể khiến sự kiện
của bạn không thành công. An toàn là yếu tố tiên quyết. Chúng ta không thể chọn địa điểm
cách quá xa trung tâm khiến việc di chuyển của người tham gia trở nên khó khăn. Cùng với
đó là việc dàn dựng, xếp đặt phải thật thoải mái và loại trừ mọi bất trắc xảy ra.
Giải pháp:
Không dễ để có thể thực hiện trọn vẹn một chương trình sự kiện ngoài trời trong vài
tiếng đồng hồ với quy mô hàng trăm, hàng ngàn người tham gia. Để tổ chức sự kiện ngoài
trời thành công, khâu chuẩn bị và quản lý rủi ro xuyên suốt thời gian diễn ra chương trình
là điều cần phải tính đến.
Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện, việc thường xuyên
theo dõi, cập nhật tình hình thời tiết là cần thiết nhất là sự kiện ngoài trời. Sự kiện ngoài
trời sẽ không thể diễn ra nếu trời mưa lớn, cần có kế hoạch dự trù, rời lịch tổ chức sang một
ngày cụ thể khác hoặc chuyển địa điểm tổ chức trong nhà nếu có thể và thông báo tới người
tham dự qua các phương tiện truyền thông.

. (https://tranganpalace.vn/tin-tuc/han-che-rui-ro-khi-to-chuc-su-kien)

Lựa chọn thời gian: Chọn được một thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện cũng rất
quan trọng. Tránh những ngày thường bận rộn, ít người đến tham dự được. Và cũng tránh
những sự kiện quan trọng khác có ảnh hưởng đến mức nhận biết của sự kiện. Hoặc trong
khi diễn ra sự kiện, thời gian các tiết mục bị kéo dài quá mức, gây lố thời gian quy định,
hay khi còn dư quá nhiều thời gian của chương trình. Điều này cũng cần phải được dự đoán
trước và sắp xếp sẵn biện pháp xử lý hoặc tiết mục lấp trống.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Rủi ro liên quan đến nhân sự:

Kế hoạch phân bổ công việc không đều, không phù hợp với thế mạnh của mỗi thành
viên tổ chức, khiến sự hợp tác không ăn ý giữa các thành viên trong Ban Tổ Chức, Ban hậu
cần, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật,… dẫn đến tổ chức không hiệu quả... Vì vậy, khi thực
hiêṇ công viêc̣ luôn có bảng danh mục công viêc̣ (trong đó có nô ̣i dung, tiến đô ̣, quy trình cho
công viê ̣c); ngoài ra nên thực hiê ̣n các công viê ̣c kèm theo danh sách kiểm tra (check list). Viê ̣c
xây dựng check list cho các công viê ̣c sẽ hạn chế được những thiếu

GIẢI PHÁP CHUNG LIÊN QUAN ĐẾN RỦI RO:

- Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và
thời gian hoàn tất.
- Luôn theo dõi bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro
để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
- Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố: Các nhà tổ chức sự kiện cần phải xây dựng các quy
trình và hướng dẫn những người thực hiê ̣n nắm vững các quy trình này để có những hướng dẫn và
tính chủ đô ̣ng trong viê ̣c giải quyết các sự cố.
-

Tổ chức sự kiện trực tuyến – giải pháp thay thế tổ chức sự kiện ngoài trời

8. Rủi ro về nhân lực

Nhân viên, nhân sự, các đối tác tổ chức sự kiện, thiếu sự chuẩn bị, không làm tròn trách
nhiệm, chiêu trò, yêu sách vào ngày chạy sự kiện.

Tổ chức Event được thực hiện dưới tác động của con người, chính vì vậy rủi ro về nhân
lực là điều tất yếu xảy ra. Những phát sinh đến từ việc nhân sự sự kiện không làm tròn
trách nhiệm, hiệu quả công việc không cao, thiếu sự ăn ý trong làm việc nhóm gây ảnh
hưởng trực tiếp đến mọi mặt của sự kiện. Bởi vậy, công tác đào tạo nhân viên, nâng cao ý
thức cũng như chuyên môn, kiến thức, kỹ năng để công việc tạo được đột phá luôn được
nhiều doanh nghiệp chú trọng.
Thực tế, rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là điều khó có thể tránh khỏi. Những người
làm sự kiện nên đặc biệt lưu ý để hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến
tiến độ đã đề ra và đảm bảo sự thành công của một sự kiện. Đặc biệt, đối với những sự kiện
lớn và chuyện nghiệp, người tổ chức luôn luôn phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro.

CHƯƠNG 3: RỦI RO VỚI SỰ KIỆN TỔ CHỨC

https://sukienachau.com/to-chuc-su-kien-mua-dich/#hinh-thuc-to-chuc-su-kien-mua-dich-
la-gi

TƯ LIỆU THAM KHẢO

NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Anh/chị hãy trình bày công tác quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện. Từ sự kiện các
anh/chị đã lên ý tưởng, hãy dự kiến các rủi ro sẽ xảy ra và phương án giải quyết đối
với sự kiện của mình.

1. Rủi ro về nền tảng tổ chức sự kiện

Yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của sự kiện online, trực tuyến đó là nền tảng
công nghệ. Do đó cần phải có tính toán và cẩn trọng trong việc lựa chọn một nền tảng phù hợp.
Cần dựa vào tính chất, quy mô và xác định rõ đối tượng khách hàng, người tham dự sự kiện để
quyết định nền tảng sử dụng.

Ví dụ như bạn muốn tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm tại một địa điểm đã được setup trước với đối
tượng mở thì nên chọn hình thức phát trực tiếp như livestream trên facebook live hay youtube live
sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Hay sự kiện của bạn đơn giản là một buổi họp hội nghị, giao lưu khách
hàng thì bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như zoom, webinar, google
meet,…

2. Lựa chọn các thiết bị sản xuất

Hệ thống thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến cần phải được trang bị đầy đủ và đầu tư sử dụng
những thiết bị công nghệ mới, hiện đại. Việc đầu tư đúng mức vào các thiết bị sản xuất sẽ mang
đến trải nghiệm liên tục, mượt mà cho sự kiện. Hạn chế sự kiện bị gián đoạn đường truyền, kết nối
giữa khi đang phát sóng. Điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc của người tham dự và ảnh hưởng
đến chất lượng chương trình

Cần kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng. Sử dụng máy quay và thiết bị
thu âm chất lượng cao. Đặc biệt là thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền
ổn định khi phát sóng.

3. Kết hợp ghi hình trước và phát trực tiếp

Lựa chọn phát trực tiếp 100% là hành động nguy hiểm đi kèm với rất nhiều rủi ro tiềm ẩn. Do đó,
bạn nên kết hợp xâu chuỗi những video ghi hình trước hay những hình ảnh để tạo cảm giác thực tế
về sự kiện đang diễn ra, tránh trục trặc kĩ thuật hoặc những khoảnh khắc khó xử đi kèm cũng như
đảm bảo chất lượng hình ảnh cao hơn.

4. Bảo mật thông tin trong sự kiện

Zoom Cloud Meetings hiện là một trong những ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến được
sử dụng nhiều nhất thế giới hiện nay. Tuy nhiên hãng này liên tục xảy ra các vấn đề về bảo mật
thông tin và dữ liệu người dùng trong thời gian gần đây. Hơn nửa triệu tài khoản người dùng của
Zoom đã được rao bán trên Dark Web, theo Techradar.Và những lo ngại về bảo mật dữ liệu là hoàn
toàn có cơ sở đối với cả nhà cung cấp ứng dụng và tin tặc lợi dụng sơ hở để tấn công.
Do đó, cần hết sức thận trọng khi lựa chọn các phương tiện tổ chức trực tuyến để đảm bảo
an toàn cho cả nhà tổ chức sự kiện và người tham dự. Do việc tổ chức sự kiện mùa dịch 100% là tổ
trức trực tuyến trên các nền tảng công nghệ số. Chính vì vậy các công ty tổ chức sự kiện và các đối tác cần
đảm bảo an toàn về toàn bộ thông tin và dữ liệu khách hàng trong các sự kiện online.
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

Trong quá trình đăng kí tham dự sự kiện, nên cung cấp các liên kết riêng lẻ cho từng người
tham dự để dễ dàng theo dõi hoạt động và dữ liệu liên quan đến từng liên kết. Đặc biệt, điều quan
trọng nhất là phải thông tin lại rõ ràng về bản chất của các liên kết trong quá trình truyền thông sự
kiện. Điều này giúp khách hàng, những người tham dự sẽ biết được rằng họ được cá nhân hóa và
không nên chia sẻ liên kết của mình với bất kì ai khác.

5. Áp dụng bộ quy tắc ứng xử

Đây là một vấn đề ít được lưu ý nhưng lại đóng vai trò quan trọng nhằm quản lý rủi ro khi
tổ chức sự kiện trực tuyến. Trong các sự kiện online với số lượng người tham gia lớn, rất khó để
kiểm soát hành vi cũng như lời nói của từng khách mời. Vì vậy, đơn vị tổ chức sự kiện nên soạn
thảo và thông báo trước về các điều khoản, điều kiện và quy tắc ứng xử trong quá trình tham dự sự
kiện. Đồng thời, chuẩn bị sẵn sàng các phương án xử lý khi xuất hiện những người có ý đồ xấu hay
những tình huống phát sinh.

7. Rủi ro về khách mời

Đây là những rủi ro khó tránh được, chủ yếu đến từ nguyên nhân chủ quan, khách quan của khách
mời. Các biểu hiện của khách như đi trễ, không tập trung…có thể làm giảm chất lượng sự kiện.
Rủi ro về diễn giả: cũng là rủi ro khó tránh được. Chủ yếu là vấn đề về thời gian thuyết trình và
khả năng trình diễn của mỗi diễn giả. Về nội dung, diễn giả ít để xảy ra rủi ro về nội dun

(https://sukienachau.com/to-chuc-su-kien-mua-dich/#hinh-thuc-to-chuc-su-kien-mua-
dich-la-gi)

Trải nghiệm sự kiện trực tuyến tồi tệ do đường truyền không ổn định

Đây cũng là một trong những rủi ro có thể phá hủy hoàn toàn sự kiện của bạn. Dù cho công tác
truyền thông và chuẩn bị cho sự kiện tốt đến đâu đi chăng nữa thì việc kết nối trong sự kiện bị đứt
quãng sẽ tạo ra trải nghiệm dịch vụ tồi tệ cho người tham dự.
Trong tình huống này nhà tổ chức có thể linh động chuẩn bị nhiều phương án dự phòng. Tuy nhiên
vẫn có những rủi ro đến từ bên ngoài không thể kiểm soát được. Đặc biệt với các sự kiện có lượng
người tham dự lớn và truy cập cùng lúc. Đôi khi sự cố xảy ra do hạ tầng viễn thông của nhà mạng
hay đường truyền cáp quang bị đứt đột ngột,…

Và những kết nối đứt gãy …

Mặc dù các ứng dụng và nền tảng sự kiện trực tuyến ngày càng được đầu tư và phát triển nhiều
tính năng mới đáp ứng nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, sự tương tác và kết nối của hình thức
tổ chức này vẫn kém hiệu quả so với cách thức tổ chức sự kiện truyền thống.
Sự mở rộng cả về không gian và quy mô sự kiện có thể là một trong những ưu điểm lớn nhất của
sự kiện trực tuyến. Nhưng vô hình chung nó cũng đang tạo nên những liên kết đứt gãy giữa người
với người, làm mất đi tính kết nối trong các sự kiện.
Như vậy, sự kiện trực tuyến sẽ còn đối mặt với rất nhiều thách thức trong thời gian tới với những
rủi ro trên. Đây có thể là một lối đi khôn ngoan trong tình hình dịch bệnh vẫn đang diễn biến phức
tạp và vẫn chưa tìm ra được vaccine hiệu quả để chữa trị. Về lâu dài, còn phải chờ xem liệu rằng
các công nghệ hiện đại trong kỷ nguyên mới có đủ khả năng chuyển đổi hoàn toàn cách thức tổ
chức sự kiện trực tiếp lên môi trường trực tuyến hay không?
NGUYỄN TRƯỜNG NGÂN – 20A6050052

KẾT LUẬN:

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý tình
huống. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải
quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương
trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không
thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Rủi ro trong sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ khâu lên ý tưởng, kịch bản cho
chương trình, đến khâu thiết kế, in ấn, chọn địa điểm phù hợp. Rủi ro cũng có thể đến từ
buổi tổng duyệt hoặc ngay lúc diễn ra sự kiện... Thông qua việc phân tích các rủi ro trong
hoạt động tổ chức sự kiện, như là quá trình nhận dạng các vấn đề, đánh giá và xử lý các vấn
đề đó, qua đó có thể tìm hiểu sâu hơn và nắm rõ tình hình trong thực tế, đồng thời cũng đề
xuất các giải pháp phòng chống và hạn chế các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực
hiện tổ chức sự kiện, giúp cho việc tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả
hơn.
Quá nhiều rủi ro khiến bạn phải lo. Thêm nữa, mùa đại dịch kéo dài, những bất trắc rủi ro
về việc tụ tập nơi đông người là điều đã được khuyến cáo. Trong bối cảnh đó, tổ chức sự
kiến trực tuyến trở thành xu hướng lựa chọn mới của nhiều công ty, thương hiệu, như một
giải pháp chống lại sự ảnh hưởng của đại dịch và hạn chế tối đa mọi rủi ro thay cho tổ chức
sự kiện ngoài trời.
Không những vậy, tổ chức sự kiện trực tuyến chính là hình thức ứng dụng được sự hiện đại
và tiện lợi của công nghệ vào trong mỗi hoạt động, cho thấy khả năng thích ứng cao của
doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến như một hình
thức thay thế kiểu tổ chức sự kiện ngoài trời truyền thống. Một hình thức vừa tiết kiệm
không gian, thời gian và chi phí đáng kể, vừa loại bỏ khả năng lây nhiễm mùa dịch bệnh
nhờ tương tác trực tuyến.
Ở một khía cạnh khác, để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công, người tổ chức cần xây
dựng nội dung sự kiện có chiều sâu, đủ hấp dẫn để có thể tiếp cận nhiều khách hàng nhất có
thể. Thêm vào đó, người tổ chức cần đảm bảo được tính tương tác mạnh mẽ giữa khán giả
và sự kiện, khi thực tế chỉ ra rằng, tổ chức sự kiện trực tuyến sẽ không đảm bảo được lương
tương tác dễ dàng như một sự kiện tổ chức ngoài trời theo kiểu truyền thống.
(https://fsevent.vn/nhung-rui-ro-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-va-giai-phap/)