Mục tiêu? Thời lượng học tập?

QUẢN LÝ Cách thức đánh

Ngôn ngữ
sử dung? TỔ CHỨC giá/ tính điểm?

SỰ KIỆN
Nội dung các bài học?
Yêu cầu trong quá
trình học tập?
 / QLTCSK
Khối lượng học tập: 03 tín chỉ = 11 buổi học
Mục tiêu học phần:
§ Hiểu và mô tả được các nội dung của công tác xây dựng kế hoạch tổ
chức sự kiện, công tác chuẩn bị và triển khai tổ chức, điều kiện sự kiện;
§ Vận dụng được các kiến thức đã học để xây dựng kế hoạch, chuẩn bị và
tổ chức những sự kiện có quy mô nhỏ & vừa.
Nội dung học tập:
1. Tổng quan về sự kiện & tổ chức sự kiện 5. Hậu cần tổ chức sự kiện
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 6. Tổ chức điều hành hoạt động sự kiện
3. Marketing sự kiện 7. Tổ chức sự kiện trong khách sạn
4. Chuẩn bị tổ chức sự kiện
Yêu cầu học tập:
§ Nghiên cứu tài liệu trước khi đến lớp
§ Chủ động tham gia các hoạt động trong buổi học
§ Thực hiện đúng yêu cầu của giáo viên
§ Hợp tác trong nhóm và giữa các nhóm (*)
§ Đánh giá một cách khách quan và công tâm trong các hoạt động (*)
 Tài liệu tham khảo / QLTCSK

§ Special Events_ Event Leadership for a New World (The Wiley Event Management Series). Dr. Joe
Goldblatt, CSEP
§ Dictionary of Event Management _ 2nd Edition (The Wiley Event Management Series). Dr. Joe
Goldblatt, CSEP & Kathleen S. Nelson, CSEP
§ Event Management_ 2nd Edition (Events Management Series). Glenn A. J. Bowdin & Johnny Allen &
William O’Toole & Robert Harris & Ian McDonnell
§ Professional Event Coordination (The Wiley Event Management Series). Julia Rutherford Silvers,
CSEP
§ Management of Event Operations (Events Management Series). Julia Tum & Philipa Norton & J.
Nevan Wright
§ Event Planning_ The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas,
Conferences, Conventions, Incentives & Other Special Events. Judy Allen
§ Corporate Event Project Management (The Wiley Event Management Series). William O’Toole &
Phyllis Mikolaitis, CSEP
§ Events Management_ A practical guide (EventScotland). Marie Christie & Lesley McAteer
§ Event Studies_ Theory, Research and Policy for Planned Events (Events Management Series).
Donald Getz
§ Events Management: Principles and Practive_ 3rd Edition. Razaq Raj, Paul Walters & Tahir Rashid
§ Event Marketing_ How to Successfully Promote Events, Festivals, Conventions, and Expositions
(The Wiley Event Management Series). Leonard H. Hoyle, CAE, CMP
§ Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series). Bruce E. Skinner & Vladimir Rukavina,
CFE
§ Risk Management for Meetings and Event (Events Management Series). . Julia Rutherford Silvers,
CSEP
§ Event Risk Management and Safety (The Wiley Event Management Series). Peter E. Tarlow
 / QLTCSK
Nội dung đánh giá học phần
Điểm quá trình: 10% - chuyên cần & bài kiểm tra năng lực
(*) Lớp thảo luận để lựa chọn 03 ý tưởng sự kiện muốn tổ chức với các yêu cầu
chung như sau:
- Thời lượng : 120 phút
- Địa điểm : Khu giảng đường Khoa Du lịch
- Kinh phí : Tự túc và xin tài trợ
(*) Sau khi lớp đề xuất 03 ý tưởng, giảng viên chỉ định tổ chức 01 trong các ý tưởng
đã đề xuất và cung cấp thêm các yêu cầu cụ thể;

Điểm giữa học phần: 30% - pitching hồ sơ sự kiện

(*) SV thực hiện bài giữa kỳ theo nhóm 8 thành viên, pitching về ý tưởng sự kiện
đã xây dựng. Ý tưởng được đánh giá cao nhất sẽ được sử dụng để tổ chức sự kiện
cho nội dung đánh giá kết thúc học phần của lớp;

Điểm kết thúc học phần: 60% - tổ chức sự kiện & vấn đáp
- Tổ chức sự kiện vào tuần 11;
- Mỗi SV nộp báo cáo theo nội dung yêu cầu và trả lời vấn đáp trên nội dung báo
cáo và quá trình tổ chức sự kiện.
 Tiến trình học tập / QLTCSK

Thời gian Nội dung học tập Nội dung chuẩn bị cho đánh giá học phần

Tuần 1 Chương 1: Tổng quan về sự kiện và tổ Giới thiệu về các nội dung đánh giá học phần
chức sự kiện Quản lý tổ chức sự kiện (giữa kỳ, cuối kỳ)
Tuần 2 Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Lớp thảo luận và đề xuất 03 ý tưởng loại hình sự
kiện muốn tổ chức trong nội dung đánh giá kết
thúc học phần
Tuần 3 Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Chỉ định loại hình sự kiện cho kết thúc học phần
Tuần 4 Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Tuần 5 Chương 3: Xây dựng chiến lược
Marketing cho sự kiện
Tuần 6 - Thuyết trình về ý tưởng tổ chức sự kiện
Tuần 7 Chương 3: Xây dựng chiến lược Tư vấn lần (1)
Marketing cho sự kiện
Tuần 8 Chương 4: Chuẩn bị tổ chức sự kiện
Tuần 9 Chương 5: Hậu cần tổ chức sự kiện Nộp bản phân công công việc
Chương 6: Tổ chức điều hành các hoạt Tư vấn lần (2)
động của sự kiện
Tuần 10 Chương 7: Chuẩn bị phục vụ hội nghị,
hội thảo trong khách sạn
Tuần 11 - Tổ chức sự kiện
 / QLTCSK

01
Chương 1 22
Tổng quan về sự kiện
và tổ chức sự kiện
 / QLTCSK

Mục tiêu học tập

Sau khi kết thúc chương 1, Anh/Chị có thể:
1. Trình bày được khái niệm, liệt kê được các loại sự kiện theo các tiêu
chí phân loại khác nhau;
2. Mô tả được thành phần tham gia sự kiện và phân tích được các tác
động của sự kiện đối với văn hóa – xã hội, chính trị, môi trường và
kinh tế - du lịch;
3. Trình bày được khái niệm và các hoạt động cơ bản của tổ chức sự
kiện;
4. Liệt kê được các yếu tố thúc đẩy sự ra đời của ngành tổ chức sự kiện;
5. Phân tích được các đặc điểm của tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh
hưởng đến tổ chức sự kiện.
 / QLTCSK

Nội dung bài học

01 Tổng quan về sự kiện
Các thành phần Những tác động
Khái niệm sự kiện Phân loại sự kiện
tham gia sự kiện của sự kiện

02 Tổng quan về tổ chức sự kiện

Khái niệm và các Các yếu tố thúc đẩy Những yếu tố ảnh
Đặc điểm của tổ
hoạt động cơ bản sự ra đời của nghề hưởng tới tổ chức
chức sự kiện
của tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện sự kiện
 01
01
Tổng quan về sự kiện 22
Sự kiện là gì?
 / QLTCSK

1.1. Khái niệm sự kiện

Theo Chambers
Dictionary (1998)
Sự kiện là những việc xảy ra, sự
việc tác động vào hoặc làm xảy
ra sự ghi nhớ. Sự kiện có thể ở
nhiều dạng khác nhau như biến
cố (sự việc xảy ra ngẫu nhiên)
hoặc một phần của một chương
trình, việc xảy ra như số phận
hay vận mệnh, một hoạt động có
tổ chức tại một địa điểm cụ thể.
Theo APEX Industry
Glossary of term của Hội
đồng Công nghiệp Sự kiện
(Convention Industry
Council - CIC, 2003)
Sự kiện là một hoạt động có tổ
chức như cuộc họp, hội nghị,
triển lãm, sự kiện đặc biệt, tiệc
tối.
Theo Hinch &
Delemere (1993)
Sự kiện có thể được
xem như là các hoạt
động quan trọng nhằm
thu hút khách du lịch
hoặc thể hiện đặc
trưng của một cộng
đồng và những nét văn
hoá của cộng đồng đó.

Theo Hệ thống quản lý sự kiện bền vững của Việt Nam Theo từ điển
(TCVN ISO 20121:2015) Tiếng Việt
Event sustainability management systems -
Requirements with guidance for use Sự kiện được hiểu là
một việc quan trọng
Sự kiện được hiểu là sự quy tụ về thời gian và địa điểm được hoạch xảy ra.
định, tại đó một sự trải nghiệm được tạo ra và/hoặc một thông điệp
được truyền đạt.
 / QLTCSK

1.1. Khái niệm sự kiện (tiếp)

Sự kiện là những hoạt Các sự kiện xảy ra có tính

động đặc biệt (theo nghĩa
khác với hoạt động thông
thường), được tổ chức
nhằm quy tụ số đông
công chúng để tác động
vào sự ghi nhớ tới đối
tượng được xác định.
ngẫu nhiên như các biến cố
của thiên nhiên hay các
cuộc tranh chấp không
thuộc phạm vi nghiên cứu
của môn học.

§ Hoạt động đặc biệt

§ Nhằm quy tụ số đông công chúng
§ Tác động vào sự ghi nhớ tới đối
tượng được xác nhận
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện

Theo nội dung

Theo quy mô sự kiện Theo tính chất lặp
sự kiện lại của sự kiện

Theo mức độ nổi

tiếng và tính đặc
Theo hình thức và trưng của sự kiện Theo phương thức
mục đích của tổ chức sự kiện
sự kiện
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)

Theo quy mô sự kiện:
§ Số lượng người tham dự: > 1 triệu lượt người;
Sự kiện rất lớn § Chi phí tổ chức: >= 500 triệu USD;
(Mega event/ § Là sự kiện có tiếng tăm, uy tín và đáng xem;
Global event) § Được tường thuật rộng rãi trên các phương tiện truyền thông toàn cầu;
§ Là sự kiện du lịch đặc biệt;
§ Mang lại những lợi ích kinh tế cho địa phương & quốc gia.

Sự kiện lớn § Có khả năng thu hút số lượng khách lớn (trong nước & quốc tế);
(Major event/ § Sự quan tâm của giới truyền thông;
Regional event) § Mang lại những lợi ích kinh tế đáng kể.

Sự kiện vừa và nhỏ

(Local and § Các sự kiện còn lại, không đạt được các yêu cầu như trên.
community event)
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)

Theo nội dung sự kiện:
Sự kiện văn hoá Sự kiện M.I.C.E.
Lễ hội văn hoá dân gian
Meeting Incentive Convention/ Exhibition
(Hội họp) (Khen Conference (Triển
Lễ hội nghệ thuật
thưởng) (Hội nghị/ lãm)
Hội thảo)
Lễ hội ẩm thực

Liên hoan phim

§ Có nguồn gốc và được phát triển từ các sự kiện có

Sự kiện thể thao tính chất thi đấu về năng lực con người;
§ Là cơ hội để thu hút khách du lịch.
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)

Theo mức độ nổi tiếng và
tính đặc trưng của sự kiện:
Sự kiện dấu ấn
(Hallmark events)
§ Theo Rithchie (1984): là những sự kiện lớn
xảy ra trước đây, hoặc những sự kiện
diễn ra định kỳ trong một khoảng thời
gian có giới hạn, để nâng cao tính nhận
biết, có tính hấp dẫn và mang lại lợi
nhuận cho điểm đến.
§ Theo Hall (1992): là những sự kiện xảy ra
có tính định kỳ, có tầm quan trọng về mặt
truyền thống, về sự hấp dẫn, hình ảnh
hoặc quảng bá. Những sự kiện này mang
lại lợi thế cạnh tranh cho điểm đến và cho
cộng đồng chủ nhà. Theo thời gian, sự
kiện và điểm đến trở nên không thể tách
rời, đạt đến sự nhận biết rộng rãi trên
phạm vi quốc tế.
Là những sự kiện rất lớn, đã trở thành dấu ấn nhận biết về nét riêng đặc
biệt ấn tượng của những địa danh và của công dân nơi đó.
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)

Theo mức độ nổi tiếng và tính đặc trưng của sự kiện:
§ Theo Getz (1997): là những nghi lễ đặc biệt, những sự trình diễn, những
cuộc biểu diễn hoặc những lễ hội được lập kế hoạch và được tổ chức
Sự kiện đặc biệt nhằm nhấn mạnh cơ hội đặc biệt để đạt đến những mục tiêu xã hội, văn
hóa hay mục tiêu doanh nghiệp, mục tiêu kinh tế và du lịch.
§ Đặc điểm: tinh thần ngày hội, sự độc đáo, chất lượng, tính xác thực,
truyền thống, hiếu khách, chủ đề và tính tượng trưng.

CULTURAL CELEBRATIONS BUSINESS/TRADE POLITICAL/STATE

§ Festival § Fairs, Markets, Sales § Inagurations
§ Carnivals § Consumer and Trade Shows § Investitures
§ Religious events § Expositions § VIP visits
§ Parades § Meetings and Conferences § Rallies
§ Heritage Commemorations § Pubicity events
§ Fund-raiser events

ART/ENTERTAINMENT EDUCATION & SCIENTIFIC SPORT COMPETITIONS

§ Concerts § Seminar, Workshops, Clinics § Professinal
§ Other performances § Congresses § Amateur
§ Exhibits § Interpretive events
§ Award ceremonies

PRIVATE EVENTS Personal Celebrations Social Events

§ Anniversaries § Parties, Galas
§ Family holidays § Reunions
§ Rites de pasage
 / QLTCSK

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)

Theo tính chất lặp lại của sự kiện:

Sự kiện tổ chức Sự kiện được tổ

một lần chức nhiều lần
(Sự kiện tái diễn)
Có thể là sự kiện di động (luân phiên địa
điểm tổ chức và việc tổ chức phải thông qua
đấu thầu) hoặc có thể là sự kiện cố định

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)
Theo hình thức và mục đích của sự kiện:
Sự kiện kinh doanh
§ Ngày kỷ niệm của doanh nghiệp
§ Triển lãm
§ Hội chợ
§ Ra mắt sản phẩm mới
§ Hội nghị khách hàng
§ Hội nghị thường niên: tổng kết
các kỳ, đại hội cổ đông, …
§ Lễ khai trương, khánh thành,
động thổ, …
Sự kiện
âm nhạc, nghệ thuật, giải trí
§ Hội thi nghệ thuật
§ Hoà nhạc, chương trình ca nhạc
§ Triển lãm nghệ thuật
§ Biểu diễn nghệ thuật
§ Liên hoan phim, …
Sự kiện
giáo dục, khoa học
§ Hội thảo, hội nghị về văn hóa
giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề,
hội thảo du học…
§ Liên hoan, hội giảng, các cuộc
thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi,
thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh
viên xuất sắc.
Sự kiện thể thao
§ Giao lưu thể thao
§ Thi đấu thể thao
§ Hội khoẻ, báo công, tiễn đoàn
/ QLTCSK
Sự kiện
văn hoá truyền thống
§ Lễ hội truyền thống
§ Hôn nhân, mừng thọ, sinh nhật
§ Giao lưu văn hoá
§ Lễ kỷ niệm truyền thống
Sự kiện của nhà nước
§ Phát động phong trào
§ Hội nghị hiệp thương
§ Đón tiếp khách VIP
§ Tổng kết, khen thưởng, tuyên
dương, …

1.2. Phân loại sự kiện (tiếp)
Theo phương thức tổ chức sự kiện:
Sự kiện trực tiếp
(Face-to-face/
In Person Events)
Là hình thức sự kiện mà người tham dự cần
di chuyển tới địa điểm tổ chức để có thể tương
tác với nhau và với đơn vị tổ chức thông qua
các hoạt động trong sự kiện
/ QLTCSK
Sự kiện trực tuyến
(Virtual Events)
Là hình thức sự kiện mà người tham dự sẽ
không tới trực tiếp địa điểm mà sẽ tương tác với
nhau thông qua công nghệ như điện thoại, TV,
latop, tất cả sẽ kết nối với nhau thông qua môi
trường ảo, một nền tảng trực tuyến.
§ Webinars (Hội thảo trực tuyến)
§ Video Conference (Hội nghị truyền hình trực
tuyến)
§ Hybrid Event (Sự kiện hỗn hợp)
§ Online Trade Show (Hội chợ trực tuyến)
§ Online Concert (Sự kiện âm nhạc trực tuyến)
 / QLTCSK

1.3. Thành phần tham gia sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện
(nhà thuê tổ chức
Nhà tài trợ sự kiện (bên được thuê tổ
sự kiện/ chủ sở hữu
chức sự kiện)
sự kiện)

Nhà cung ứng dịch

Tình nguyện viên Khách mời tham
vụ bổ trợ tổ chức
tham gia sự kiện gia sự kiện
sự kiện

Chính quyền và cư
Khách vãng lai
dân nơi diễn ra
tham gia sự kiện
sự kiện
 / QLTCSK

1.3. Thành phần tham gia sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện Nhà cung ứng dịch
(nhà thuê tổ chức
(bên được thuê tổ vụ bổ trợ tổ chức
sự kiện/ chủ sở hữu
chức sự kiện) sự kiện
sự kiện)

Event
Event
Event Owners Planners/
Suppliers
Organizers
 1.4. Những tác
động của sự kiện
Nguồn: Event Management
Glenn A. J. Bowdin & Johnny Allen &
William O’Toole & Robert Harris & Ian
McDonnell

/ QLTCSK
 / QLTCSK

1.4. Những tác động của sự kiện (tiếp)

§ Hiện thực hóa truyền thuyết, tạo mạch chảy
văn hóa;
§ Ghi lại những dấu mốc về những điều quan
§ Cơ hội để giới thiệu nét độc đáo của cảnh
trọng và góp phần bảo tồn các giá trị truyền
quan môi trường tự nhiên;
thống, các di sản văn hoá;
§ Chia sẻ trải nghiệm giải trí và quảng bá cho
§ Có tác động cải thiện môi trường vật chật
của điểm đến.
các giá trị văn hóa;
§ Tạo dựng sự kết nối giữa các cộng đồng;
§ Gia tăng tính nhạy cảm về những vấn đề có
tính toàn cầu.

Văn hoá – xã hội Môi trường tự nhiên & vật chất

§ Có thể gây ra các thảm họa;

§ Tạo ra các áp lực đột xuất về rác thải lên
§ Tiềm ẩn các sự cố về giao thông, ô nhiễm
môi trường địa điểm tổ chức sự kiện;
môi trường, phá vỡ lối sống của cộng đồng
dân cư nơi diễn ra sự kiện;
§ Các hoạt động sự kiện có thể gây ra ô nhiễm
tiếng ồn, nguồn nước, môi trường đất, ảnh
§ Lạm dụng chất kích thích, hành vi xấu của
hưởng tới hệ sinh thái xung quanh nơi diễn
đám đông và sự gia tăng hoạt động của tệ
ra sự kiện.
nạn xã hội cũng như tội phạm.

1.4. Những tác động của sự kiện (tiếp)
§ Tăng cường sự nhận diện, nâng cao hình ảnh
của chính phủ và địa phương nơi diễn ra sự
kiện;
§ Thu hút khách tham quan và tạo ra các công
ăn việc làm cho người dân -> giúp giảm thiểu
tỉ lệ thất nghiệp và cải thiện an sinh xã hội;
§ Tạo sự gắn kết xã hội, sự tin tưởng và niềm tự
hào trong cộng đồng.
Chính trị
§ Để lại những tai tiếng cho chính quyền địa
phương nếu sự kiện được tổ chức không tốt;
§ Tiềm ẩn những nguy cơ về mất an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội (thao túng
sự chú ý của cộng đồng) nếu chính quyền
không có hoạt động quản lý tốt.
/ QLTCSK
§ Công cụ hữu hiệu để thực hiện quảng bá
cho điểm đến/ cho doanh nghiệp;
§ Mang lại nguồn thu và cơ hội việc làm cho
ban tổ chức và tất cả các đối tượng có liên
quan (cộng đồng địa phương, quốc gia);
§ Mang lại các cơ hội kinh doanh và thúc đẩy
các hoạt động thương mại dịch vụ (hàng
không, vận tải, ăn uống, lưu trú, …)
§ Đòn bẩy để phát triển hệ thống cơ sở hạ
tầng tại địa phương
Kinh tế & du lịch
§ Dễ tạo ra hiện tượng giá ảo cho các dịch vụ
và gây ảnh hưởng tới cả chi phí sinh hoạt
của cộng đồng địa phương;
§ Tạo ra sức ép lên hệ thống cơ sở hạ tầng tại
địa phương (đường xá, lưu trú, bệnh viện, …)
§ Tiềm ẩn các rủi ro thất bại dẫn tới thất thoát
về ngân sách nhà nước, chi phí đầu tư của
chủ sự kiện nếu không có hoạch định rõ
ràng.
02
01
Tổng quan về tổ chức sự kiện 22
Tổ chức sự kiện là gì?
Các bước để tổ chức sự kiện là gì?
 / QLTCSK

2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện

“Event management is a profession that requires public assembly for the
purpose of celebration, education, marketing, and reunion.
An event manager is a person responsible for researching, designing,
planning, coordinating, and evaluating events.”
- Dr. Joe Goldblatt, CSEP
Special Events_ Event Leadership for a New World, p. 7

“Event management is the process by which an event is planned, prepared,

and produced. As with any other form of management, it encompasses the
assessment, definition, acquisition, allocation, direction, control, and analysis
of time, finances, people, products, services, and other resources to achieve
objectives. An event manager’s job is to oversee and arrange every aspect of
an event, including researching, planning, organizing, implementing,
controlling, and evaluating an event’s design, activities, and production.”
- Julia Rutherford Silvers, CSEP
 / QLTCSK

2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện

“A project is a complex nonroutine one-time effort limited by time, budget,
resources and performance specifications designed to meet customer needs.”
- Gray, C. and Larson, E. (2000)
Project Management: The Managerial Process, p. 4
 / QLTCSK

2.1. Khái niệm tổ chức sự kiện

Theo quan điểm về Là các hoạt động liên quan tới việc
hoạt động tổ chức thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện.

Là toàn bộ hoặc một số các công việc

từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm
Theo quan điểm soát các hoạt động nhằm đạt được
kinh doanh tổ chức sự kiện các mục tiêu nhất định của sự kiện
mà khách hàng đã đề ra.

Là một quá trình bao gồm các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập
chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành
diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt
những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội;
nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
 / QLTCSK

2.3. Các yếu tố thúc đẩy sự ra đời của nghề

tổ chức sự kiện

Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu Yêu cầu tính chuyên môn hóa
tổ chức sự kiện trong tổ chức sự kiện

Sự ra đời của nghề “Tổ chức sự kiện”?

Non-businesss -> Business?
 / QLTCSK

2.3. Các yếu tố thúc đẩy sự ra đời của nghề

tổ chức sự kiện (tiếp)

Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu Yêu cầu tính chuyên môn hóa
tổ chức sự kiện trong tổ chức sự kiện

Thành tựu khoa học về công nghệ tin học và truyền thông
-> Hybird/Online event?
Only 18.9% of events were hybrid or virtual before the pandemic, but
after it, the percentages changed, with 59.5% of event organizers
surveyed saying they aim to stage hybrid events going forward.
Only 5.4% of the respondents had no intention to organize hybrid
events, and 35.1% answered with maybe

In 2021, the global virtual events market was valued at $114 billion, and
experts estimate that it will grow to approximately $366 billion by 2027

72% of marketers say that

webinars directly
impact their revenue
The cost for a large-scale
virtual event hovers
between $500 and
$8,000
57% of respondents would
prefer to attend a hybrid
event in person, and 33%
preferred to attend
Virtually
The Ultimate Virtual Events Statistics You Need To Know in 2023, Influencer MarketingHub
https://influencermarketinghub.com/virtual-event-statistics/
 / QLTCSK

Các sự kiện được tổ chức như thế nào?

Nhu cầu
tổ chức sự kiện ? Sự kiện
 / QLTCSK

Các sự kiện được tổ chức như thế nào?

Nhà đầu tư sự
kiện (nhà thuê tổ Tự tổ chức sự kiện
chức sự kiện/ chủ
sở hữu sự kiện) Các đơn vị cung
ứng dịch vụ bổ trợ SỰ KIỆN
ng iệc
i
§
oà
Xác định ý nghĩa, mục tiêu uê v § Tìm kiếm các đơn vụ
th ông
thực hiện và đối tượng mục
cung ứng dịch vụ bổ
tiêu của sự kiện
C

trợ cần thiết

§ Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
§ Trao đổi về các yêu cầu
(tên, chủ đề, đại biểu, nội
và giá dịch vụ
dung, hoạt động trong sự
§ Ký kết hợp đồng
kiện, …) C §
§ Đánh giá nguồn lực nội bộ
tự ôn Giám sát thực hiện
th g v việc cung cấp dịch vụ
của công ty để thực hiện tổ ực iệ của nhà cung ứng
chức sự kiện hi c
§ Hoạch định các thức tổ chức ện
sự kiện (NV nào tự làm, NV
nào thuê ngoài) và triển khai Đội ngũ nhân sự
thực hiện
của công ty
§ Thực hiện phân công
nhiệm vụ cho từng bộ
phận và cá nhân
§ Giám sát việc thực
hiện và kết quả đầu ra
của từng công việc
 / QLTCSK

Các sự kiện được tổ chức như thế nào?

Nhà đầu tư sự
kiện (nhà thuê tổ Đấu thầu sự kiện
chức sự kiện/ chủ
sở hữu sự kiện) Công ty
tổ chức sự kiện A
SỰ KIỆN
thông tin về
Công bố các

gói thầu Công ty

Pitching
tổ chức sự kiện B
Công ty
§ Cung cấp các thông tin về
gói thầu (nội dung sự kiện + tổ chức
chi phí tổ chức) Công ty
§ sự kiện
Đưa ra các yêu cầu và kỳ tổ chức sự kiện C
vọng mong muốn sẽ đạt trúng thầu
được về/ thông qua sự kiện
…
§ Tìm hiểu các nhu cầu
của khách hàng § Trao đổi với khách
§ Lên ý tưởng cho sự hàng hoàn thiện ý
kiện (theme, concept) tưởng và kế hoạch
§ Nghiên cứu và khảo tổ chức sự kiện
sát các đơn vị cung § Làm việc với các
ứng dịch vụ bổ trợ để nhà cung ứng dịch
lên báo giá cho sự kiện vụ bổ trợ để ký kết
§ Chuẩn bị hồ sơ sự kiện hợp đồng và triển
để tranh thầu khai dịch vụ
 Event outline
and idea

Evaluation
Planning
and completion
for the event
of event

Production of
Live event
event manual

Nguồn: Events Management: Principles and Practice

Razaq Raj, Paul Walters and Tahir Rashid (2017)
Nguồn: Special Events_ Event Leadership for a New World, p. 38
Dr. Joe Goldblatt, CSEP
Nguồn: Management of Event Operations
Julia Tum, Philippa Norton, J. Nevan Wright (2006)
The conceptual interpretation of sustainable event management in smart cities for perception evaluation
Nguồn: A Conceptual Framework for Large-Scale Event Perception Evaluation with Spatial-Temporal Scales
in Sustainable Smart Cities (2021)
Olga Pilipczuk
 / QLTCSK

2.2. Các hoạt động cơ bản của tổ chức sự kiện

Nghiên cứu và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới sự kiện; (Research)

Hình thành ý tưởng, chủ đề sự kiện; (Initiation)

Lập kế hoạch triển khai tổ chức sự kiện; (Planning)

Tổ chức thực hiện các nội dung, công việc cần chuẩn bị cho sự kiện; (Implement)

Điều phối các diễn biến, hoạt động trong sự kiện; (The Event)

Kết thúc sự kiện, triển khai các hoạt động thu dọn hiện trường; (Closure)

Đánh giá kết quả sự kiện, rút kinh nghiệm cho việc tổ chức. (Lessons Learned)
Nguồn: EMBOK - The Event Management Body of Knowledge
Julia Rutherford Silvers, CSEP
 The Event Management Body of Knowledge (EMBOK) is a framework that consists of a variety of
facets that represent the fundamentals of events management. It brings together the functions of event
management with the event planning process, as well as provides a structure that facilitates collecting,
analyzing, and retrieving the knowledge surrounding event management.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

DESIGN ASSESS
CLASSES SELECT
DOMAINS

MONITOR
MARKETING COMMUNICATE
DOCUMENT

OPERATIONS

RISK
INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Core Values facet of the EMBOK specifies those principles that must be infused throughout all decisions regarding every
element, phase, and process of an event to ensure these decisions facilitate successful and sustainable outcomes. These include
continuous improvement, creativity, ethics, project integration, and strategic thinking. No hierarchy of importance is implied; they
are all equally vital to excellence in events management.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

DESIGN ASSESS
CLASSES SELECT
DOMAINS

MONITOR
MARKETING COMMUNICATE
DOCUMENT

OPERATIONS

RISK
INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Processes facet of the EMBOK illustrates both a sequential and iterative system that promotes a comprehensive course of
action as well as a dynamic approach to the changing nature of events. The Processes include assessment (which includes
identification and then analysis), selection, monitoring, communication, and documentation, and are based on widely-accepted
process systems.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

ASSESS
DESIGN SELECT
CLASSES
DOMAINS

MONITOR
COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT

OPERATIONS

RISK
INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Domains facet of the EMBOK represents the overarching areas of activity or functions within events management. They
illustrate the full scope of the responsibilities assigned to event organizers as well as categories suitable for an organizational
structure or effective knowledge management. Note that these are organized alphabetically, again without any implied hierarchy
or sequential application.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

ASSESS
DESIGN SELECT
CLASSES
DOMAINS

MONITOR
COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT

OPERATIONS

RISK
INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Administration domain deals primarily with the proper allocation, direction, and control of the resources used in an event
project. Since resources are finite by definition, it is imperative that they be acquired, developed, and utilized in the most efficient
and effective manner to benefit the event project.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
Financial STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION Human Resources
Information ASSESS
SELECT
DESIGN
CLASSES Procurement
DOMAINS

MONITOR
Stakeholders COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT
Systems
OPERATIONS Time

RISK

INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Design domain focuses on the artistic interpretation and expression of the goals and objectives of the event project and its
experiential dimensions. The elements developed within each functional area combine to create the event experience encounter
that will either be enjoyed or endured.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION
Catering
ASSESS
DESIGN Content SELECT
CLASSES
DOMAINS

MONITOR
Entertainment COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT
Environment
Production
OPERATIONS
Program
RISK Theme
INITIATION
PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Marketing domain addresses the functions that facilitate business development, cultivate economic and political support, and
shape the image and value of the event project. The nature of the event as an “experience” necessitates a thorough understanding
of the unique buyer-seller relationship associated with this intangible product. This domain deals with the development and
management of the:

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

ASSESS
DESIGN SELECT
CLASSES Marketing Plan
DOMAINS

MONITOR
Materials COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT
Merchandising
OPERATIONS Promotions
Public Relations
RISK
Sales
INITIATION
Sponsorship PLANNING
I P IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Operations domain concentrates on the people, products, equipment, and services that will be brought together on-site to
produce the event project, as well as the roles, responsibilities, applications, and maneuvers associated with each. Impeccable
coordination is required in order to manage this symphony (or cacophony) of logistical and functional requirements and
expectations.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

ASSESS
DESIGN SELECT
CLASSES
DOMAINS

MONITOR
COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT
Attendees
OPERATIONS Communications
RISK Infrastructure
Logistics INITIATION
PLANNING
Participants
I P
Site
IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
CLOSURE
Technical
PHASES
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 The Risk domain deals with the protective obligations, opportunities, and legalities traditionally associated with any enterprise,
including an event project. These areas are inextricably linked with every choice made and all activities conducted, and are
increasingly mandated by stakeholders ranging from regulatory authorities to discriminating event consumers.

CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

ASSESS
DESIGN SELECT
CLASSES
DOMAINS

MONITOR
COMMUNICATE
MARKETING DOCUMENT

OPERATIONS Compliance
Decision Mgmt.
RISK
Emergency Mgmt.
INITIATION
Health & Safety PLANNING
I PInsurance
IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
Legal CLOSURE
PHASES
Security
By

Julia Rutherford Silvers, CSEP

Originator of The EMBOK Project
Charter member of the International EMBOK Executive*
*Glenn AJ Bowdin, Joe Goldblatt, Matthew D. Gonzalez, Janet Landey, Philip Mondor, Kathy Nelson, William J. O'Toole, and Julia Rutherford Silvers
 Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3
Trước sự kiện Trong sự kiện Sau sự kiện

Trình bày ý Điều phối các Họp tổng

Nghiên cứu phân tích nhu cầu của tưởng với Triển khai Thu dọn kết và rút
hoạt động
khách hàng và xây dựng đề xuất khách hàng truyền thông hiện trường kinh
diễn biến
(Pitching) cập nhật diễn nghiệm
chính của sự
§ Phân tích khách hàng biến sự kiện
Trúng thầu kiện
§ Xác định mục tiêu sự kiện Thanh lý
§ Xác định khách mời/ đại biểu sự kiện hợp đồng
§ Hình thành chủ đề sự kiện Giám sát và với nhà
§ Lựa chọn địa điểm kiểm tra các cung ứng
§ Lựa chọn cơ sở dịch vụ từ nhà dịch vụ bổ
Hoàn thiện
§ Xây dựng kế hoạch tổ chức dự kiến
kế hoạch tổ cung ứng dịch sung
§ Xây dựng chương trình dự kiến vụ bổ sung
§ Xác định phương án chi phí chức sự kiện
và thống nhất § Phương tiện di chuyển
với khách § Ăn uống Làm việc với
hàng § Lưu trú khách hàng
Hồ sơ sự kiện (Event Proposal) § Phòng họp
Kế hoạch tổ chức sự kiện dự kiến § Kỹ thuật sự kiện (sân khấu, ân § Truyền thông
(Draft Master Plan) thanh, ánh sáng, …) sau sự kiện
§ Diễn giả và diễn viên biểu diễn, … § Thống kê các
chi phí phát
§ Liên quan tới các thủ tục sinh và tổng
pháp lý và hành chính cho Làm việc với § Thương thảo về yêu cầu chi phí sự
Phối hợp cùng
sự kiện nhà cung ứng và chi phí thực hiện kiện
§ Liên quan tới khách mời khách hàng § Ký kết hợp đồng § Thanh lý hợp
dịch vụ bổ trợ
§ Truyền thông trước sự kiện đồng sự kiện

Nghiệm thu các

Set up địa điểm Chạy thử sự kiện
hạng mục sự kiện
tổ chức sự kiện (Rehearsal)
với khách hàng
 / QLTCSK

2.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện

Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang Nhà đầu tư sự kiện
(nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện)
tính tổng hợp cao, là sự kết hợp giữa
hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ
chiếm tỷ trọng đa số.
§ Không lưu kho - cất trữ, không vận

Thông điệp từ chủ sở hữu sự kiện

chuyển được;
§ Thời gian sản xuất và tiêu dùng
thường trùng nhau;
§

“Message”
Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có
thể thực hiện chính xác sau khi sự
kiện đã được tiến hành;
§ Khách hàng mua sản phẩm căn cứ
trên sự tin tưởng với nhà sản xuất và
trước khi nhìn thấy (tiêu dùng) nó;
§ Sản phẩm không bao giờ lặp lại;
§ Mỗi sản phẩm gắn liền với một
không gian, thời gian và nhà tổ chức
sự kiện, nhà đầu tư sự kiện trong việc
phối hợp tạo ra nó. Công chúng mục tiêu của sự kiện
 / QLTCSK

2.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện (tiếp)

§ Lao động trong tổ chức sự kiện đòi
hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa
dạng về ngành nghề;
§ Lao động trong tổ chức sự kiện là lao
động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động
hoá và cơ giới hoá;
§ Cường độ làm việc tương đối nặng (về
mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ
thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch của
sự kiện.

Tính tổ chức trong hoạt động, khả năng

phối hợp công việc của các cá nhân và
bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải
đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục
tiêu của sự kiện;

2.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện (tiếp)
Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang
tính tổng hợp cao, là sự kết hợp giữa
hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ
chiếm tỷ trọng đa số.
§ Không lưu kho - cất trữ, không vận
chuyển được;
§ Thời gian sản xuất và tiêu dùng
thường trùng nhau;
§ Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có
thể thực hiện chính xác sau khi sự
kiến đã được tiến hành;
§ Khách hàng mua sản phẩm căn cứ
trên sự tin tưởng với nhà sản xuất và
trước khi nhìn thấy (tiêu dùng) nó;
§ Sản phẩm không bao giờ lặp lại;
§ Mỗi sản phẩm gắn liền với một
không gian, thời gian và nhà tổ chức
sự kiện, nhà đầu tư sự kiện trong việc
phối hợp tạo ra nó.
/ QLTCSK
§ Lao động trong tổ chức sự kiện đòi
hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa
dạng về ngành nghề;
§ Lao động trong tổ chức sự kiện là lao
động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động
hoá và cơ giới hoá;
§ Cường độ làm việc tương đối nặng (về
mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ
thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch của
sự kiện.
Tính tổ chức trong hoạt động, khả năng
phối hợp công việc của các cá nhân và
bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải
đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục
tiêu của sự kiện;
Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật đa
dạng, yêu cầu đặc thù cho từng loại
hình và quy mô của sự kiện
 / QLTCSK

2.5. Những yếu tố ảnh hưởng tới TCSK

Nguồn: Management of Event

Operations, p. 73
Julia Tum, Philippa Norton, J. Nevan
Wright (2006)